Облік, аналіз і аудит грошових коштів підприємства

 Якщо поточний рахунок в іноземній валюті відкривається в тому ж банку, в якому відкритий поточний рахунок в національній валюті, то надання пакету документів і проведення процедури ідентифікації не обов'язкове.

В даному випадку  від підприємства потрібна подача в банк заяви про відкриття рахунку і картки із зразками підписів і печатки.

З перерахованих  документів, необхідних для відкриття  рахунку більшість складають  копії, тому ніяких труднощів з їх уявленням виникнути не повинне.

«Новими» документами  є тільки заява про відкриття поточного рахунку, а також картка із зразками підписів і печатки, що надається юридичною особою, і картка із зразками підписів,  що надається фізичними особами – підприємцями.

Відносно заяви  відзначимо, що вона має дві форми  – для юридичних осіб і для приватних підприємців. Форма заяви про відкриття поточного рахунку для юридичних осіб приведена в додатку 1 до Інструкції №  492 [7], для фізичних осіб -  в додатку 3 до Інструкції № 492 [7].

Зупинимося на документальному оформленні операцій із коштами на рахунках в банку. Загальною вимогою, що пред'являється до всіх документів, що оформляються на підприємстві, є чітке дотримання правил заповнення відповідних документів. Порядок заповнення документів, які підприємству необхідно подати в банк (як при отриманні наявних засобів з їх поточних рахунків, так і при здачі готівки в касу банка), прописаний в Інструкції № 337 [8].

Бланки таких  «банківських документів» виготовляються відповідно до їх зразків, затвердженими  НБУ, друкарським способом або з використанням комп'ютерної техніки з віддзеркаленням обов'язкових реквізитів. Виключенням в даному випадку є грошові чеки, які виготовляються тільки друкарським способом.

Обов'язковими реквізитами  «банківських документів» є:

— дата здійснення операції;

— вказівка платника і одержувача;

— паспортні дані особи-одержувача (або документа, який його замінює);

— сума касової операції;

— підписи платника або одержувача;

— підписи працівників банку, уповноважених здійснювати касову операцію;

— номер рахунку одержувача;

— найменування банку одержувача;

— а також інші реквізити, необхідні для здійснення окремих операцій з готівкою. Причому додаткові реквізити можуть бути дописані в касовому документі від руки ручкою (п. 2.3 гл. 1 розділу III Інструкції № 337 [8]).

Всі реквізити  в «банківських документах» заповнюються відповідно до правил, вказаних в додатку 14 Інструкції № 337 [8]. Правила заповнення реквізитів документів приведені у  додатку Б

Слід зазначити, що банківські документи заповнює бухгалтер підприємства (або уповноважена особа на здійснення таких дій) і працівник банку. Бухгалтер може заповнювати їх від руки ручкою або за допомогою технічних засобів. А ось працівник банку заповнює їх з приміненням технічних засобів або системи автоматизації банку (далі — САБ), при умові що клієнт (підприємство) згоден на таку дію з боку банку.

Виправлення в  банківських документах реквізитів, а саме: номери рахунків, найменування клієнта, суми, прізвища, імені, по батькові одержувача (платника) не допускаються.

Наявна виручка (готівка) підприємств (підприємців), у  тому числі готівка, отримана з банку, використовуються ними для забезпечення потреб, які виникають в процесі  їх функціонування, а також для  проведення розрахунків з бюджетами  і державними цільовими фундаціями по податках і зборах (обов'язковим платежам).

Підприємства  не повинні накопичувати наявну виручку (готівка) в своїх касах понад  встановлений ліміт каси для здійснення необхідних витрат до настання термінів цих виплат (п. 2.9 Положення 637 [6]).

Підприємства (підприємці), що мають поточні рахунки в  установах банків, одержують готівку  з цих рахунків по грошовому чеку (з чітким формулюванням суті операції, яка буде здійснюватися) в межах  наявних грошових коштів і витрачають їх на цілі, вказані в грошовому чеку і не суперечать чинному законодавству.

Для своєчасного  отримання в установі банку необхідної суми готівки підприємства (підприємці) у встановлений банком термін повинні  попередити (письмово або усно) установу банку про необхідну суму грошових коштів в банкнотах і розмінній монеті.

Отримання наявних  грошових коштів в банку здійснюється по грошовому чеку. Форма грошового чека приведена в додатку 11 до Інструкції № 337 [8].

Чекові книжки отримуються підприємством за платню в установі банку. Для отримання чекової книжки заповнюється і подається до установи банку (операційному працівнику) заява про видачу грошової чекової книжки в одному екземплярі. Форма даної заяви приведена в додатку 15 до Інструкції № 337 [8].

Після відповідної перевірки заява з дозвільним написом головного бухгалтера і керівника установи банку або осіб, яким надано право підпису, передається в касу банку.

У свою чергу, касир  установи банку, отримавши заяву, перевіряє  наявність на ньому підписів службових  осіб банку, проставляє на заяві і талоні до нього номери чеків чекової книжки і передає операційному працівнику чекову книжку разом із заявою під розписку на талоні для подальшого її оформлення.

Талон до заяви  залишається в касі.  Після  оформлення операційними працівниками відповідних реквізитів на чеках і  реєстрації номерів в зразках підписів чекова книжка разом із заявою повертається в касу банку.

Видача чекової  книжки представнику підприємства (підприємця) проводиться під розпис на заяві, з попередньою звіркою підпису  одержувача із зразком цього підпису на заяві.

Звертаємо увагу, що грошові чеки дійсні протягом 10 днів з дня їх виписування без урахування дня виписування. Дата чека указується в наступному порядку: дата і рік  цифрами, місяць словом (п. 7 гл. 1 р. III Інструкції № 337 [8]).

Грошовий чек  повинен містити печатку (якщо наявність  печатки передбачена) і підпису  уповноважених осіб відповідно до картки зразків підписів. При заповненні грошових чеків використання факсиміле  не допускається.

Отримавши грошовий чек, касир установи банку:

— перевіряє наявність підписів службових осіб банку, що мають право дозволяти видачу грошей, і тотожність цих підписів наявним зразкам;

— порівнює суму, проставлену на документі цифрами, з сумою, вказану прописом;

— перевіряє, чи є розписка в отриманні грошей на документі;

— перевіряє наявність даних про пред'явлення паспорта або іншого документа, що засвідчує особу одержувача грошей;

— викликає одержувача грошей по номеру контрольної марки від грошового чека і питає про одержувану суму грошей;

— звіряє номер контрольної марки від грошового чека з номером на грошовому чеку і наклеює контрольну марку на чек;

— готує суму грошей, зіставляє суму видачі з сумою, вказаною на чеку, відбиває її на обчислювальній машині і видає її одержувачу, підписує витратний документ.

Слід помітити, що забороняються операції, при яких представник підприємства, об'єднання, організації або установ, не вносячи грошей, пред'являє одночасно чек на отримання грошей і оголошення на внесення готівки.

Готівка понад встановлений ліміт залишку готівки в касі підприємство зобов'язано здавати в банк в порядку і терміни, встановлені установою банку, для зарахування на рахунки підприємства.

Якщо ліміт  підприємством взагалі не встановлений, то вся наявна готівка в його касі на кінець дня повинна здаватися в банк (незалежно від причин, по яких ліміт каси не встановлений).

Здача наявних  грошових коштів в банк особисто представником  підприємства (підприємця) супроводиться  заповненням заявою на переклад готівки. Форма такої заяви приведена в додатку 6 Інструкції № 337 [8].

Банк, отримані таким чином засоби, зараховує  на власні поточні рахунки підприємства (підприємця).

Після завершення прийому готівки  клієнту банку  вдається квитанція, яка є документом, підтверджуючим внесення готівки.

Слід зазначити, що Інструкцією № 337 [8] передбачено  в обов'язковому порядку указувати  дату представлення заяви про  переказ готівки до установи банку. При заповненні заяви виправлення  не допускаються.

При заповненні суми цифрами гривні від копійок відділяються комою «,», копійки указуються двома знаками. Якщо сума виразима в цілих гривнях, то указується «00» коп. При вказівці суми прописом, якщо сума складається тільки з копійок, обов'язковим є написання «нуль» гривень.

Дані паспорта або замінюючого його документа і інших реквізитів в заяві указуються у випадках, передбачених п. 5 гл. 1 р. III Інструкції № 337 [8], а саме при здійсненні операцій з готівкою без відкриття рахунку на суму, що перевищує 50000 гривень або еквівалент цієї суми в іноземній валюті.

Касир банку, приймаючи  готівку, при відповідності сум  підписує, заяву на переказ готівки: заяву і квитанцію до неї, ставить  на квитанції друк і видає її обличчю, що внесло гроші.

При встановленні розбіжності між сумою готівки  і сумою, вказаною в Заяві на переказ готівки, а також при виявленні неплатіжних і фальшивих банкнот здавальнику пропонується наново переписати документ. Первинний документ касир перекреслює і на оборотній стороні квитанції до цього документа проставляє фактично прийняту суму грошей і підписує квитанцію.

2.3 Аналітичний та синтетичний  облік грошових коштів у касі  та на рахунках у банку

Для узагальнення інформації про операції з готівковими грошовими коштами  в касі підприємства Планом рахунків передбачений синтетичний рахунок 30 «Каса», що має наступні субрахунки:

- 301 «Каса в національній валюті»;

- 302 «Каса в  іноземній валюті».

Надходження грошових коштів  в касу підприємства відображається за дебетом рахунку 30 «Каса».

Видача готівки  з каси підприємства відображається за кредитом рахунку 30 «Каса».

На субрахунку 302 «Каса в іноземній валюті»  облік операцій у валюті  в  перерахунку  в національну валюту України ведеться по кожному виду валюти окремо.

На аналізованому  підприємстві ТОВ „Вічунай-Укарйна” для обліку готівки використовують обидва субрахунки рахунку 30. Порядок відображення операцій з готівкою на рахунках бухгаллтерского обліку наведено у табл. 2.6

Таблиця 2.6

Бухгалтерський облік касових  операцій

 

Первинний документ	Зміст господарської  операції	Кореспондуючі рахунки
		дебет	кредит
Надходження в касу підприємства
Корінець чеки, прибутковий  касовий ордер	Отримані по чеку грошові  кошти на виплату авансу по відрядженню  працівника	301, 302	311, 312
Корінець чеки, прибутковий  касовий ордер	Отримані по чеку грошові кошти на господарські потреби, на виплату відпускних	301	311
Прибутковий касовий  ордер	Повернений підзвітною особою залишок невитрачених сум, виданих  на господарські потреби	301, 302	372
Прибутковий касовий  ордер	Отриманий аванс в  рахунок поставки товарів (готівкова виручка)	301	681
Прибутковий касовий  ордер	Отримана доплата за поставлені товари	301	361
Прибутковий касовий  ордер	Повернений залишок  сум, виданих на відрядження	301, 302	372
Прибутковий касовий  ордер	Внесено внесок до статутного фонду готівковими грошовими коштами в касу	301,302	46
Прибутковий касовий  ордер	Отримані по чеку грошові  кошти з поточного рахунку  підприємства на виплату заробітної плати	301	311
Виплати з каси підприємства
Видатковий касовий  ордер	Видані грошові кошти під звіт на відрядження	372	301, 302
Видатковий  касовий  ордер	Видані працівнику грошові  кошти під звіт на господарські потреби	372	301
Видатковий  касовий  ордер	Виплачено відпускні	661	301
Видатковий  касовий  ордер, квитанція до оголошення на внесення готівки	Здана готівка в касу банку для зарахування на поточний рахунок	311, 312	301, 302
Видатковий  касовий  ордер	Виплачена сума арендної плати	685	301
Видатковий  касовий  ордер	Видані кошти під  звіт на господарські потреби	372	301
Платіжна відомість, Видатковий касовий ордер	Виплачена заробітна  плата працівникам підприємства	661	301
Видатковий  касовий  ордер	Видана позика працівнику підприємства	377	301
Платіжна відомість, Видатковий  касовий ордер	Виплачено аванс по заробітній платі працівникам підприємства	661	301

 

А тепер розглянемо порядок обліку опарацій на рахунках в банку.

Після закінчення операційного дня банк роздруковує  виписки з особового рахунку  кожного клієнта. Виписки банку  надається клієнту, як правило, тільки у випадку, якщо мав місце рух грошових коштів на банківському рахунку.

Виписки банку  і прикладені до неї розрахункові документи, підтверджуючі надходження  або списання засобів, є підставою  для відображення операцій по руху грошових коштів в бухгалтерському  обліку.

Банківська виписка  є документом банку, в якому по дебету відображено списання грошових коштів з поточного рахунку підприємства, а по кредиту – надходження  грошових коштів на рахунок. 

Для обліку наявності  і руху грошових коштів, що знаходяться  на рахунках в банках, призначений рахунок 31 «Рахунки в банках».

Рахунок 31 «Рахунки в банках» має наступні субрахунки:

-311 «Поточні  рахунки в національній валюті»

-312 «Поточні  рахунки в іноземній валюті»

-313 «Інші рахунки  в банку в національній валюті»

-314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті».

По дебету рахунку 31 «Рахунки в банках» відображається надходження грошових коштів, по кредиту  – їх використання.

Порядок обліку операцій на рахунках в банках наведено у табл. 2.7

Таблиця 2.7

Облік операцій на рахунках в банках

Первинний документ	Зміст господарської  операції	Кореспондуючі рахунки
		дебет	кредит
Надходження на банківський рахунок
Об’ява на внесок готівкою	Здана готівка з каси підприємства в банк	311, 312	301, 302
Платіжне доручення, заява  на відкриття акредитиву	Перераховані грошові  кошти на спеціальний рахунок  для відкриття акредитиву	313	311
Платіжне доручення	Перераховані грошові  кошти на інші спеціальні рахунки (наприклад, депозитний)	313	311
Платіжне доручення	Відкритий картрахунок  в національній (іноземній)  валюті	313, 314	311, 312
Виписка банку, меморіальний ордер	З розподільного рахунку  зарахована виручка на валютний рахунок	312	314
Виписка банку, меморіальний ордер	Зараховані на поточний рахунок грошові кошти, що знаходяться  в дорозі (наприклад, залишок грошових коштів, перерахованих для купівлі валюти; виручка, здана через інкасацію, придбана іноземна валюта тощо)	311, 312	333
Виписка банку	Отримані грошові кошти  після пред'явлення короткострокового  векселя до оплати	311	341
Виписка банку	Поступила оплата від покупців і  замовників  за відвантажені продукцію, товари, виконані роботи і послуги	311	361
Виписка банку	На розподільний рахунок  отримана виручка в іноземній  валюті	314	362
Виписка банку	Повернений раніше виданий аванс	311, 312	371
Виписка банку	Отримані дивіденди, відсотки, роялті і т.п.	311	373
Виписка банку	Відшкодована сума претензій, штрафів, пені, неустойки винною стороною	311, 312	374
Виписка банку	Відшкодована сума збитку особою, винною в нестачі цінностей	311	375
Виписка банку	Отримана арендна плата  від орендарів	311	377
Виписка банку	Отримані засоби для  формування пайового капіталу в кооперативах, КСП, ЖСЬК, кредитних союзах	311	41
Виписка банку	Отримані грошові кошти  від продажу емітованих підприємством акцій в частині, рівній емісійному доходу	311	421
Виписка банку	Отриманий внесок від  засновника	311	46
Виписка банку	Отриманий від засновника підприємства внесок, що перевищує  статутний капітал (додатковий капітал)	311	422
Виписка банку	Отримані грошові кошти цільового фінансування	311	48
Виписка банку	Отримано відшкодування  з бюджету, повернені переплати	311	641, 642
Виписка банку	Отримана передоплата  від  покупців або замовників	311, 312	681
Виписка банку	Отримана оплата авансом  за декілька майбутніх періодів (наприклад, отримання авансових арендних платежів, оплати підписки на періодичні видання, виручки від продажу квитків транспортних і театрально-видовищних заходів, абонентної платні за користування засобами зв'язку і т.п.)	311	69
Виписка банку	Отримана виручка від реалізації товарів, робіт, послуг	311, 312	70
Виписка банку, меморіальний ордер	Зарахована на поточний рахунок сума, отримана від продажу  валюти по курсу НБУ	311	711
Виписка банку	Отримані дивіденди  від інших підприємств	311	731
Виписка банку	Отримані страхові платежі  страхувальником	311	76
Платежі з банківського рахунку
Виписка банку, прибутковий  касовий ордер	Видана готівка з  банківського рахунку в касу підприємства	301, 302	311, 312
Платіжне доручення	Придбані проїздні квитки працівникам підприємства	331	311
Платіжне доручення	Перераховані грошові  кошти з поточного рахунку  на покупку іноземної валюти	333	311
Заява на продаж валюти	Перерахована банку  іноземна валюта для продажу	334	312
Виписка банку, заява  на продаж валюти	З розподільного рахунку  списана іноземна валюта для обов'язкового продажу	334	314
Платіжне доручення	Здійснені короткострокові  фінансові інвестиції (наприклад, в  цінні папери інших підприємств)	35	311
Платіжне доручення	Перерахована передоплата постачальникам і підрядчикам	371	311
Сліп, квитанція платіжного термінала, чек банкомату і ін.	Списані засоби з картрахунку  для оплати витрат, понесених підзвітною особою	372	313 (314)
Платіжне доручення	Сплачені витрати майбутніх  періодів (наприклад, сплачена підписка на періодичні видання, сплачені авансом арендні платежі, сплачений страховий поліс і т.п.)	39	311
Платіжне доручення	Викуплені акції власної  емісії у акціонерів	451	311
Платіжне доручення	Перераховані грошові  кошти на виплату пенсій	472	311
Платіжне доручення	Повернений залишок невикористаного  цільового фінансування	48	311
Платіжне доручення, платіжне доручення в іноземній валюті	Погашення заборгованості по короткостроковому кредиту	60	311 (312)
Платіжне доручення	Перераховано банку в погашення заборгованості по довгостроковому кредиту	61	311
Платіжне доручення	Погашена заборгованість по короткостроковому векселю	62	311
Платіжне доручення, платіжне доручення в іноземній валюті	Перерахована оплата постачальникам і підрядчикам	631 (632)	311 (312)
Платіжне доручення	Сплачені податки і  збори (обов'язкові платежі)	641, 642	311
Платіжне доручення	Сплачені страхові внески по соціальному страхуванню	65	311
Платіжне доручення	Виплачена заробітна  платня шляхом перерахування коштів на особові рахунки працівників	661	311
Платіжне доручення	Погашені зобов'язання перед учасниками (засновниками) по нарахованих дивідендах і інших  виплатах	671, 672	311
Платіжне доручення	Повернений покупцю (замовнику) раніше отриманий аванс	681	311
Платіжне доручення	Сплачені відсотки (банку, по векселю і ін.)	684	311
Платіжне доручення, платіжне доручення в іноземній валюті	Здійснені інші платежі (наприклад, перерахована арендна плата  орендодавцю, сплачені визнані підприємством  суми штрафів, пені, неустойок, і інших санкцій в результаті невиконання договірних зобов'язань і  ін.)	685	311, 312