Совершенствование управления текущей дебиторской задолженностью на предприятии

1. при журнально-ордерной форме учета:
• журнал-ордер №11 (общие суммы дебиторской задолженности);
• ведомости №7, 16а, 16-отгрузка (только в ведомости №16 можно увидеть сумму дебиторской задолженности, если выручка определяется по оплате);
• карточка аналитического учета расчетов с дебиторами;
2. при автоматизированной форме с применением «1С:Предприятие»:

• оборотно-сальдовая ведомость по счету;

• карточка субконто;

3. при автоматизированной форме с применением программы «Галактика»:

• оборотная ведомость по счету;
• ведомость аналитического учета по счету.

Другим важным источником информации о дебиторах может считаться управленческая отчетность.

На первом этапе анализа оценивается уровень дебиторской задолженности предприятия и его динамика в предшествующем периоде. Оценка этого уровня определяется на основе определения коэффициента отвлечения оборотных активов в дебиторскую задолженность (КОАдз), который рассчитывается по следующей формуле:

 

                                                       

                                                           (1.1.),

 

где ДЗ – общая сумма дебиторской задолженности предприятия или сумма задолженности отдельно по товарному и потребительскому кредиту;

ОА – общая сумма оборотных активов предприятия.

Увеличение значения данного показателя свидетельствует об ухудшении структуры оборотных активов, поскольку происходит отток средств в дебиторскую задолженность. Анализ данного показателя лучше всего производить в динамике, так как это сможет показать тенденции его изменения и спрогнозировать долю дебиторской задолженности в общей структуре оборотных активов предприятия в будущем.

Следующим шагом является оценка структуры и динамики дебиторской задолженности. Для этого возникшую задолженность желательно разбить по направлениям деятельности и центрам финансовой ответственности. Разделение дебиторской задолженности по направлениям реализации поможет отразить существующие тенденции на каждом из рынков, на которых работает компания. Немаловажное значение имеет также учет возникающих задолженностей по центрам финансовой ответственности. Центр финансовой ответственности – это структурное подразделение (группа структурных подразделений), осуществляющее определенный набор хозяйственных операций, способное оказывать непосредственное влияние на расходы и/или доходы от этих операций и отвечающее за величину этих доходов и/или расходов. При помощи этого учета можно выявлять ответственных за работу с клиентами.

Следующим этапом оценки является анализ качества дебиторской задолженности. Необходимо выявить ее наиболее «больные» статьи путем сравнения со сроками оплаты и временем просрочки платежа. В целях повышения эффективности контроля за просроченной задолженностью рекомендуется ее оценку производить также  в разрезе центров финансовой ответственности. Дебиторскую задолженность желательно разделять на следующие группы:

1. задолженность, срок оплаты которой не наступил, в том числе срок погашения которой составляет свыше 1 года, 181 – 365 дней, 91 – 180 дней, 61 – 90 дней, 31 – 60 дней, 0 – 30 дней;
2. просроченная задолженность, срок просрочки которой составляет 0 – 30 дней, 31 – 60 дней, 61 – 90 дней, 91 – 180 дней, 181 – 365 дней, свыше 1 года.

Для оценки оборачиваемости дебиторской задолженности определяются средний период инкассации дебиторской задолженности и количество ее оборотов в рассматриваемом периоде. Средний период инкассации дебиторской задолженности (СПИ) (срок погашения дебиторской задолженности) характеризует ее роль в фактической продолжительности финансового и общего операционного цикла предприятия. Этот показатель рассчитывается по следующей формуле:

 

                                                             

                                                       (1.2),

 

где Одн – сумма однодневного оборота по реализации продукции в рассматриваемом периоде.

Зная средний период инкассации дебиторской задолженности, можно осуществлять планирование поступлений денежных средств за отгруженный товар.

Количество оборотов дебиторской задолженности (КОдз) характеризует скорость обращения инвестированных в нее средств в течение определенного периода. Этот показатель рассчитывается по следующей формуле:

 

                                                           

                                                          (1.3),

 

где ОР – общая сумма оборота по реализации продукции в рассматриваемом периоде [19, с. 86 – 88].

Период дебиторской задолженности (Пдз) характеризует сложившийся за период срок расчетов покупателей и рассчитывается по формуле:

 

                                                          

                                                          (1.4),

 

где Д – длительность анализируемого периода [12, с. 350].

Далее необходимо провести оценку просроченной дебиторской задолженности. На данном этапе анализа подробно рассматривается состав просроченной задолженности, выделяются безнадежная и сомнительная задолженности. Сомнительный долг (проблемная задолженность) – текущая дебиторская задолженность, относительно которой существует неуверенность в ее погашении должником. Безнадежная дебиторская задолженность – это текущая дебиторская задолженность, относительно которой существует уверенность в ее невозврате должником или по которой истек срок исковой давности.

Коэффициент просроченности дебиторской задолженности (КПдз) рассчитывается:

 

                                                      

                                                            (1.5),

 

где ДЗпр – сумма дебиторской задолженности, не оплаченной в предусмотренные сроки.

Средний «возраст» просроченной (сомнительной, безнадежной) дебиторской задолженности (СВдз) определяется по следующей формуле:

 

                                                    

                                                               (1.6).

 

Для просроченной дебиторской задолженности рекомендуется составить реестр старения счетов дебиторов.

На следующем этапе целесообразно провести анализ расходов по финансированию существующей дебиторской задолженности.

Методика оценки расходов по финансированию дебиторской задолженности (РФ), если выручка определяется по отгрузке, выглядит следующим образом:

 

                                           

                                          (1.7),

 

где ДЗср – средняя величина дебиторской задолженности;

СП – используемая ставка процента.

Методика оценки расходов по финансированию дебиторской задолженности, если выручка определяется по оплате, должна выглядеть следующим образом.

Шаг 1. Определение величины средств, которые предприятие должно заплатить государству по факту оплаты покупателями счетов за реализованную продукцию (ДЗг) (для дебиторской задолженности возрастом 0 – 60 дней):

 

                                            

                                          (1.8),

 

где НДС – сумма налога на добавленную стоимость в средней дебиторской задолженности;

КН – прочие косвенные налоги (республиканский налог, акцизы и налог с продаж, услуг);

НП – налог на прибыль;

МС – местные сборы.

По дебиторской задолженности, возраст которой свыше 60 дней, расчет величины средств, перечисляемых государству, производится в следующем порядке:

 

                                                

                                                  (1.9).

 

Таким образом, НДС в данную величину уже не включается, поскольку он оплачивается по истечение 60 дней с даты отгрузки.

Шаг 2. Определение дебиторской задолженности, реально принадлежащей предприятию (ДЗдп):

 

                                                   

                                                   (1.10).

 

Шаг 3. Расчет затрат по финансированию дебиторской задолженности (формула 1.7) [18, с.88 – 89].

Шаг 4. Определение суммы эффекта, полученного от инвестирования средств в дебиторскую задолженность (Эдз). В этих целях сумму дополнительной прибыли (Пдз), полученной от увеличения объема реализации продукции за счет предоставления кредита, сопоставляют с суммой дополнительных затрат по оформлению кредита и инкассации долга (ТЗдз), а также прямых финансовых потерь от невозврата долга покупателями (ФПдз) (сумма резерва сомнительных доходов, подлежащая списанию в связи с неплатежеспособностью покупателей и истечением сроков исковой давности). Расчет этого эффекта осуществляется по следующей формуле:

 

                                                

                                               (1.11).

 

Кроме того, может быть определен и относительный показатель – коэффициент эффективности инвестирования средств в текущую дебиторскую задолженность (КЭдз):

 

                                                       

                                                         (1.12),

 

где - средний остаток текущей дебиторской задолженности по расчетам с покупателями в рассматриваемом периоде [3, с. 198 – 199].

Как любая оценка, оценка дебиторской задолженности может быть субъективной, а поэтому несколько искаженной. В то же время следует помнить, что эффективная дебиторская задолженность – это такая задолженность, которая генерирует максимальную сопутствующую прибыль от инвестирования в нее [19, с. 90].

В целом для повышения эффективности управления дебиторской задолженности, помимо грамотно разработанной кредитной политики, можно сделать следующее:

• Автоматизировать систему учета взыскания дебиторской задолженности, поскольку ведение данных по учету звонков дебиторам, кредитной истории клиента, платежной дисциплины и прочих данных вручную отнимает значительные силы и время у ответственных за этот участок работников. Использование единой компьютерной базы данных по всей компании позволит значительно повысить эффективность работы данной категории сотрудников и упростит всю процедуру анализа кредитной истории клиентов и разработки кредитной политики.
• Выставлять счета дебиторам чуть раньше положенного срока в надежде на более раннюю оплату или же выставляйте промежуточные счета по этапам работы (если это позволяют сфера бизнеса и договорные условия).
• Поощрять оплату наличными, что позволяет ускорить оборачиваемость дебиторской задолженности и сократить затраты на обслуживание платежей.
• Использовать такой инструмент, как гибкая система скидок, предоставляемых клиентам при условии оплаты долга в определенный срок. Выгода от сокращения сроков платежа представляет собой дополнительный доход, который предприятие может получить от размещения полученных средств на рынке ценных бумаг.
• Мотивировать менеджеров по продажам на скорейшее получение оплаты от покупателей посредством привязки бонусной части оплаты их труда к поступившим денежным средствам, а не к объему реализации.
• Делать напоминание дебитору сразу на следующий день после истечения срока платежа. Напоминание об оплате в письменной форме должно быть адресовано соответствующему лицу. В нем следует осведомиться о наличии какой-либо причины неплатежа и попросить немедленно сообщить о ней.
• Если после напоминания платеж не поступает в течение ближайшего времени (например, недели), следует связаться с лицом, ответственном за платежи, или менеджером, сделавшим заказ, и настойчиво требовать осуществления платежа, не откладывая эту процедуру на потом, поскольку с течением времени вероятность поступления оплаты снижается.
• Дифференцировать счета дебиторской задолженности по размеру и координировать работу персонала, ответственного за данный участок таким образом, чтобы они были сосредоточены на самых крупных заказах.

В настоящее время в связи с развитием банковской системы и расширением спектра банковских услуг стало возможным рефинансирование дебиторской задолженности, что в условиях постоянных задержек платежей является для компании способом получения необходимых денежных средств в ранние сроки. Основные формы рефинансирования дебиторской задолженности, используемые компаниями, — факторинг, учет векселей и форфейтинг.

Факторинг — инструмент ускорения поступления платежей и, таким образом, увеличения объема оборотных средств. Фирма заключает договор с факторинговой компанией о взимании просроченных платежей и управлении дебиторской задолженностью.

Учет векселей, выданных покупателями продукции, представляет собой финансовую операцию по их продаже банку по определенной цене, устанавливаемой в зависимости от номинала векселя, срока, оставшегося до его погашения, и величины применяемой банком учетной ставки.

Форфейтинг соединяет в себе элементы факторинга и учета векселей и используется при осуществлении долгосрочных экспортных поставок, позволяя экспортеру немедленно получать денежные средства путем учета векселей [17, с.33-34].

 

1.4. Опыт зарубежных предприятий  по управлению дебиторской задолженностью

 

Дебиторская задолженность (receivables – амер.), (debt, debtois – англ.) бывает:

• текущей (current receivables), погашаемой в срок до одного года или в течение операционного цикла;
• нетекущей (noncurrent receivables).

Основное внимание уделяется текущей задолженности. Управлением дебиторской задолженностью занимается финансовый менеджер при участии главного бухгалтера. В среднем доля дебиторской задолженности в оборотных активах фирмы составляет 1/3.

Дебиторская задолженность в мировой практике является достаточно надежным обеспечением кредита в качестве залога. Кредитор имеет полное право обеспечить дебиторской задолженностью выпускаемый вексель со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Правила стандартов финансового учета в США, касающиеся дебиторской задолженности:

1. Выделение различных типов дебиторской задолженности, если это существенно.
2. Обеспечение правильного расположения оценочных (корректирующих) статей рядом с соответствующими статьями дебиторской задолженности.
3. Дебиторская задолженность, отраженная в разделе «Оборотные активы», должна быть превращена в деньги в течение одного года или операционного цикла.
4. Раскрытие любых непредвиденных убытков, связанных с дебиторской задолженностью.
5. Раскрытие любой дебиторской задолженности, право на которую передано или отдано в залог в качестве обеспечения.
6. Раскрытие всех значительных рисков, связанных с дебиторской задолженностью. [20, с.30-31].