Облік, аналіз і аудит грошових коштів підприємства

Важливим способом отримання даних є тестування за раніше підготовленими питаннями, зокрема, це можуть бути такі питання:

• чи укладена угода про матеріальну відповідальність касира;
• чи створені умови, що забезпечують збереження грошових коштів;
• чи повністю заповнюються реквізити в касових документах;
• чи проводяться раптові перевірки каси;
• як дотримуються встановленого ліміту каси;
• чи перевіряється відповідність проведених банківських операцій угодам та ін.

За результатами тестування встановлюється фактичне ставлення  адміністрації до організації обліку і забезпечення збереження і цільового використання грошових коштів на підприємстві. Відповідно, аудитор визначає для себе об’єкти підвищеної уваги під час планування контрольних процедур, послідовність етапів проведення аудиту, конкретні джерела отримання даних, уточнює аудиторський ризик.

Аудитор перевіряє облік грошових коштів за узгодженою програмою (таблиця 4.2). [34; с. 176]

 

 

 

 

 

 

Таблиця 4.2

Програма аудиторської перевірки операцій з грошовими  коштами

 

№ з/п	Перелік процедур	Джерела інформації
А. Касові операції
1	Проведення перевірки каси (раптово)	Касові документи; касова книга; регістри за рахунком; готівкові кошти
2	Перевірка оборотів і залишків за рахунком 30 «Каса» та їх відповідність  даним Головної книги	Касова книга; Відомості; журнали; машинограми за рахунком 30; Головна книга
3	Вибіркова перевірка цільового  використання грошових коштів, отриманих  з банку, дотримання ліміту каси й  установленого ліміту розрахунків  між юридичними особами готівкою	Виписки банку; касові документи; відомості; журнали; машинограми за рахунками 30, 31 та ін.
4	Вибіркова перевірка правильності оформлення касових документів і  відповідності їх даних записам  у Касовій книзі та облікових  регістрах за рахунком 30. Перевірка  правильності кореспонденції рахунків	Касові документи; касова книга; відомості; журнали; машинограми за рахунками 30, 31 та ін.

 

4.2 Контроль каси та дотримання  умов зберігання грошових коштів, контроль касових операцій

З метою контролю за наявністю готівкових коштів на підприємствах проводяться інвентаризації кас. Для проведення інвентаризації каси, що має здійснюватися згідно з наказом керівника підприємства, призначається комісія, яка після закінчення інвентаризації каси складає акт.

У строки, що встановлені  керівником, на кожному підприємстві проводиться інвентаризація каси з покупюрним перерахуванням усіх готівкових коштів і перевіркою інших цінностей, що зберігаються в касі. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за касовою книгою. Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена прибутковими касовими ордерами, вважається надлишком готівки в касі. При застосуванні підприємством у розрахунках РРО звіряється наявна готівка на місці проведення розрахунку касиром-оператором РРО із сумою, зазначеною в денному звіті РРО. У разі виявлення під час інвентаризації нестачі або надлишку цінностей у касі в акті зазначається сума нестачі або надлишку і з’ясовуються обставини їх виникнення. При цьому сума нестачі стягується з винної особи, а надлишок оприбутковується в касу та зараховується в дохід підприємства.

Відповідальність  за дотримання порядку ведення операцій з готівкою покладається на підприємців  та керівників підприємств. Особи, винні  в порушенні порядку ведення  операцій з готівкою, притягуються до відповідальності в установленому чинним законодавством порядку.

Інвентаризація каси є внутрішнім контролем, а зовнішнім  контролем виконання касової  дисципліни являється аудит касових  операцій.

Послідовність аудиту касових операцій наведено на рис. 4.1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 4.1 Послідовність аудиту касових  операцій [40; с. 126]

Аудит касових операцій підприємства рекомендується проводити  в кілька етапів [23; с. 136].

На підготовчому етапі аудиту касових операцій аудитор повинен розглянути загальні питання організації роботи каси на підприємстві:

• інтенсивність касових операцій;
• основні напрямки касових надходжень і видатків;
• кваліфікація і практичний досвід працівників, які забезпечують роботу каси на підприємстві;
• наявність договорів з касирами про повну матеріальну відповідальність;
• забезпеченість обліку касових операцій електронне обчислювальною технікою;
• обладнання приміщення каси на підприємстві.

Ретельне вивчення зазначених питань дасть змогу аудитору скласти  думку про стан касових операцій на підприємстві, визначити вузькі місця в організації їх обліку і можливі напрямки порушень і помилок.

Перший етап аудиту касових операцій передбачає проведення раптової ревізії каси з повним поаркушним перерахунком усіх грошей та інших цінностей, що знаходяться у касі підприємства (векселів, зобов’язань). При цьому слід скласти відомість інвентаризації каси та обов’язково зафіксувати результати рангової ревізії каси в робочих документах. Далі аудитор повинен вивчити питання своєчасності проведення інвентаризації каси, наявності випадків раптових інвентаризацій кас керівництвом підприємства.

Інвентаризацію каси належить проводити не рідше одного разу на квартал, у строки, встановлені  керівником підприємства. Раптові ревізії  каси також необхідні і є важливим елементом внутрішньогосподарського контролю дотримання касової дисципліни. Для цього вивчаються накази керівника підприємства про проведення інвентаризації каси та визначення складу комісії, звіти інвентаризаційної комісії та інвентаризаційні відомості.

Другим етапом є перевірка правильності заповнення касових документів та організації порядку ведення касових операцій. На підприємстві перевіряється правильність заповнення прибуткових та видаткових касових ордерів. Неприпустимі будь-які виправлення, закреслювання і т. ін. Прибуткові та видаткові касові ордери повинні бути належно оформлені. Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери мають бути заповнені таким чином, щоб забезпечувалося збереження цих записів протягом терміну зберігання документів.

Слід уважно перевірити використання бланків прибуткових  касових ордерів, їх облік та зберігання. Аудитор перевіряє наявність та порядок ведення журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових документів, обов’язково звіряє його дані а записами у касовій книзі. Перевіряючи порядок ведення касової книги, необхідно впевнитися, що підприємство має тільки одну касову книгу, яка має бути пронумерована, прошнурована і опечатана сургучною або мастиковою печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі повинно бути засвідчено підписами керівника і головного бухгалтера. Підчистки та невмотивовані виправлення в касовій книзі забороняються.

Перевірка операцій з  видачі готівки з каси проводиться  на третьому етапі аудиту.

Встановлюється, на які  цілі підприємство отримувало і видавало готівку. Для цього вивчаються корінці  чекової книжки на отримання готівки, виписки банку. Після того, як встановлена мета отримання готівки з розрахункового рахунку, перевіряється дотримання її підприємством шляхом вивчення касових документів (прибуткових та видаткових касових ордерів, касової книги) та бухгалтерських документів, які підтверджують використання готівки на зазначені цілі (авансові звіти, відомості на отримання заробітної плати, відомості на закупівлю сільськогосподарської продукції). Велику увагу необхідно приділити операціям видачі готівки для розрахунків з іншими підприємствами та з виплати заробітної плати з готівкової виручки або інших грошових надходжень підприємства. Насамперед це пов’язано з наявністю у підприємства податкової заборгованості (податкової картотеки на розрахунковому рахунку). При цьому залежно від терміну, за який проводиться аудит, слід враховувати зміни в порядку ведення касових операцій, які відбулися шляхом внесення змін і доповнень, Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим Постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 

Четвертий етап передбачає перевірку повноти оприбуткування готівки в касі підприємства. Необхідно визначити, чи повністю і своєчасно підприємство оприбутковує готівку, яка надходить з різних джерел:

• за реалізовану продукцію (роботи, послуги);
• одержання грошей з розрахункового рахунку;
• невикористані підзвітні суми;
• депоновану заробітну плату тощо.

З цією метою аудитор звіряє дані прибуткових касових ордерів  та касової книги з:

1. даними відомості реалізації продукції, відвантажувальних документів та податкових накладних;
2. корінцями грошової чекової книжки підприємства та банківськими виписками, журналом-ордером №1 та відомістю до нього;
3. авансових звітів та журналу-ордера № 7;
4. відомостей на заробітну плату.

На п’ятому етапі аудитор перевіряє додержання підприємством встановленого ліміту залишку готівки в касі. Перевіряється повідомлення банку про встановлення ліміту залишку готівки, в касі, касова книга на предмет виявлення перевищення встановленого ліміту. Слід враховувати зміни, що відбулися у порядку ведення касових операцій та введені в дію з 14 листопада 1997 р. Так, готівка, видана під звіт, але не витрачена і не повернута до каси підприємства протягом 10 робочих днів з дня видачі її під звіт (на відрядження – протягом 3 робочих днів після закінчення відрядження), починаючи з наступного дня після закінчення зазначених строків заноситься до суми фактичного залишку готівки в касі на кінець дня. Крім того, оскільки згідно із зазначеними змінами, кошти на виплати, пов’язані з оплатою праці та виплатою дивідендів (доходу), всі підприємства незалежно від форм власності мають одержувати виключно з кас банку, у разі витрачання підприємством готівки а виручки на вказані цілі ці кошти також включаються до фактичних залишків готівки в касі того дня, коли були здійснені такі виплати.

Останнім – шостим етапом перевірки є зіставлення даних первинних, аналітичних і синтетичних облікових документів з даними, відображеними у звітності підприємства, з метою встановлення їх відповідності.

За результатами перевірки підприємства у разі виявлення порушень аудитор повинен їх класифікувати:

• за формальними ознаками (порушення визначеного порядку ведення облікових реєстрів);
• за суттю (підроблені бухгалтерські записи).

Особи, винні в порушенні порядку  ведення операцій з готівкою, повинні бути притягнуті до відповідальності в установленому чинним законодавством порядку. Згідно з Указом Президента України від 12.06.95 № 436 “Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки” (зі змінами і доповненнями) до порушників застосовують фінансові санкції у вигляді штрафу [40; с. 132]:

• за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах – у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожний день;
• за неповне оприбуткування у касах готівки – у п’ятикратному розмірі неоприбуткованої суми;
• за перевищення встановлених термінів використання виданої під звіт готівки та видачу під звіт готівки без повного звітування щодо раніше виданих коштів – у розмірі 25% виданих під звіт сум;
• за проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа (товарного або касового чека) – у розмірі сплачених коштів.

Основні порушення - зловживання, розкрадання, помилки в обліку операцій можуть бути кваліфіковані наступним чином [39, с. 40]:

1. Пряме розкрадання грошових коштів
• нічим не приховане;
• приховане неоформленими документами і розписками.
2. Неоприбуткування і привласнення грошових сум, що не надійшли:
• з банку;
• від різних фізичних і юридичних осіб по прибуткових ордерах;
• від різних юридичних осіб за домовленістю.
3. Надлишкове списання грошей по касі:
• повторне використання одних і тих самих документів;
• неправильний підрахунок підсумків в касових документах і звітах;
• списання сум без підстави чи за фальсифікованими документами;
• підробка в законно оформлених документах із збільшенням суми списання.
4. Привласнення сум, законно нарахованих різним особам і організаціям:
• привласнення депонованої заробітної плати і коштів, нарахованих на інших підставах;
• привласнення сум, які належать іншим підприємствам.
5. Розрахунки сумами готівкових грошових коштів, які перевищують граничну величину:
• з іншими юридичними особами і підприємцями, діючими без утворення юридичної особи;
• які надходять в касу підприємства, що перевіряється.
6. Розрахунки з населенням готівкою за готову продукцію, товари, виконані роботи і надані послуги:
• без застосування реєстраторів розрахункових операцій;
• без реєстрації реєстраторів розрахункових операцій в податковій службі.
7. Перевищення ліміту готівки каси на кінець дня.
8. Несвоєчасні звіти підзвітних осіб за використані грошові кошти.