Автоматизация управленческой деятельности гостиницы

Обработка документов и бизнес-процессы:

• Назначение программной (VBScript) обработки событий карточки документа (стандартные: открытие, сохранение, переход по вкладкам, и пользовательские, вызываемые через кнопки на панели инструментов карточки):
• Назначение сотрудникам заданий и контроль их исполнения;
• Ведение календарей рабочего времени сотрудников для определения даты исполнения задания на основании его длительности;
• Присоединение к заданию документов при назначении и исполнении задания;
• Назначение заданий по исполнению документов (резолюций) как через отдельную карточку, так и непосредственно из карточки документа;
• Организация процесса согласования документа через единую карточку с автоматическим формированием заданий, отслеживанием хода согласования, исправлений и комментариев и последующей консолидацией документа;
• Автоматическое формирование очередей заданий к исполнению в персональных папках сотрудников;
• Дополнительное уведомление сотрудника о поступивших заданиях со ссылкой на них письмом по электронной почте Microsoft Exchange и/или сообщением специального поискового агента;
• Исполнение задания без непосредственного доступа пользователя к серверу DocsVision (off-line задание через электронную почту Microsoft Exchange и Outlook);
• Визуальное моделирование схемы произвольных автоматизированных бизнес-процессов, управляемых событиями;
• Создание заданий, задач, согласований и бизнес-процессов по шаблонам;
• Выполнение бизнес-процесса по описанной схеме: автоматическое формирование заданий исполнителям, ручные и автоматические этапы обработки информации, передача информации в ходе процесса;
• Взаимодействие в ходе процесса с внешними ИТ-системами посредством шлюзов: мониторинг состояния объектов, маршрутизация ссылок на них, обмен данными, модификация объектов;
• Контроль выполнения процесса: визуально по схеме, с помощью монитора бизнес-процессов и настраиваемых табличных представлений;
• Хранение и отображение информации карточек заданий и бизнес-процессов аналогично карточкам документов;
• Возможность программного расширения функциональных возможностей подсистемы управления процессами.

Принцип работы системы состоит в следующем:

1. Основными информационными объектами системы являются Карточки документов, заданий и бизнес-процессов, которые могут иметь довольно сложную структуру и бизнес-логику. Карточка хранит структурированную информацию о соответствующем объекте и может содержать присоединенные файлы (рис.9). Для удобства работы карточки группируются в дерево Папок, содержимое которых отображается в табличном виде.

Рисунок 9 – Карточка входящего документа

2. Вспомогательная справочная информация хранится в Справочниках системы, используемых при заполнении полей карточек и в других служебных целях.

Рисунок 10 – Справочник сотрудников.

3. Пользователь работает с системой при помощи клиентского приложения – Навигатора, получая через него, в соответствии со своими правами, доступ ко всем объектам системы. Пользователь может искать, просматривать, создавать и модифицировать объекты, для работы с которыми у него достаточно прав (Приложение Д).

Папки Навигатора организованы в древовидную структуру, принципы построения которой зависят от потребностей организации, однако чаще всего отражают организационную структуру: в корне дерева находятся папки самых крупных ее единиц – входящих в ее состав предприятий, филиалов или подразделений, внутри них располагаются папки более мелких, а персональные папки сотрудников – внутри папок самых мелких структурных единиц (рис. 11). Кроме этого, как правило, организуется структура папок общего доступа в соответствии с функциональными областями в деятельности организации, группами документов и процессов.

Рисунок 11 – Пример структуры дерева папок

4. Система автоматически выполняет действия, предусмотренные бизнес-логикой карточек и бизнес-процессов (формирует задания, взаимодействует с внешними системами и т.д.).
5. Каждый зарегистрированный в системе пользователь имеет персональную папку, в которую ему поступают задания к исполнению. Эти задания формируются в системе другими пользователями, а также в автоматическом режиме бизнес-логикой карточки или соответствующим бизнес-процессом.
6. При получении задания пользователь получает также и всю необходимую информацию в виде вложений и ссылок на документы, объекты внешних систем;
7. Информация о выполнении заданий фиксируется в системе, становится доступной другим пользователям, и может порождать дальнейшую активность в соответствии с бизнес-логикой карточки или схемой бизнес-процесса.

Одно из наиболее важных свойств системы управления документами и бизнес-процессами DocsVision – широкие возможности ее совместной работы с другими ИТ-системами, уже использующимися в организации. Так, пользователь может экспортировать в DocsVision файлы любых форматов, а затем открывать их непосредственно из системы и редактировать в тех приложениях, с помощью которых они создавались. Кроме того, средства интеграции позволяют системе DocsVision работать в тесном взаимодействии с Microsoft Office и Microsoft Exchange. Эта система может быть использована как законченное решение для внедрения в отеле «Азов». Так как DocsVision сконфигурирована в соответствии с потребностями организационной структуры современного предприятия и требованиями к организации документооборота.

Внедрение – важнейший процесс создания законченного решения для потребителя. Сама по себе система DocsVision как платформа, даже вместе с разработанным на ней приложением (стандартным, входящим в поставку, или созданным по заказу) еще не приносит реальной бизнес-отдачи заказчику. Отдача, ценность для бизнеса становится реальной только после завершения внедрения и начала использования системы. В процессе функционирования это уже иная, более широкая система, включающая в себя как часть систему DocsVision, а также ее настройки (возможно – доработки), сконфигурированное программное обеспечение окружения, оборудование, регламенты работы, документацию, и обученных сотрудников.

Для создания в условиях ограниченных ресурсов и времени  решения, отвечающего нуждам потребителя, требуется соответствующая квалификация, опыт и методология. Такая методология создана и развивается компанией DocsVision на основе опыта проектов внедрения и современных апробированных методологий менеджмента качества, управления проектами и бизнес-процессами, а также методологий разработки IT-решений: Microsoft Solutions Framework и других.

Внедрение DocsVision осуществляется, как правило, партнерами DocsVision. Они владеют методологией внедрения, обогащая ее собственным проектным опытом. Методология внедрения DocsVision ориентирована именно на партнера, хотя во внедрении всегда в той или иной мере участвуют и сотрудники заказчика.

Методология внедрения DocsVision содержит рекомендации и инструменты  организации проекта внедрения и на сегодня включает в себя три модели:

• модель решения;
• модель команды;
• модель процесса.

Модель решения описывает  возможные варианты создаваемой системы с точки зрения охватываемой предметной области, задействованной функциональности и используемых методов модификации DocsVision. От выбранного варианта решения зависят используемые варианты команды и процесса внедрения.

Модель команды описывает ролевой состав группы сотрудников, участвующих в процессе внедрения, их компетенции, функции, взаимосвязи. Используемый вариант команды зависит от варианта решения и оказывает влияние на вариант процесса.

Модель процесса – основная часть методологии, она описывает схему процесса внедрения: последовательность шагов, состав выполняемых работ, создаваемые результаты и методы управления процессом. Используемый вариант процесса зависит от вариантов решения и команды.

В общем случае процесс  внедрения включает в себя этапы, представленные в таблице 3. В зависимости от сложности проекта некоторые этапы могут объединяться, а отдельные работы на различных этапах – исключаться, рекомендации по этому вопросу содержатся в методологии.

Методология внедрения DocsVision предусматривает также интерактивный подход к созданию решения: разделение на очереди и промежуточные результаты с фиксацией вех.

Использование методологии  внедрения, развивающейся в сообществе партнеров DocsVision на основе лучших мировых практик, способствует повышению качества решений, создаваемых на базе системы DocsVision.

Таблица 3 – Этапы процесса внедрения программного продукта

В настоящее время  организована многоуровневая система  технической поддержки системы DocsVision, обеспечивающая условия для надежной эксплуатации продукта. В Ростовской области её осуществляет ООО «Интеллектика» (г. Ростов-на-Дону, 344065, ул. 50-летия Ростсельмаша, 2-6/22 www.intellectika.ru директор: Мичурин Виктор Александрович ).

Стоимость внедрения данной системы в соответствии с прайс-листом DocsVision (Приложение Е) на минимальное количество лицензий (10 компьютеров) составит 45 000 рублей.

Выводы и рекомендации

Ни одно предприятие  индустрии гостеприимства не может  обойтись без применения компьютерных технологий. Первые гостиничные компьютерные системы появились 30 лет назад, за эти годы компьютерные системы прошли большой путь развития. Сейчас компьютерные системы охватывают все процессы функционирования гостиницы и ее взаимоотношений с гостями. Развитие информационных технологий и их значительные функциональные возможности привели к появлению полностью интегрированных систем компьютерного управления гостиничными предприятиями. В настоящее время широко используются системы, основанные на применении сетей персональных компьютеров и мини-ЭВМ с развитым интерфейсом. Такой информационный мост позволяет обмениваться управленческой и финансовой информацией. Системы позволяют автоматизировать выполнение каждодневных задач персонала и руководства гостиницы. При этом достигается взаимосвязь между различными службами гостиницы, что в значительной мере повышает эффективность работы и позволяет избавиться от ошибок. Вместе с этим руководство получает мощный инструмент контроля за состоянием гостиницы и финансовыми потоками, а возможности злоупотреблений персоналом гостиницы сокращается до минимума.

В данной работе были рассмотрены  и проанализированы основные российские и зарубежные автоматизированные системы документационного управления гостиницей, а также системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы), системы с развитыми средствами workflow (WF), системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний, системы класса Workflow. Описаны функциональные возможности комплексных систем коллективной работы и управления организацией: Microsoft Exchange Server в комплекте с клиентским приложением Microsoft Outlook, а также продукта Microsoft Sharepoint Portal Server в качестве архива документов и средства организации корпоративного Intranet/Extranet портала. Представлены средства организации архива документов Domino.doc, Workflow подсистемой Domino.Workflow, средства поиска информации – «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» поиск/Knowledge Management.

Наиболее популярными  на российском рынке были определены системы: ИнтерТраст, Company Media; Landocs Ланит; Optima Workflow, Оптима; БОСС-Референт, АйТи; Дело, Электронные Офисные Системы; Docs Vision.

Автоматизированных систем управления гостиницей на рынке достаточно много, следовательно, и выбор оптимальной системы для конкретной гостиницы сложен, а «построчное» сравнение функциональных и технических особенностей каждой системы может отнять годы работы лучших специалистов.