Трудовые книжки

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Трудовая книжка - один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране. С 15 января 1939 г. до настоящего времени трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. 
    Однако далеко не все руководители негосударственных организаций уделяют должное внимание этому документу, а многие молодые работники не знают о его роли при установлении трудового стажа и зачастую считают его необязательным. Кроме того, в небольших по штатной численности организациях, как правило, отсутствуют кадровые службы и нет специалистов по ведению кадровой документации. Все это приводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовых книжек, вплоть до их полного игнорирования или крайне небрежного оформления, в том числе без использования бланка установленного образца. 
    Цель:  рассмотреть правила заполнения и ведения трудовых книжек.

Задачи: рассмотреть подготовку к ведению трудовых книжек и вкладышей к ним, а так же заполнение трудовых книжек, раздел «Сведенья о работе», раздел «Сведенья о награждениях», дубликат из трудовой книжки, выписку из трудовой книжки, изучить оформление титульного листа.

 

 

1.  ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

1.1. Подготовка к ведению трудовых книжек и вкладышей к ним

 

 

Приступая к работе с  трудовыми книжками, отвечающий за их ведение сотрудник должен прежде всего решить следующие основные вопросы.

Во-первых, принять по соответствующему акту трудовые книжки рабочих и служащих, имеющиеся в наличии в кадровой службе.

Во-вторых, проверить  наличие и правильность ведения  книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге  должны быть зарегистрированы все трудовые книжки рабочих и служащих, полученные от них при поступлении на работу, а также оформленные им впервые.

В-третьих, проверить  наличие и сохранность трудовых книжек работников. При выявлении  фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо выяснить причины  их отсутствия (прием граждан на работу по трудовому договору без трудовых книжек; утрата трудовых книжек работников по вине администрации предприятия; невозвращение трудовых книжек работниками, получившими их на руки для собственных нужд под расписку, и т. п.).

Для розыска отсутствующих документов создается комиссия, результаты работы которой оформляются актом с указанием проведенных мероприятий и сделанных выводов.

В-четвертых, проверить  наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Количество бланков определяется потребностью организации в зависимости от текучести кадров и характеристик принимаемых на работу граждан (например, прием на работу выпускников школ и вузов, которым трудовая книжка должна быть оформлена впервые).

Запасные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним должны храниться не в кадровой службе, а в бухгалтерии (у кассира) и быть оприходованы как документы строгой отчетности в специальной приходно-расходной книге.

В приходно-расходную  книгу вносятся все операции, связанные  с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка.

Предъявление  трудовой книжки при поступлении  на работу является обязательным для  рабочих и служащих, т. к. прием  на работу без трудовой книжки не допускается. Если трудовая книжка у гражданина отсутствует, требуется "предъявить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией...». Однако в современных условиях получение такой справки не всегда возможно, а "последним занятием" бывшего школьника, студента или военнослужащего может быть и длительный поиск работы по трудовому договору, и работа по гражданско-правовым договорам, не сопровождающаяся оформлением трудовой книжки, и работа у работодателей - физических лиц, которым не разрешено вести трудовые книжки лиц, работающих у них по трудовому договору.

В подобных случаях представляется вполне логичным предъявление гражданином  любого имеющегося у него документа  о трудовой деятельности вместо отсутствующей трудовой книжки или справки с места жительства. При этом трудовой стаж гражданина может подтверждаться: договорами подряда или договорами, справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы, а также справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, выданными соответствующими отделениями Пенсионного фонда.

Оформление дубликата  по последнему месту работы согласно требованиям Инструкции  бывает возможно не всегда. Оказавшийся в  такой ситуации гражданин, очевидно, не сможет предъявить ничего, кроме письменных объяснений своих жизненных обстоятельств (например, в форме заявления с просьбой оформить трудовую книжку и указанием причин ее отсутствия).

Таким образом, принимая граждан на работу, специалист кадровой службы сталкивается с двумя противоположными ситуациями: либо трудовая книжка есть и тогда необходимо проверить ее заполнение на соответствие установленному порядку, либо трудовая книжка отсутствует и тогда нужно ее оформить.

Трудовая книжка является сложным по составу информации документом и включает следующие элементы: обложку, титульный лист, содержательную часть (сведения о работе, награждениях, поощрениях, назначении пенсии).

Обложка трудовой книжки имеет не только защитную, но и информационную функции: на внутреннюю сторону обложки выносят сведения об изменениях в записях, сделанных на титульном листе. Следует подчеркнуть, что Инструкция  говорит именно об изменении личных данных работника по определенным причинам, а не об их исправлении из-за допущенных при заполнении титульного листа ошибок.  Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним уничтожаются путем сожжения на основании соответствующего акта.

 

 

2. Заполнение трудовых книжек

 

 

 

   Трудовые книжки ведутся  на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации свыше пяти дней, в том числе на временных, сезонных, нештатных работников (если они подлежат государственному социальному страхованию), надомников, работников с неполным рабочим временем. При этом в трудовой книжке последних не отмечается, что они работают с неполным рабочим временем. 
     Трудовая книжка впервые заполняется в присутствии работника не позднее недельного срока со дня его приема на работу. В течение всего периода работы трудовая книжка хранится в кадровой службе, а при увольнении выдается работнику.

 

В нее вносятся:

- сведения о работнике, то есть фамилия, имя, отчество, дата рождения, (на основании сведений паспорта) образование, профессия, специальность (на основании диплома), квалификация;

- сведения о работе, то есть прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение со ссылками на соответствующие приказы; 
   - сведения о поощрениях и награждениях;

- сведения об открытиях, на которые имеются у работника дипломы об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Следовательно, трудовая книжка отражает всю оплачиваемую трудовую деятельность работника и является основным документом о его трудовой деятельности. По трудовой книжке исчисляется общий, специальный и непрерывный стаж работника.  

Все сведения в трудовую книжку заносятся без сокращения - полностью. Фамилия, имя, отчество и  дата рождения работника указываются  на основании паспорта, образование (общее и специальное) - на основании соответствующего документа, профессия и специальность также указываются на основании документа. Все изменения в этом заносятся в трудовую книжку на основании соответствующих документов по последнему месту работы.

Трудовые книжки оформляются на русском языке. На территории республик в составе РФ, которые имеют второй государственный язык, трудовые книжки могут заполняться на двух языках.

Записи в трудовой книжке производят аккуратно перьевой, шариковой или гелевой ручкой-роллером светостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.

Форма трудовой книжки и  вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства РФ.

Трудовая книжка состоит  из обложки, титульного листа, разделов "Сведения о работе" и "Сведения о награждениях". На обложке и титульном листе помещено изображение Государственного герба Российской Федерации. Каждый раздел имеет 10 разворотов. На каждой четвертой странице указаны серия и номер трудовой книжки.

Вкладыш в трудовую книжку состоит из титульного листа и  разделов "Сведения о работе", "Сведения о награждениях". На титульном листе помещены изображение  Государственного герба Российской Федерации и надпись: "Вкладыш  в трудовую книжку (вкладыш без трудовой книжки недействителен)". Раздел "Сведения о работе" имеет 9 разворотов, раздел "Сведения о награждениях" - 8.

Изготовление бланков  трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков - Объединением "ГОЗНАК" Минфина России.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую  степень защиты.¹

 

 

3. Оформление титульного листа

 

 

Титульный лист (первая страница) трудовой книжки оформляется кадровой службой по первому месту работы. В небольших организациях, где кадровой службы нет, трудовую книжку оформляет лицо, назначенное работодателем и отвечающее в организации за оформление трудовых книжек. Возможно оформление трудовой книжки и самим работодателем.

Титульный лист содержит сведения о работнике: фамилию, имя  и отчество, дату рождения, данные об образовании, профессии, специальности. Кроме того, на титульном листе  проставляется дата заполнения трудовой книжки

Фамилия, имя и отчество записываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами. Основанием для заполнения этих данных, а также даты рождения является паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (например, военный билет, заграничный паспорт, водительские права). Дата рождения записывается полностью (число, месяц, год). Данные об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном, послевузовском профессиональном) указываются только на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.).

Сведения о незаконченном  среднем или незаконченном высшем образовании кадровая служба имеет  право вносить только при предъявлении работником надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.).

Профессия и/или специальность  записываются в трудовой книжке на основании соответствующих документов об образовании, квалификации или наличии  специальных знаний.

Сведения, вынесенные на титульный лист, заверяются подписью работника и подписью лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, а также печатью организации (отдела кадров). Подпись работника заверяет правильность внесенных записей.

Действующими правилами  исправление ошибок, допущенных при  оформлении трудовой книжки, на титульном листе не предусмотрено.

Если при заполнении титульного листа сотрудником кадровой службы допущена ошибка, книжка подлежит списанию и последующему уничтожению. Стоимость бланка трудовой книжки в  этом случае оплачивается работодателем. Уничтожение бланков трудовых книжек оформляется актом.

По мере изменений  данных о работнике кадровая служба обязана внести их в титульный  лист трудовой книжки. При изменении  фамилии, например, в связи со вступлением  в брак (или расторжением брака), работник предоставляет кадровой службе (или лицу, ответственному за работу с трудовыми книжками в организации) документ, подтверждающий этот факт. Изменения вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается фамилия (чтобы прежняя запись легко читалась) и ниже строчкой вписывается новая фамилия.

В таком же порядке  вносят изменения имени, отчества и  даты рождения.

Ссылки на документы - основания для исправлений делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью руководителя организации (его заместителя) и печатью организации (отдела кадров).

Обязательное условие  правомочности внесенных изменений - это ссылка на документ, подтверждающий факт изменения фамилии (имени, отчества, даты рождения). Ссылки проставляются  на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя организации (его заместителя) или специально уполномоченного лица по работе с трудовыми книжками и печатью организации (отдела кадров).

 

 

4. Раздел «Сведенья о работе»

 

 

Раздел "Сведения о работе" является основным разделом трудовой книжки, так как содержит сведения о всех организациях, в которых работал работник, занимаемых им должностях и периодах работы. Ошибки, допущенные при заполнении этого раздела, зачастую приводят к тому, что органы Пенсионного фонда РФ при назначении пенсии не засчитывают отдельные периоды работы в трудовой стаж.