Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

       Источник: собственная разработка

       Как видно из предложенного примера  специфика учета имущества и  обязательств в иностранной валюте заключается в пересчете иностранной  валюты в рубли и учете курсовых разниц.

       На  практике не редко возникают вопросы  порядка отражения расходов, связанных с покупкой иностранной валюты, таких как разница между курсом покупки иностранной валюты и курсом Национального банка на момент покупки, комиссионное вознаграждение, уплачиваемое при покупке валюты.

       Основными нормативными правовыми актами, регулирующими порядок учета имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте являются:

       - Декрет президента РБ от 30.06.2000 №15 "О порядке проведения переоценки  имущества и обязательств в  иностранной валюте при изменении Национальным банком курсов иностранных валют и отражения в бухгалтерском учете курсовых разниц", с учетом последних изменений от 28.01.2010 №1 (далее – Декрет №15);

       - Инструкция по бухгалтерскому  учету активов и обязательств  организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте, утвержденная постановлением Минфина РБ от 27.12.2007 №199.

       Курсовые разницы – это разницы, возникающие при оценке в белорусских рублях активов и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте, в связи с изменением официальных курсов иностранных валют к белорусскому рублю, устанавливаемых Нацбанком РБ. [12. с. 441].

       Разницы, возникающие при переоценке имущества  и обязательств в иностранной  валюте, относятся:

1. организациями, финансируемыми из бюджета, - на увеличение или уменьшение источников финансирования;
2. некоммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями – на увеличение или уменьшение их доходов и расходов;
3. коммерческими организациями – на расходы и доходы будущих периодов (Согласно Декрета №15, действующего до 01.01.2010г.)

       С 1 января 2010г. организации не относят  курсовые разницы на счета доходов  и расходов будущих периодов и  не применяют ранее действующие  ограничения в части списания накопленных на этих счетах сумм в  состав внереализационных доходов и расходов.

       С 1 января 2010г. курсовые разницы по кредиторской и дебиторской задолженности, связанной  с приобретением имущества и  реализацией продукции (работ, услуг), возникшие с 1 января 2010г., относятся во внереализационные  доходы и расходы в фактической сумме без ограничения.

       Отражение курсовых разниц в бухгалтерском  учете представлено в таблице 2.9 

       Таблица 2.9 - Отображение в бухгалтерском учете курсовых разниц иностранной валюты:

       Источник: собственная разработка 

       В качестве наглядного примера рассмотрим следующую ситуацию:

       Сумма аванса, необходимая к выдаче на командировочные расходы, составила 300 долларов США. Курс продажи долларов США в обменном пункте на день покупки валюты – 2840 руб. за 1 доллар США. В командировке израсходована сумма в размере 280 долларов США. Неиспользованная сумма составила 20 долларов США. Курс покупки 1 доллара США в обменном пункте  (при продаже неиспользованной валюты) составил 2805 рублей.

       Отражены в бухгалтерском учете вышеприведенные операции представлены в таблице 2.10:

       Таблица 2.10 — Отражение в бухгалтерском учете выдачи авансовой суммы в белорусских рублях для командировочных расходов при служебной командировке за границу и отражение неиспользованной валютной суммы

     Источник: собственная разработка

       Как видно из предложенного примера  отражение в бухгалтерском учете использования иностранной валюты, приобретенной за белорусские рубли подотчетным лицом, ведется в белорусских рублях. Причем списание затрат производится по курсу покупки наличной иностранной валюты в обменном пункте на дату приобретения, которая указана в чеке обменного пункта, приложенного в качестве подтверждающего документа.

       В случае использования работником для  оплаты командировочных расходов корпоративной  пластиковой карточки при отражении  в бухгалтерском учете авансового отчета необходимо руководствоваться Правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденными постановлением Правления Нацбанка РБ от 26.06.2004 №98 с изм. и доп. по состоянию на 13.02.2008г. №24, а именно пунктом 17, где указано, что при использовании корпоративной карточки в отчет об израсходованных суммах иностранной валюты работника включается суммы денежных средств в валюте произведенных операций.

       Из  этого следует, что при открытии карт-счета, например, в долларах США и при снятии с этого счета российских рублей работник должен предоставить отчет в российских рублях. Причем при предъявлении отчета об израсходованных суммах иностранной валюты к нему должны быть предложены карт-чеки (слипы), другие документы, которые будут являться основанием для отражения данных операций в бухгалтерском учете. Кроме того, по карт-счету организация дополнительно будет располагать информацией, содержащейся в выписке банка, о примененных курсах конверсии.

       Поэтому при использовании на командировочные расходы валюты, отличной от перечисленной на карт-счет организации, в учете должны быть сделаны следующие записи:

       Дебет 55 — Кредит 52 Перечисление на карт-счет организации иностранной валюты (например долларов США);

       Дебет 55 (98) — Кредит 98 (55) Отражение положительной (отрицательной) курсовой разницы по счету, возникшей от даты зачисления валюты на карт-счет (или от даты предыдущей операции) до даты снятия командированным работником иной валюты со счета (например, российских рублей);

       Дебет 91 — Кредит 55 списание с карт-счета  долларов США по курсу Нацбанка РБ на дату списания;

       Дебет 71 — Кредит 91 Отражение задолженности  подотчетного лица по полученным со счета  российским рублям по курсу Нацбанка РБ на дату получения российских рублей.

       В связи с тем, что при обмене одной валюты на другую банком используются самостоятельно установленные курсы  валют, суммы в белорусских рублях, отраженные на счетах бухгалтерского учета, по последним приведенным  операциям будут разными. В результате от проведения конверсионной операции будет получен финансовый результат, который отражается записью:

       Дебет 91 (99) — Кредит 99 (91) На сумму полученного  дохода (расхода).

       Что касается задолженности подотчетного лица, то она отражается и учитывается  в белорусских рублях. В этой же валюте, как было указано выше, будет составляться и отчет о произведенных расходах [12. с. 448]. 

       2.3  Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным расходам

       Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным расходам в общем представлении схож с учетом командировочных расходов в плане выдачи авансовых сумм, предоставления авансовых отчетов и их утверждения. Если при командировках размеры расходов иногда достаточно сложно вычислить, то при выдаче авансовых сумм на административно-хозяйственные нужды сумма расходов устанавливается только на основании приложенных к авансовому отчету подтвердительных документов.

       Выдача  наличных денежных средств сотрудникам  из кассы организации в данном случае может производиться:

• либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
• либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

       Расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами на территории Республики Беларусь допускаются в исключительных случаях с разрешения руководителя обслуживающего банка в размере не более 50 базовых величин в месяц (Об утверждении Порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь: Указ Президента Республики Беларусь от 29 июня 2000 г. № 359, с учетом последних изменений от 15.04.2009. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены постановлением правления Национального банка Республики Беларусь от 17 января 2008 г. № 4 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь» (в ред. постановлений Правления Нацбанка от 13.10.2008 N 150, от 21.09.2009 N 154).

       К документам, подтверждающим факт приобретения (поступления, изготовления, выполнения) продукции, товаров, работ, услуг, относятся: кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру формы № КО-1 с приложением к ним копии товарного чека, квитанция к отрывному талону формы № 20-ФС, квитанция формы № КВ-1, другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами.