Автоматизация управленческой деятельности гостиницы

электронный документ – электронное сообщение, имеющее реквизиты для идентификации его как документа;

электронный документооборот – это система составления, использования, хранения и обмена электронными документами с использованием электронных средств массовых коммуникаций;

электронный документ – это форма подготовки, отправления, получения или хранения информации с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе;

составитель электронного документа – это физическое или юридическое лицо, составившее или от имени которого составлен электронный документ с использованием электронных технических средств (за исключением лица, действующего в качестве посредника в отношении передачи этого электронного документа;

посредник в отношении передачи конкретного электронного документа – это лицо, которое от имени другого лица отправляет, получает или хранит электронный документ или оказывает другие услуги в отношении передачи электронного документа с использованием электронных технических средств [9].

Данная терминология представлена в тексте Федерального Закона Российской Федерации «Об электронном документе», внесенном на рассмотрение в государственную Думу РФ 24 февраля 2009 года. В этом тексте закона представлены и следующие характеристики электронного документа:

Информация, зафиксированная  на электронном материальном носителе, признается электронным документом, если она:

• создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью электронных технических средств;
• подписана с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством, т.е. ФЗ РФ «Об электронной подписи»;
• может быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками;
• если при его составлении, хранении, передаче использован предусмотренный государственный или международный стандарт.

Электронный документ – это электронное сообщение, содержащее электронную подпись участника системы электронного документооборота.

Ведь не требуется, чтобы аналоговый документ мог бы быть преобразован в форму, пригодную для однозначного восприятия компьютером. А вот для электронного документа требование однозначного восприятия человеком поставлено. С другой стороны, насколько обосновано требование обязательной фиксации электронного документа на материальном носителе только потому, что аналоговый документ непременно зафиксирован.

С позиций перспектив развития электронного взаимодействия все представленные определения электронного документа, по меньшей мере, неконструктивны для их применения в практике. Они основаны на неверной в данном случае ассоциации с традиционным документом. Можно говорить о фиксации аналогового документа, под которой понимается состояние определенных точек пространства (листа бумаги) в данный момент времени, так как аналоговый документ неотделим от носителя. Электронный документ отделим от носителя, существует в двух формах: пассивной – хранение; и активной – передача и обработка, в том числе, визуализация при необходимости восприятия человеком.

1.2 Классификация систем автоматизации делопроизводства.

Управление предприятием не может эффективно проводиться без достаточно оперативной, надежной, своевременной и достоверной информации. Информация является основой управленческого процесса, и от того, насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием. Информационная деятельность требует четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации, причем нужно уметь правильно определить важность и второстепенность поступающей информации.

Работу на предприятии можно  представить в виде следующей  схемы (рисунок 1).

Рисунок 1 – Работа с информацией на предприятии

Управляющая система  получает от управляемой системы  информацию о состоянии заданных ею технико-экономических параметров в процессе производственной и финансово-хозяйственной деятельности. На основе полученной информации управляющая система вырабатывает команды управления передает их в управляемую систему для исполнения. Информация, которая функционирует на предприятии в процессе управления, может быть классифицирована следующим образом:

• по форме отображения (визуальная, аудиовизуальная и смешанная);
• по форме представления (цифровая, буквенная, кодированная);
• по роли в процессе управления (аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная);
• по качеству (достоверная, вероятностно достоверная, недостоверная, ложная);
• по возможности использования (необходимая, достаточная, избыточная);
• по степени обновляемости (постоянная, переменная);
• по степени деятельности предприятия (экономическая, управленческая, социальная, технологическая);
• по источнику возникновения (внутриорганизационная, внешняя);
• по степени преобразования (первичная, производная, обобщенная);
• по виду носителя (печатный текст, микрофильм, кинофильм, видеофильм, машинный носитель);
• по времени поступления (периодическая, постоянная, эпизодическая, случайная).

В настоящее время  большое внимание уделяется созданию и внедрению информационных систем.

Система – это совокупность двух или более элементов. Каждый элемент влияет на целую систему. Все элементы взаимосвязаны. Элемент  – объект, внутренне строение которого не имеет значения в момент рассмотрения системы в общем. Обмен между элементами – связь между ними. Система, включающая большое число однотипных элементов и связей, называется большой системой. Систему, включающую элементы разных типов и содержащую разнородные связи, назовем сложной системой. Общее представление о системе с ее расчлененностью на элементы со связями между ними дает структура системы.

Структура информационной системы содержит общие разделы, в которых учитывается выбор направления развития предприятия, творческий подход к созданию конкретной системы, круг проблем, связанных с детальным построением и реализацией системы.

Рисунок 2 – Структура  информационной автоматизированной системы  управления

Необходимо  определить цели информационной системы. Общая цель для всех систем – обеспечение эффективности производства. Она содержит в себе цели деятельности различных отделов, служб. Разрабатывая ИСУ, необходимо учитывать долгосрочные и текущие проблемы. В зависимости от этого цели предприятия могут корректироваться.

В отечественных  учреждениях особенно часто принято  путать два понятия – документооборот и делопроизводство. Возможно, из-за того, что документооборот звучит, как бы красивее, а может быть еще почему-то, но эти два термина подменяются. Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов. Из всего следует особо выделить движение, так как движение документов между пунктами их обработки и есть непосредственно документооборот. Точнее, документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Делопроизводство, в зависимости от выполняемых в управлении функций, может быть организационно-распорядительным, бухгалтерским, нотариальным, кадровым, техническим и т.п. Каждый из видов делопроизводства имеет свои отличительные особенности, однако, общим для любой функции управления есть организационно-распорядительное (административное) делопроизводство. Поэтому, когда заходит речь об автоматизации делопроизводства, то имеется в виду автоматизация именно административного делопроизводства, как основы, базовой платформы для построения корпоративной информационной системы любого учреждения. Каждый документ в процессе своего жизненного цикла проходит определенные стадии:

• создание;
• визирование,
• согласование;
• подписание;
• утверждение;
• регистрацию;
• рассмотрение;
• исполнение;
• списание в дело;
• хранение,
• уничтожение.

Движение документов осуществляется в виде потоков циркулирующих между пунктами обработки информации и пунктами технической обработки собственно документов. По отношению к аппарату управления различают потоки входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов. Следовательно, когда мы говорим об автоматизации делопроизводства, то автоматизации подлежат: движение документов и их обработка в пунктах обработки, все стадии жизненного цикла документов. В результате подмены терминов делопроизводство и документооборот, сложности совершенствования бизнес-процессов, выбор соответствующей требованиям организации системы автоматизации делопроизводства среди существующих на рынке представляет определенную сложность. Попробуем разобраться, какими же бывают системы ведения электронного делопроизводства. Дадим примерную классификацию:

• СУД – Системы управления документами (DMS);
• САДП – Системы автоматизации деловых процессов (WMS);
• СОГР – Системы организации групповой работы (GroupWare);
• электронные архивы;
• АСКИД – Автоматизированные системы контроля исполнения документов. По отношению к делопроизводству системы могут быть ориентированными на отечественное и на западное делопроизводство. По отношению к задачам делопроизводства такие системы автоматизируют:
• делопроизводство в целом;
• только документооборот;
• только архивные и поисковые функции;
• контроль и учет документов.

СУД основываются на промышленных СУБД – Oracle, Informix, MS SQL Server, Sybase. Организация хранения документов может осуществляться как в БД, так и файловой системе. Недостатком хранения в БД есть жесткая привязка к конкретной СУБД и сложность восстановления после сбоев. В файловой системе – низкая безопасность хранимой информации. Обмен документами между пользователями осуществляется подсистемой обмена и маршрутизации документов, зачастую роль этой подсистемы выполняют workflow-системы. Многие СУД снабжены редакторами (дизайнерами) справочников, регистрационно-контрольных карт для задания различных атрибутов различных видов документов.

Системы делопроизводства.

СУД – Системы управления документами (DMS); СУД – Система управления документами, западный термин EDMS – Electronic (Enterprise) Document Management System. Такое название основывается на утверждении, что и делопроизводство и документооборот являются всего лишь частным случаем более общего понятия «управление документами». Данный класс систем считается универсальным, т.е. автоматизирующим весь комплекс задач, возлагаемых на делопроизводство, от разработки и создания проекта документа, до списания в дело, включая документооборот и хранение документов.

САДП – Системы автоматизации деловых процессов (WMS); Системы автоматизации деловых процессов (САДП) или workflow-системы. Применяется также термин WMS – Workflow Management System. В основу функционирования таких систем положено понятие потока работ, именно в том смысле, в котором в BPR определяется бизнес-процесс. Базовой единицей в САДП есть работа, которая должна быть выполнена с определенными условиями в заданной последовательности и заданными исполнителями. Исполнение работы может производиться в различных временных рамках, контролироваться по времени и содержанию, с ней могут связываться документы, задания, резолюции и т.п. Понятие работы в workflow гораздо шире, чем документа, понятие движения работ шире движения документов, т.е. workflow, в сущности, включает в себя документооборот как частный случай. Информацию о работах (карты работ) workflow-система хранит в БД, документы и другие прикрепления к работам либо хранятся на сервере (в файловой системе, в БД), либо передаются физически от исполнителя к исполнителю согласно карте работы. В случае хранения документов на сервере пользователям передаются только права доступа к ним. Неотъемлемой частью таких систем есть наличие графического редактора маршрутов работ. Возможна жесткая, свободная и смешанная маршрутизация, с параллельным и последовательным выполнением работ.

Положительно характеризует в такого рода системах наличие открытых интерфейсов и механизмов для интеграции с другими приложениями. САДП применяются, прежде всего, для автоматизации документооборота и рутинных многошаговых офисных операций.

СОГР – Системы организации групповой работы (GroupWare); Системы, основанные на системах организации групповой работы (СОГР). Западный термин – groupware. К СОГР относят, прежде всего, Microsoft Exchange, Lotus Notes и Novell GroupWize. Системы организации групповой работы являют собой, по сути, расширенные варианты почтовых программ и изначально предназначены для организации обмена информацией в группе – обмена сообщениями, а не документами. Развитие groupware-систем в системы обмена документами обусловлено ростом конкуренции на рынке среди производителей этих систем. СОГР характеризуются ограниченным размером базы данных собственного формата или же имеют возможность odbc-связи с СУБД, частичной поддержкой SQL, неразвитой системой полнотекстового поиска. Системы, построенные на платформе СОГР, перенимают основные недостатки платформы, и автоматизируют, прежде всего, документооборот, а также контрольные и учетные функции, функции хранения и поиска, электронные архивы. Электронный архив – система автоматизации, предназначенная, прежде всего, для физического хранения электронных копий документов и их поиска, может включать в себя функции АСКИД. Хранение документов осуществляется либо в файловой системе ОС, либо в БД. Должна осуществлять поиск, как по атрибутам, так и по содержанию документов. Основывается на персональных или на клиент-серверных СУБД.