Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

       При выдаче займа физическим лицам в  учете следуют записи:

       Дебет 73-1 — Кредит 50, 51 – отражается предоставление займа;

       Дебет 84 — Кредит 76 – отражается использование средств на потребление, связанных с выдачей займов;

       Дебет 76 — Кредит 68 – исчислен подоходный налог от суммы займа.

    В соответствии с п.10 ст. 175 Особенной части Налогового кодекса РБ, вступившего в силу с 1 января 2010г. по мере погашения физическими лицами займов, кредитов ранее уплаченная сумма налога в размере, пропорциональном погашенной задолженности по соответствующему договору, подлежит возврату, уплатившему налог налоговому агенту. Возврат осуществляется налоговым агентом самостоятельно за счет общей суммы налога, удержанного с доходов физических лиц, путем уменьшения перечисляемой в бюджет суммы налога на сумму, причитающуюся к возврату.

    Возврат займов (ссуд) отражается по дебету счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)», субсчет «Фонд потребления», в корреспонденции с кредитом счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» методом «красное сторно».

       Рассмотрим  пример отображения в бухгалтерском  учете расчетов с персоналом по предоставленным  займам:

       Работник  предприятия решил повысить квалификацию на курсах (производственная необходимость). В сентябре 2009г. его заработок составил 1 200 000 руб. Оплата обучения, которую он произвел в сентябре, - 713 000 руб. Организация предоставила ему заем на сумму платы за обучение. Работник в октябре вернул часть займа в размере 350 000 руб. Отражение в бухгалтерском учете расчетов с персоналом по предоставленным займам представлено в таблице 2.14 

       Таблица 2.14 — Отражение в бухгалтерском учете расчетов с персоналом по предоставленным займам за сентябрь 2009г.

     Источник: собственная разработка

       Если  сотрудник получает заем, то счет 73-1 "Расчеты по предоставленным займам" дебетуется, а кредитуются счета денежных средств. Если при этом предполагается получение процентов, то на их начисление делается запись:

       Дебет 73.1 "Расчеты по предоставленным  займам" Кредит 91 "Прочие доходы". Далее, по выданным займам возникают  две возможности:

• или заем с процентами будут погашены;
• или заем с процентами полностью и/или частично не будут погашены.

       В первом случае записи очевидны, они, как  правило, будут зависеть от того, за счет чего будет возвращаться долг:

• если прямо наличными деньгами, то Дебет 50 "Касса";
• если через банк - Дебет 51 "Расчетные счета";
• если из заработной платы - Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

       Во  всех случаях кредитуется счет 73.1 "Расчеты по предоставленным займам".

       Наниматель  имеет право привлекать работника к материальной ответственности в порядке, установленном главой 37 ТК РБ.

       Законодательство  Республики Беларусь предусматривает  два основных вида материальной ответственности  работников: полную и ограниченную. Работник, как правило, несет полную материальную ответственность за ущерб, причиненный по его вине нанимателю. Привлечение к ограниченной материальной ответственности допускается только в тех случаях, когда это прямо предусмотрено ТК, коллективными договорами и соглашениями. Размеры материальной ответственности работника для наглядности представлены в таблице 2.15 

       Таблица 2.15 — Размеры материальной ответственности работника

     Источник: [22]

     Наряду  с полной индивидуальной материальной ответственностью в ряде случаев  имеет место коллективная (бригадная) материальная ответственность. Коллективная (бригадная) материальная ответственность может вводиться при совместном выполнении работниками отдельных видов работ, когда невозможно разграничить материальную ответственность каждого работника и заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности. В этом случае в организации разрабатывается внутрифирменное Положение о коллективной (бригадной) материальной ответственности. Оно утверждается приказом руководителя организации одновременно с Перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми должны заключаться письменные договоры о коллективной материальной ответственности.

     Заключая  трудовой договор с работником, должностными обязанностями которого предусмотрена  материальная ответственность, наниматель одновременно оформляет договор  о материальной ответственности. Содержание его зависит от должности и условий будущей работы. Это может быть договор о полной индивидуальной материальной ответственности или договор о коллективной материальной ответственности.

       Размер  причиненного организации вреда  определяется по фактическим потерям, на основании данных бухгалтерского учета, исходя из балансовой стоимости (себестоимости) имущества за вычетом амортизационных отчислений или износа по установленным нормам. При определении размера вреда учитывается только прямой действительный ущерб, неполученные расходы не учитываются. Определение размера ущерба производится в порядке, установленном законодательством [11, Статья 400].

       Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его  полностью или частично, единовременно  либо с рассрочкой платежа. Для возмещения ущерба работником с согласия работодателя может быть передано равноценное имущество либо исправлено поврежденное. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался от этого, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.

       Возмещение  ущерба можно осуществить без  обращения в суд в случаях:

• добровольного возмещения вреда;
• если размер ущерба не превышает среднего месячного заработка работника.

       Такое возмещение осуществляется по распоряжению нанимателя путем удержания из заработной платы работника. Распоряжение нанимателя должно быть сделано не позднее 2 недель со дня обнаружения причиненного работником ущерба и обращено к исполнению не ранее 10 дней со дня сообщения об этом работнику.

       До  издания распоряжения нанимателя об удержании из заработной платы от работника должно быть затребовано  письменное объяснение.

       Таким образом, последовательность действий при указанном взыскании можно представить на рисунке 2.6 

 

       Рисунок 2.6 – Внесудебный порядок возмещения ущерба, причиненного нанимателю

       Источник: собственная разработка

       Во  всех остальных случаях взыскание  ущерба осуществляется в судебном порядке. Например, в судебном порядке рассматриваются следующие споры:

• нанимателей к работникам о возмещении ущерба, если работник не согласен с размером ущерба и возмещение не может быть произведено по распоряжению нанимателя. Возмещение не может быть осуществлено по распоряжению нанимателя, если, например, размер причиненного ущерба превышает средний месячный заработок работника;
• нанимателей к работникам, прекратившим трудовые отношения с нанимателем;
• нанимателей к работникам, если нанимателем пропущен срок для издания распоряжения об удержании суммы возмещения, не превышающей среднего месячного заработка работника;
• собственника или уполномоченного им органа к руководителям организаций и их заместителям о возмещении материального ущерба, причиненного организации.

       Для обращения нанимателя в суд  по вопросам взыскания материального ущерба, причиненного работником, установлен срок в один год со дня обнаружения ущерба [11, Статья 242]

       На  субсчете 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" учитываются  расчеты по возмещению материального  ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.

       В дебет счета 73 суммы, подлежащие взысканию  с виновных лиц, относятся с кредита  счетов:

• учета денежных средств – на суммы внесенных платежей;
• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - на суммы удержаний из сумм по оплате труда;
• 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - на суммы списанных недостач при отказе во взыскании ввиду необоснованного иска.

       В бухгалтерском учете операции по расчетам по возмещению материального  ущерба отражаются следующими записями:

       Дт 73 – Кт 94

       - отражаются суммы, подлежащие  взысканию с виновных лиц по  недостаче и потере от порчи ценностей (по продажным ценам). Необходимо также учитывать, что недостача ТМЦ признается объектом обложения НДС [11, Статья 93];

       Дт 73 – Кт 98

       - отражаются суммы, подлежащие  взысканию с виновных лиц, сверх  учетной стоимости имущества,  подлежащие взысканию с виновных  лиц по недостаче и потере от порчи ценностей;

       Дт 51 – Кт 73

       - отражается сумма возмещенного  работником вреда путем перечис-ления  на расчетный счет организации;

       Дт 50 – Кт 73

       - отражается сумма возмещаемого  работником вреда путем взноса  наличных денег в кассу организации;

       Дт 70 – Кт 73

       - отражается сумма возмещаемого работником вреда путем удержания из заработной платы виновного работника. [12, с.451] 

       Рассмотрим  пример отображения в бухгалтерском  учете расчетов с персоналом операции по возмещению материального ущерба:

       Инвентаризацией, проведенной 5 февраля 2009 г., выявлена недостача товаров по розничным ценам в сумме 792 136 руб., в т.ч. в пределах норм естественной убыли - 182 800 руб. и сверх норм естественной убыли, произошедшей по вине материально ответственного лица, - 609 336 руб.

       Средняя расчетная ставка налога с продаж в январе составила 4,762 %, НДС - 13,838 %, торговой надбавки - 15,755 %.

       По  заявлению виновного работника  из его заработной платы за февраль 2009г. была удержана сумма ущерба 609 336 руб.

       В данной ситуации в бухгалтерском учете производятся следующие записи: