Автоматизация управленческой деятельности гостиницы

Бар-бильярд «Петровский» включает в себя 2 стола для игры в русский бильярд и «Пул» (американский бильярд), банкетный зал.

Ночной клуб «Город» предлагает ежедневные вечерние шоу-программы.

Гостиница ООО «Отель «Азов» располагает конференц-залом на 120 мест для проведения семинаров, конференций и других мероприятий, банкетным залом, вместимостью до 30 человек для проведения переговоров.

В структуру ООО «Отель «Азов» также входят оздоровительный центр и сауна. Спортивно-оздоровительный комплекс гостиницы имеет три зала, оборудованные инфракрасной сауной, вертикальным солярием, сауной с контрастным бассейном, русской баней, массажными кабинетами.

В гостинице предлагается прокат спортивного инвентаря: велосипеды, шахматы, шашки, нарды, настольный теннис.

Так же к услугам гостей «Отеля «Азов»: круглосуточная стоянка, авиа и ж/д кассы, заказ такси, прачечная, минибар, машина для чистки обуви, room-service, сувенирный киоск, бизнес-центр, камера хранения, сейфовые ячейки, быстрая зарядка мобильных телефонов, прием платежей всех операторов мобильной связи, карточки IP-телефонии, салон красоты, стоматологический кабинет, кабинет компьютерной диагностики, парикмахерская, кондитерская, банкомат, фотоцентр.

Таким образом, гостям «Отеля «Азов» предлагается широкий спектр дополнительных услуг.

Гостиница «Отель «Азов» является современным средством размещения, предоставляющим гостиничные услуги высокого уровня. Так, в ближайшее время планируется реконструкция материально-технической базы, в частности:

• реэкспозиция зала ресторана;
• поэтапная реконструкция номерного фонда;
• реконструкция конференц-зала и оснащение его современным оборудованием.

Структура управления гостиницы определяется составом органов  управления, характером их специализации. Формально она закрепляется уставом предприятия и документально оформляется специальными положениями.

В настоящее время  в гостиницах испытываются следующие  организационные структуры управления: линейная; линейно-штабная; многолинейная (функциональная); матричное управление.

Линейное управление – наиболее упрощенная система, предусматривающая единоначалие. Внедрена она в гостиницах с небольшим номерным фондом, как правило, в сельской местности.

Функциональное управление используется в крупных гостиницах и гостиничных комплексах.

Матричное управление по содержанию отличается от функционального лишь объектами управления. Оно характерно для гостиничных комплексов, состоящих из ряда корпусов, а иногда и гостиниц.

Из перечисленных форм управления гостиницами в чистом виде применяется только линейное управление. В подавляющем большинстве гостиниц используется сочетание (линейной, линейно-штабной, функциональной структур управления) [1, с. 147].

Организационная структура управления гостиницей ООО «Отель «Азов» является линейно-функциональной (Рисунок 7). При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий определенный коллектив. При разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов ему помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений (управлений, отделов, бюро и т.д.).

В данном случае функциональные структуры подразделения находятся  в подчинении главного линейного  руководителя. Свои решения они проводят в жизнь либо через главного руководителя, либо (в пределах своих полномочий) непосредственно через соответствующих руководителей служб-исполнителей.

Линейно-функциональная структура также имеет свои положительные  моменты и недостатки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 7 – Организационная структура гостиницы ООО «Отель «Азов»

Преимущества линейно-функциональной структуры:

1) лучшая подготовка  решений и планов, связанных со  специализацией работников;

2) освобождение главного  линейного менеджера от детального анализа проблем;

3) возможность привлечения  консультантов и экспертов. Недостатки  линейно-функциональной структуры:

1) отсутствие тесных  взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными отделениями;

2) недостаточно четкая  ответственность, т.к. готовящий решение, как правило, в его реализации не участвует;

3) чрезмерно развитая  система связей по вертикали,  то есть тенденция к чрезмерной  централизации [2, с.91].

Штат ООО «Отель «Азов» составляет 130 человек; все они подчиняются линейным руководителям, а те, в свою очередь, директору гостиницы. Так как у гостиницы «Азов» контракт на управление, то директор гостиницы подчиняется директору сети.

В гостиницы есть все  подразделения, обеспечивающие полноценное функционирование гостиницы, это служба приема и размещения, служба обслуживания номерного фонда, инженерно-техническая служба, служба безопасности. Кроме этого, в структуре гостиницы есть фитнесс центр.

Таким образом, «Отель «Азов» является современным средством размещения включающее несколько структурных подразделений. И внедрение электронного документооборота одно из актуальных направлений деятельности данного предприятия в рамках организации документационного менеджмента.

3.2 Характеристика и методология внедрения системы электронного документооборота Docs Vision

Будучи передовым  предприятием гостиничной индустрии «AMAKS Grand Hotels» уделяет повышенное внимание эффективной работе своих отелей, которая невозможна без комплексной автоматизации деятельности гостиниц. Именно поэтому сеть «AMAKS Grand Hotels» провела конкурс по выбору генерального подрядчика по автоматизации всех отелей цепочки.

В соответствии с утвержденным графиком внедрения  на объекты «AMAKS Grand Hotels» Рексофт поставляет комплексы на базе автоматизированной системы управления гостиницы «Эдельвейс/Medallion» во все гостиницы сети.

Специально для  работы с «AMAKS Grand Hotels» в Рексофт были разработаны комплект консолидированных отчетов и модуль автоматической отправки набора отчетов из гостиницы в управляющую компанию. Кроме того, по мере автоматизации отелей сети планируются установка и настройка удаленных рабочих мест с каждого объекта в головном офисе УК «AMAKS» в Москве. Поставка и установка необходимого оборудования (системы контроля доступа, АТС и прочее) в отели будет производиться по запросу, по ходу проведения реконструкции объектов.

В «Отеле «Азов» помимо комплекса на базе автоматизированной системы управления гостиницы «Эдельвейс/Medallion» необходимо установление системы электронного документооборота. Проанализировав программные продукты по организации электронного документооборота на российском рынке можно предложить программу «Docs Vision» (Приложение Г). Которая может быть условно разделена на три базовые функциональные компоненты:

• подсистема управления ресурсами;
• подсистема управления взаимодействиями;
• подсистема управления административными процессами.

Представим перечень задач, автоматизация которых может  быть реализована с помощью Docs Vision:

• традиционное делопроизводство;
• контроль исполнения распоряжений;
• автоматизация реализации управленческих регламентов;
• автоматизация договорного процесса;
• автоматизация менеджмента качества;
• средства создания интегрированного архива документов компании и др.

Система DocsVision ориентирована на работу с документами и бизнес-процессами предприятия, а также содержит механизмы интеграции с другими информационными системами. Таким образом, DocsVision дополняет и связывает традиционные компоненты корпоративных информационных систем, делая их более адекватными реальным потребностям деятельности предприятий.

 

 

 

Рисунок 8 – Место DocsVision в корпоротивной информационной системе

 

Даже в рамках отдельных  функциональных задач, таких как  закупки, производство и другие, возникает потребность обработки документов и выполнения связанных операций, образующих бизнес-процесс. Кроме того, многие документы и бизнес-процессы являются сквозными, затрагивающими различные функциональные задачи: например, выполнение заявки клиента в позаказном производстве, включающее функции продажи, закупки, производства, работу склада и бухгалтерии.

Традиционные компоненты хорошо интегрированных корпоративных  информационных систем интегрированы между собой по справочным и учетным данным, но обработка связанных с задачами документов и объединение всех операций в единый управляемый бизнес-процесс остается, как правило, за рамками таких систем. DocsVision восполняет этот пробел, предоставляя средства управления документами и бизнес-процессами, а также механизмы интеграции ИТ-систем.

Для объектов различных  систем могут быть установлены ссылочные  связи на соответствующие им документы, находящиеся в хранилище документов DocsVision (Приложение Д). За счет этого пользователи могут получить оперативный доступ к необходимым документам и функциям работы с ними при выполнении учетных операций.

На стыке учетных  задач с бизнес-процессами могут  выполняться как ручные операции, так и шаги автоматической обработки с использованием механизма шлюзов. Механизм шлюзов, реализованный в подсистеме управления бизнес-процессами DocsVision, позволяет отслеживать изменения объектов других систем, передавать данные в соответствующий бизнес-процесс, а также модифицировать из бизнес-процесса объекты в этих системах.

Использование DocsVision позволяет, кроме реализации обособленных задач по работе с документами, теснее интегрировать компоненты информационной системы, связать функционально-учетные системы с обработкой документов и придать им динамику процессного управления.

Функции DocsVision, обеспечивают высокий потенциал для создания эффективных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Основные функции системы можно условно разделить на две группы:

Регистрация, хранение и поиск документов:

• Хранение структурированной информации о документе в виде карточки с необходимыми реквизитами;
• Хранение присоединенных к карточке файлов документов любых форматов;
• Ведение нумерации версий хранимых файлов документов (автоматическое, ручное, без версий);
• Ввод бумажных документов в систему путем сканирования и распознавания, в том числе в потоковом режиме и с использованием штрих-кодов;
• Открытие и сохранение хранящихся в системе документов формата Microsoft Office непосредственно из приложений Microsoft Office;
• Автоматическое присвоение карточкам документов регистрационных номеров из настраиваемых нумераторов;
• Автоматическое формирование атрибутов учетной карточки из полей и свойств документа Microsoft Office и обратно;
• Категоризация карточек документов (отнесение к одной или нескольким тематическим категориям из настраиваемого справочника);
• Фиксация состояния документа в соответствии с его жизненным циклом (применяется настраиваемый граф состояний и переходов);
• Создание экземпляров карточек документов по шаблонам;
• Настройка состава реквизитов карточки документа в зависимости от присваиваемого вида (вид и соответствующие реквизиты выбираются из настраиваемого справочника);
• Определение структуры карточек и работа с ними через визуально конструируемые экранные формы Microsoft VBA и Microsoft InfoPath;
• Создание новых видов учетных карточек и других расширений системы на базе программного интерфейса системы средствами Microsoft Visual Basic;
• Назначение односторонних и двусторонних смысловых связей-ссылок между карточками документов из настраиваемого справочника;
• Экспорт данных карточки в файл формата .xml, их печать и отправка по почте;
• Ведение справочников сотрудников, контрагентов, различных служебных справочников, а также универсального настраиваемого справочника, поля записей которых могут использоваться для формирования реквизитов карточек документов;
• Организация древовидной структуры папок для хранения карточек;
• Организация виртуальных папок для хранения ссылок на карточки, находящиеся в обычных папках и отвечающие определенным критериям;
• Настраиваемое табличное представление информации карточек, хранящихся в папке (выбор состава и порядка отображаемых реквизитов, группировка, сортировка, и фильтрация строк);
• Формирование отчуждаемых отчетов путем экспорта представлений в Microsoft Excel по настраиваемым шаблонам;
• Поиск документов по реквизитам и тексту (атрибутивный и полнотекстовый);
• Ограничение доступа пользователей к информации в соответствии с их учетными записями, принадлежности к группам и исполняемыми ролями;
• Электронная цифровая подпись и шифрование файлов документов, хранящихся в системе;
• Репликация данных между несколькими серверами DocsVision.