Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

       В последних двух случаях первичными документами для перечисления денежных средств для командировочных  расходов являются платежное поручение, поручение на перевод с конверсией (покупкой, продажей) (Инструкция о порядке совершения валютно-обменных операций с участием юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.07.2005 № 112 с учетом последних изменений от 18.11.2009 N 186).

       5) Выдача белорусских рублей для приобретения валюты на расходы по командировкам в обменном пункте:

       Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

             Кредит счетов 50 «Касса»

       При наличии у организации текущего валютного счета она может  воспользоваться находящимися на этом счете средствами. В случае отсутствия текущего валютного счета организация  может приобрести иностранную валюту в порядке, предусмотренном Инструкции о порядке совершения валютно-обменных операций с участием юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.07.2005 № 112 с учетом последних изменений от 18.11.2009 N 186, для осуществления командировочных расходов.

       Резиденты Республики Беларусь в случаях, определенных законодательством, вправе выдавать направляемым за пределы республики Беларусь работникам авансы в наличных белорусских рублях на оплату расходов по командировкам. Для покупки этими работниками иностранной валюты в обменных пунктах и валютных кассах уполномоченных банков.

       Резиденты Республики Беларусь производят расчет суммы аванса расходов в иностранной  валюте на командировку, после чего пересчитывают сумму, подлежащую выдаче работнику, в белорусские рубли по курсу продажи наличной иностранной валюты уполномоченного банка, обслуживающего текущий (расчетный) счет в белорусских рублях резидента [19].

       Купленная работником иностранная валюта подлежит использованию на цели, на которые она куплена, без оприходования ее в кассу резидента.

       Если  при выдаче авансовой суммы в  иностранной валюте подотчетному лицу размер аванса легко просчитать, то при выдаче авансовой суммы в  белорусских рублях возникают некоторые  затруднения.

       Прежде  всего, для выдачи необходимой суммы  белорусских рублей в организации  должна быть рассчитана сумма аванса, подлежащего выдаче в иностранной  валюте. Полученная в результате расчета  сумма переводится в белорусские  рубли по курсу продажи наличной иностранной валюты банка, обслуживающего текущий (расчетный) счет в белорусской рублях.

       Также при покупке иностранной валюты путем перечисления средств с  расчетного счета организации необходимо учитывать то, что комиссионное вознаграждение банку, перечисляемое за покупку иностранной валюты, если она приобреталась для выдачи работнику, напрвляемому в командировку, отражается в учете следующими записями:

       Дебет  76 – Кредит 51 (52) – перечисление банку  комиссионного вознаграждения за покупку  валюты;

       Дебет 26, 44 – Кредит 76 – отражение в учете комиссии, уплаченной банку за приобретение валюты. 

       Приведем  пример отражения в бухгалтерском  учете выдачи подотчетному лицу суммы  наличной иностранной валюты на командировочные  расходы:

       В соответствии с распоряжением директора (Приложение Ж) работник СООО «Молторгсервис» Коробов В.И. направлен в командировку в г.Москва  сроком с 24 по 26 сентября 2009 г. в служебных целях. Сумма аванса, необходимая к выдаче на командировочные расходы, составила 6 000 российских рублей.

       Курсы валют Национального Банка РБ на дату покупки валюты:

курс  доллара США на 24.09.09 составил 2750 бел.руб за 1$;

курс  российского рубля на 24.09.09 составил 91,67 бел.руб. за 1 RUB.

       Расчет  аванса:

• суточные (2 суток): 2 суток × 30$= 60$

         60$ × 2750 / 91,67 = 1 800 RUB;

• проживание: 2 суток × 70$ = 140 $

         140$ × 2750 / 91,67 = 4 200 RUB;

Всего: 6 000 RUB;

Суточные  по РБ 26.09.09. = 15 000 бел.руб.

Комиссия  банка – 0,3% от суммы рублевого  эквивалента.

       На  основании Заявки на покупку иностранной  валюты (Приложение И) банк произвел списание рублевого эквивалента с расчетного счета СООО «Молторгсервис» по курсу 91,67 бел. рублей за 1 RUB и зачислил сумму купленной иностранной валюты на специальный валютный счет, о чем свидетельствует мемориальный ордер и выписка банка (Приложение К).

         После чего на основании заявления  на выдачу наличной иностранной  валюты (Приложение Л) банк выдал кассиру СООО «Молторгсервис» 6 000 RUB, кото-рый, в свою очередь, составил приходный кассовый ордер (Приложение М).  По расходному кассовому ордеру на служебную командировку под отчет Коробову В.И. выдано 6 000 рос.руб. (Приложение Н).

       Отражение операций по приобретению иностранной валюты и выдаче аванса работникам, командированным за границу, приведено в таблице 2.7 

       Таблица 2.7  — Отображение в бухгалтерском учете операций по покупке иностранной валюты и выдаче аванса работнику СООО «Молторгсервис» при направлении в служебную командировку за границу за сентябрь 2009г.

       Источник: собственная разработка

       По  возвращении из командировки остаток  купленной в обменном пункте иностранной  валюты на оплату расходов по командировке, но не использованной в полном объеме, подлежит продаже в обменном пункте. Возврат неиспользованных денежных средств производится в белорусских рублях [19].

       В соответствии с п.53.6 Положения о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденное постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 №55, с учетом последних изменений от 14.12.2007, работникам, командированным на автотранспорте нанимателя, выдаются авансы в иностранной валюте на расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, плате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов за границей, по страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту. В случае если расходы водителя, связанные с осуществлением перевозки, превысили сумму аванса, выданного ему в валюте, то возмещение произведенных расходов производится в той валюте, в которой выдан аванс.

       При составлении отчета за полученные белорусские  рубли работник прилагает к авансовому отчету чеки кассового суммирующего аппарата либо компьютерной системы, полученные им в обменном пункте и свидетельствующие о покупке иностранной валюты и (или) продаже неиспользованного остатка средств по определенному курсу.

       Отчет по выданной в качестве аванса сумме  составляется исходя из фактически произведенных  затрат на покупку иностранной валюты и возможной возникшей курсовой разницы при продаже неиспользованного остатка иностранной валюты. При этом в расчетах используются данные чеков, приложенных к авансовому отчету работника.

       Стоимость обязательств, выраженных в иностранной  валюте в учете отражается в белорусских рублях путем пересчета иностранной валюты по официальному курсу, установленному Нацбанком РБ на дату возникновения обязательств (согласно ст. 11 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-ХII «О бухгалтерском учете и отчетности).

       При изменении Нацбанком курсов иностранных валют организацией должна осуществляться переоценка имущества и обязательств. 

       Приведем  пример отражения в бухгалтерском учете расходов, связанных с командировками за границу на примере СООО «Молторгсервис»:

       Прибывший из командировки работник Коробов В.И. 2 октября 2009 г. представил в бухгалтерию предприятия следующие документы:

• командировочное удостоверение (Приложение П) с отметками (печать, штамп) о выбытии с предприятия 24 сентября и прибытии 27 сентября;
• авансовый отчет с приложенными к нему оригиналами документов:
• счетом гостиницы на сумму 650 RUB (проживание с 25 по 26 сентября) (Приложение Р);
• чек об уплате дорожного сбора на сумму 450 RUB;
• чек об уплате страховки на сумму 1550,40 RUB;
• чеки с АЗС о приобретении дизельного топлива на общую сумму 1850,05 RUB (Приложение С);

       Курсы валют Национального Банка РБ на дату составления отчета:

курс  доллара США на 02.10.09 составил 2760,39 бел. руб за 1$;

курс  российского рубля на 02.10.09 составил 91,61 бел. руб. за 1 RUB.

       В бухгалтерском учете отображение расходов, связанных с командированием работника за границу на основании авансового отчета и представленных оригиналов документов, приведено в таблице 2.8: 

       Таблица 2.8  — Отображение в бухгалтерском учете командировочных расходов работника СООО «Молторгсервис» за сентябрь 2009г. при возвращении из заграничной служебной командировки