Автоматизация управленческой деятельности гостиницы

Проектирование продуктов  системы CompanyMedia выполнено в соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления. При разработке систем производились консультации со специалистами Всероссийского научно-иссле-довательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Система CompanyMedia имеет 4 сертификата качества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ (на системы «Делопроизводство», «Управление проектами и договорами», «Управление планированием» и «Управление персоналом»). Компания «ИнтерТраст» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001.

Docs Vision соответсввует следующим характеристикам:

Информация, поступающая  на предприятие извне, создающаяся  в процессе его деятельности и выходящая из предприятия наружу является одним из важнейших активов предприятия, доля информационных ресурсов в стоимости предприятий растет. Поэтому растет сложность и объем задач по управлению корпоративной информацией. Структурированные данных о транзакциях предприятия как правило хранятся в ERP-системах, неструктурированная информация в виде сообщений (электронной почты и систем мгновенного обмена сообщениями) и документов (текстовых, структурированных в HTML и XML, электронных таблицах и т.п.) хранится в различных приложениях и с трудом консолидируется для анализа и повторного использования. Для решения этой задачи используется системы управления корпоративным содержанием (ECM-системы).

Задачи ECM разбиваются на два больших и сильно связанных класса:

• управление документами в процессе их создания и обработки (в процессе делопроизводства), а также их систематическое хранение и управление повторным использованием (создание и ведение электронного архива предприятия).
• управление бизнес-процессами, в которых как правило основным содержанием является исполнение различных действий участниками процесса – сотрудниками предприятия, управление последовательностью таких действий и взаимодействием исполнителей в общем контексте.

Входящий документ, как  правило, требует выполнения некоторых  действий должностными лицами предприятия. Минимально – ознакомления, во многих случаях – подготовки некоторого исходящего или внутреннего документа, отражающего принятые в организации  решения составляющие реакцию на входящий документ. Для этого после регистрации необходимо указать среди сотрудников предприятия адресата для рассмотрения документа. Результатом рассмотрения документа является резолюция – решение должностного лица о выполнении необходимых действий для реакции на документ или исследования связанных с этим документом вопросов для получения необходимой для принятия решения информации (подготовка справок и отчетов для рассмотрения документов). Действия, определяемые для исполнителей резолюцией на входящем документе, образуют логическую последовательность – маршрут. Маршрут документа как правило является вариативным, ветвясь или образуя циклы в зависимости от условий, определяющихся на каждом шаге движения документа по цепочке исполнителей. Задачи обработки документа могут делегироваться исполнителем по управленческой иерархии. При этом каждая задача может быть еще и разделена на ряд заданий, направляемых различным исполнителям. Тем не менее, маршрут заданный резолюцией на документе должен сохранять свою целостность и соответствовать принятым в организации управленческим регламентам. Кроме того, в ряде случаев должен быть организован независимый от исполнителей процесс контроля исполнения резолюций, решений, задач и заданий.

Документы предприятия и совершаемые с ними действия должны обеспечивать целостность, конфиденциальность и доступность. В частности целостность документа подразумевает невозможность отказа от авторства и гарантию неизменности содержания, как в теле документа так и в журнале совершенных с ним действий (ознакомление, согласование и утверждение). Уровень целостности должен обеспечиваться вплоть до юридической значимости электронных документов в соответствии с национальным законодательством. Для обеспечений конфиденциальности необходимо шифрование документов и фильтрация результатов поиска в соответствии с правами пользователя.

Система автоматизации  для решения этих задач удовлетворяет следующим требованиям:

• вести справочник должностных лиц участвующих в работе с документами с указанием их организационной принадлежности, роли, прав доступа к документам и операциям с ними;
• при большом потоке документов обеспечивать автоматизацию их регистрации, идентификации, выбора маршрута и направления на рассмотрение;
• хранить типовые маршруты документов, позволять создавать уникальные маршруты или изменять типовой маршрут в ходе движения документов, контролируя при этом соблюдение ограничений в управленческих регламентах предприятия;
• обеспечивать делегирование и декомпозицию заданий;
• обеспечивать независимый от исполнителей контроль исполнения заданий в том числе поддерживая специальную роль контролера;
• предоставлять удобную отчетность по контролю исполнения документов в разрезах документов, исполнителей, структурных подразделений, руководителей, принимающих решения в виде резолюций на документах;
• предоставлять средства обеспечения целостности и конфиденциальности информации электронной цифровой подписью и шифрованием тела документа и журналов совершенным с ним действий;
• обеспечивать необходимую производительность всех операций, включая поиск данных.

Важной задачей управления является контроль состояния и ретроспективы  действий, входящих и исходящих документов созданных в контексте обработки  предприятием определенного вопроса. Для его реализации система электронного документооборота Docs Vision фиксирует действия и изменения состояния документов в специальных журналах и обеспечивать представление этой информации как в контексте вопроса так и в контексте каждого входящего или исходящего документа, относящегося к данному вопросу.

Все описанные выше функции  по регистрации, учету резолюций, формированию заданий, контролю исполнения и журнализации поддерживаются точно также и для внутренних документов организации – служебных записок, запросов, заявок и т.п.

Все документы предприятия, завершившие свой цикл, должны храниться  в архиве, организованном определенным образом. Жизненный цикл архивного  документа вплоть до его уничтожения  регламентируется национальным законодательством  и потребностями предприятия. Электронный архив в случае смешанного (электронно-бумажного) документооборота может использоваться как единый индекс, фиксируя выдачу копий не только электронных, но и бумажных документов и единообразно обрабатывая процесс заявок на предоставление документов из архива.

Система электронного документооборота Docs Vision предполагает организацию архива предприятия.

Система электронного документооборота Docs Vision обеспечивает высокий уровень интеграции со следующими системами:

• набором офисных приложений в которых пользователи создают свои документы (например Microsoft Office);
• транзакционными системами (ERP, CRM, SCM и т.п.), в которых хранятся данные, отражающиеся в документах и влияющие на ход бизнес-процессов предприятия;
• средствами управления каталогами (Active Directory) для обеспечения интеграции справочника пользователей системы с пользователями сети предприятия и поддержки функции единого входа (single Logon);
• службами цифровых сертификатов PKI и крипто-провайдерами для поддержки шифрования и электронной цифровой подписи;
• системами электронной почты, мгновенных сообщений;
• интранет- и экстранет-порталами предприятия (для этого критически важной является URL-адресуемость объектов и активностей системы);
• файл-серверами и другими хранилищами данных предприятия.

Таким образом, по итогам работы аналитиков в рамках исследования рынка информационных технологий, рынок  систем электронного документооборота представлен следующими программными продуктами: Company Media, Directum, Documentum, Docs Vision, Дело-Предприятие и др.

Рынок систем ЭДО делится  на три класса: системы делопроизводства, системы электронного документооборота, надстройки на платформах (рисунок 5).

Рисунок 5 – Соотношение систем ЭДО в России.

 

В классе систем электронного документооборота внедрения 2008 года в России распределяются следующим образом:

 

Рисунок 6 – Внедрение программ автоматизации документооборота в России за 2008 год.

 

 

3 Возможности обеспечения системы электронного документооборота на базе ООО «Отель «Азов»

3.1 Характеристика ООО «Отеля «Азов»

Расположенный в центральной исторической части  города, ООО «Отель «Азов», находится в 35 км от Азовского взморья (Приложение А).

Адрес гостиницы: Ростовская обл., г. Азов, Петровская площадь, 14

Телефон: +7 (86342) 4-12-70

E-mail: azov@amaks-hotels.ru

Директор гостиницы «Азов» – Рогов Виктор Вячеславович.

ООО «Отель «Азов» входит в цепь российских отелей «AMAKS grand hotels». Отличительной особенностью управляющей компании «AMAKS grand hotels» от зарубежных управляющих компаний, представляющих аналогичные услуги на российском рынке, является опыт:

• успешной работы в условиях российских регионов с объектами, находящимися в собственности «AMAKS grand hotel»;
• создания единой структуры управления всеми предприятиями собственной гостиничной сети;
• интеграции российских национальных традиций гостеприимства и мировых стандартов качества;
• успешного использования внутрикорпоративной системы обучения кадров;
• использования собственной информационно-аналитической системы, позволяющей создать оптимальный механизм централизованного оперативного управления региональными объектами туристско-гостиничной индустрии [1].

Взаимоотношения управляющей компании с отелем «Азов» строятся на основе договора управления объектами и соответствующей программы управления.

79 одноместных  и двухместных комфортабельных  номера гостиницы в «Азов» одновременно могут разместить до 150 человек. Все номера с удобствами и во всех номерах гостиницы «Азов» имеются лоджии. С целью создания более благоприятных условий для проживания 7 номеров выделены для некурящих гостей (Приложение Б).

Все номера категории AMAKS отвечают стандартам сети отелей AMAKS GRAND hotels. Все номера гостиницы оснащены индивидуальной системой климат контроля, цветными телевизорами, принимающими программы по 30 внутренним и международным каналам, включая спутниковое ТВ, мини баром, телефоном с прямым набором.

В стоимость  проживания включен завтрак «шведский стол» в ресторане гостиницы.

Цены на размещение варьируются от 425 до 6500 рублей за койко-место  в сутки, в зависимости от уровня комфорта номера. Дети до 3-х лет размещаются  бесплатно.

Гостиница «Азов» предлагает услуги по организации встреч, размещения и питания гостей, располагает всем необходимым для проведения инсентив-туров. К услугам гостей конференц-зал вместимостью до 120 человек и все необходимое оборудование, уютный банкетный зал вместимостью до 30 человек, ресторан «Петровский» (170 мест) с широким выбором русской, казачьей и европейской кухни, организация кофе-пауз и бизнес-ланчей, ночной клуб «Город».

Основные услуги гостиниц – предоставление проживания и питания. К основным услугам относится  предоставление койко-места и уборка номера. Услуги питания – завтрак «Шведский стол», включенный в стоимость номера.

Дополнительные услуги гостиницы могут быть платными и  бесплатными. Без дополнительной оплаты гостям могут быть предоставлены  следующие виды услуг: вызов скорой помощи; пользование медицинской  аптечкой; доставка в номер корреспонденции по ее получении; побудка к определенному времени; предоставление кипятка, иголок, ниток, одного комплекта посуды и столовых приборов [5, с. 43].

В соответствии с потребностями дополнительные услуги в гостиничном хозяйстве подразделяются на:

а) облегчающие  пребывание туристов в гостинице  и туристском районе, освобождающие  их от ежедневного совершения некоторых  операций и состоящие из следующих  групп услуг: информационных (информирование о предлагаемых услугах, развлечениях в туристском центре, транспортных связях, возможностях покупки товаров, местоположении культурных учреждений и т.д.); коммунально-бытовых (стирка, чистка, глаженье одежды, ремонт обуви, часов, чемоданов, спортинвентаря); посреднических (резервирование мест в культурно-развлекательных учреждениях, заказ билетов в театры, кино, резервирование номеров в других городах, районах и т.д.); услуги автотуристам (обеспечение гаражом, стоянкой, мелким ремонтом транспортных средств); предоставление журналов, книг, настольных игр; продажа товаров; прокат спортивных принадлежностей, пляжных костюмов, пишущих машинок, телевизоров, холодильников и т.д. Кроме того, гостиничные предприятия по просьбе туристов могут их разбудить в назначенное время, перенести багаж, хранить корреспонденцию, ценности и т.д.;

б) обогащающие  познание туристов о районе, стране (организация экскурсий, просмотров фильмов, торжеств);

в) повышающие уровень  комфорта в номере во время пребывания туриста в гостинице (подача закусок  и напитков в номер; проведение медицинских и косметических процедур в номере; установка дополнительного оборудования в номере – телевизора, радиоприемника, холодильника, вентилятора; бассейн, сауна, спортивный зал, и т.д.);

г) удовлетворяющие  особые требования гостей – деятелей искусства, спортсменов, бизнесменов и т.д. (предоставление рояля, пианино, личного экскурсовода, переводчика, секретаря, обеспечение телексной связью, множительной техникой и т.д.) [6].

В гостинице «Азов» предоставляется ряд дополнительных услуг (Приложение В). Ресторан «Петровский» на 170 мест. Ресторан «Петровский» в стиле эпохи Петра I предлагает блюда Донской, Европейской кухни и блюда от шеф-повара. Ресторан «Петровский» приглашает гостей на завтрак, бизнес – ланч, деловой обед или романтический ужин. Так же возможна организация кофе-брейков, банкетов, фуршетов, юбилеев, свадеб.