Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

       Если  принимающая сторона предоставляет командируемым за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (учебы), и не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 процентов нормы страны командирования.

       В случаях, когда работники, направленные в краткосрочные командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в полном объеме, если принимающая сторона берет на себя расходы только по обеспечению одноразовым питанием, - в размере 70 процентов, двухразовым - в размере 30 процентов от установленной нормы суточных страны командирования.

       При предоставлении принимающей стороной бесплатного жилого помещения выплата средств на расходы по найму жилого помещения не производится.

       Наниматель  при направлении за границу работников для участия в международных  мероприятиях (конференциях, семинарах, соревнованиях, обучении, стажировке и т.п.), проводимых в соответствии с регламентом на условиях предварительного внесения взносов (включая в том числе оплату питания, найма жилого помещения), осуществляет оплату путем безналичного перечисления на основе подтверждающих документов (уведомления соответствующих организаций, ответственных за проведение международных мероприятий, о сумме взносов) независимо от норм суточных и расходов по найму жилого помещения, установленных Министерством финансов Республики Беларусь. При этом лицам, выезжающим на данные мероприятия, дополнительные выплаты в иностранной валюте не производятся.

       Если  при безналичной оплате в счет включены только расходы на питание, направляющая сторона по решению  руководителя может дополнительно  выплатить работнику на личные расходы суточные в размере 15 процентов от нормы страны командирования. В случае если в счете не предусмотрена оплата питания или включены расходы на его частичную оплату, направляющая сторона по решению руководителя может дополнительно выплатить работнику суточные соответственно в полном объеме, 70 процентов от нормы - при одноразовом питании, 30 процентов от нормы - при двухразовом питании [18].

       В случае если принимающая сторона  возмещает в последующем стоимость  проездных документов, приобретенных  для работников за счет нанимателя за белорусские рубли, указанные суммы в иностранной валюте вносятся полностью в кассу с приложением документов, подтверждающих их возврат.

       Если  условиями проведения международных  семинаров, совещаний, конференций  и других мероприятий подобного рода (включая стажировку и обучение) предусматривается предоставление участникам страной-организатором гостиницы, оплачиваемой путем безналичного перечисления или наличными, стоимость номера которой превышает норму, установленную Министерством финансов Республики Беларусь, к отчету принимаются фактические расходы по найму жилого помещения на основе подтверждающих документов. При этом выплата аванса на расходы при командировках лицам, выезжающим на данные международные мероприятия и оплачивающим стоимость найма жилого помещения наличной иностранной валютой, производится исходя из расходов по найму жилого помещения, предусмотренных условиями проведения международных мероприятий.

       При командировании работников в Российскую Федерацию и другие страны СНГ оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в дороге, кроме водителей грузовых автомобилей и лиц, командированных вместе с ними) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере пяти процентов от предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения. Кроме того, при командировании в указанные страны сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов производится возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах.

       Работники, которые прибыли из служебной  командировки, представляют письменный отчет об итогах командировки в двухнедельный  срок со дня прибытия. При этом работники, прибывшие из зарубежной командировки, в обязательном порядке одновременно с отчетом должны сдать служебный, дипломатический паспорт в соответствующие подразделения нанимателя в срок, установленный для отчета [18].

       В соответствии с Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 № 55 «Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу» (с учетом последних изменений от 14.12.2007) отчет об израсходованных суммах в белорусских рублях, полученными на расходы, связанные со служебными командировками, должен быть предоставлен не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия. Исключение составляют случаи, когда наниматель удерживает неизрасходованные и своевременно не возвращенные суммы аванса своим распоряжением, составленным в установленные сроки.

       Работники, получившие белорусские рубли (иностранную  валюту) посредством их зачисления на карт-счет с выдачей корпоративной банковской пластиковой карточки либо при использовании личной карточки, обязаны предоставить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах на позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия, а так же вернуть неиспользованные средства (согласно с постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 21.09.2001 № 98 «О внесении изменения в Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу» и Правилу ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь №98 от 28.06.2004 с учетом последних изменений от 08.10.2008 N 145). Вместе с отчетом они должны предоставить карт-чеки (слипы) и иные документы, подтверждающие целевой характер расходования средств.

       В тех случаях, когда в порядке  завершения расчетов по командировке организация должна выплатить работнику израсходованную им из личных средств сумму, окончательный расчет с работником должен быть произведен не позднее 30 дней с момента предоставления авансового отчета. При этом следует обратить внимание на то, что по решению нанимателя возмещение израсходованных работником средств может производиться как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях. Для получения наличной иностранной валюты со своего счета организация должна предоставить в банк копии авансового отчета или других документов, подтверждающих расходование средств. Если нанимателем будет принято решение о погашении задолженности перед работником белорусскими рублями, то задолженность подлежит пересчету в белорусские рубли по курсу Нацбанка на дату составления авансового отчета[18].

       При отсутствии или недостаточности  валютных средств наниматель приобретает  их путем безналичного расчета в  порядке, установленном Национальным банком Республики Беларусь.

       В случае отсутствия валютного счета  на момент командировки или средств  на нем для выплаты работникам, направляемым в командировку, валютные средства могут быть приобретены за белорусские рубли в обменных пунктах уполномоченных банков Республики Беларусь в порядке, установленном Национальным банком Республики Беларусь.

       Не  допускается использование валютных средств, полученных на расходы при  служебных командировках за границу, на другие цели.

       К нанимателям, допустившим нецелевое  использование валютных средств, невозвращение  выданных под отчет валютных средств  в установленный срок, превышение установленных норм (для организаций государственной формы собственности), применяются экономические санкции в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

       Наниматели  в случае направления в командировку лиц, не состоящих в штате, возмещение расходов при служебных командировках за границу осуществляют за счет прибыли, остающейся в их распоряжении.

       Отражение операций в бухгалтерском учете  производится на основании подтверждающих документов в оригинале в установленном  порядке [18].

       Отличительной чертой учета командировочных расходов при командировках за границу  является выдача под отчет наличных денежных средств в иностранной  валюте. Отражение в бухгалтерском  учете расчетов по командировкам  за границу во многом совпадает с  отражением в бухгалтерском учете расчетов по командировкам в пределах Республики Беларусь.

       Варианты  выдачи наличной иностранной валюты командированным сотрудникам представлены на рисунке 2.4: 

       Рисунок 2.4 – Варианты выдачи наличной иностранной валюты

        Источник: собственная разработка

       Рассмотрим  варианты выдачи наличной иностранной  валюты под отчет:

       1) Выдача работнику наличных денежных средств (белорусских рублей, валюты) из кассы организации:

         Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

         Кредит счета 50 «Касса»

       Для выдачи подотчетному лицу денежные средства могут быть получены со счета в  банке (расчетного счета, текущего валютного  счета, специального счета для учета  купленной валюты, с субсчета организации, если это предусмотрено режимом  функционирования субсчета).

       Для получения наличной иностранной  валюты со своего счета организация  обязана предоставить в банк расчет потребности в наличной иностранной  валюте с указанием цели ее использования, заверенный подписями лиц, уполномоченных распоряжаться счетом, а также приказ о командировании работника.

       Кроме этого, выдача наличных денежных средств  на расходы, связанные со служебными командировками, может производиться  за счет возврата средств, ранее выданных на эти цели и хранящихся в кассе  организации в пределах установленного лимита [19].

       2) Получение иностранной валюты работником, направленным в командировку, в банке:

       Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

             Кредит счета 52 «Валютный счет»

       Наличная  иностранная валюта, полученная в  уполномоченном банке лицом, направленным в служебную командировку за границу, может не сдаваться им в кассу организации, если сумма наличной иностранной валюты не превышает сумму наличной иностранной валюты, предназначенной для выдачи этому лицу [19].

       Первичным документом, на основании которого производится перечисление и выдача иностранной валюты является заявление на выдачу наличной иностранной валюты (Постановление Правления Нацбанка РБ от 17 января 2007 г. № 1 «Об утверждении Инструкции о порядке проведения валютных операций с использованием наличной иностранной валюты и наличных белорусских рублей» (в ред. постановления Правления Нацбанка от 30.06.2008 N 86)).

       3) Использование работником для оплаты командировочных расходов корпоративной пластиковой карточки:

       Дебет счета 55 «Спец. счет в банке»

       Кредит  счетов 51 «Р/с»,52 «Валютный счет»

       Для использования корпоративной карточки организации необходимо открыть  карт-счет в белорусских рублях (с  возможностью совершения валютно-обменных операций) или в иностранной валюте.

       Задолженность подотчетного лица должна быть отражена по факту выдачи ему корпоративной  карточки, поскольку в подобном случае подотчетное лицо как держатель  карточки может использовать средства, находившиеся на карт-счете организации.

       4) Использование работником личной пластиковой карточки для осуществления командировочных расходов:

       Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

       Кредит  счетов 51 «Р/с»,52 «Валютный счет»

       Организация вправе перечислить на карт-счета  работников — держателей личных карточек суммы денежных средств, предназначенные для оплаты расходов, связанных со служебными командировками данных работников.