Типовые требование работы с трудовыми книжками

Приходорасходную книгу  и книгу учета движения трудовых книжек необходимо пронумеровать, прошнуровать и скрепить подписью руководителя организации  и сургучной печатью.

Бланки трудовых книжек и  вкладышей к ним хранятся в  бухгалтерии предприятия как  документы строгой отчетности и  выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. Ежемесячно бухгалтерия требует  от лица, ответственного за ведение  трудовых книжек, отчета о наличии  бланков трудовых книжек и вкладышей  к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и  вкладыши к ним, сприложением приходного ордера кассы организации. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт.

При оформлении работнику  новой трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с  него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением следующих случаев:

1 При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства)

2 В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4. Порядок выдачи копии трудовой книжки

В соответствии со ст. 62 ТК РФ работодатель обязан не позднее 3 дней со дня подачи письменного заявления  выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа  о приеме на работу, приказов о переводах  на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде  работы у данного работодателя и  др.). Данные копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно (рис.47).

Рис. № 47 Образец отметки о заверении копии

 

Правила ведения трудовых книжек и Инструкция по заполнению трудовых книжек предусматривают возможность  выдачи работнику трудовой книжки только при увольнении. Если же сотрудник  службы персонала выдаст работающему  работнику трудовую книжку, то он тем  самым нарушит Правила ведения  трудовых книжек, а т. к. данный документ относятся к актам трудового законодательства, то работник службы персонала может быть привлечен к ответственности в установленном порядке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:

– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) утеряны. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов);

– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т. п.);

– Если записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии были признаны недействительными;

– Если работник восстановлен в связи с вынесением оправдательного договора, прекращением уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью его участия в совершении преступления;

– Если трудовые книжки работников утеряны в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

В правом верхнем углу титульного листа дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» (рис.43).

 

Рис.43 Образец оформления титульного листа трудовой книжки

 

На титульном листе  прежней трудовой книжки пишется: «Взамен  выдан дубликат» с указанием  его серии и номера (кроме случаев  утери трудовой книжки) (рис.44).

 

Рис.44 Образец оформления титульного листа трудовой книжки

 

При оформлении дубликата  трудовой книжки в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее  количество лет, месяцев, дней работы без  уточнения, у какого работодателя, в  какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом  владелец трудовой книжки.

Если работник до поступления  в данную организацию (к данному  работодателю) уже работал, то при  заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами (рис.45).

Рис.45 Образец внесения общего стажа в трудовую книжку

 

После этого общий и/или  непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным  периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал  работник, а также структурное  подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием  квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

В случае, когда документы, на основании которых вносились  записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения (рис.46).

Рис.46 Образец заполнения раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки

 

Затем в графе 2 указывается  дата увольнения (прекращения трудового  договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие  данные. В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании  которого произведены соответствующие  записи в дубликате.

Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них  копий и надлежащего их заверения  работодателем или службой персонала  возвращаются их владельцу. Администрация  предприятия обязана оказать  содействие работнику в получении  документов, подтверждающих стаж его  работы, предшествующий поступлению  в данную организацию.

 

 

 

 

Заключение

 

Итак, данная работа посвящена  изучению правил ведения хранения и  учета трудовых книжек на предприятии.

На основании вышеизложенного, подведем итоги. Прежде всего, хотелось бы отметить, что трудовая книжка является одним из важнейших личных документов гражданина в нашей стране, она отражает всю его оплачиваемую трудовую деятельность, всю его профессиональную биографию. На ее основе устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий, пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера; и т.д.

Трудовая книжка является сложным по составу информации документом и включает следующие элементы: обложку, титульный лист, содержательную часть (сведения о работе, награждениях, поощрениях, назначении пенсии).

Таким образом, от правил ведения  учета и хранения трудовых книжек во многом зависит вся последующая  трудовая деятельность работника, ибо  неправильно внесенная запись может  повлечь нарушение прав работника  по трудовому законодательству.

К сожалению, в настоящее  время далеко не все руководители негосударственных организаций  уделяют должное внимание этому  документу, а многие молодые работники  не знают о его роли при установлении трудового стажа и зачастую считают  его необязательным. Кроме того, в небольших по штатной численности  организациях, как правило, кадровые службы отсутствуют, и нет специалистов по ведению кадровой документации. Все это приводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовых книжек, вплоть до их полного игнорирования  или крайне небрежного оформления, в том числе без использования  бланка установленного образца. Допущение  ошибок можно объяснить тем, что  до недавнего времени работники  кадровых служб имели небольшую  возможность доступа к нововведениям  в трудовом законодательстве. На сегодняшний  же день с развитием средств информационной поддержки (СМИ, Интернет, программа "Консультант  Плюс") ошибок в заполнении, оформлении трудовых книжек стало гораздо меньше. Следует отметить, что иногда возникает  проблема несоответствия действующих  нормативных документов по вопросам ведения трудовых книжек реальным жизненным  ситуациям, возникающим в повседневной практике. И сегодня, несмотря на недавние слухи в СМИ о возможной отмене трудовых книжек, что связывалось, прежде всего, с принятием Федерального закона "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования", новое трудовое законодательство подтверждает целесообразность существования трудовой книжки.

Список  литературы

1. Конституция РФ. Офиц. издание. Юридическая литература. М., 2011 г.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации. - М.: Юрайт-М, 2011 г.
3. Федеральный закон № 90-ФЗ от 30 июня 2006 года "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации" // Российская газета. 2006.7 июля
4. Федеральный закон от 27.07. 2004 № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (ред. от 29.03. 2008) // СЗ РФ. 2008. № 12. Ст.9786
5. Постановление Правительства РФ от 16.04. 2003 № 225 "О трудовых книжках" в редакции Постановления Правительства РФ от 19.05. 2008 № 373
6. Постановление Правительства РФ от 16.03. 2000 № 234 "О порядке заключения трудовых договоров и аттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий"
7. Приказ Министерства финансов РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н "О трудовых книжках" // БНА ФОИВ. 2004. № 3.
8. Письмо Минздравсоцразвития РФ от 30.08. 2006 № 5140-17 "О порядке ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями после вступления в силу Федерального закона от 30.06. 2006 N 90-ФЗ".
9. Анисимов Л.Н., Анисимов А.Л. Трудовые отношения и внутренний трудовой распорядок. М., 2005 г.
10. Андреева В.И. Трудовая книжка: что изменилось? // Справочник кадровика. 2011 № 5.
11. Андреева В.И. Трудовая книжка: сведения о работе // Справочник кадровика. 2011. № 10
12. Викторов С.М. Внесение изменений в записи трудовой книжки // Отдел кадров бюджетного учреждения. 2008 № 2
13. Зобова А.В. Ведение трудовых книжек // Отдел кадров 2008. № 2
14. Комментарий к Трудовому кодексу РФ / Отв. ред. В.Л. Гейхман, Е.Н. Сидоренко. М., 2007 г.
15. Колобова С.В., Абалдуев В.А. Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам // Трудовое право. 2004. № 10
16. Кисилева Ю.Н. Ведение трудовых книжек // Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение. № 1. январь-февраль 2007 г.
17. Колобова С.В., Абалдуев В.А. Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам // Трудовое право. 2004. № 10
18. Сосна Б. Правила заполнения, учета, хранения, выдачи трудовых книжек и ответственность за нарушение этих правил // Кадровик. 2002. № 5
19. Степанюк Л. О трудовой книжке // Официальные материалы для бухгалтера. 2004. № 3.
20. Ширимова Е. Вносим изменения в трудовую книжку // Кадровое дело. 2005. № 4.
21. Шестакова К.В. Оформление трудовых книжек // Отдел кадров бюджетного учреждения. 2008. № 3