Облік, аналіз і аудит грошових коштів підприємства

Видача готівки  під звіт на відрядження. Підприємство, направляючи працівника у відрядження, зобов'язано забезпечити його грошовими коштами (авансом) в розмірах, в межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житлового приміщення і добові.

Працівник у  відрядження прямує на підставі наказу (розпорядження) керівника підприємства. Відрядження працівника оформляється посвідченням про відрядження, в якому указується пункт призначення, назва підприємства на яке відряджається працівник. Термін і ціль відрядження.

Для того, щоб  видати грошові кошти з каси підприємства, бухгалтеру необхідно розрахувати суму авансу виходячи з норм  добових витрат, вартості проїзду і найма житла.

Порядок розрахунку авансу, необхідного для видачі працівнику залежить від того, куди він відряджається: по території України або за межу. Як правило, аванс видається в цілих гривнях без копійок. Розраховується аванс з урахуванням добових витрат, вартості проїзду в пункт призначення і назад, витрат на мешкання і якщо працівник у відрядженні доповів провести витрати на господарські потреби, то з урахуванням таких передбачуваних витрат.

Видача авансу на відрядження обов'язкова.

Після повернення з відрядження  працівник, що відряджається, зобов'язаний відзвітувати протягом трьох робочих  днів банку наступних за днем завершення відрядження - надати Звіт про використання засобів, наданих на відрядження або під звіт формою, затвердженій наказом. № 440 [14] і здати невитрачену готівку.

Разом із Звітом підзвітна особа представляє  командировочне посвідчення (з відмітками про прибуття і вибуття в пункти призначення), документи  про найм житлового приміщення і проїзд, інші документи, підтверджуючі витрати на відрядження. Після повернення із закордонного відрядження, до звіту додається також ксерокопія відміток в загранпаспорті, завірена відділом кадрів або керівником підприємства.

За наявності  надмірно витрачених грошових коштів їх сума повертається працівником в  касу або зараховується на банківський  рахунок особи, яка їх надала, до або у момент представлення вказаного  Звіту.

Термін повернення наявних, отриманих підзвітними особами, і терміни надання звіту

Терміни повернення наявних, отриманих підзвітними  особами, і надання звіту встановлені  Положенням № 637[6] і Законом про  податок з доходів [15].

Згідно із Законом  про податок з доходів [15] ( п.9.10.2) Звіт незалежно від цілі видачі грошових коштів представляється працівником до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, в якому працівник:

- завершує відрядження;

- завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок особи, що видала їх.

Згідно п. 2.11  Положення № 637[6]:

 - повернення коштів, отриманих на закупівлю сільськогосподарської продукції і вторсировини повинен проводитися протягом 10 робочих днів з дня видачі наявних засобів під звіт;

 - повернення коштів, отриманих на інші виробничі (господарські) потреби –  не пізніше за 2 робочі дні, включаючи день отримання наявних засобів під звіт.

Тобто, що стосується  термінів представлення Звіту і  видачі  готівки на закупівлю  сільськогосподарської продукції, вторсировини і на інші виробничі (господарські) потреби, Закон про податок з доходів [15] і Положення № 637 [6] трактує їх по-різному. Приведемо  ці терміни в табл.. (див. табл. 2.5)

 

 

 

Таблиця 2.5

Терміни повернення готівки і представлення  Звіту

На які цілі видана готівка	На який термін видається готівка під звіт (п. 2.11 Положения  № 637 [6])	Строки надання  Звіту (п. 9.10 Закону № 889 [15])
Відрядження	Видача готівки під  звіт на відрядження здійснюється відповідно до чинного законодавства України (тобто відзвітувати і у разі потреби повернути надлишок потрібно до закінчення 3-го банківського дня після повернення з відрядження).	До закінчення 3-го банківського дня, наступного за днем повернення з  відрядження
Закупівля сільгосппродукції, продуктів її переробки, заготівка вторсировини, окрім металолому	Не більше 10 робочих  днів з дня видачі готівки під  звіт	До закінчення 3-го банківського дня, наступного за днем після в якому  завершено виконання окремої  цивільно-правової дії по дорученню  і за рахунок особи, що надала грошові кошти під звіт
Інші виробничі (господарські) потреби	Не більше 2 робочих  днів, включаючи день отримання готівки
Одночасно на відрядження  і на вирішення в цьому відрядженні  виробничих (господарських) питань, у  тому числі і для закупівлі  сельскохпродукции і заготівки вторсировини	Термін, на який видана готівка  під звіт, може бути продовжений  до закінчення терміну відрядження	До закінчення 3-го банківського дня після повернення з відрядження (лист НБУ від 11.05.2004 р. № 11-113/1571-4618)
Товари (продукція, послуги) придбані працівником за власні засоби	Обмежень не передбачено	На сьогоднішній день не встановлені чіткі терміни  представлення Звіту за витрачені  працівником власні засоби.

Для того, щоб не порушити вказані  терміни і, відповідно, уникнути   податкових наслідків згідно із законом про податок з доходів [15] і штрафних санкцій по Указу № 436 [5], рекомендуємо  вимагати від працівників робити звіт і повертати залишки підзвітним сум в терміни, які б одночасно задовольняли і вимогам Положення № 637 [6], і Закону про податок з доходів [15].

Відповідальність  за порушення термінів повернення надмірно витраченої готівки.

Відповідальність  платників податків за невчасне повернення надмірно витрачених грошових коштів в касу підприємства передбачена  Законом про податок з доходів [15]. Так, відповідно до п.п. 4.2.15 п. 4.2 ст. 4 вказаного закону в загальний місячний податковооблагаємий дохід включається сума надмірно витрачених коштів, отриманих платником податків на відрядження і підзвіт, і не повернених у встановлені законодавством терміни.

Розмір цієї суми розраховується відповідно до вимог  п. 9.10 ст. 9 Закону про податок з  доходів [15]. Окрім цього, за таке порушення  платник податків повинен сплатити штраф, встановлений п.п. 9.10.3 Закону про  податок з доходів [15]у розмірі 15 % від суми таких надмірно витрачених грошових коштів.

При цьому виходячи з норм п. 9.10 Закону про податок  з доходів [15] можна зробити висновок, що під «надмірно витраченими» засобами маються на увазі засоби, видані працівнику підприємства з каси понад встановлені суми, по яких він відзвітував.

Порядок  оподаткування  надмірно витрачених сум і застосування штрафу наступні:

1) якщо кошти повертаються платником протягом звітного місяця, на який доводиться встановлений Законом про податок з доходів [15] триденний термін, то платник повинен сплатити тільки штраф у розмірі 15 % суми надмірно витрачених коштів;

2) якщо ж засоби не повертаються до кінця такого місяця, то крім штрафу у розмірі 15 %, з неповерненої суми необхідно утримати і податок з доходів фізичних осіб. При цьому повернення засобів згодом не вабить повернення такого податку і суми утриманого штрафу.

Крім того, за порушення перевищення термінів використання виданої під звіт готівки  Указом № 436 [5] передбачено застосування штрафних санкцій до підприємства у  розмірі 25 % від виданих під звіт сум.

І штраф, і податок  з доходів фізичних осіб утримуються підприємством за рахунок будь-якого доходу працівника, що підлягає обкладенню податком з доходів, після його оподаткування. Якщо  ж суму такого доходу не вистачає на покриття цих сум, то їх погашення повинне проводитися за рахунок доходу платника податка наступних місяців.

Розрахунок суми підлягаючих обкладенню податком з  доходів необхідно проводиться  з використанням натурального коефіцієнта  розрахованого по наступній формулі:

k = 100 : (100 - Сп)

де 

k- коефіцієнт;

Сп - ставка податку, встановлена  для таких доходів на момент такого нарахування

Приклад. Підприємство видало працівнику кошти на відрядження в сумі 1000 грн. Після повернення з відрядження 13.01.2006 працівник надав авансовий звіт, який затверджений в сумі 800 грн. Залишок невитрачених засобів повернений працівником:

а) 20 січня 2006 року

б ) 2 лютого 2006 року

За січень 2006 року працівнику нарахована зарплата в торбі 550 грн.

Як у випадку  а), так і у випадку б) на працівника повинен бути накладений штраф у  розмірі 15% від неповерненої суми грошових коштів.

Торба штрафу складе:

 (1000,00-800,00) х 15% =30,00 (грн.)

Ця сума повинна  бути утримана із заробітної платні працівника.

У випадку, якщо надмірно витрачені  засоби не повертаються працівником протягом місяця, в якому  закінчився встановлений триденний термін (випадок «б»), сума неповернених коштів додатково до штрафу обкладається ще і податком з доходів фізичних осіб по ставці 13%. При цьому сума такого податку утримується із заробітної платні працівника, нарахованої за січень. Розмір доходу, отриманого працівником унаслідок повернення невитраченої суми в строк (з урахуванням коефіцієнта) складе:

200,00 х (100:  (100-13))=229,89 грн.

Таким чином  сума податку з доходів фізичних осіб в цьому випадку буде рівна:

229,89 х 13 :100 =29,89 грн.

Сума, що підлягає утриманню з січневої заробітної платні такого працівника складе:

30,00 +29,89=59,89 грн.

2.2. Організація безготівкових розрахунків  на підприємствах України

На поточних рахунках, які відкриваються  банками суб'єктам господарювання в національній валюті, здійснюються  всі види розрахунково-касових операцій згідно умов договору і вимог законодавства України.

Поточний рахунок  в іноземній валюті відкривається  суб'єкту господарювання для зберігання грошових коштів і проведення розрахунків  в межах чинного законодавства України в безготівковій і наявній іноземній валюті для здійснення поточних операцій, визначених законодавством України, і для зарахування, використання і погашення кредитів (позик, фінансової допомоги) в іноземній валюті.

До поточних торгових операцій в іноземній валюті відносяться наступні розрахунки:

- між юридичними  особами- резидентами і юридичними  особами - нерезидентами при здійсненні  зовнішньоекономічної діяльності  по торгових операціях;

- між юридичними особами- резидентами на території України, за умови наявності індивідуальної ліцензії Національного банку України;

- між юридичними  особами - нерезидентами і юридичними  особами - резидентами через юридичних  осіб - резидентів посередників згідно  договорів (контрактів, угод), укладених відповідно до чинного законодавства України;

- інші розрахунки, здійснюються згідно чинного  законодавства України.

- операції на  міжбанківському валютному ринку  України;

оплата товарів (робіт, послуг) з використанням чеків  і пластикових карток.

Поточними неторговими операціями є такі розрахунки:

- виплата іноземної  валюти в наявній формі і  за допомогою застосування платіжних  документів по витратам на  відрядження;

- здійснення  обмінних операцій з іноземною  валютою і за допомогою платіжних  документів в іноземній валюті;

- виплата іноземної  валюти по чеках і пластикових  картках фізичним особам (резидентам  і нерезидентам);

- покупка платіжних  документів в іноземній валюті  фізичними особами (резидентами  і нерезидентами);

- виплата авторських  гонорарів і платежів за використання авторських прав;

- перерахування  коштів на проведення міжнародних  виставок, конгресів, симпозіумів,  конференцій і інших міжнародних  зустрічей;

- оплата праці  нерезидентів, які згідно з укладеною  трудовою угодою (контрактами) працюють в Україні;

- перерахування  засобів в іноземній валюті  за навчання, лікування, патентування, сплату митних платежів, членських  внесків;

- платежі з  відшкодування витрат судових,  арбітражних, нотаріальних, правоохоронних  органів;

- виплата іноземної  валюти в наявній формі по перекладу з-за кордону (пенсії, аліменти, оплата праці, спадок, допомога родичів і т.п.);

- переказ за  межі України коштів в іноземній  валюті (пенсії, аліменти, оплата праці,  спадок, допомога родичам і т.п.);

- інші виплати  і переклади в іноземній валюті, які не суперечать чинному законодавству України.

Як визначено  п. 5 Інструкції № 492 [7], поточні рахунки  в іноземній валюті можуть відкриватися наступним суб'єктам:

• фізичним особам
• підприємствам і їх відособленим підрозділам.

Порядок відкриття рахунків в іноземній валюті аналогічний порядку відкриття відповідних рахунків в національній валюті як для підприємств, так і для фізичних осіб. Перелік документів, необхідних для відкриття рахунку наведено у додатку А.

Документи на відкриття  поточних рахунків підприємств подають в банк виключно тих осіб, які маю право першого і другого підпису.

Особи, що мають  право першого і другого підпису, окрім представлення перерахованих  вище документів, зобов'язані пред'явити  уповноваженому працівнику банку наступні документи:

- паспорт або  документ його замінюючий;

- документ, виданий  податковим органом, що свідчить  про привласнення фізичній особі  ідентифікаційного номера платника  податків;

- документи, підтверджуючі їх  повноваження.

Слід зазначити, що банк має право затребувати і інші документи і відомості, необхідні для з'ясування суті діяльності суб'єкта, його фінансового положення, а також особи його представників. У разі непред`явлення таких документів (відомостей) рахунок суб'єкту не відкривається.