Типовые требование работы с трудовыми книжками

Внесение записи в рудовую  книжку производится в следующем  порядке. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер (рис.39).

 
Рис. № 39 Образец записи работы по совместительству в трудовую книжку.

 

При оформлении внутреннего  совместителя запись в трудовую книжку вносится в том же порядке, что  и внешнего совместителя, за исключением  того, что неуказывается наименование организации (рис.40).

Рис.40 Образец внесения записи о приеме на работу внешнего совместителя в трудовую книжку

 

Согласно ст. 288 ТК РФ кроме  оснований, предусмотренных ТК РФ и  иными федеральными законами, трудовой договор с лицом, работающим по совместительству, может быть прекращен в случае приема на работу работника, для которого эта работа будет являться основной (рис.41).

Рис.41 Образец внесения записи об увольнении (расторжении трудового договора) совместителя в трудовую книжку

 

Оттиск печати ставится только после увольнения совместителя с  основного места работы.

Особенности заполнение трудовых книжек осужденных лиц

В соответствии со статьей 104 Уголовно-исполнительного кодекса  России время привлечения осужденных к оплачиваемому труду засчитывается им в общий трудовой стаж. Документом, подтверждающим время работы осужденного в местах лишения свободы, является трудовая книжка, а при ее отсутствии – справка, выдаваемая администрацией исправительно-трудового учреждения. Форма такой справки закреплена в приложении к Инструкции о порядке учета времени работы осужденных в период отбывания ими наказания в виде лишения свободы, засчитываемого в общий трудовой стаж, утвержденной приказом МВД РФ от 14 декабря 1992 г. № 453.

Данное время работы не засчитывается в непрерывный трудовой стаж и об этом в трудовых книжках производится запись (см. «Внесение записей о непрерывном трудовом стаже»).

 

Глава 2. Хранение, выдача и учет трудовой книжки

 

2.1 Выдача  трудовой книжки при увольнении

 

При увольнении работника (прекращении  трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или  лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника. Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке РФ и на государственном языке республики в составе РФ, заверяются оба текста.

Особого внимания заслуживают  записи в трудовой книжке о прекращении  трудового договора, при этом должны быть соблюдены следующие правила:

При прекращении трудового  договора по основаниям, перечисленным  в ст.77 ТК РФ (за исключением указанных  в п.4 и 10 данной статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт  ч.1 указанной статьи (п.15 Правил).

Ранее п.15 Правил была установлена  необходимость указания в записи об увольнении лишь пункта ст.77 ТК РФ - основания увольнения. Поэтому у  работников кадровых служб не было однозначного ответа на вопрос, нужно  ли указывать еще и часть ст.77 ТК РФ. Внесенными в Правила изменениями  было установлено положение о  необходимости ссылки в записи об увольнении на соответствующий пункт  части первой ст.77 ТК РФ.

Другим немаловажным моментом является то, что многие пункты ч.1 ст.77 ТК РФ содержат ссылки на статьи, в которых  конкретизирован порядок расторжения  трудового договора по тому или иному  основанию. Например, п.1 ч.1 ст.77 ТК РФ указывает  на такое основание прекращения  трудового договора, как соглашение сторон. В скобках дана ссылка на ст.78 ТК РФ, в которой указано, что  трудовой договор по соглашению сторон может быть расторгнут в любое  время (то есть стороны должны определить дату прекращения трудовых отношений  и оформить это соглашение, желательно в письменном виде). При расторжении  трудового договора по данному основанию  в трудовую книжку должна быть внесена  запись именно со ссылкой на пункт  и часть ст.77 ТК РФ, а не на ст.78.

Исключение составляют ссылки на ст.81 и 83 ТК РФ. Так, ст.81 ТК РФ содержит перечень оснований расторжения  трудового договора по инициативе работодателя. Согласно п.16 Правил в указанных  случаях в трудовых книжках делается запись со ссылкой на соответствующий  пункт ст.81 ТК РФ. Буквальное толкование данной нормы говорит о необходимости  указать только пункт статьи. Вместе с тем представляется, что запись, содержащая ссылку на часть ст.81 ТК РФ, также не будет ошибочной.

При прекращении трудового  договора по обстоятельствам, не зависящим  от воли сторон (например, призыв работника  на военную службу, признание работника  полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским  заключением и др.), в трудовую книжку согласно п.17 Правил вносится запись об основании прекращения трудового  договора со ссылкой на соответствующий  пункт ст.83 ТК РФ. Указание в записи кроме пункта ч.1 данной статьи также не будет нарушением Правил, поскольку в самом ТК РФ содержится ссылка на части указанной статьи. В частности, прекращение трудового договора по основаниям, предусмотренным пунктами 2, 8, 9 или 10 части первой настоящей статьи, допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (ч.2 ст.83 ТК РФ).

На практике часто встречается  вопрос о формулировке самой записи об увольнении. В качестве примера  приведем запись о расторжении трудового  договора по инициативе работника (ранее - по собственному желанию), являющуюся наиболее распространенной. В пункте 5.2 Инструкции дана запись следующего вида: "Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса  Российской Федерации". Однако более  правильной будет запись "Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового  кодекса Российской Федерации", соответствующая  формулировке статьи ТК РФ. Вместе с  тем, запись "Уволен по собственному желанию, п.3 ст.77 ТК РФ" при наличии всех других реквизитов - печати организации и подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, - а также при отсутствии пропусков строк, подчисток исправлять не нужно¹².

В соответствии с п.5.6 Правил при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает  предоставление определенных льгот  и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием  этих причин. С учетом изменений  ТК РФ записи будут иметь следующий вид: "Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации"¹³.

При прекращении трудового  договора с работником, не прошедшим  испытательный срок, в трудовой книжке делается запись со ссылкой на ст.71 ТК РФ - результат испытания при  приеме на работу. В этом случае необходимо произвести следующую запись: "Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть первая статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации".

С руководителями организации  трудовой договор может быть прекращен  как по общим основаниям, так и  по перечисленным в ст.278 ТК РФ:

в связи с отстранением от должности руководителя организации-должника в соответствии с законодательством о несостоятельности (банкротстве);

в связи с принятием  уполномоченным органом юридического лица, либо собственником имущества  организации, либо уполномоченным собственником  лицом (органом) решения о прекращении  трудового договора. Решение о  прекращении трудового договора по указанному основанию в отношении  руководителя унитарного предприятия  принимается уполномоченным собственником  унитарного предприятия органом  в порядке, установленном Правительством РФ;

по иным основаниям, предусмотренным  трудовым договором¹⁴.

При расторжении трудового  договора с педагогическим работником следует помнить о ст.336 ТК РФ, которой в качестве дополнительных оснований для увольнения педагога до истечения срока действия контракта  установлены:

повторное в течение 1 года грубое нарушение устава образовательного учреждения;

применение, в том числе  однократное, методов воспитания, связанных  с физическим и (или) психическим  насилием над личностью обучающегося, воспитанника;

достижение предельного  возраста для замещения соответствующей  должности в соответствии со ст.332 ТК РФ;

неизбрание по конкурсу на должность научно-педагогического работника или истечение срока избрания по конкурсу (ч.7 ст.332 ТК РФ).

Например: "Трудовой договор  прекращен в связи с повторным  в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса  Российской Федерации".

С поступающими на государственную гражданскую службу заключается служебный контракт. Основания его прекращения, а также освобождения от замещаемой должности и увольнения с гражданской службы государственных служащих, перечислены в ст.33, 37, 39 Закона РФ № 79-ФЗ¹⁵. При внесении записи в трудовую книжку, необходимо делать ссылку не на ТК РФ, а на указанный закон. Например: "Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, пункт 4 части второй статьи 39 Федерального закона от 27.07. 2004 № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний  день работы) его трудовую книжку с  внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи работнику  трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все  время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового  договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная  запись о дне увольнения признается недействительной. Если в день увольнения (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в  связи с отсутствием работника  либо его отказом от получения  трудовой книжки на руки, работодатель направляет ему уведомление о  необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление  ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия в соответствии со ст.36 Постановления  № 225. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается  от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки. В случае смерти работника трудовая книжка после  внесения в нее соответствующей  записи о прекращении трудового  договора выдается на руки одному из его  родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников¹⁶.

Необходимо иметь в  виду, что на практике встречались  случаи, когда уволенный работник в судебном процессе заявлял, что  он действительно получал конверт  с письмом от работодателя, но в  данном письме не содержалось требования явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, а, к примеру, был вложен чистый лист бумаги (направлена поздравительная  открытка, какое-либо иное несущественное уведомление и тому подобное). Таким образом, во избежание подобных ситуаций и для обеспечения возможности работодателя отстоять свою позицию в суде рекомендуется работодателю при отправке письма с уведомлением составить опись вложения (она заверяется сотрудниками почтового отделения), в которой четко указать, что работнику направляется требование явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление ее по почте.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2  Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся у администрации предприятия  как бланки строгой отчетности, и  выдается на руки работнику только при его увольнении. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками  при увольнении, хранятся в течение  двух лет в отделе кадров предприятия  отдельно от трудовых книжек работников, состоящих на работе. После этого  невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия  в течение 50 лет, а по истечении  указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном  порядке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Учет трудовых книжек

 

Рис.48 Образец приходно-расходной книги

 

По учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек на предприятии ведется следующая  документация:

а) приходорасходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (рис.48).

В данную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с  указанием серии и номера каждого  бланка. Книга ведется бухгалтерией организации;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (рис.52).

Рис.49 Образец книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

 

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется  службой персонала или другим подразделением предприятия, оформляющим  прием и увольнение работников. В  этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при  поступлении на работу, а также  трудовые книжки и вкладыши к ним  с записью серии и номера, выданные работникам вновь. При получении  трудовой книжки в связи с увольнением  работник расписывается в личной карточке и в книге учета.