Типовые требование работы с трудовыми книжками

Содержание

 

Введение                                                                                                    3

Глава 1. Понятие  и особенности ведения трудовых книжек                5

1.1 Понятие  трудовой книжки                                                                 5

1.2 Оформление трудовой книжки                                                          7

Глава 2. Хранение, выдача и учет трудовой книжки                            43

2.1 Выдача  трудовой книжки при увольнении                                      43

2.2 Хранение трудовых книжек                                                               48

2.3 Учет трудовых книжек                                                                       49

2.4. Порядок выдачи копии трудовой книжки                                       51

Глава 3. Оформление дубликата трудовой книжки                               52

Заключение                                                                                                 56

Список литературы                                                                                    58

 

Введение

 

Трудовое право является важной основой для формирования социального законодательства. Принятие Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) ознаменовало собой завершение важнейшего этапа реформы трудового  законодательства. Являясь результатом  компромисса между интересами работников и работодателей, ТК РФ направлен на достижение между ними социального партнерства, обеспечение условий для эффективного, творческого труда. Принятие Кодекса дало импульс дальнейшему обновлению нормативных правовых актов о труде и преодолению неполноты в правовом регулировании отношений в сфере труда.

В современный период трудовое право развивается на основе принципов  правового регулирования труда, закрепленных в Трудовом кодексе  РФ, а также охватывает новые области  отношений, которые раньше находились за рамками правовой регламентации.

Так, одним из институтов современного трудового права является институт включающий в себя вопросы ведения трудовых книжек.

Актуальность. Уже принят и действует закон, обязывающий  работодателей представлять в Пенсионный фонд сведения о всех лицах, работающих у него по трудовому договору, за которых он уплачивает страховые взносы, а также заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы. Физические лица, самостоятельно уплачивающие страховые взносы, также обязаны представлять о себе указанные сведения. Периоды работы или иной деятельности на территории РФ, за которую уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд, включаются в страховой стаж (ст.10 Закона N 173-ФЗ). Таким образом, стаж может подтверждаться сведениями, имеющимися на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц.

Однако в пенсионных фондах эти данные учитываются лишь с 1996-1997 годов. Стаж работников до этого времени  подтверждается только сведениями, содержащимися  в трудовых книжках, гражданско-правовых договорах и иных документах (справках, копиях приказов). Поэтому трудовые книжки, вплоть до их отмены на законодательном  уровне, должны вестись по установленным  правилам. Указанное говорит о  том, что трудовая книжка, очень важна  для работника. На основе трудовой книжки устанавливаются все виды трудового  стажа для назначения государственных пенсий (в том числе на льготных условиях и в льготных размерах), пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов (в случаях если это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях и т.д.

Цель данной работы состоит  в выявлении особенностей порядка  ведения и хранения трудовых книжек на производстве.

В соответствии с поставленной целью можно выделить следующие  задачи:

дать понятие трудовой книжки;

рассмотреть особенности  ведения трудовых книжек;

охарактеризовать порядок  хранения и учета трудовых книжек.

 

Глава 1. Понятие и особенности ведения  трудовых книжек

 

1.1 Понятие  трудовой книжки

 

Согласно ст.66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Поэтому вполне логично, что в соответствии со ст.65 ТК РФ трудовая книжка - это документ, обязательный для предъявления при  поступлении на работу, за исключением  случаев, когда трудовой договор  заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. Именно трудовая книжка позволяет работодателю сделать вывод о профессиональном опыте лица. Предполагается, что  она предоставляется всегда лицом, устраивающимся на работу, кроме уже  указанных случаев. Однако помимо этого  трудовая книжка может также отсутствовать  вследствие ее утраты, повреждения  либо по иным подобным причинам. В таких  ситуациях ТК РФ предписывает работодателю по письменному заявлению лица, поступающего на работу и утратившего трудовую книжку, в котором обязательно  должна быть указана причина ее отсутствия, оформить новую трудовую книжку.

Форма, порядок ведения  и хранения трудовых книжек, а также  порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей  регламентируются подзаконными нормативными правовыми актами. Основными документами являются Постановление Правительства РФ от 16.04. 2003 № 225 "О трудовых книжках" в редакции Постановления Правительства РФ от 19.05. 2008 № 373, утвердившее форму трудовой книжки, форму вкладыша в нее и правила ведения и хранения трудовых книжек, и Постановление Минтруда РФ от 10.10. 2003 № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". Рассмотрим основные положения указанных документов.

Трудовая книжка должна в  обязательном порядке вестись работодателем  на каждого работника, который проработал у него свыше 5 дней. Исключение составляют работодатели - физические лица, так  как они не имеют права производить  записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

До принятия Федерального закона от 30 июня 2006 г. N 90-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации... "¹ исключение составляли также индивидуальные предприниматели, но данным Федеральным законом им также была вменена обязанность вести трудовые книжки на своих работников. В некоторых комментариях к Трудовому кодексу РФ особо отмечают, что данное положение является новеллой в трудовом законодательстве РФ².

Минздравсоцразвития в своем письме³ разъяснило, что при наличии трудовых отношений между работником и индивидуальным предпринимателем на момент введения в действие Закона N 90-ФЗ в трудовую книжку необходимо внести запись о приеме на работу со дня начала работы у данного предпринимателя, поскольку это в интересах работника. При отсутствии этой записи в трудовой книжке работника, принятого на работу к индивидуальному предпринимателю до 6 октября, запись об увольнении такого работника после 6 октября вносить не нужно.

В отношении работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными  предпринимателями, положения законодательства не изменились. Они не вправе производить  записи в трудовых книжках, а также  оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (п.3 Правил).

Поэтому сотрудникам отдела кадров бюджетных учреждений при  приеме трудовых книжек следует обращать внимание на правильность ранее внесенных  записей.

Трудовые книжки заводятся  на всех работников государственных, кооперативных, коммерческих и общественных предприятий (организаций, учреждений), проработавших  указанное выше количество дней, в  том числе на сезонных и временных  работах, а также на внештатных работников при условии их государственного социального страхования⁴.

При этом необходимо иметь  в виду, что с 1 января 2004 г. работникам, которые поступают на работу впервые, оформляются трудовые книжки нового образца.

Порядок оформления приема на работу, изложенный в ст.68 ТК РФ, обязателен как для работодателя - юридического лица, так и для работодателя - индивидуального предпринимателя. В Письме Роструда от 31.10 2007 № 4414-6 особое внимание обращается на то, что работодатели - индивидуальные предприниматели издают локальные нормативные акты (приказы об утверждении штатного расписания, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка и др.), а также индивидуальные правовые акты (приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска, увольнении и др.). Таким образом, ссылка должна быть сделана на соответствующий приказ.

Трудовые книжки ранее  установленных образцов (1938 и 1974 гг.) остаются действительными, обменивать их необходимости нет. Внимание на введение трудовых книжек нового образца обращено в ряде работ специалистов в области трудового права.

1.2 Оформление трудовой книжки

Давайте подробно рассмотрим, как заполняется трудовая книжка. Если работнику впервые заводится  трудовая книжка, то она заполняется  только в присутствии этого работника  уполномоченным представителем администрации  предприятия. Записи вносятся перьевой, шариковой, гелевой ручкой или ручкой-роллером, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки и заверяются подписью специально уполномоченного лица и печатью.

Трудовая книжка ведется  на русском языке (государственном). Однако на территории республики, входящей в состав Российской Федерации и  установившей свой государственный  язык – на русском языке и на государственном языке этой республики.

С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш), о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении работники службы персонала обязаны ознакомить владельца  этой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке, в которой повторяется  точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

Оформление титульного листа

Сведения  о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки (рис.8):

1) фамилия, имя, отчество работника записывается полностью (без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и разборчиво на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

2) дата рождения указывается полностью на основании паспорта, свидетельства о рождении или иного документа, удостоверяющего личность. Например, «12 июля 1968 г.»;

3) сведения об образовании указываются на основании соответствующего документа (аттестата, удостоверения, диплома, студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т. п.). Все сведения записываются согласно Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО):

– основное общее образование – работник окончил среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей, гимназию;

– среднее (полное) общее образование – работники, обучающиеся в средних специальных учебных заведениях (техникумах, колледжах), но не окончившие их;

– начальное профессиональное образование – работник окончил профессионально-техническое училище или приравненные к ним учебные заведения;

– среднее профессиональное образование – работник окончил среднее специальное учебное заведение (техникум, колледж)

– неполное высшее образование – работник, окончивший три курса высшего учебного заведения;

– высшее образование;

– послевузовское образование.

4) профессию и специальность указывают на основании документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или другого надлежаще оформленного документа.

Дата заполнения трудовой книжки также указывается полностью, как и дата рождения.

 

Рис.1 Титульный лист трудовой книжки

 

Рис.2 Форма трудовой книжки

 

Рис.3 Форма вкладыша трудовой книжки

 

Рис. 4 Форма разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»

 

 

Рис.5 Образец заполнения титульного листа трудовой книжки

После чего работник своей  подписью заверяет правильность внесенных  сведений. А лицо, ответственное  за выдачу трудовых книжек ставит свою подпись в конце первой страницы (титульный лист) трудовой книжки. Слово  «разборчиво» означает, сто фамилия  ответственного лица должна быть указана  без графических сокращений и  объединений с инициалами. После  этого в специально обозначенном месте (М.П.) проставляется оттиск печати службы персонала, а в случае отсутствия таковой, оттиск печати предприятия.

Порядок внесения изменений в записи на титульном  листе

Изменения фамилии, имени, отчества и даты рождения производятся администрацией по месту работы на основании документа (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер  и дату выдачи этих документов.

Изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. При этом прежняя фамилия, имя, отчество или дата рождения зачеркивается  одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью службы персонала (рис. 4, 5).

 

Рис.6 Образец внесения изменений в графе «фамилия» титульного листа трудовой книжки

 

Рис.7 Образец внесения изменений в графе «Дата рождения» титульного листа трудовой книжки

Изменение (дополнение) записей  о полученном новом образовании, профессии, специальности производится путем дополнения имеющихся записей  без зачеркивания ранее внесенных записей. Например, если у работника было начальное профессиональное образование, а он закончил колледж, то соответственно его образование стало среднее профессиональное. В графе «Образование» через запятую указывается «среднее профессиональное» (рис.8).