Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

       Приказ  о командировании оформляется на общем бланке организации. Структура  текста приказа не является строго регламентированной, однако в нем  должны обязательно указываться  такие элементы, как цель командировки, пункт назначения (наименование организации, город, страна – если работник командируется за пределы Республики Беларусь), количество дней командировки (дни приезда и отъезда считаются днями командировки), период, на который командируется работник.

       2) командировочное удостоверение  установленной формы с обязательным заполнением всех реквизитов.

       Обязательными реквизитами командировочного удостоверения  являются:

• фамилия, имя, отчество командируемого работника,
• место командировки (пункт назначения);
• количество дней командировки с точным указанием дат,
• цель командировки;
• основание командировки;
• подпись руководителя;
• отметки об убытии, прибытии в пункты назначения и убытии из них.

       Командировочное удостоверение составляется на основе приказа о командировании, выписывается в одном экземпляре и выдается на руки командированному работнику.

       Фактическое время пребывания в месте служебной  командировки определяется по отметке  в командировочном удостоверении  о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и выбытия делаются в каждом из этих пунктов

       3) доверенность на представление  интересов предприятия при подписании  документов, заключении договоров;

       4) задание по командировке, в котором указываются цель командировки, время нахождения в командировке, план встреч и переговоров с представителями фирм и организаций, а в случае заключения договора (контракта) – предмет договора, условия поставки, форма и вид платежа.

       Задание подписывается руководителем и  командированным работником.

       5) путевой лист на автомобиль – при направлении работников в командировку на служебном или личном транспорте. Заполнение путевого листа производится в соответствии с требованиями Инструкции по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов служебного легкового автомобиля, утвержденной постановлением Минфина РБ от 31.03.2000 № 31 "Об утверждении бланков путевых листов и инструкций по их заполнению" и согласованной с Минтрансом РБ (с изменениями и дополнениями).

       Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность указанных в них сведений несет руководитель юридического лица, чьим штампом и печатью они заверены, а также лица, обеспечивающие эксплуатацию служебных легковых автомобилей.

       При служебных командировках наниматель обязан возместить работнику следующие расходы:

• по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимости представленных подлинных проездных документов.

       Командированному  работнику возмещаются также  расходы по бронированию билетов. В исключительных случаях, при нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района, с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без представления подтверждающих документов.

• по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) возмещаются в размере подлинных оплаченных счетов или квитанций и других документов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов (кроме тех случаев, когда командированному работнику предоставляется бесплатное помещение).

       Возмещение  расходов за проживание в номерах "люкс" допускается в исключительных случаях с разрешения нанимателя. Командированному работнику также по представлению подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице [11].

       Без представления подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь.

• за проживание вне места постоянного жительства возмещаются для покрытия дополнительных личных расходов –  суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки.

       На  основании Постановления от 21 декабря 2007 г. № 197 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» Министерство финансов Республики Беларусь установило следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь:

• суточные - 15 000 рублей за каждый день командировки;
• суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства, - 7500 рублей;
• по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов - 4500 рублей.

       При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и других случаях, если принимающая  сторона обеспечивает за свой счет питанием, либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания, суточные выплачиваются в размере 70 процентов, двухразового - 30 процентов установленной нормы.

• расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем [11].

       Работники, получившие наличные деньги под отчет  на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее  трех рабочих дней (при использовании  корпоративной пластиковой карточки - не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги [13].

       Работники, прибывшие из служебной командировки, представляют в бухгалтерию предприятия:

       1) авансовый отчет об израсходованных суммах. В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду и сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих фактически понесенные работником расходы за время нахождения в служебной командировке: оплаченные счета, квитанции по найму жилого помещения и другим расходам, проездные документы.

       Авансовый отчет составляется по типовой форме  №286 с заполнением всех обязательных реквизитов:

• дата и номер отчета;
• фамилия, имя, отчество и должность сотрудника;
• вид расходов;
• назначение аванса;
• сумма и дата получения средств из кассы;
• израсходованная сумма;
• остаток средств;
• корреспонденции счетов;
• подпись руководителя и бухгалтера.

       В приложении к авансовому отчету указывается:

• дата и номер документа, по которому уплачено;
• сумма;
• подпись подотчетного лица.

       2) командировочное удостоверение  с заверенными отметками о  дне прибытия и дне выбытия  из места командирования. Если  работник командирован в разные  населенные пункты, отметки о  дне прибытия и дне выбытия  делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

       3) письменный отчет об итогах  командировки (по требованию нанимателя).

       На  основании представленных в бухгалтерию  предприятия документов производится расчет подлежащих возмещению расходов и оформление командировки.

       Возмещение  суточных осуществляется в размерах, установленных постановлением Минфина РБ. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки.

       Таким образом, можно сделать вывод, что процесс направления в командировку, а также ее оформление, достаточно длительный процесс, затрагивающий не один раздел бухгалтерского учета предприятия.

        Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 ”Расчеты с подотчетными лицами”. В таблице 2.1 представлена схема счета 71: 

       Таблица 2.1 – Схема счета 71 ”Расчеты с подотчетными лицами”                         

       Источник: собственная разработка.

       Счет 71 ”Расчеты с подотчетными лицами” - активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного расхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные) [16].

       Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет [12, с.416].

       Для учета расчетов с подотчетными лицами при полной журнально-ордерной форме учета ведется журнал-ордер №7, в котором сосредоточен синтетический и аналитический учет.

       При применении сокращенной журнально-ордерной формы учет по счету 71 ведется в  журнале–ордере № 03.

       Суммы остатков, числящиеся за подотчетными лицами, берутся из журнала–ордера №7 за прошлый месяц, суммы выданных авансов записываются по документам, отраженным в журнале–ордере №1. Суммы  сданных в кассу остатков неизрасходованных  авансов записываются на основании приходных кассовых документов, отраженных в ведомости 1 по дебету счета 50 «Касса», а записи по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — на основании авансовых отчетов [14, с.96].

       В таблице 2.2 приведены типовые операции по счету 71 Расчеты с подотчетными лицами»:

       Таблица 2.2  — Типовые операции по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»: