Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

     Источник: собственная разработка 
 
 
 

       На  примере предприятия СООО «Молторгсервис» была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам в пределах Республики Беларусь.

       Вследствие  перехода предприятия в 2006 году на автоматизированный учет с использованием программы 1С: Предприятие стало значительно  меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами по сравнению с предыдущими годами, так как программа позволяет механизировать обработку информации о командированных работниках, снижает вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сокращает количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, способствует повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

       Данная  программа позволяет формировать  стандартные отчеты, которые полезны  при подведении итогов и составлении отчетности.

       В отчетном периоде данной работы (2008 – 2009гг.) в СООО «Молторгсервис» учет командировочных расходов ведется в соответствии с действующим законодательством.

       Согласно  штатному расписанию на предприятии  имеются следующие подразделения:

       - управление;

       - отдел продаж;

       - оптовый склад.

       В целях усовершенствования учета служебных  командировок и связанных  с ними расходов на предприятии СООО «Молторгсервис»  можно внести следующее  предложение:

       - Производить регистрацию  работников, отбывающих в служебные командировки в специальном журнале, форма которого приведена в Приложении Д. Это позволит иметь более полное представление о проделанных командировках, определить круг работников чаще других направляемых в служебные командировки, что позволит проанализировать уровень затрат каждого из подразделений предприятия, а также определить резервы снижения этих затрат.

       - Не смотря на  то, что установление  задания командированному  работнику в пределах  Республики Беларусь  является не обязательным, в рамках данной дипломной работы рекомендую устанавливать задания по таким командировках. Форма задания по командировке может быть такой, как предложено в Приложении Е. Это позволит проанализировать точность и полноту выполнения задач, поставленных перед командированным работником.  

       2.2.2  Бухгалтерский учет расчетов с персоналом по командировочным расходам за пределы Республики Беларусь

       Порядок направления работников в служебную  командировку за границу, а также  предоставляемые им гарантии и компенсации установлены Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 55 по согласованию с Министерством финансов и Министерством иностранных дел Республики Беларусь, с изм. и доп. по состоянию на 14.12.2007 N 173).

       Направление работников в служебную командировку за границу производится на основании  приказа нанимателя. В случае если командирование за границу осуществляется на основании приглашения зарубежной фирмы, организации, направление работников в служебную командировку за границу производится на основании приказа и соответствующего приглашения, которые определяют условия нахождения за границей (оплата труда, расходы на проживание (суточные), обеспечение жилым помещением, проезд и т.д.).

       Приказ  и приглашение являются основанием для расчета и выплаты валютных средств работникам, направляемым в  служебные командировки за границу.

       Наниматель  обязан вести регистрацию указанных  приглашений и в установленном  порядке обеспечивать их сохранность.

       При направлении работников в командировку руководитель организации устанавливает  задание по командировке, в котором  указываются цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров с представителями иностранных фирм и организаций, а в случае заключения договора (контракта) - предмет договора (контракта), условия поставки, форма и вид платежа. Задание подписывается руководителем и командированным работником.

       После регистрации приказа командируемому работнику выдается командировочное удостоверение.

       Руководителем назначается ответственное лицо по организации командировок за границу  и их контролю, а также определяются форма письменного отчета и порядок его представления.

       Отчет о командировке должен в максимальной степени отражать выполнение поставленного  задания, ход переговоров за границей, договоренность с представителями  зарубежных фирм, а также экономическую, конъюнктурную, ценовую и другую информацию.

       За  работниками, направленными в командировку за границу, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в  течение всего срока служебной  командировки [18].

       При служебных командировках за границу  наниматель обязан выдать аванс в иностранной валюте и возместить работнику следующие расходы:

• за проживание вне места постоянного жительства для покрытия дополнительных личных доходов – суточные;
• по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы;
• по найму жилого помещения;
• иные расходы с разрешения или ведома нанимателя.

       Сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику на перечисленные расходы, рассчитывается исходя из установленных  в соответствии с законодательством норм (за проживание вне места постоянного жительства (суточные) и по найму жилого помещения) и с учетом вышеперечисленных расходов.

       Размеры возмещения расходов за проживание вне  места постоянного жительства (суточные) и по найму жилого помещения при  служебных командировках за границу устанавливаются в соответствии с постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу», с учетом последних изменений от 10.11.2008 г. № 166, другими актами законодательства об установлении норм командировочных расходов при командировках за границу.

       В случае нахождения работника в командировке за границей более 60 дней выплата суточных начиная с 61-го дня осуществляется в размерах, установленных для работников учреждений Республики Беларусь за границей при командировании в пределах государства, где находится это учреждение.

       Возмещение  суточных производится:

• при проезде по территории Республики Беларусь - в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь;
• при проезде и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку.

       Расходы по найму жилого помещения возмещаются  при обязательном представлении  подтверждающих документов в оригинале. Суммы за питание, включенные в счета  за найм помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат. Расходы на отдельные услуги, включенные в стоимость номера, возмещаются в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения. Расходы по бронированию мест в гостиницах возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения.

       Возмещение  расходов по найму жилого помещения в случае проживания работника в нескольких гостиницах производится по командировке в целом в пределах установленных норм.

       Командированному  работнику возмещаются комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием корпоративной пластиковой карточки, расходы по получению служебного заграничного паспорта, виз, медицинскому страхованию, по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах, а также другие расходы, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции и т.п.), за исключением расходов по получению служебного заграничного паспорта и виз.

       В случае командирования работников на автотранспорте нанимателя возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения производится в установленном порядке. При командировании работников на автотранспорте нанимателя в Российскую Федерацию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, подтверждением для выплаты иностранной валюты являются путевой лист с отметками о выездах и заездах на предприятие, а также сопроводительные документы.

       Кроме того, работникам, командированным  на автотранспорте нанимателя, выдаются авансы в иностранной валюте на расходы  по приобретению горюче-смазочных материалов, плате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов за границей, по страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту. В случае, если расходы водителя, связанные с осуществлением перевозки, превысили сумму аванса, выданного ему в валюте, то возмещение произведенных расходов производится в той валюте, в которой выдан аванс. При отсутствии на предприятии данного вида валюты возмещение расходов может быть произведено по решению нанимателя как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях по курсу Национального банка на дату авансового отчета.

       Возмещение  данных и иных расходов по: оплате разрешений на проезд по территории иностранных  государств; ветеринарному и фитосанитарному контролю; мойке транспортных средств; услугам по приграничной обработке транспортных средств на объектах приграничного сервиса (терминал); конвоированию грузов, находящихся под таможенным надзором; экологическим налогам и сборам; факсимильной связи; эвакуации транспортных средств в случаях аварий и технических неисправностей и других расходов, связанных с выполнением международных автомобильных перевозок, производится по фактическим расходам на основе подтверждающих документов в оригинале. При этом данные расходы относятся на затраты по производству и реализации продукции (работ, услуг) в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

       В случае временной остановки и  пребывания на территории иностранного государства продолжительностью более суток (для выполнения служебного поручения или по другим независящим от работника причинам) при проезде в другую страну, куда работник направляется в командировку, выплата суточных и расходов по найму жилого помещения производится в иностранной валюте по нормам страны, в которой работник находился проездом.

       За  время остановки в пути следования по иностранной территории продолжительностью менее суток, связанной с расписанием  движения транспорта (пересадкой на другой транспорт), суточные выплачиваются по нормам страны командирования.

       День  пересечения границы при выезде из Республики Беларусь включается в  дни, за которые суточные выплачиваются  в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую  командирован работник, а день пересечения  границы при возвращении в Республику Беларусь - в дни, за которые суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для служебных командировок в пределах Республики Беларусь. При продолжительности командировки более суток, когда день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь, работнику выплачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 100 процентов установленной нормы страны командирования.

       День  пересечения государственной границы  определяется по отметке в паспорте. При командировании работников в  Российскую Федерацию и другие страны Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), где при пересечении  границы отметка в паспорте не делается, день пересечения государственной границы определяется по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта [18].

       При выезде в командировку и возвращении  обратно в тот же день работнику  выплачиваются суточные в иностранной  валюте в размере 50 процентов установленной нормы страны командирования.

       При направлении за границу в краткосрочную  командировку в случае, когда принимающая  сторона согласно приглашению берет  на себя расходы, связанные с обеспечением командированного питанием и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит, кроме времени пребывания в пути. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в полном объеме установленных норм страны командирования.