Типовые требование работы с трудовыми книжками

а) награждения государственными наградами, в т. ч. присвоение государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) награждения почетными грамотами, присвоение званий и награждение нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимое предприятием;

в) другие виды поощрения, предусмотренные законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

В трудовые книжки не записываются премии, предусмотренные системой заработной платы или выплата которых  носит регулярный характер.

«Инструкция по заполнению трудовых книжек» предусматривает  следующий порядок внесения сведений о награждении. В графе 3 раздела  «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается  полное наименование организации, а  также сокращенное наименование организации (при его наличии). Причем данная запись не нумеруется. Далее  в графе 1 ставится порядковый номер  записи, в графе 2 указывается дата награждения, в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие  достижения и какой наградой, а  в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена  запись, со ссылкой на его дату и  номер (рис.23).

Рис.23 Образец записи в трудовой книжке о награждении ценным подарком

Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового  договора)

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового  договора должны производиться в  точном соответствии с формулировками, указанными в приказе (распоряжении) о расторжении трудового договора, и со ссылкой на соответствующую  статью ТК РФ или иного федерального закона.

Затем, вместе с работником нужно проверить, правильно ли внесены  записи о приеме на работу, о переводах, о присвоении квалификации, о поощрениях (награждениях) и об увольнении. Если же будет обнаружена ошибка, то необходимо внести соответствующие исправления.

После чего согласно п.35 Правил ведения трудовых книжек все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы на данном предприятии, в т. ч. в разделе «Сведения о награждениях (поощрениях)», заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью предприятия или службы персонала, а также подписью самого работника (рис.24). Своей подписью работник выражает свое согласие с внесенными в трудовую книжку записями, подтверждающими его трудовую деятельность на данном предприятии.

Рис.24 Образец оформления трудовой книжки при увольнении работника

В случае отказа увольняющегося работника от проставления своей  подписи в трудовой книжке, ему  необходимо разъяснить, что согласно п.35 Положения о ведении трудовых книжек он обязан поставить свою подпись  в трудовой книжке после ознакомления с имеющимися там записями. Если все же работник откажется ставить  свою подпись в трудовой книжку, то составляется соответствующий акт (рис.25).

Рис.25 Образец акта об отказе от подписи в трудовой книжке

При заполнении трудовой книжки на государственном языке Российской Федерации и на государственном  языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (последний  день работы) с внесенной в нее  записью об увольнении (прекращении  трудового договора). Согласно п. 6. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек датой увольнения (прекращения трудового  договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным  законом, трудовым договором или  соглашением между работодателем  и работником.

Например, при прекращении  трудового договора с работником в связи с увольнением по собственному желанию с 10 декабря 2005 года последним  днем работы является 10 декабря 2005 года. В данном случае запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке. В графе 1 раздела «Сведения о работе»  ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10. 12. 2005), в графе 3 делается запись о  причине увольнения (прекращении  трудового договора), в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении (рис.26).

Рис.26 Образец внесения записи об увольнении в трудовую книжку

В случае расторжения трудового  договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием  этих причин (рис.27).

Рис.27 Образец внесения записи об увольнении по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность в трудовую книжку

Рис.28 Образец внесения записи об увольнении по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет в трудовую книжку

 

В случае задержки выдачи работнику  трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все  время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в данном случае считается день выдачи трудовой книжки.

Однако в случае если в  день увольнения выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием  работника или его отказом  от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику  уведомление о необходимости  явиться за трудовой книжкой или  дать согласие на отправление ее по почте. При этом пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его  согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается  от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

В случае смерти работника  трудовая книжка после внесения в  нее соответствующей записи о  прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников  под расписку или высылается по почте  по письменному заявлению одного из родственников (рис.29).

Рис.29 Образец внесения записи о прекращении трудового договора в связи со смертью работника трудовую книжку 

Особенности внесения записей об увольнении (прекращении  трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом  работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом  на выборную работу (должность)

Если работник уволен в  связи с переводом работника  на другую постоянную работу к другому  работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения о  работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника (рис.30) или с его согласия (рис.31).

Рис.30 Образец внесения записи об увольнении в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю по просьбе работника в трудовую книжку

Формулировка: «Увольнение  в связи с переводом на другую постоянную работу к другому работодателю по просьбе работника» применяется, когда работник по собственному желанию переходит на работу в другую организацию.

Рис.31 Образец внесения записи об увольнении в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю с согласия работника в трудовую книжку

 

Формулировка: «Увольнение  в связи с переводом на другую постоянную работу к другому работодателю с его согласия» применяется, в случае, когда работника переводят в другую организацию.

При приеме на новое место  работы в трудовой книжке работника  в графе 3 раздела «Сведения о  работе» в виде заголовка указывается  полное наименование предприятия, а  также, при его наличии, сокращенное  наименование организации. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о  принятии или назначении в структурное  подразделение предприятия с  указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. При этом необходимо указать, что работник принят (назначен) в порядке перевода и из какой организации (рис.32).

Рис.32 Образец внесения записи о приеме на работу в порядке перевода в трудовую книжку

 

В случае если работник увольняется  в связи с переходом на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: «Уволен в  связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового  кодекса Российской Федерации» (рис.33).

Рис.33 Образец внесения записи об увольнении в связи с переходом на выборную должность в трудовую книжку

 

При оформлении трудовой книжки на новом месте работы после указания полного наименования выборного  органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела «Сведения о  работе» трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия (рис.34).

Рис.34 Образец внесения записи об избрании на должность в трудовую книжку

Особенности оформления трудовой книжки генерального директора (директора)

Как следует из положений  ст. 16, 17, 19 и 275 ТК РФ трудовой договор  с лицом, осуществляющим функции  единоличного исполнительного органа общества, заключается после избрания (назначения) его общим собранием  участников общества на должность генерального директора (директора) на срок, определенный уставом общества. Трудовой договор  подписывает от имени общества, как  правило, председатель общего собрания участников общества, на котором был  избран (назначен) генеральный директор (директор) или уполномоченный на это  решением общего собрания участников общества (что в обязательном порядке  должно быть отражено в протоколе  общего собрания общества).

В Инструкции по заполнению трудовых книжек, к сожалению, отсутствуют  какие-либо положения, отражающие порядок  заполнения трудовой книжки при приеме на работу (увольнении с работы) лиц, избранных (назначенных) на должность  генерального директора (директора) предприятия. В данном случае можно предложить два варианта решения этой проблемы.

1) По общему правилу, первым приказом, который издает после своего избрания (назначения) генеральный директор (директор), является приказ о вступлении в должность. В качестве основания приказа указывается решение общего собрания участников общества об избрании (назначении) руководителя данного предприятия со ссылкой на протокол общего собрания, и заключенный в связи с этим срочный трудовой договор.

Согласно п. 10 «Правил  ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» все записи о выполняемой работе и увольнении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока. Поэтому, исходя из буквального понимания данного правила, в трудовой книжке генерального директора (директора) должен быть указан упомянутый выше приказ о вступлении в должность (рис.35).

Рис.35 Образец внесения записи о приеме на работу руководителя предприятия в трудовую книжку

2) В кадровом делопроизводстве за последнее десятилетие сложилась практика, когда при внесении записи в трудовую книжку в качестве основания приема на работу указывается протокол общего собрания об избрании (назначении) на должность руководителя организации (рис.39).

 
Рис.36 Образец внесения записи о приеме на работу руководителя предприятия в трудовую книжку

 

Здесь возникает закономерный вопрос – как правильно оформить трудовую книжку при увольнении руководителя предприятия. Записи в трудовую книжку при увольнении генерального директора (директора) делаются в обычном порядке, как и для всех остальных работников. Оформление увольнения зависит от того, по какому основанию он расторгает свой трудовой договор (ст. 77 ТК РФ, ст. 278 ТК РФ).

В соответствии с п.5 Инструкции по заполнению трудовых книжек запись об увольнении (прекращении трудового  договора) в трудовую книжку производится на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя. Поэтому основанием для увольнения генерального директора (директора) наравне с приказом (распоряжением) являются и другие документы (например, решение Совета директоров данной организации, если этот вопрос относится к их компетенции) (рис.37)

Рис.37 Образец внесения записи об увольнении руководителя организации в трудовую книжку

Конституционный суд РФ подтвердил правомерность порядка расторжения  трудовых договоров с руководителями предприятий и организаций. Суд  отметил, чтост.278 ТК РФ и ст.69 Закона РФ «Об акционерных обществах», в  соответствии с которыми договор  с руководителем может быть расторгнут по решению собственника, не противоречит Конституции РФ.

Особенности оформления трудовой книжки совместителя

Согласно ст. 66 ТК РФ запись в трудовую книжку о приеме на работу по совместительству вносится по основному  месту работы по желанию работника, на основании документа (рис. № 38), подтверждающего работу по совместительству.

Однако нигде не уточняется, должно ли быть выражено желание в  письменной или устной форме. Поэтому  не будет лишним, если работник напишет  заявление с просьбой внести соответствующие  записи в его трудовую книжку.

Рис. № 38 Образец справки, выдаваемой по месту работы

 

Внесение записи в трудовую книжку при приеме на работу по совместительству имеет свою специфическую особенность. Давайте подробнее разберем этот вопрос на следующем примере.

В данном случае основное место  работы Сидоровой Ольги Ивановны в отделе охраны ОАО «Металлоптторг». Режим работы – сутки через трое. Иван Ильич в свободное время хочет работать на нашем предприятии. Он выразил желание, чтобы в его трудовую книжку внесли сведения о работе по совместительству. Для этого мы обязаны выдать ему документ, подтверждающий его работу по совместительству (справку о работе на нашем предприятии или заверенный надлежащим образом приказ о приеме на работу). На основании выданного документа по месту основной работы (ОАО «Металлоптторг») будет сделана в трудовой книжке следующая запись.