Автоматизация управленческой деятельности гостиницы

Система не рассчитана на полиструктурные организации, т.е. в холдинге невозможен контроль исполнения распоряжений в нижестоящих организациях. Кроме того, почтовые механизмы передачи документов между организациями и удаленными подразделениями не могут рассматриваться как безусловно надежные.

Система имеет сертификат соответствия ГСДОУ. Компания «АйТи» имеет сертификат качества, удостоверяющий, что система менеджмента качества сертифицированной компании применительно к проектированию, разработке, производству и обслуживанию программных средств для обработки документов и решения организационно-экономических задач соответствует ГОСТ Р ИСО 9001-2001.

Optima Workflow, компания «Оптима». Система Optima Workflow предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. В состав системы Optima Workflow входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.

Внедрение подобной системы  в организации обеспечивает следующие  возможности:

• централизованное хранение документов в электронном виде;
• формализацию процедур создания и обработки документов;
• наличие CASE-подобного графического редактора для описания процессов движения документов и технологических операций на этапе работы с ними;
• единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов.

Контроль реализован следующим образом: создается специального вида документ – «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием поручения, но и внести сведения о ходе исполнения непосредственно в документ, отметить факт выполнения и т.д. Все это происходит в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, исполнителей и соисполнителей. Уведомления рассылаются по электронной почте MS Outlook/Exchange.

Система Optima Workflow содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, настраиваемые на специфику организации, и не предлагает каких-либо стандартных процедур.

Информации о наличии  сертификата соответствия ГСДОУ  нет.

Landocs, компания «Ланит». Система LanDocs предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба.

Система LanDocs реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства. Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров CASE-модели без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).

Основные параметры  системы:

• ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль;
• настройка на конкретные условия с помощью модификации CASE-модели.

Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее множество операций по работе с документами:

регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и т.д.;

• рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку с помощью механизма электронной почты;
• хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и т.д.);
• контроль за прохождением и исполнением документов и поручений.

Система LanDocs обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов; поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов; поддержку нескольких версий одного документа; сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR); интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов.

LanDocs сохраняет документы, созданные различными приложениями в виде файлов – текстов, таблиц, изображений, звука и т.д.

• при попытке пользователя просмотреть содержание документа он обеспечивает интегрированный вызов соответствующего приложения, а при открытии документа на редактирование – блокирует документ на основе механизма Check In-Check Out (что существенно ужесточает требования к пропускной способности сети в территориально-распределенной системе);
• при включенной функции безопасности (дополнительно) все действия заверяются с использованием электронной цифровой подписи;
• организацию архивирования документов;
• регламентацию прав доступа пользователей к документам и функциям системы;
• возможность доступа к информации через сеть Internet;
• интеграция с другими приложениями через OLE.
• система работает с РСУБД Oracle и MS SQL. Серверная часть реализована только под Windows NT.

Каждому пользователю системы LanDocs предоставляется три почтовых ящика:

• входящий, в который помещаются все извещения и задания, ему адресованные;
• исходящий, в котором содержится информация об отправленных пользователем извещениях и заданиях;
• на контроле, в котором содержится информация о заданиях, по которым сотрудник является контролером.

Таким образом, для работы в системе пользователь должен переключаться  между тремя ящиками, что не очень  удобно.

Система LanDocs соответствует стандарту ГСДОУ. Компания «Ланит» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001.

Documentum, Документум Сервисиз. Следует еще раз повторить, что Documentum по функционалу и стоимости надо сравнивать с базовым программным обеспечением, таким как IBM Content Manager. Обе эти системы обладают примерно равными возможностями, и на базе каждой из них можно построить систему электронного документооборота – вопрос лишь в стоимости.

Documentum обладает следующими возможностями:

• масштабируемость и работа в территориально-распределенном режиме, есть возможность подключения мобильных пользователей;
• уведомления и поручения рассылаются с помощью механизма электронной почты;
• поддержка многоязычности через языковые пакеты. Смысл в том, что заказчик устанавливает одну версию ПО, но может применять различные ее локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он может выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный поиск в документах на разных языках. Русификация продукта реализована совместно с компанией ПРОМТ.
• сервисы генерации аудиторского следа (т.е. наблюдения за действиями пользователей);
• управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических редакторов;
• управление мультимедиа-данными – извлечение информации из неструктурированных данных, например, текста из изображения;
• печать с поддержкой цифровых водяных знаков и временных меток;
• потоковый ввод документов через сканер и распознавание.

В пятой версии осуществлен  переход на стандарт J2EE, вследствие чего Documentum может работать на самых разных серверах: WebLogic, WebSphere, iPlanet и т.д.

Есть клиент WebTop, идентичный по функциональности обычному «толстому» клиенту. Заказчику, правда, придется описывать оба типа интерфейса («толстый» и «тонкий») по отдельности – сделать это один раз в терминах метаданных с перекладыванием задачи генерации интерфейса на само программное обеспечения нельзя. То есть при желании работать с одним приложением через оба клиента код придется писать два раза.

Система разработана  за рубежом, на российском рынке представлена с 2000 года и российских клиентов пока можно пересчитать по пальцам. Система Documentum является системой управлением содержанием (ECM), а система документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика. Фактически из систем электронного документооборота Documentum является самой дорогой и ориентирована на очень крупные внедрения.

CompanyMedia, ЗАО Компания «ИнтерТраст». Система CompanyMedia предназначена для крупных и средних государственных учреждений и коммерческих организаций, в том числе со значительной территориальной удаленностью структурных подразделений. Система является оптимальным выбором и для небольших организаций, стремящихся создать для сотрудников всех офисов и филиалов единое информационное пространство и при этом снизить затраты на управление.

ПО CompanyMedia позволяет описать сеть предприятий любой сложности и наладить в ней «сквозное» делопроизводство, при котором система отслеживает движение документа не только в пределах одного предприятия, но и между ними. Это позволяет создавать приказы, распространяющиеся на любую глубину иерархии управления, контролировать их исполнение и поддерживать горизонтальные информационные связи между сотрудниками различных подразделений одного или нескольких предприятий и т.д.

Российские предприятия  страдают от несовершенства коммуникаций. Важные звенья системы управления нередко находятся в местах, где качество связи не позволяет создать коммуникационные центры. В CompanyMedia впервые реализованы технологические разработки компании «ИнтерТраст», позволяющие гибко отображать логическую структуру управления на реальную коммуникационную инфраструктуру территориально-распределенного предприятия.

Система автоматически  доставляет информацию между любыми двумя предприятиями по кратчайшему маршруту, причем в каждой его точке передачу документов контролируют и передающая и принимающая стороны. Этот механизм гораздо надежнее электронной почты.

Данная система имеет  следующие особенности, выделяющие ее из числа других разработок:

• корпоративность – система может использоваться как в одной организации, так и в холдинге или группе связанных организаций;
• полиструктурность – система рассчитана на сложную структуру организации и возможную независимость (с точки зрения штатных расписаний) подразделений и филиалов организации;
• высоконадежный механизм доставки информации – использованный в системе механизм передачи документов и рассылки позволяет гарантировать доставку информации адресату на 99,9 %; данный механизм предполагает также работу системы в территориально-распределенном режиме;
• сложные перекрестные связи документов – система позволяет устанавливать «цепочки» перекрестных ссылок документов друг на друга и реализовывать переход в обе стороны по данным ссылкам;
• организация так называемого «сквозного документооборота» – система позволяет организовывать передачу и контроль документов внутри независимых организаций холдинга, совмещая его с классическим документооборотом.

Система CompanyMedia обеспечивает решение следующих ключевых задач:

• подготовка документов по корпоративным и личным шаблонам, согласование и передача документов на регистрацию (в том числе и через «тонкий» клиент Internet Explorer – в составе системы «CompanyMedia-Управление электронными документами»);
• прием, обработку и распределение входящей корреспонденции, подготовку, подписание, регистрацию и отправку исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения (в составе системы «Company-Media-Делопроизводство»);
• планирование, подготовку и проведение заседаний, а также контроль за исполнением принятых по их итогам решений (в составе системы «CompanyMedia-Заседания»);
• подготовка договоров (в том числе и по шаблонам), согласование, визирование, хранение их актуального реестра (в составе системы «CompanyMedia-Договоры»).

Кроме того, все системы CompanyMedia предоставляют:

• разграничение доступа к документам, базирующееся на основе структуры организации;
• механизмы замещения при работе с документами, а именно: возможность предоставления постоянного или временного доступа к документам, относящимся к определенным сотрудникам, для других сотрудников организации («замещающих»);
• возможность самостоятельного и быстрого построения произвольных отчетов по любой информации, содержащейся в базе данных;
• единый поиск (по реквизитам и полнотекстовый) по корпоративному хранилищу документов.