Типовые требование работы с трудовыми книжками

 

Рис.8 Образец внесения изменений в графе «Образование» титульного листа трудовой книжки

Заполнение раздела  «Сведения о работе»

Все сведения о выполняемой  работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, награждении  вносятся в трудовую книжку на основании  приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока.

Даты во всех разделах трудовых книжек записываются арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например, если работник принят на работу 12 декабря 2005 года, в трудовой книжке делается запись: «12. 12. 2005».

Все записи, вносимые в трудовую книжку, нумеруются (нумерация, нарастающая  в течение всего периода трудовой деятельности работника) и производятся аккуратно и подробно, без сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. д.

Не надо заверять подписью и печатью каждую запись, вносимую в разделе «Сведения о работе». Подпись ответственного за ведение, учет и выдачу трудовых книжек, и печать предприятия (службы персонала) проставляется только после записи об увольнении.

Внесение записей в  трудовую книжку нового сотрудника начинается с записи наименования предприятия. В графе 3 раздела «Сведения о  работе» трудовой книжки указывается  в виде заголовка полное наименование предприятия, а также сокращенное  наименование организации (при его  наличии). Причем данная запись не нумеруется. Например, если у организации ОАО  «Фирменные колбасы» есть сокращенное  наименование, т. е. в уставе организации записано, что ее сокращенное наименование – ОАО «ФК», то в соответствии с п. 3. 1 Инструкции после полного приводится это сокращенное наименование (рис.9).

Рис.9 Образец внесения записи наименования предприятия в трудовую книжку

 

Далее вносится запись о  приеме на работу, для чего в графе 1 проставляется номер вносимой записи, а в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное  подразделение предприятия с  указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии  с указанием квалификации (рис.10).

Записи о наименовании работы или должности, на которую  принят работник, производятся в соответствии с наименованиями профессий, указанных  в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий  рабочих (по отраслям), Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов или в соответствии со штатным расписанием.

В случае если выполнение работ  по определенным должностям, специальностям или профессиям связано с предоставлением  льгот или определенных ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать  наименованиям и требованиям, предусмотренным  соответствующими квалификационными  справочниками. В противном случае, работник лишается права на данные льготы (например, льготной пенсии).

Рис.10 Образец записи о приеме на работу в трудовую книжку

 

В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или  иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Во время своей трудовой деятельности работник может повысить свой разряд или класс (водитель) о чем в  трудовой книжке производится соответствующая  запись (рис.11).

Рис.11 Образец записи в трудовой книжке об изменении разряда

Кроме того, работник может  освоить вторую специальность (профессию) о чем в трудовую книжку вносится запись с указанием разрядов, классов  или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, наладчику оборудования в  производстве пищевой продукции  была установлена вторая профессия  «Электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования» с присвоением 3-го разряда. В данном случае в трудовой книжке в разделе «Сведения о  работе» в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается  дата установления второй профессии, в  графе 3 делается соответствующая запись, в графе 4 указывается номер удостоверения  и дата выдачи (рис.12).

Рис.12 Образец записи в трудовую книжку об установлении второй профессии

 

В случае если при установлении второй профессии на работника приказом возлагаются обязанности по выполнению этих работ (рис.13, то в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки делается следующая запись (рис. 14).

Рис.13 Образец приказа об установлении второй профессии с возложением дополнительных обязанностей

Рис.14 Образец записи в трудовую книжку об установлении второй профессии с возложением дополнительных обязанностей

 

Довольно часто в штатное  расписание вносятся дополнения или  изменения в части наименования должностей (профессий) в связи с  соответствующими изменениями или дополнениями, вносимыми в квалификационные справочники. Эти изменения (дополнения) вносятся в трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя (рис.15) в следующем порядке. В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата изменения должности (профессии), в графе 3 делается соответствующая запись, а в графе 4 указывается номер приказа, которым вносятся изменения в штатное расписание.

Рис.15 Образец записи в трудовую книжку о внесении изменения наименования должности

Внесение записи о переименовании предприятия в  трудовую книжку

В последнее десятилетие  довольно часто происходят переименования организаций. Эти переименования необходимо отражать в трудовых книжках работников данных организаций. В этом случае отдельной  строкой в графе 3 раздела «Сведения  о работе» трудовой книжки делается соответствующая запись (рис.16). В графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. В данном случае присвоение номера записи и дата ее внесения не производится.

Рис.16 Образец записи в трудовой книжке о переименовании предприятия

Внесение записи о времени службы в составе  Вооруженных сил России

Согласно п.21 Правил в  трудовую книжку по основному месту  работы вносятся записи о времени  военной службы в соответствии с  ФЗ «О военной обязанности и военной  службе», службе в органах внутренних дел и таможенных органах.

Время службы в Вооруженных  Силах России определяется по записи в военном билете (дата и номер  приказа Министра обороны России о призыве на военную службу и  увольнении с нее) (рис.17).

Рис. 17 Образец внесения записи о времени службы составе Вооруженных сил России

 

Внесение записей о  времени обучения на курсах и в  школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

В трудовую книжку по месту  работы вносится с указанием соответствующих  документов запись о времени обучения на курсах и в школах по повышению  квалификации, по переквалификации и  подготовке кадров.

Внесение записей  о непрерывном трудовом стаже

Внесение записей о  непрерывном трудовом стаже в  трудовую книжку производятся в следующих  случаях:

– если непрерывный трудовой стаж восстановлен в установленном порядке.

Согласно п.23 Правил ведения  трудовых книжек внесение записи о  восстановлении непрерывного стажа  в трудовую книжку работника производится по последнему месту работы в следующей  последовательности. В графу 3 раздела  «Сведения о работе» вносится запись: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года», в  графе 4 делается ссылка на документ, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер (рис.18);

Рис.18 Образец внесения записи в трудовую книжку о восстановлении непрерывного стажа

 

– если время работы не засчитывается в непрерывный трудовой стаж (например, у лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ).

Согласно п.23 Правил ведения  трудовых книжек в трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без  лишения свободы, вносится запись о  том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный  трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовую книжку по окончании фактического срока отбытия наказания, который  устанавливается по справкам органов  внутренних дел. При увольнении осужденного  с работы в установленном порядке  и поступлении его на новое  место работы соответствующая запись вносится в трудовую книжку на том  предприятии, куда он был принят или  направлен. Запись производится в следующей  последовательности.

В графе 1 раздела «Сведения  о работе» указывается порядковый номер записи, в графе 2 – дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный  трудовой стаж». В графе 4 указывается  основание для внесения записи в  трудовую книжку – приказ (распоряжение) руководителя предприятия, дата его  издания и номер (рис.19).

Рис.19 Образец внесения записи в трудовую книжку о невключении времени работы в непрерывный трудовой стаж

Внесение изменений  в трудовую книжку

В случае выявлении в трудовой книжке неправильной или неточной записи сведений о работе, ее исправление  производится администрацией того предприятия, где была внесена ошибочная запись или работодателем по новому месту  работы на основании документа выданного  работодателем, допустившего ошибку. Администрация  по новому месту работы обязана оказать  работнику в этом необходимую  помощь.

Однако в случае если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации  – работодателем по новому месту  работы на основании соответствующего документа.

Исправленные сведения о  работе должны полностью соответствовать  подлиннику приказа (распоряжения), а  при их утрате – другому документу, подтверждающему соответствующие  сведения о работе (архивные документы, относящиеся к трудовой деятельности работников, личные карточки, расчетные  ведомости, лицевые счета по заработной плате и др.).

Согласно п.29 Правил ведения  трудовых книжек свидетельские показания  не могут служить основанием для  исправления внесенных ранее  записей, за исключением:

– записей, в отношении которых имеется судебное решение;

– случаев массовой утраты трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

Трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками  представительных органов, а также  других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и  периодах работы в данной организации  осуществляется комиссией на основании  документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная  карточка члена профсоюза, расчетная  книжка и т. п.). В случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.

Если работник до поступления  в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению  документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором  указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность  трудового стажа работника.

Работодатель на основании  акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы  не сохранились, стаж работы, в том  числе установленный на основании  свидетельских показаний, может  быть подтвержден в судебном порядке.

Исправление и зачеркивание ранее внесенных неточных или  неправильных записей в разделах трудовой книжки (вкладыша) «Сведения  о работе» и «Сведения о  награждениях (поощрения)» не допускается.

Внесение изменений в  трудовую книжку производят следующим  образом (рис.23). После последней  в данном разделе записи указывается  следующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись, а в графе 4 указывается:

1. Дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку (рис.20);

Рис.20 Образец внесения изменения записи в трудовую книжку

 

2. Дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись. Например, в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом в трудовую книжку вносят следующие записи:

– при восстановлении на прежней работе (рис.21):

 
Рис.21 Образец внесения записи в трудовую книжку о восстановлении на работе

– при изменении формулировки причины увольнения (рис.22):

Рис.22 Образец внесения исправления в трудовую книжку

В данной ситуации необходимо помнить, что при наличии в  трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника  выдается дубликат трудовой книжки без  внесения в него записи, признанной недействительной.

Заполнение раздела  «Сведений о награждениях»

Руководитель предприятия  имеет право поощрять и награждать работников, добросовестно исполняющих  трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к  званию лучшего по профессии). Все  виды награждений и поощрений  в обязательном порядке вносятся в трудовую книжку. Согласно п. 24 Правил ведения трудовых книжек к ним  относятся следующие виды награждения  за трудовые заслуги: