Роль и функции компьютерных технологий в управлении бизнес процессами в индустрии питания

     Фаст-фуд как бизнес.

     В общепите, как правило, система автоматизации должна выполнять такие функции, как:

     • автоматизация управления заведением,

     • автоматизация обслуживания посетителей,

     • автоматизация складского учета, калькуляции и производства,

     • автоматизация работы с поставщиками, партнерами,

     • автоматизация учета движения средств,

     автоматизация подготовки всевозможной отчетности,

     • автоматизация взаимодействия с персоналом, а конкретнее – жесткий контроль над сотрудниками, сводящий количество махинаций к минимуму.

     Таков необходимый базис, который подразумевает современная система автоматизации. Однако этим минимумом дело не ограничивается. В частности, фаст-фуд предъявляет свои требования к автоматизации.

     Особенность предприятий этого сектора рынка состоит в сочетании операций производства.

     Сложное сочетание различных форм производства и торговли, а также особенности  работы предприятий общественного питания по обслуживанию клиентов выдвигают свои требования к системам учета и автоматизации данного вида предприятий. Необходимо также учитывать различные потребности одного и того же типа предприятий – потребности в функциональности системы автоматизации предприятия быстрого питания будут отличаться от потребностей ресторана на 300 посадочных мест. В первую очередь надо отметить, что автоматизация предприятий быстрого питания позволяет увеличить пропускную способность путем оплаты заказа при его выдаче.

     Главные требования к системе автоматизации предприятия быстрого питания является гибкая настройка системы продаж, зачастую требуется списание остатков в режиме реального времени, единая база данных для Front- и Back-офиса, удобная настройка программируемых клавиатур и раскладок меню touch-screen.

     Чтобы понять специфику автоматизации предприятия, необходимо прежде всего определить специфику его бизнес-процессов.

     Для фаст-фудов такая специфика, предъявляющая  свои требования системе автоматизации, состоит в следующем. В заведениях быстрого питания должны сочетаться индустриальный подход (работа на массовом рынке) и возможность предложить клиенту выбор. При этом надо обеспечивать обслуживание посетителей в считанные минуты и высокое качество предлагаемых продуктов.

     Прежде  всего, для заведений быстрого питания критически важным является планирование запасов, ведь склад в таких заведениях совсем небольшой. Нужно учесть, что при этом не должно создаваться и задержек на раздаче, поэтому просчитать нужно не только товарный запас, но и темп его расходования, чтобы избежать порчи продуктов. Необходимо тщательно отслеживать спрос, чтобы минимизировать время от приготовления блюд до их покупки. Следовательно, ассортимент должен быть рационально спланирован с учетом сроков годности, а потребность в запасах рассчитана с точностью до единиц. Естественно, для этого необходимо иметь возможность автоматического расчета потребности на основании статистики продаж за произвольные промежутки времени. Поэтому специализированные решения уделяют особое внимание этому вопросу.

     Второй  особенностью является то, что предприятия  быстрого питания – в большинстве своем сетевые, и система автоматизации должна обеспечивать разделение функций между удаленными подразделениями и возможность их взаимодействия. Кроме того, система должна обеспечивать безболезненное наращивание функционала, предусматривая как появление новых точек, так и перестройку бизнес-процессов (например, создание заготовительного цеха).

     Наконец, еще одна из особенностей фаст-фуда – большая сменяемость персонала, работающего при этом с высокой нагрузкой.

     Автоматизация.

     Основной  трудностью при автоматизации предприятий быстрого питания становится текучка кадров и, как правило, часто требуются дополнительные консультации кассиров. Отсюда вытекают такие требования к системе автоматизации, как простота и надежность. Разумеется, эти характеристики важны для любой системы автоматизации, однако именно в фаст-фуде они приобретают решающее значение. Не стоит также забывать об еще одном аспекте внедрения системы автоматизации – это борьба с воровством. Строгое соблюдение технологии производства блюд по заданным технологическим картам, ограничение прав доступа в систему для персонала, контроль удалений и ручных корректировок в системе, контроль закупочных цен на местах – эти и другие функции в системе помогают значительно снизить количество злоупотреблений со стороны персонала.

     Проблема  выбора.

     В заведениях быстрого питания, также как и на других предприятиях, чаще всего автоматизируют отдельные бизнес-процессы. Однако, взглянув на приведенный выше список специфических требований фаст-фудов, легко понять, что такой подход далек от оптимального. Это снижает эффективность бизнеса в целом – начиная с неудобной системы управления и контроля и заканчивая махинациями сотрудников и невозможностью достичь ожидаемого уровня сервиса. Обычно происходит так: в начале работы предприятие устанавливает простую недорогую программу, однако через некоторое время понимает, что заведение «переросло» такую систему и для работы требуется на порядок больше функций и возможностей. В этот момент приходит решение о приобретении полноценной специализированной системы. Затрат при таком варианте на порядок больше, не говоря уже о потерях от перестройки работы.

     Еще на этапе выбора систем автоматизации необходимо четко представить себе, каким видит владелец своё будущее заведение, какие возможности роста у него есть. Это позволит специалистам подобрать и установить именно то программное обеспечение, которое будет для него более функциональным. Во-вторых, владельцу кафе необходимо четко распределить обязанности персонала, подготовить должностные инструкции. Это существенно облегчит обучение и даст возможность разделить функционал среди служащих. Многим известно, каким прибыльным может быть фаст-фуд при правильном менеджменте.

     Наиболее  используемыми программными продуктами при автоматизации общепита вообще и предприятий быстрого питания являются «Трактиръ», TillyPad и «Рестораторъ».

     Также в числе популярных продуктов для автоматизации предприятий быстрого питания называет такие, как Айтида HoReCa, Frontol Ресторан и Iiko (Айко).

     Айтида HoReCa относительно недавно появившаяся, но хорошо себя зарекомендовавшая система управления предприятием общественного питания. Айтида HoReCa является программной класса back-offce. Она проста в настройке, постоянно развивается и, что самое главное, интуитивно понятна для пользователя. Frontol Ресторан – в настоящий момент одна из самых известных и надежных систем класса front-offce, которая довольно проста для понимания, а также обладает всем необходимым функционалом. А система управления ресторанным бизнесом iiko дает возможность front- и back- офисам работать в рамках одного информационного поля. Это значит, что нет никаких «выгрузок–загрузок», информация на кассах и на местах back-offce обновляется почти моментально, что позволяет вести учет в реальном времени. В частности, это дает возможность проводить ряд операций, не приостанавливая и не затрудняя работу – например, инвентаризацию.

     Iiko не только автоматизирует продажи и товаро-учет, но и ежеминутно контролирует персонал, а также помогает управлять всеми процессами. iiko позволила решить несколько важных дополнительных задач: учет движения товаров в реальном времени, инвентаризация по отдельному товару (в реальном времени и без прекращения работы), различные типы оплаты. Например, в кафе «Авангард», расположенном на территории фабрики, был установлен дополнительный модуль iikoCard для обеспечения корпоративного питания. Удобство депозитной системы оплаты как для сотрудников, так и для руководителей предприятия очевидно: руководство фабрики перечисляет определенную сумму на карту сотрудника, с которой постепенно списываются деньги, равные суммам обедов, заказанных сотрудником в кафе. Это дает преимущество в учете денежных средств, которые ведутся за счет iikoCard автоматически. Нет необходимости вводить вручную данные по сотрудникам и их талонам питания.

     Безусловно, в момент финансового кризиса многие решат повременить с автоматизацией, отложить ее до лучших времен. Однако именно автоматизация – инструмент оптимизации бизнеса. Как раз во время кризиса надо внедрять инструменты эффективного управления, так как денег становится меньше и ими надо эффективно распоряжаться.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.1. Экономическая эффективность  от внедрения систем  автоматизации

     Автоматизированная  система управления на предприятии  индустриального питания позволяет контролировать работу предприятия в реальном времени и из любой точки Земного шара. Автоматизированная система  позволяет существенно увеличить доход своего ресторана, получать постоянно «свежую» информацию по всей выручке поступающей от гостей вашего ресторана, легко и своевременно анализировать деятельность ресторана и отдельных подразделений за любой период.

     Ресторанная АСУ позволяет более эффективно управлять предприятием, чтобы определять, какие шаги приносят прибыль, а какие  — не срабатывают, для чего необходимо проанализировать накопленные данные. Из множества разнообразных отчетов (как для проверяющих, так и для управления предприятием) можно получить полные сведения о доходе за определенный период по каждому производственному подразделению: кухне, бару, кондитерскому цеху, по каждому столику, блюду и напитку.

     Анализируя работу зарубежных и отечественных автоматизированных систем управления гостиничным предприятием, удалось выявить их структуру, возможности, достоинства и недостатки.

     Автоматизация ресторана очень важна в отношении  улучшения качества управления и  осуществления строгого контроля всех сфер работы заведения. В первую очередь – это безопасность финансовых операций и точное определение суммы выручки за определенное время. Предприниматели, которым не безразличны настоящие суммы доходов от их дела, давно перешли на систему программно-аппаратного комплекса. Автоматизация ресторана во многом определяет успешное ведение дел и в некотором роде выступает гарантом благополучия и процветания. В области исследования и мониторинга ресторанного бизнеса отмечено, что успех предприятия во многом определяется оснащенностью и квалификацией персонала. Автоматизация ресторана необходима для сглаживания каких-то недостатков в процессе работы и устранения любых возможных неполадок, связанных с работой персонала.

     Доведение ресторана до более совершенного уровня обслуживания – цель каждого добросовестного владельца. Автоматизация ресторана значительно влияет на эффективность и качество производительной части деятельности заведения.

     Несмотря  на все устремления к новшествам, главной причиной использования программного обеспечения в ресторанном бизнесе все же является возможность одновременного администрирования сразу нескольких заведений. Расширение бизнеса при этом становиться главной тенденцией развития. А это значит, что автоматизация ресторана становиться залогом прибыльности и роста бизнеса.

     Польза  от такого развития колоссальна. Во-первых, это экономия времени и денежных средств. Не придется больше проводить  ревизию и пересчет. Во-вторых, такая  система способна разрешать многие вопросы, связанные с развитием бизнеса. И, в-третьих, - это информирование и контроль всех процессов в заведении.

     Автоматизация ресторана очень важна для  аналитических и объективных  выводов о результатах работы заведения. Предприниматель всегда должен иметь перед глазами реальную картину бизнеса, чтобы понимать, как правильно действовать дальше и в какое русло лучше повернуть дело. Также не стоит забывать, что структурированное производство во избежание неполадок и ошибок должно совершенствоваться. Автоматизация ресторана призвана гарантировать стабилизацию и прогресс бизнеса, от чего бизнесмены и их клиентура только в выигрыше. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение.

     В данный момент рынок предприятий  ресторанно-развлекательного бизнеса  в  целом по  России далек от  насыщения, хотя и  увеличивается более чем на  40  % в  год, а  в отдельных регионах темпы роста достигают 60  %. По  оценкам экспертов, данные темпы сохранятся вплоть до  2009  года (включительно). На  развитие современного рынка индустрии развлечений оказывает значительное влияние увеличение платежеспособного спроса. Вместе с  тем, до  последнего времени в  нашей стране наблюдался недостаток демократичных, доступных заведений. Но, несмотря на  ненасыщенность рынка, специалисты по  управлению предприятиями индустрии гостеприимства и  развлечений отмечают, что с  каждым годом растет конкуренция в  отрасли, а  гости заведений становятся более требовательными к качеству обслуживания. В  определенный момент времени уровень конкурентоспособности предприятия становится критическим фактором успешности бизнеса. В  подобной ситуации необходимым условием для выживания заведения становится внедрение системы автоматизации управления, которая позволяет оптимизировать закупки сырья и  расходных материалов, создать эффективную систему лояльности постоянных гостей, повысить качество производства, исключить хищения и  злоупотребления персонала. Поэтому в  ближайшее время можно прогнозировать устойчивый рост рынка подобных систем.