Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами на предприятии на примере ООО "ИнТрансКарго" г. Воронеж

 

2.3. Организация учета и контроля расчетов с подотчетными лицами

на предприятии

 

Выдача наличных денежных средств  под отчет в ООО "ИнТрансКарго" осуществляется на хозяйственные нужды и на служебные командировки работников вне места постоянной работы.

Выдача денежных средств под  отчет на хозяйственные нужды, предусмотренные сметой предприятия, производится по распоряжению директора предприятия и оформляется расходным кассовым ордером. Выдача наличных денежных средств под отчет на служебную командировку оформляется командировочным удостоверением (Приложение 7) и расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм.

Служебная командировка – поездка  работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Сумма выдачи на расходы, связанные  со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Указанные суммы на командировочные  расходы включаются в себестоимость услуг. В случае превышения фактических расходов над нормой их полностью включают в себестоимость. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах.

В течение трех дней по возвращении  из командировки или совершения расходов на хозяйственные нужды подотчетное  лицо отчитывается за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет (Приложение 9) на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов) и прилагается командировочное удостоверение (Приложение 10).

После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к  отчету последний утверждается директором предприятия и принимается к  учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия удерживает из начисленной заработной платы данную задолженность.

Для учета операций по расчетам с  работниками, получившими наличные деньги на определенные цели, в бухгалтерском учете ООО "ИнТрансКарго" используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Регистром для учета  операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами в ООО "ИнТрансКарго" служат Ведомость по дебету счета 71 и Журнал-ордер по кредиту счета 71 – регистры, сочетающие аналитический и синтетический учет с линейной формой записи (Приложение 11).

Основанием для заполнения Ведомости  по дебету счета 71 и Журнала-ордера по кредиту счета 71 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные директором предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

Схема наиболее часто используемых в ООО "ИнТрансКарго" бухгалтерских проводок с корреспонденцией счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" представлена на рисунке 2.3.

 

Счет 71 "Расчеты с  подотчетными лицами"
Д				К
	Сальдо начальное –  Остаток денежных средств у подотчетных лиц			Сальдо начальное – задолженность предприятия подотчетным лицам
50 "касса"				10 "Материалы"
Д	К			Д	К
	¬¾¾¾¾¾¾® выдача средств в подотчет на хозяйственные нужды или на командировочные расходы выдача средств в возмещение перерасхода			¬¾¾¾¾¾¾® Подотчетные суммы, использованные на покрытие расходов, связанных с  процессом заготовления товарно-материальных ценностей или с их приобретением
51 "Расчетные счета"				26 "Общехозяйственные  расходы"
Д	К			Д	К
	¬¾¾¾¾¾¾® Перечисление (перевод) денежных средств по месту нахождения подотчетного лица			¬¾¾¾¾¾¾® Подотчетные суммы, использованные на общехозяйственные нужды Расходы на командировки
				44 "Расходы на продажу"
				Д	К
				¬¾¾¾¾¾¾® Подотчетные суммы, использованные на покрытие расходов, связанных с  отгрузкой и реализацией товаров
				50 "касса"
				Д	К
				¬¾¾¾¾¾¾® Возврат неиспользованных подотчетных сумм
				70 "Расчеты с персоналом  по оплате труда"
				Д	К
				¬¾¾¾¾¾¾® Возмещение долга по подотчетным суммам
				94 "недостачи и потери от порчи ценностей"
				Д	К
				¬¾¾¾¾¾¾® Списание подотчетных  сумм, не возвращенных в срок
	Итого: Обороты по дебету			Итого: Обороты по кредиту
	Сальдо конечное – Остаток денежных средств у подотчетных лиц			Сальдо конечное – задолженность предприятия подотчетным лицам

 

Рис. 2.3  Схема бухгалтерских проводок по счету 71 "Расчеты с

подотчетными лицами"

 Выдача денежных средств  работнику предприятия под отчет отражается проводкой:

ДЕБЕТ 71 - КРЕДИТ 50 - субсчет "Касса  организации" – на выданную сумму  из кассы предприятия.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с  подотчетными лицами" кредитуется  в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов:

ДЕБЕТ 26 - КРЕДИТ 71 – на сумму произведенных  работником общехозяйственных расходов, а также командировочных расходов;

ДЕБЕТ 10 - КРЕДИТ 71 – на сумму оприходованных материалов.

Все подотчетные суммы списываются  бухгалтерией предприятия на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих расходы документов.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, подотчетные суммы, невозвращенные работниками в установленные сроки, отражаются в учете с использованием проводок:

ДЕБЕТ 94 - КРЕДИТ 71 – списание подотчетных  сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки (или по которым не представлены авансовые отчеты);

ДЕБЕТ 70 - КРЕДИТ 94 – удержание подотчетных  сумм из заработной платы;

ДЕБЕТ 73 - КРЕДИТ 94 – если нет возможности  удержать эти суммы из заработной платы работника.

В результате изучения в ООО "ИнТрансКарго" организации бухгалтерского учета расчетных операций с подотчетными лицами каких-либо серьезных нарушений не обнаружено. Расчеты с подотчетными лицами, их документальное оформление и отражение на счетах бухгалтерского учета ведется в строгом соответствии с действующим законодательством.

Проверка отчетов подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильности использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу на предприятии осуществляется путем инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

В таблице 2.8 представлена форма ежемесячного анализа счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", проводимого в исследуемом предприятии.

Таблица 2.8

Анализ счета 71 "Расчеты с  подотчетными лицами " за декабрь 2004 г., руб.

Счет	С Кредита счетов	В Дебет счетов
1	2	3
Сальдо на начало периода		3662
10		9052
10-1		1305
10-3		1044
10-5		1336
10-9		5367
19		1380
19-3		1380
26		25375
50	36000	193
70	3662	-
Обороты за период	39662	36000
Сальдо на конец периода	-	-

 

 

Глава 3. Совершенствование учета и контроля расчетов с подотчетными

лицами в ООО "ИнТрансКарго"

 

3.1. Анализ и прогноз расчетов  с подотчетными лицами с применением

экономико-математических методов

 

Математическое моделирование экономических явлений и процессов является важным инструментом экономического анализа. Оно дает возможность получить четкое представление об исследуемом объекте, охарактеризовать и количественно описать его внутреннею структуру и внешние связи. Модель – условный образ объекта управления (исследования). Модель конструируется субъектом управления (исследования) так, чтобы отобразить характеристики объекта – свойства, взаимосвязи, структурные и функциональные параметры и т. п., существенные для цели управления (исследования). Содержание метода моделирования составляют конструирование модели на основе предварительного изучения объекта и выделения его существенных характеристик, экспериментальный или теоретический анализ модели, сопоставление результатов с данными об объекте, корректировка модели /25, с. 106/.

В экономическом анализе используются главным образом математические модели, описывающие изучаемое явление или процесс с помощью уравнений, неравенств, функций и других математических средств. Различают математические модели с количественными характеристиками, записанными в виде формул; числовые модели с конкретными числовыми характеристиками; логические, записанные с помощью логических выражений, и графические, выраженные в графических образах. Модели, реализованные с помощью электронно-вычислительных машин, называют машинными, или электронными.

Экономико-математическая модель должна быть адекватной действительности, отражать существенные стороны и связи изучаемого объекта. Процесс моделирования можно условно подразделить на три этапа:

1) анализ теоретических закономерностей,  свойственных изучаемому явлению или процессу, и эмпирических данных о его структуре и особенностях; на основе такого анализа формируются модели;

2) определение методов, с помощью которых можно решить задачу;

3) анализ полученных результатов  /25, с. 107/.

Планирование показателей на основе расчета экономико-математических моделей в общем виде складывается из нескольких этапов (рис. 3.1).

 

Анализ соответствующей информации за предшествующие периоды

¯

Выявление основных факторов, определяющих плановые показатели

¯

Построение экономико-математических моделей

¯

Расчет параметров ЭММ, их интерпретация  и оценка степени надежности

¯

Прогноз показателей на плановый период на основе ЭММ

¯

Экспертная оценка результатов  расчета

¯

Выбор одного из вариантов и принятие планового решения

 

Рис. 3.1 Этапы планирования показателей при использовании

экономико-математических моделей 

 

Применение экономико-математических моделей (ЭММ) предполагает разработку многих плановых показателей и выбор из них оптимального, обеспечивающего решение плановой задачи и достижение поставленных целей. Такой подход на уровне организации углубляет процесс планирования и повышает его научный уровень. С помощью ЭММ может производиться разработка плана по таким показателям хозяйственной деятельности организации, как доходы, издержки производства и обращения, производственные и товарные запасы, прибыль, потоки денежных средств, в том числе по расчетам с подотчетными лицами, и другие.

Прогнозирование расчетов с подотчетными лицами во многом зависит не только от объемов производства или обращения, но и от наличия необходимых денежных средств в кассе предприятия, что обусловлено соблюдением на предприятии платежно-расчетной дисциплины.

В свою очередь ритмичность платежно-расчетной дисциплины зависит не только от выбора формы расчетов, являющихся, как известно, основным способом оплаты поставляемой продукции или оказываемых услуг, но и от взаимной увязки денежных оттоков и притоков. Упрощенно эту увязку можно представлять как синхронное движение средств по счетам кредиторов и дебиторов – денежные средства, поступившие от дебиторов в погашение поставленной им продукции или оказанных услуг, с небольшим временным лагом используются для расчетов с кредиторами; превышение притоков денежных средств над их оттоками используется для наращивания экономического потенциала предприятия (приобретение основных средств и оборотных активов) и выплаты дивидендов собственникам. Естественно, полной синхронизации денежных потоков добиться невозможно – именно поэтому предприятие вынуждено иметь страховой запас денежных средств (обычно в виде высоколиквидных ценных бумаг) либо периодически пользоваться краткосрочными кредитами, неся при этом определенные расходы. Для того чтобы сделать денежные потоки более прозрачными и предсказуемыми, на предприятии организуется более или менее формализованная система их прогнозирования.

Данный раздел работы финансового  менеджера сводится к исчислению возможных источников поступления и оттока денежных средств. Используется та же схема, что и в анализе движения денежных средств только для простоты некоторые показатели могут агрегироваться.

Поскольку большинство показателей  достаточно трудно спрогнозировать с большой точностью, нередко прогнозирование денежного потока сводят к построению бюджетов денежных средств в планируемом периоде, учитывая лишь основные составляющие потока: объем реализации, доля выручки за наличный расчет, прогноз кредиторской задолженности и др. Прогноз осуществляется на какой-то период в разрезе подпериодов: год в разрезе кварталов, год в разрезе месяцев, квартал в разрезе месяцев и т. п.