Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

       Источник: [14] 

       В зависимости от цели служебной командировки для отражения расходов на нее могут быть использованы следующие счета бухгалтерского учета:

       Таблица 2.3 – Отражение расходов на служебные командировки

       Источник: [22]

       Отнесение расходов по служебной командировке на стоимость основных средств, нематериальных и других внеоборотных активов, оборудования, требующего монтажа, сырья, материалов, комплектующих и товара производится согласно ст. 11 Закона Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. № 3321–XII «О бухгалтерском учете и отчетности», с учетом последних изменений от 26.12.2007 N 302-З.

       Приведем  пример отражения в бухгалтерском учете выдачи подотчетному лицу суммы на командировочные расходы:

       В соответствии с распоряжением директора (Приложение А) работник СООО «Молторгсервис» Довыденков А.П. направлен в командировку в г.Бобруйск, г.Жлобин, г.Светлогорск сроком с 24 по 28 апреля 2009 г., цель командировки — сопровождение отгруженной покупателям продукции. Расчет аванса:

• суточные (5 суток): 5 дней × 15000 руб. = 75 000 руб.;
• проживание: 1 человек – 50 000 руб. (из расчета стоимости 5 суток проживания в гостинице);

       Всего: 125 000 руб.

       Отражение операций по приобретению и выдаче аванса командированным работникам приведены в таблице 2.4

       Таблица 2.4  — Отображение в бухгалтерском учете операции выдачи аванса работнику СООО «Молторгсервис» при направлении в служебную командировку за апрель 2009г.

       Источник: собственная разработка

       Израсходованные подотчетные суммы, связанные с  командировками работников списываются  со счета 71 следующими проводками:

       Кредит  счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами";

       Дебет счета 44 "Расходы на реализацию" — на суммы расходов по командировкам  работников, сопровождающих отгруженную  покупателям продукцию (если такие  расходы, согласно договорным обязательствам, не возмещаются покупателями), по организации рекламы, участию в выставках, ярмарках и других мероприятиях, связанных со сбытовой деятельностью;

       Дебет счета 92 "Внереализационные доходы и расходы" — на расходы по командировкам, связанным с выполнением работ по ликвидации последствий стихийных бедствий и иных чрезвычайных происшествий, вызванных экстремальными обстоятельствами; списание на убытки подотчетных сумм при невозможности их взыскания; оплата подотчетными лицами судебных издержек и сборов; списание сумм на командировочные расходы, произведенные сверх установленных норм;

       Кроме этого, достаточно большую часть  в списании подотчетных сумм играют счета 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 " Общехозяйственные расходы ". На эти счета ложатся расходы по командировкам управленческого аппарата, командированных специалистов и рабочих. В частности, оказание услуг организацией потребителю, связанное со служебной командировкой специалиста, проходит по дебету счета 20, если оказание услуг является основным профилем организации.

       К данной группе можно отнести и  проводки по дебету счета 29 "Обслуживающие  производства и хозяйства". Только здесь служебные командировки работников направлены не основной производственной деятельности организации, а направлены на нужды обслуживания бытовых нужд работников, оздоровительных и культурно-просветительских мероприятий, подготовку кадров и другие виды затрат непроизводственного назначения (например, отправка группы работников на весенний ремонт принадлежащей организации базы отдыха и подготовку к летнему отдыху).

       Во  время служебной командировки работник может приобрести за авансовые средства некоторые материальные ценности, которые  после будут использоваться в производственных целях — т.е. совместить служебную командировку и приобретение материальных ценностей за подотчетную сумму на хозяйственно-административные нужды. Как пример можно рассмотреть ситуацию, когда организация направляет работника в служебную командировку с целью покупки специализированных компьютерных комплектующих для ремонта и обслуживания компьютерной техники организации. Заключение с поставщиками подобных комплектующих договоров на единичные поставки не всегда рационально, тогда как проще осуществить покупку на месте, с вариантом выбора предлагаемых и присутствующих в наличии изделий. Так как выдача двух авансовых сумм одному подотчетному лицу запрещена, то покупка необходимых материальных ценностей включается в состав командировочных расходов. В этом случае счет 71 корреспондирует по кредиту с дебетом счета 10 "Материалы", если приобретаемые товароматериальные ценности в дальнейшем будут учитываться как материалы. [22]

       Приведем  пример отражения в бухгалтерском учете командировочных расходов на примере СООО «Молторгсервис»:

       Прибывший из командировки работник Довыденков А.П. 29 апреля 2009 г. представил в бухгалтерию предприятия следующие документы:

• командировочное удостоверение (Приложение Б) с отметками (печать, штамп) о выбытии с предприятия 24 апреля и прибытии 28 апреля;
• авансовый отчет с приложенными к нему оригиналами документов:
• счетом гостиницы на сумму 90 000 руб., в т.ч. НДС – 12 481 руб. (проживание с 24 по 28 апреля) (Приложение В);
• Чек о приобретении атласа автодорог на сумму 16 260 руб. (Приложение Г).

       В бухгалтерском учете отображение командировочных расходов на основании авансового отчета и представленных командированным работником оригиналов документов с учетом того, что командировка работников связана с сопровождением отгруженной покупателям продукции, приведено в таблице 2.5:

       Таблица 2.5  — Отображение в бухгалтерском учете командировочных расходов работника СООО «Молторгсервис» при возвращении из служебной командировки за апрель 2009г.

       Источник: собственная разработка

       Так как Довыденков А.П. является экспедитором и в его обязанности входит сопровождение груза, то он был направлен в командировку на автомобиле, принадлежащем сторонней организации, которая оказывает СООО «Молторгсервис» услуги по грузоперевозкам. Стоимость израсходованного бензина включается в акт выполненных работ и оплачивается грузоперевозчику.

       Затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью предприятия (в соответствии с установленными законодательством нормами), включаются в состав себестоимости [17].

       Дополнительные  выплаты сверх норм возмещения, предусмотренных  законодательством, связанные с  командировками, производимые в порядке исключения по решению руководителя предприятия, осуществляются за счет чистой прибыли, остающейся на предприятии после уплаты налогов и других платежей; в бюджетных организациях – за счет экономии в пределах имеющихся нормативов.

       При этом командировочные расходы, начисляемые  сверх установленных норм, включаются в доход сотрудника, подлежащий обложению  подоходным налогом с физических лиц.

       Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх  норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 92 «Внереализационные доходы и расходы» или в дебет счетов фондов потребления предприятия.

       Рассмотрим  учет командировочных расходов сверх установленных норм в таблице 2.5 - Отражение в бухгалтерском учете командировочных расходов сверх установленных норм:

       Водитель  предприятия получил аванс на командировочные расходы на сумму  290 000 руб. По прибытии из командировки работник представил авансовый отчет с приложением оправдательных документов на 347 000 руб. Отчет принят и утвержден бухгалтерией в полной сумме. Причем сумма 330 000 руб. в пределах нормативов. Превышение указанной нормативной суммы по распоряжению руководителя предприятия списано за счет нераспределенной прибыли предприятия. Отражение операций приведено в таблице 2.6

       Таблица 2.6  — Отображение в бухгалтерском учете превышения  нормативной суммы командировочных расходов работника