Автоматизация управленческой деятельности гостиницы

В настоящее время  все компании-производители имеют сайты, на которых размещают информацию о своих продуктах и выставках, в которых участвуют. Выставки, конференции и семинары – еще один неплохой источник информации: во-первых, можно собрать рекламные брошюры, во-вторых, поговорить с консультантами, которые обслуживают выставочные стенды, в-третьих, получить ознакомительную версию системы. Таким образом, можно получить общую информацию о существующих системах и определиться с кругом компаний, в которые можно в дальнейшем обратиться.

Кроме того, опираясь на документы первого этапа и  информацию второго, можно заранее  подготовить список вопросов для  переговоров и консультаций с  производителем.

Третий этап переговоров и консультаций – это переписка, телефонные переговоры, знакомство с системами на практике или проведение тендера. Безусловно, лучше один раз увидеть, чем сто раз прочесть, поэтому не стоит искать ответы на возникающие вопросы в рекламных материалах.

На отдельные вопросы, касающиеся применимости системы в  каждом конкретном случае, должны отвечать специалисты поставщика, подтверждая свой ответ демонстрацией на контрольном примере или реальной рабочей системе.

Имеет смысл пообщаться с представителями организаций, уже внедрившими у себя систему, планируемую к внедрению. Клиентов, как довольных и недовольных, часто можно встретить на конференциях, кроме того, производители идут навстречу заказчику, которые просят устроить им встречу с клиентом, использующим их систему. На этом этапе необходимо выяснить, предоставляет ли компания гарантийную техническую поддержку и, что является немаловажным, проводит ли обучение персонала, как технического, так и исполнителей, работе с системой.

Особое внимание стоит  уделить политике ценообразования. Как правило, стоимость системы  формируется исходя из количества приобретаемых рабочих мест и стоимости работ по внедрению. Иногда помимо пользовательских лицензий отдельно учитываются серверные лицензии и лицензии на базовое программное обеспечение (если система разработана на базе MS SQL, Oracle, Lotus Notes и др.). Итоговая сумма по всему проекту может значительно превышать стоимость лицензий на программное обеспечение. Чтобы понимать, куда именно идут деньги, необходимо потребовать от поставщика предоставить полную детализацию сметы. Основным критерием здесь является то, что любая схема ценообразования должна быть прозрачна, а качественные факторы не должны и не могут служить параметрами расчета. Весьма важным фактором, влияющим на конечную стоимость системы, является величина расходов на последующее обучение, эксплуатацию, сопровождение и техническую поддержку.

Выбор системы  и внедрение. Чаще всего необязательно сразу приобретать дорогостоящую систему на полное число рабочих мест. Процесс автоматизации может происходить поэтапно: имеет смысл начать с пилотного проекта на ограниченном числе компьютеров, обучить специалистов, опробовать систему в деле, а лишь потом расширять систему путем приобретения необходимого числа лицензий.

Внедрение систем производится, как правило, по следующей технологии: формируется небольшая проектная группа (4-8 человек), состоящая из сотрудников заказчика и исполнителя (специалисты заказчика проходят максимально полный курс обучения настройки и работы с системой). Эта группа в дальнейшем должна взять на себя обязанности по сопровождению и развитию системы.

Применение подобной технологии вызвано двумя факторами: во-первых, предприятие обычно заинтересовано в том, чтобы специалисты, которые  могут оперативно решить большинство рабочих вопросов, были всегда под рукой, а во-вторых, обучение и использование своих сотрудников всегда существенно дешевле привлечения сторонних специалистов. Таким образом, формирование сильной внутренней группы внедрения является залогом успешной реализации проекта.

Процесс внедрения обычно состоит из нескольких этапов, некоторые из которых могут выполняться параллельно:

• обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, формальное описание схемы движения документов (этот этап можно провести еще до выбора самой системы, на первом этапе);
• составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций;
• адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования;
• установка и настройка программного обеспечения;
• обучение персонала организации;
• опытная эксплуатация;
• окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации;
• сдача в промышленную эксплуатацию.

Сроки внедрения зависят  от множества факторов. К примеру, установка одного рабочего места на компьютере секретаря может занять неделю, в течение которой будет проводиться обучение секретаря работе с системой. Внедрение системы на несколько десятков рабочих мест и более может длиться до полугода – все зависит от масштаба предприятия, от готовности к переходу на электронный документооборот, от степени организованности бумажного, от позиции руководства и многих других факторов.

На сроки влияет и  то, каким образом система адаптируется для конкретного предприятия: изменением настроек или доработкой программного кода. Настраиваемые системы удобны тем, что специалисты проектной группы (не обязательно программисты) смогут в дальнейшем менять их и модифицировать систему, не обращаясь к услугам поставщика. Кроме того, настраиваемые системы быстрее внедряются и легче адаптируются к новым версиям.

Наиболее популярными на российском рынке являются системы:

• ИнтерТраст, Company Media;
• Landocs Ланит;
• Optima Workflow, Оптима;
• БОСС-Референт, АйТи;
• Дело, Электронные Офисные Системы;
• Docs Vision.

Кроме того, в последнее время мощную рекламную политику проводит компания Документум Сервисиз, официальный дистрибьютер Documentum, Inc.

Следует отметить, что  системы, разработанные в России, как правило, удовлетворяют исторически сложившейся специфике российского делопроизводства. Основные различия между российской и западной технологиями делопроизводства отражает таблица 1.

Таблица 1 – Основные различия российской и западной технологий

Функционал систем во многом зависит от платформы, для  которой разработана та или иная система.

К примеру, платформа Lotus Notes/Domino изначально ориентирована на групповую работу с документами, поэтому решения для этой платформы наиболее функциональны. Пользователи, как правило, работают в ОС Windows, однако в последнее время на западе наблюдается переход на платформу Linux.

Кроме того, в связи  с распространением сети Интернет производители поставлены перед необходимостью обеспечить работу своих систем через web-браузеры.

Дело ЗАО «Электронные офисные системы». Система автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) Дело предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами, и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Система Дело обеспечивает выполнение следующих функций:

• отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
• единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках;
• регистрация проектов (с присвоением регистрационного номера) как отдельной группы документов, с последующей перерегистрацией, путем создания связанного документа с возможностью копирования (переноса) данных;
• ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним;
• направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;
• пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;
• регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
• осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
• объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
• выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;
• ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
• получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
• предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вследствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;
• получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства;
• хранение электронных образов документов;
• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;
• протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

Система функционирует  в локальной вычислительной сети и рассчитана на моноструктурную  организацию. В качестве средства разработки БД используется РСУБД, что усложняет доработку и адаптацию системы. Система обеспечивает поиск документов в базе по сочетанию реквизитов регистрационной карточки, полнотекстовый поиск реализован только в версии под MS SQL.

Система имеет сертификат Госстандарта на соответствие ГСДОУ.

БОСС-Референт, компания «АйТи». Система БОСС-Референт разработана на базе продукта Lotus Notes компании IBM, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области.

Данная разработка ориентирована  на средние коммерческие предприятия.

Система обеспечивает поддержку следующих процессов:

• подготовка и согласование документов;
• подготовка, исполнение и контроль поручений;
• обработка входящей и исходящей корреспонденции;

Входящие документы  подвергаются следующим операциям: экспедиционной обработке (с возможностью сканирования и потокового ввода документов, а также автоматического преобразования факсов и e-mail во входящие документы), регистрации, рассмотрению руководством и выдаче резолюции, ознакомлению в структурном подразделении или исполнению, контролю за исполнением. Основные процедуры обработки исходящих документов:

• разработка проекта документа исполнителем, согласование проекта документа, регистрация документа, экспедиционная обработка документа;
• управление прохождением внутренних документов: распорядительных, организационных и информационно-справочных;
• хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, поддержка механизма делегирования полномочий. Хранение и динамическое обновление данных о контрагентах предприятия;
• поддержка технологического документооборота по трем направлениям работы: а) ведение реестра и обслуживание материальных объектов, б) подготовка договоров и обработка событий по ним, в) взаимоотношения с клиентами, поставщиками и партнерами;
• поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между центральным офисом организации и ее подчиненными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами.
• каждому пользователю в системе предоставлен свой «рабочий кабинет» – персональный почтовый ящик, куда приходят все уведомления и размещаются по папкам в зависимости от статуса. Однако статус исполнения выданных приказов недоступен, потому что механизм почтовой базы не приспособлен для реализации подобных функций.