Управление проектами

Предположим например, что совещание проводится в конце  пятого дня работы по проекту строительства  гаража. Закончены две первые операции (выемка грунта под фундамент и  бетонные работы). Начато сооружение каркаса, но для завершения этой операции потребуется еще два дня. Из календарного графика работ по проекту (см. рис 21.6.) сразу же видно, что к концу пятого дня на выполнение работ по сборке каркаса должен оставаться всего лишь один день. Таким образом, наблюдается запаздывание на один день. Для корректировки возникшего отклонения от графика работ можно прибегнуть к одному из следующих вариантов вхождения в график: 

1.         Организовать сверхурочные работы, может быть даже в выходные  дни. 

2.         Сократить продолжительность некоторых предстоящих операций (например, монтажа электропроводки или обшивки боковых стен) на один день. Это можно сделать, наняв дополнительных рабочих (если это возможно). 

3.         Организовать параллельные работы  по операциям, которые первоначально планировалось выполнять последовательно. Например, монтаж электроповодки может быть нужно начать до завершения работ по обшивке боковых стен гаража. 

Варианты мероприятий  по корректировке возникшего отклонения необходимо оценить с точки зрения технической и организационной осуществимости, сметных и прочих возможностей. До окончания совещания необходимо выбрать для реализации один из рассмотренных методов корректировки отклонения. 

Достоинства метода критического пути, как основы для руководства проектами, выходят далеко за рамки предоставляемой им количественной информации. Метод критического пути дает логичную систему координат и точную терминологию для анализа и обсуждения проекта. Использование этого метода ведет к внедрению детального планирования проектов и обеспечивает стандартные форматы для плановой документации. К числу решений, которые принимаются при этом, относятся: 

решения о том, какие именно операции требуются  для выполнения проекта; 

какие ресурсы  используются при выполнении каждой операции; 

сколько времени  должно занимать выполнение каждой операции; 

когда должна выполняться  каждая из операций. 

Соблюдению плана  работ по проекту способствует непосредственное участие членов группы, работающей над его выполнением в процессе планирования, их понимание логики и принципов, на основе которых построен данный план. И, наконец, надо отметить, что метод критического пути весьма полезен при идентификации возникающих проблем и поиске возможных решений трудностей.  

  

Тенденции в применении методов управления проектами 

Приблизительно  до 1980 г. использование сложных систем управления проектами в основном ограничивалось лишь крупными проектами, где оправдывалось применение ЭВМ. В последние годы резко возросли возможности ЭВМ среднего и малого размера и упала цена на них. Одновременно появились пакеты прекрасного программного обеспечения по системам управления проектами, предназначенные для средних и малых ЭВМ. В результате произошел настоящий взрыв в применении систем управления на основе сетевых графиков при реализации мелких и средних по масштабам проектов, возник большой спрос на руководителей проектов, понимающих принципы и владеющих аналитическими методами сетевого планирования. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Понятие "Успешного  управления проектом". 
 

 Успешное  завершение проекта определяется, как достижение его целей при  соблюдении установленных ограничений.  А именно:

Завершение проекта  в установленные сроки,

Завершение проекта  в рамках бюджета,

Подходить требованиям  по качеству,

Конечные результаты должны быть одобрены и приняты заказчиком,

Сохранение работы родительской организации,

Иметь согласованный  с клиентской стороной объем изменений.  

 Как правило,  изменения предметной области  неизбежны, однако имеется потенциальная  опасность, что крупные перемены могут изменить саму сущность проекта. Поэтому такие изменения должны быть сведены к минимуму и одобрены, как руководителем проекта, так и заказчиком.  

 Одно из  основных заданий организации,  которая выполняет проект, - работать  так, чтобы не нарушать текущую работу организации.  

Схема управления проектом 
 

 В каждом  проекте (фазе проекта) обязательно  присутствуют пять групп процессов:

Процессы инициации (Initiating Processes) - принятие решения о  начале проекта или его фазы.

Процессы планирования (Planning Processes) - определение рабочих схем достижения целей проекта.

Процессы исполнения (Executing Processes) - координация людей  и других ресурсов во время выполнения проекта.

Процессы управления (Controlling Processes) - наблюдение и измерение результатов выполнения проекта и внесение необходимых коррективов.

Процессы завершения (Closing Processes) - оформление завершения проекта  или его фазы.  

 Для правильного  построения проекта необходимо  ответить на несколько ключевых  вопросов. Четкие и правильные ответы на эти вопросы позволят перейти к следующему этапу подготовленным, имея набор знаний и почву для его реализации. 

 Например, только  четко сформулировав первоначальные  потребности проекта, поставив  задачу, проблему проекта, можно  приступать к поиску и формулировке возможных вариантов решения, выборе наиболее подходящего из них. Это необходимый и первоначальный этап в решении любой проблемы. Эту информацию можно получить, ответив на вопрос "ПОЧЕМУ?" (см. схему) 

 Схема УП  имеет циклическую структуру и выглядит следующим образом: 
 
 

 Данная структура  представсена фирмой RATP (бюджет 23 миллиарда  французских франков). Она занимается  перевозкой пассажиров в городе  Париже. Основными проектами являются  новые транспортные маршруты, линии  метро, реконструкция старых, построение всех вспомогательных конструкций - мосты, трамвайные линии и т.д.  

 После этого  необходимо ответить на вопрос "ЧТО?" - что является продуктом  проекта? Здесь как можно более  детально описывается сам продукт.  Это дает возможность найти необходимых людей, способных его создать, отвечающих за отдельные его части, - жесткую управленческую систему, а, следовательно, ответить на вопрос - "КТО?". 

 После этого,  по имеющейся информации, составляется  план управления проектом - детальный ответ на вопрос "КТО ЧТО ДЕЛАЕТ?", построить сетевые графики (или PERT), которые показывают порядок и длительность выполнения работ по проекту, ответив на вопрос "КАК?". 

 Сетевые графики  позволят построить диаграммы  Гантта ("КОГДА?") - распределение работ во времени, взаимосвязь работ, выделить критический путь - те работы, которые напрямую влияют на дату окончания проекта. Расчет ресурсов и бюджета позволит приступить к следующей стадии - непосредственная реализация проекта. 

 Процесс реализации  отображается средствами мониторинга проекта - текущего состояния выполнения. 

 Наконец необходимо  отметить, что процесс УП - замкнутая  система. Любое изменение требует  пересмотра всех стадий и в  первую очередь - первой. Результат  изменений не должен отразится на основных целях проекта, а также быть согласованным с заказчиком.  

Методы управления проектом. 
 

 К настоящему  времени накоплен значительный  опыт по различным методам  управления проектом. Проведем небольшой  обзор методов, которые могут  быть использованы в подготовке и реализации проектов. 

Методы определения  целей проекта. 
 

 Из формальных  методов чаще всего используется  известный метод "дерева целей"  с описанием, фиксацией целей  и их структурной декомпозицией.  Для нечетких целей используют  технику творческого процесса типа "мозговой атаки", "записи идей", "творческой конфронтации", "систематического структурирования" и др. 

 Суть метода  состоит в структуризации проекта,  т.е. декомпозиции его на структурные  элементы и построении иерархической  структурной модели проекта. необходимой и достаточной по составу структурных элементов для планирования и контроля работ на разных уровнях управления проектом и для разных его участников. Принципы декомпозиции могут быть различными: по фазам жизненного цикла, по функциональному, объемно-планировочному, конструктивному признакам, по техническим процессам, по признаку очередности ввода в эксплуатацию, стоимости проекта и др. 

 Структурная  модель проекта и коды ее  структурных элементов служат  информационной основой для формирования всей документации проекта на протяжении его жизненного цикла, для организации управления проектом и его информационной поддержки. 

Методы сетевого планирования и управления. 
 

 Эти методы  хорошо известны у нас как  методы сетевого планирования и управления (СПУ). В усовершенствованном виде с разнообразным современным программным обеспечением они являются центральным звеном в цепи методов управления проектами, где с их помощью выполняются следующие функции. 

 Моделирование  проекта. На основе структурной декомпозиции проекта определяется состав работ, устанавливаются взаимосвязи между ними, и строится иерархическая система моделей, отображающая интересы разных уровней руководства и участников проекта с необходимой и достаточной для каждого из них степенью агрегации работ и информации. 

 Временной  анализ проекта. С помощью построенных  сетевых моделей осуществляют  расчет временных параметров  проекта: ранние и поздние сроки  выполнения работ, частей и  всего проекта, резервы времени,  определяют критические работы и пути. 

 Ресурсный  анализ проекта. Используя рассчитанный  календарный план, определяют количество  и сроки расходования ресурсов. 

 Распределение  ресурсов. Как правило, ресурсы  проекта ограниченны, поэтому  потребность в них существенно  отличается от их наличия. Методы распределения ресурсов позволяют при неизменном сроке завершения проекта минимизировать разницу графика потребности в ресурсах от графика их наличия, при неизменном уровне наличных ресурсов минимизировать срок завершения проекта и решить смешанную задачу, когда ресурсы и сроки на части проекта остаются неизменными, а другая часть ресурсов и сроков минимизируется. 

 Мониторинг  проекта - совокупность методов  и процедур контроля над ходом  выполнения работ проекта. На  основе графика работ и отчетов исполнителей осуществляются актуализация данных модели и новые расчеты плана части проекта, оставшейся еще не выполненной. При этом с помощью компьютера ведется учет выполненных объемов, определяется расход ресурсов и затрат, формируются дан-ные для отчетов, анализируется состояние проекта, прогнозируется ход дальнейших работ. 

Методы планирования затрат. 

Эта важнейшая  область управления проектом в рыночной экономике тесно связана с  ценообразованием и сметным делом. Различают два подхода к планированию затрат: пассивный и активный. 

Пассивный основан  на расчете стоимости: по проектам-аналогам (фаза I): по объемам работ и нормативам (фаза 1-2); на основе расчетной потребности  ресурсов и нормативной базы (фаза 2-3). 

Активный подход основан на минимизации стоимости проекта за счет варьирования переменными (разные финансовые схемы, интенсивность работ, сроки, способы выполнения и др.) Важное место здесь занимают методы функционально-стоимостного анализа затрат и прибыли проекта, а также определения экономической эффективности проекта с учетом затрат на эксплуатацию. 

Контроль затрат. 

Это часть мониторинга  проекта, но в силу важности часто  выделяется в самостоятельный метод, имеющий развитую информационную поддержку. Суть метода в том, что по ряду проектных показателей формируются наглядные графики, позволяющие вести непрерывный учет затрат и оценивать развитие проекта, соблюдение бюджета и эффективность фактических затрат. 

Методы управления риском.