Трудовые книжки

Этот раздел представлен  в трудовой книжке в виде таблицы, в которую кадровые службы вносят данные о трудовой деятельности и  трудовом стаже работника. До занесения сведений о работе в этот раздел трудовой книжки могут быть внесены со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов сведения:

а)      о времени военной службы, а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

б)      времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

При приеме на работу в  разделе "Сведения о работе" обязательно оформляется запись о наименовании организации. В графе 3 записывается полное наименовании организации, которое должно соответствовать официально установленному наименованию, закрепленному в учредительных документах данной организации. При наличии в учредительных документах сокращенного наименования, оно записывается ниже строчкой. Записи о названии организации и изменении названия организации не нумеруются.

Запись о приеме оформляется  следующим образом:

-  действие - принят(а), назначен(а);

-  наименование структурного подразделения (если условие о конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного);

- должность, специальность, профессия,  квалификация. Записи о наименовании  должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации вносятся в трудовую книжку, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случаях если в соответствии с федеральными законами выполнение работы по определенной должности, специальности или профессии связано с предоставлением льгот либо наличием ограничений, наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке  в квалификационные справочники  и штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

В раздел "Сведения о  работе" в обязательном порядке  вносятся также сведения:

-  о присвоении работнику новых разрядов, классов или категорий;

-  установлении второй и последующих профессий, специальностей или квалификаций.

-  Оформление записи об увольнении имеет ряд существенных особенностей. Запись в трудовую книжку об увольнении делается в день увольнения. Днем увольнения считается последний день работы.

-  Помимо указания порядкового номера записи, даты увольнения, формулировки приказа и ссылки на него в запись включают ссылку на пункт и статью ТК РФ о причинах прекращения трудового договора. Записи должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона.

-  Правила ведения и хранения трудовых книжек устанавливают порядок оформления ссылки на ТК РФ.

При прекращении трудового  договора по основаниям, предусмотренным  ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев  расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в записи об увольнении делается ссылка на соответствующий пункт этой статьи. В Трудовом кодексе РФ п. 1 ст. 77 предусматривается расторжение трудового договора по соглашению сторон. Порядок и состав документов, которые сопровождают расторжению трудового договора по этому основанию не установлен законодательными и нормативными документами. На практике сложились два варианта оформления:

-     документом - основанием для расторжения трудового договора по соглашению сторон является, заявление работника и резолюция руководителя. И в заявлении и в резолюции должно быть отражено достигнутое соглашение;       

-     соглашение сторон, включающее договоренность работодателя и работника, дату прекращения договора, обязанность работодателя (например, о выплате компенсаций, выдаче трудовой книжки и др.). Таким образом, ссылка в записи об увольнении в трудовой книжке на  возможна, только когда увольнение происходит на основании документов, подтверждающих достигнутое соглашение.

 

 

5. Раздел "Сведения о награждениях"

 

 

В раздел "Сведения о  награждениях" вносятся следующие  данные:

а)  о награждении государственными наградами, в т. ч. о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б)  награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

в)  других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Согласно Инструкции в раздел "Сведения о поощрениях" трудовых книжек вносились сведения о поощрениях за успехи в труде, применяемых  трудовым коллективом, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой предприятия, занесение в Книгу почета и др.). Однако с 1 февраля 2002 г. работодатель должен вносить не все сведения о поощрении работника, как это было раньше, а только сведения о его награждениях. Порядок внесения сведений о награждениях:

• в графе 3 в виде заголовка - наименование предприятия (или проставляется штамп с его наименованием);
• ниже в графе 1 - порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника на данном предприятии);
• в графе 2 - дата награждения;
• в графе 3 - кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;
• в графе 4 - на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа. При увольнении работника все записи о работе, награждениях внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или отдела кадров.

Записи о премиях, предусмотренных  системой оплаты труда или выплачиваемых  на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

-  В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждениях" трудовой книжки зачеркивание, забеливание, заклеивание внесенных ранее неточных или неправильных данных не допускается. Также не допускается исправление записей на полях.

 

1.6. Дубликат трудовой книжки

 

 

Дубликат трудовой книжки заполняется и ведется в соответствии с действующими правилами о порядке ведения трудовых книжек. Действующими правилами работы с трудовыми книжками предусмотрено несколько случаев выдачи дубликата – копии имеющей силу подлинника. К ним относятся случаи потери трудовой книжки работником, внесения в нее кадровой службой ошибочных сведений, массовой утраты трудовых книжек работодателем. Основанием для выдачи дубликата трудовой книжки являются такие документы, как трудовые договоры с отметками об их исполнении, справки, а также выписки из приказов, личных дел, личных карточек по форме № Т-2, лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу заработной платы и другие, подтверждающие наличие трудового стажа.

Документы, предоставляемые  в копиях, должны быть соответствующим образом заверены.

 

7. Выписка из трудовой книжки

 

 

Выписка из трудовой книжки оформляем в виде ее ксерокопии, и каждый ее лист заверяется работником отдела кадров по следующей форме: "ВЕРНО: должность, личная подпись, инициалы, фамилия работника кадровой службы и печать организации.

 

2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

 

 

С целью учета  трудовых книжек, а также бланков  трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную  книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета  движения трудовых книжек и вкладышей  в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием  и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. 
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей     в них. 
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. 
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании  каждого месяца лицо, ответственное  за ведение трудовых книжек, обязано  представить в бухгалтерию организации  отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о  суммах, полученных за оформленные  трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. 

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Работодатель  обязан постоянно иметь в наличии  необходимое количество бланков  трудовой книжки и вкладышей в  нее. 
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. 
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.²

 

 

3. ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА И

СОБЛЮДЕНИЕ  ПРАВИЛ ОХРАНЫ ТРУДА

 

3.1. Организация рабочего места

 

 

Организация рабочего места  секретаря руководителя формируется  исходя из анализа содержания его  деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и  направлена на проектирование оптимальной  организации рабочего места.

Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:

1) средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки,  бумага, карандаши, ластики и т.  п.);

2) средства составления  и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе – портативная пишущая машинка);

3) средства обработки  бумажных документов (склеивающие  и скрепляющие машины, конвертовскрывающее  и резательное оборудование, адресовальное  и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);

4) средства хранения  и поиска документов (картотеки  различного типа, шкафы и полки,  сейф);

5) средства связи (телефон,  радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной  сети, средства оперативной диспетчерской  связи, электронная почта, модем);

6) копировальные средства  и аппараты;

7) шредер для оперативного  уничтожения конфиденциальной информации;

8) офисная мебель и  оборудование.