Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

       В случае непредставления в установленный  срок отчетов об израсходовании подотчетных  сумм или невозврата в кассу организации  остатков неиспользованных авансов  бухгалтерия вправе произвести удержание  их из заработной платы работников в установленном порядке [13].

       Стоит заметить, что сотрудники организации, уполномоченные производить закупку  материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены  с нормативными ограничениями налично-денежного  обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

       Первичными  оправдательными документами, подтверждающими  расходование подотчетныx средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц. Каждый подтверждающий документ должен содержать все необходимые записи и печати, иначе такой документ не подлежит учету.

       Отражение расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным расходам в бухгалтерском учете аналогично с учетом командировочных. Существенной особенностью подобных операций является то, что выданная авансовая сумма  должна быть потрачена именно на те цели, для которых она выписывалась, иначе авансовая сумма будет взыскана с подотчетного лица.

       В качестве примера оформления и учета  авансовых отчетов приведем авансовый отчет №85  на имя Коробова Владимира Ивановича, водителя СООО «Молторгсервис» (Приложение Т).

       Согласно  приведенному отчету, водитель СООО «Молторгсервис» Коробов Владимир Иванович приобрел за наличный расчет у ИП Карпович А.Г. ковры резиновые для автомобиля – 1комплект. Стоимость ковров 85 000 руб.  (Приложение Т)

       Авансовый отчет был предоставлен  водителем в бухгалтерию 23 октября 2009 года, как указано на бланке авансового отчета. Сумма и документ (квитанция к талону) хозяйственных расходов были проверены бухгалтером и составлены следующие корреспонденции (таблица 2.11):

       Таблица 2.11  — Отображение в бухгалтерском учете операции возмещения работнику СООО «Молторгсервис» хозяйственных расходов за октябрь 2009г.

       Источник: собственная разработка

       2.4  Бухгалтерский учет расчетов с персоналом по прочим операциям

       Условно все удержания, производимые из заработной платы работника, можно классифицировать в зависимости от различных признаков и целей. На рисунке 2.5 представлены существующие виды удержаний для целей бухгалтерского и налогового учета. 

       Рисунок 2.5 – Удержания из заработной платы работников организации

       Источник: [20, с 60]

       Подробно остановимся на рассмотрении вопросов об удержаниях по возмещению причиненного работодателю материального ущерба и предоставленных работодателем кредитов и займов.

       Для обобщения информации о всех видах  расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и  расчетов с подотчетными лицами, предназначен  активно-пассивный счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". В таблице 2.12 представлена схема счета 71: 

         Таблица 2.12 – Схема счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

     Источник: [14]

       По  дебету  счета  73  отражаются  суммы, подлежащие взысканию с виновных,  по  кредиту  счета  73  —  погашение  сумм материального  ущерба  путем удержания из  заработной  платы   взносов   в погашение задолженности наличными в кассу организации. Аналитический учет по счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" ведется по каждому работнику организации [16].

       Согласно  типовому плану счетов бухгалтерского учета к нему предусмотрены следующие субсчета:

• Субсчет 73-1 "Расчеты по предоставленным займам";
• Субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

       При необходимости к нему могут открываться  и другие субсчета, например расчеты за форменную одежду, расчеты по страховому возмещению и др. [16].

       На  субсчете 73-1 "Расчеты по предоставленным  займам" отражаются расчеты с  работниками организации по предоставленным  им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.).

       Типовые корреспонденции по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» представлены в таблице 2.13. 

       Таблица 2.13  — Типовые корреспонденции по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Источник : [14] 

       При выдаче займов необходимо учитывать  особенности налогообложения таких  операций.

       В соответствии с п.10 ст. 175 Особенной части Налогового кодекса РБ, вступившего в силу с 1 января 2010г. при выдаче физическим лицам займов налоговые агенты должны исчислить подоходный налог. Это правило не распространяется на банки, выдающие кредиты на общих основаниях, а также ломбарды, выдающие физическим лицам займы под залог (в виде заклада) имущества, которое составляют предметы личного (домашнего, семейного) пользования, а также под залог ценных бумаг.

       Ставка  подоходного налога 12%. Налог не исчисляется с сумм:

• займов и кредитов, выданных белорусскими организациями на строительство или приобретение индивидуальных жилых домов или квартир лицам, состоящим на учете нуждающихся в улучшении жилищных условий в местных исполнительных и распорядительных органах, иных государственных органах и других государственных организациях, организациях негосударственной формы собственности, в случае, если они были признаны нуждающимися в улучшении жилищных условий по основаниям, установленным законодательными актами;
• займов и кредитов, выданных белорусскими организациями на оплату стоимости обучения в учреждениях образования Республики Беларусь при получении первого высшего, первого среднего специального, первого профессионально-технического образования физическим лицам, имеющим право на получение социального налогового вычета, предусмотренного подпунктом 1.1 пункта 1 статьи 165 Налогового кодекса РБ;
• займов, выданных потребительскими кооперативами, целью деятельности которых является оказание временной финансовой помощи своим участникам, при условии, что членами таких потребительских кооперативов являются только физические лица, а срок выдаваемых им займов не превышает трех лет. [21, статья 175]

       Налог, исчисленный с сумм займов и кредитов, уплачивается в бюджет за счет средств  налоговых агентов не позднее  дня, следующего за днем выдачи займа, кредита.

       В комментарии к счету 84 указано, что расходы на потребление, связанные с выдачей займов (ссуд) работникам в соответствии с законодательством, в т.ч. на строительство жилья, отражаются по дебету счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» субсчет «Фонд потребления» в корреспонденции с кредитом счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» [16].