Совершенствование управления текущей дебиторской задолженностью на предприятии

Место указанных выше функциональных подразделений в организационной структуре предприятия представлено на рисунке 2.1.

 

Рисунок 2.1. – Организационная структура подразделений, занимающихся управлением дебиторской задолженностью

 

Из рисунка 2.1. видно, что в непосредственном подчинении генеральному директору находятся маркетинг-центр и бухгалтерия. Соответственно руководители подразделений назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом генерального директора предприятия.

Финансовый и планово-аналитический отделы подчиняются заместителю генерального директора по экономике, отдел материально-технического снабжения – коммерческому директору. Руководители подразделений назначаются на должность приказом в установленном порядке.

Распределение функций управления дебиторской задолженностью между указанными выше функциональными подразделениями представлено в таблице 2.9. (Приложение   )

Из таблицы 2.9. видно, что функции между подразделениями распределены недостаточно четко. Управление дебиторской задолженностью является не основной деятельностью данных функциональных подразделений, вследствие чего возникают недочеты в их работе, несоответствие данных, а также несвоевременность поступления нужной информации в соответствующие отделы, что является причиной неоперативного учета и контроля дебиторской задолженности.

Распределение должностных обязанностей между структурными единицами и отдельными исполнителями функциональных подразделений в управлении дебиторской задолженностью представлено в таблице 2.10.

 

Таблица 2.10. – Распределение должностных обязанностей между структурными единицами и отдельными исполнителями функциональных подразделений в управлении дебиторской задолженностью

Структурная единица	Реализуемые функции
Генеральный директор	1. Определяет допустимый уровень  дебиторской задолженности на  предстоящий период
	2. Принимает меры по взысканию  просроченной дебиторской задолженности
	3. Принимает возможные меры по  досудебному урегулированию спорных  вопросов с дебиторами
	4. Контролирует процесс изъятия  дебиторской задолженности
	5. Координирует и регулирует деятельность  отделов предприятия по управлению дебиторской задолженностью
Заместитель дирек-тора по экономике	1. Координирует выполнение финансового  плана по дебиторской задолженности
	2. Анализирует причины невозможности  погашения дебиторской задолженности в срок
	3. Разрабатывает официальную претензию, подает иск в суд
Финансовый отдел
Экономист финансового отдела	1. Анализирует документы о просроченной  дебиторской задолженности
	2. Предупреждает дебиторов о просрочке  платежа и возможных последствиях
	3. Разрабатывает систему кредитных  условий
	4. Подготавливает претензии к  дебиторам при нарушении ими  договорных обязательств
Бухгалтерия
Главный бухгалтер	1. Организует работу бухгалтерии  по бухгалтерскому учету дебиторской  задолженности
Бухгалтер	1. Организует расчеты по текущей  дебиторской задолженности предприятия
	2. Осуществляет учет текущей дебиторской  задолженности в журнале-ордере  № 2 и на счетах 76, 60 и 62
	3. Предоставляет необходимые документы  по дебиторской задолженности  в отдел материально-технического снабжения, финансовый отдел, маркетинг-центр
Отдел материально-технического снабжения
Ведущий специалист ОМТС	1. Проводит оценку покупателей  по соответствующим критериям  для принятия решения о предоставлении  отсрочки платежа
	2. Анализирует выписки из бухгалтерии  о дебиторской задолженности
	3. Уведомляет о сумме и расчетных  сроках погашения дебиторской  задолженности
Маркетинг-центр
Главный маркетолог	1. Проводит анализ дебиторской  задолженности
	2. Выявляет безнадежные долги

 

Из представленной таблицы 2.10. видно, что учетом дебиторской задолженности занимается бухгалтерия, ее анализом – финансовый отдел, маркетинг-центр и отдел материально-технического снабжения, работой с просроченной задолженностью дебиторов – финансовый отдел, а заместитель директора по экономике и генеральный директор принимают соответствующие решения и меры по урегулированию вопросов, связанных с дебиторской задолженностью.

Каждый отдел выполняет определенные функции в управлении дебиторской задолженностью, однако существует их пересечение. Работа каждого отдела организована по-разному, вследствие чего существует несвоевременность поступления той или иной информации в другие отделы либо генеральному директору.

Из вышеперечисленного можно сделать вывод, что во всех подразделениях на предприятии занятых управлением дебиторской задолженностью, используется функциональная форма департаментации. Каждый сотрудник отдела имеет свою определенную задачу в управлении, т.е. выполняет определенную функцию. Основные достоинства и недостатки функциональной департаментации управления представлены в таблице 2.11.

 

Таблица 2.11. – Достоинства и недостатки существующей на предприятии формы департаментации управления дебиторской задолженностью

Достоинства

Недостатки

1. Высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций. 2. Освобождение линейных  менеджеров от решения многих  специальных вопросов и расширение  их возможностей по оперативному  управлению производством. 3. Создается основа для использования в работе консультаций опытных специалистов, уменьшается потребность в специалистах широкого профиля. 4. Структура стимулирует  деловую и профессиональную специализации. Так, специалист по маркетингу лучше выполнит работу в этой области, чем высшее руководство.

1. Трудности поддержания постоянных  взаимосвязей между различными  функциональными службами – функциональная близорукость. 2. Длительная процедура  принятия решений. 3. Отсутствие взаимопонимания  и единства действий между  функциональными службами. 4. Снижение ответственности  исполнителей за работу в результате  того, что каждый исполнитель получает указания от нескольких руководителей. 5. Дублирование и несогласованность  указаний и распоряжений, получаемых работниками. 6. Сложность подготовки высшего менеджерского корпуса из-за узкой специализации менеджеров среднего звена.

 

Таким образом, видно, что существующая на предприятии форма департамации управления дебиторской задолженностью имеет ряд существенных недостатков.

Для дальнейшего определения эффективности управления дебиторской задолженностью предприятия в таблице 2.12. выделены основные методы реализации функций управления дебиторской задолженностью, их достоинства и недостатки.

Далее в таблице 2.12. представим основные документы, наличие которых необходимо для реализации управления дебиторской задолженностью, схему документооборота между функциональными подразделениями по управлению дебиторской задолженностью.

 

Таблица 2.12. – Документооборот между функциональными подразделениями по управлению дебиторской задолженностью

Входящие документы		Стр.ед		Исходящие документы
сведения о дебиторской задолженности, оформляемые вручную инженером по МТС для предоставления сведений в бухгалтерию; сведения об объеме оказанных услуг сторонним организациям; товарно-транспортные накладные на получение материалов оформляются в отделе МТС		Бухгалтерия		бухгалтерский баланс ежемесячный, ежеквартальный и ежегодный составляется главным бухгалтером; отчет о прибылях и убытках в приложении к бухгалтерскому балансу; сведения о кредиторской и дебиторской задолженности, оформляемые вручную бухгалтером для предоставления сведений отделу МТС, ФО и маркетинг-центру; выписки из счета № 76 документов о состоянии дебиторской задолженности на какую-либо дату для предоставления сведений в различные отделы; форма №5 в приложении к бухгалтерскому балансу, где помещены данные о дебиторской и кредиторской задолженности предприятия; счет 76 по расчетам с разными дебиторами и кредиторами, является основой для заполнения журнала-ордера №2; счет 60 по расчетам с поставщиками и подрядчиками, является основой для заполнения журнала-ордера №2; счет № 62 по расчетам с покупателями и заказчиками; расшифровка дебиторской задолженности по счетам № 76, 60 и 62;   журнал – ордер №2; оформление счета-фактуры на оказанные услуги; ведомость №7, на основе которой заполняется бухгалтерский баланс;
1. приказы и указания подписываются  директором и передаются в  бухгалтерию в случае необходимости взыскания просроченной дебиторской задолженности; 2. договоры согласования  цен		Финансо-вый отдел		1. сведения о кредиторской и  дебиторской задолженности, оформляемые  вручную для предоставления сведений  отделу МТС и маркетинг-центру; 2. положение о дебиторской задолженности 3. оформленные претензии  дебиторам
1. выписки о дебиторской задолженности  из бухгалтерии, ОМТС, финансового  отдела		Маркетинг-центр		1. данные о просроченной дебиторской  задолженности, оформленные вручную  для предоставления в финансовый отдел, ОМТС; 2. сведения о потребителях  предоставляются в финансовый  отдел и ОМТС

 

В состав предприятия входит координационный вычислительный центр (КВЦ). Отдел бухгалтерии оборудован компьютерами в количестве 6 шт. В 2005 г. введена корпоративная информационная система РУП «ГСЗ им. С.М. Кирова».  В 2007 году оснастили сеть серверами, обеспечивающими качество передачи информации по сети и ее сохранности.

На предприятии в области управления дебиторской задолженностью используются следующие программно-технические средства:

• Компьютерная техника.
• Программа для учета дебиторской задолженности (1С: Бухгалтерия).
• Средства накопления данных (винчестеры, лазерные диски, дискеты, БД).
• Интернет, электронная почта, факсимильная и сотовая связь.

Общие выводы:

1. РУП «Гомельский станкостроительный завод имени С.М. Кирова» реализует дорогостоящие металлорежущие станки, в том числе и с ЧПУ, оплатить стоимость которых сразу же предприятия не могут.  В связи с этим на предприятии возникает дебиторская задолженность. Вначале в бухгалтерию поступают накладные на получение товара и выписки. Входящая информация анализируется, дебиторская задолженность учитывается на счете 76. Данные по дебиторской задолженности заносятся в журнал-ордер №2. Далее из бухгалтерии сведения о дебиторской и кредиторской задолженности поступают в финансовый отдел, маркетинг-центр и отдел материально-технического снабжения, где данная информация также анализируется. В результате подготавливаются  претензии клиентам при нарушении ими договорных обязательств, и принимается решение о взыскании дебиторской задолженности. В случае невозможности взыскать дебиторскую задолженность в виде денежных средств, то она взыскивается в виде материалов и т.п. В случае отказа добровольно возвратить задолженность подается иск в суд для ее принудительного взыскания. Из первичных документов данные о дебиторской задолженности переносятся в бухгалтерский баланс (в отчет о прибылях и убытках, форму №5 к бухгалтерскому балансу).

2. В организации  управления дебиторской задолженностью на предприятии имеется множество проблем. Каждое подразделение выполняет свои узкие функции, существует их пересечение. Отсутствуют тесные взаимосвязи на горизонтальном уровне между функциональными подразделениями.

3.Главной  целью функционирования системы управления дебиторской задолженностью на РУП «Гомельский станкостроительный завод имени С.М. Кирова» является оптимизация ее величины и ускорение цикла оборота для улучшения платежеспособности предприятия. Всю систему управления дебиторской задолженностью можно разделить на два этапа: кредитная политика и инкассация дебиторской задолженности.

4. Если  процесс инкассации дебиторской  задолженности организован на  предприятии нормально, то кредитная  политика очень слаба. В основном  предприятие использует умеренную кредитную политику, редко предоставляет скидки покупателям при своевременной оплате, отсрочку платежа на небольшой срок  (1-2 месяца), неуверенно идет на риск. При этом недостаточно эффективно проводится оценка покупателей, что является одним из важнейших факторов в избежании безнадежных долгов.

 

2.3. Анализ дебиторской задолженности на предприятии

 

Проанализируем укрупненную структуру дебиторской задолженности, ее динамику. Данные для анализа представлены в таблице 2.13.

 

Таблица 2.13. – Структура дебиторской задолженности предприятия

Показатель	2005 год			2006 год			2007 год			Темп роста, %
	млн. руб.		Уд.вес, %	млн. руб.		Уд.вес, %	млн. руб.		Уд.вес, %	2006/2005	2007/2006
1. Дебиторская задолженность, в т.ч.	1333,0	100,00		1666,0	100,00		1210,0	100,00		124,98	72,63
1.1. Покупателей и заказчиков	1070,0	80,27		1383,5	83,04		1027,0	84,88		129,30	74,23
1.2. Поставщиков и подрядчиков	228,0	17,10		241,0	14,47		132,0	10,91		105,70	54,77
1.3. Разных дебиторов	30,0	2,25		35,0	2,10		45,0	3,72		116,67	128,57
1.4. Прочая дебиторская задолженность	5,0	0,38		6,5	0,39		6,0	0,49		130,00	92,31
2. Просроченная дебиторская задолженность	304,0	-		379,0	-		359,5	-		124,67	94,85
3. Внереализационные расходы от  списания дебиторской задолженности	0,0	-		2,0	-		6,0	-		х	в 3 раза