Организация работы административных подразделений и служб

4.11. Контроль правильности  использования и списания строительных  материалов на производство (1-СМ) (раздел 6.1 Обеспечение ресурсами).

4.12. Ведение диспетчеризации  поставок материалов, изделий на  объекты и учёт выполнения  монтажных работ (раздел 5.5.3 Внутренний  обмен информацией раздел 5.6.2 Входные  данные для анализа).

4.13. Работа по жалобам  производственного характера от  физических лиц (учёт, проверка, указания  по устранению и составление  ответов) (раздел 5.6.2 Входные данные  для анализа).

4.14. Составление проектов  приказов (разделы 4.2.3 Управление документацией; 4.2.4 Управление записями).

4.15. Общее делопроизводство  отдела (разделы 4.2.3 Управление документацией; 4.2.4 Управление записями).

 

 

5. Внутреннее взаимодействие 

ПТО взаимодействует с другими службами предприятия по следующим вопросам:

1)С отделом материально-технического снабжения

Представляет:

- до 15-го числа каждого  месяца заявки на материалы  на следующий месяц;

- справки по контролю  фактического расходования материалов  на производство, по сравнению  с нормами (1-СМ);

- до 15 декабря каждого  года утвержденный график поставки  материалов на следующий год;

Получает:

- паспорта, сертификаты, протоколы  испытаний применяемых материалов;

2)С отделом главного механика

Представляет:

- по разработке и приёмке  ППР на работу механизмов;

3)С планово-экономическим отделом

Представляет:

- по оформлению договоров  генерального подряда и договоров  на проектирование;

- по рабочей, сметной и проектной документации. 
4)С отделом кадров

Представляет:

- по оформлению внутренних  документов (проектов приказов, распоряжений, инструкций для сотрудников).

 

6. Ответственность и полномочия  работников ПТО

6.1. Работники ПТО имеют  полномочия, обязанности и несут  ответственность согласно должностным  инструкциям и трудового договора.

6.2. Работники ПТО обязаны:

- добросовестно и своевременно  на высоком профессиональном  уровне исполнять трудовые обязанности, использовать рабочее время для  производительного труда;

- неукоснительно соблюдать  и выполнять должностные инструкции, иные локальные нормативные акты  предприятия и действующего законодательства  Российской Федерации.

6.3. Работники ПТО имеют  право:

- контролировать производственную  деятельность участков, требовать  от производителей работ и  начальников участков справки  и иные документы, предусмотренные  действующим законодательством  по вопросам ведения и оформления  работ; материально-технического обеспечения; механизации строительных процессов; создания безопасных условий  производства; начисления и выплаты  заработной платы.

- имеют право давать  письменные или устные указания  линейным инженерно-техническим  работникам по вопросам соблюдения  правил технологии и ведения  работ, создания безопасных условий  производства. В случае обнаружения, при проверке, случаев грубых  нарушений правил производства  работ сотрудники отдела имеют  право остановить выполнение  работ и ходатайствовать перед  руководством предприятия о наказании  работников, допустивших нарушение.

- имеют право представлять интересы предприятия в вышестоящей и других организациях, по поручению руководства.

 

7. Контроль деятельности

7.1. Производственно-технический  отдел в лице начальника ПТО  проводит самоконтроль своей  деятельности на еженедельных  совещаниях с сотрудниками отдела (в устной форме) путем подведения  итогов работы отдела за неделю, одновременно ставятся задачи  на текущую неделю.

7.2. Контроль деятельности  производственно-технического отдела  осуществляет:

- главный инженер предприятия  во время проведения производственных  совещаний и выдачи заданий (форма  контроля – устная или письменная).

- Служба качества в  рамках внутренних проверок (согласно  требованиям СТП СМК А. 8-03-03 Внутренние  проверки), Мосстройсертификация – при проведении внешних аудитов системы менеджмента качества (согласно программе проведения аудита).

7.3. Контроль исполнения  Правил внутреннего трудового  распорядка и соблюдения дисциплины  сотрудниками производственно-технического  отдела проводит отдел кадров.

Приложение В

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВЫВОД

 

    Управление   предприятием   осуществляется   на    базе    определенной

организационной  структуры.  Структура  предприятия  и   его   подразделений

определяется предприятием  самостоятельно.  При  разработке  организационной структуры  управление  необходимо   обеспечить   эффективное   распределение

функций управления по подразделениям. При этом  важно  выполнение  следующих условий:

   -решение одних и также вопросов  не  должно  находиться  в  ведение  разных

подразделений

 - все  функции  управления  должны   входить   в   обязанности   управляющих

подразделений

- на данное подразделение не должно  возлагаться  решение  вопросов,  которые

эффективнее решать в другом.

      Структура управления может  изменяться  во  времени  в  соответствии  с

динамикой масштабов и содержания функций управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. КОЛИЧЕСТВЕННАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

№	Функции Финансового отдела	Кол-во часов
1 раз в год
1	Составление финансового плана	70
2	Составление финансирования научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ на основе утвержденных смет	450
3	Составление плана финансирования капитальных вложений по государственному плану с учетом мобилизации внутренних ресурсов в строительстве	800
Повторно
4	Составление отчетов о выполнении финансового плана	600
5	Составление ежедневных сведений по выполнению плана реализации цехами и предприятием в целом	988
6	Составление счета для акцепта	247
7	Составление сведений о материалах, находящихся в пути	247
8	Составление информации о неоплаченных счетах с указанием причин	247
9	Составление извещения учреждений банка о выставленных покупателями и заказчиками аккредитивах, сведения о покупателях, допустивших просрочку оплаты счет-платежных требований или отказавшихся от их акцепта, а также извещения о применении банковских санкций к покупателям и заказчикам	283
10	Составление законченных претензионных материалов и оформленных для предъявления исков в органы арбитража	600
11	Составления заключения по претензиям и искам в связи с отказами в оплате счетов, ошибками в их предъявлении и др.	353
12	Составление справок о перечислении денежных средств в связи с рассмотрением претензий и арбитражныхисков	141
13	Составление документов о перечислении госпошлины, заключений по договорам по установлению формы расчетов	370

«Таблица 1- Оценка затрат времени на выполнение функций в отделе»

В ходе проведения оценки затрат  времени на выполнение функций, было выявлено, что время, занимаемое выполнением всех вышеизложенных функций, в финансовом отделе составляет 5396 часов.

Для того чтобы организовать  рабочую деятельность  в отделе, нам необходимо найти нужное количество человек и распределить равномерно функции между ними. Для этого выполним следующие действия:

1) Оптимальное время  работы в год, при восьмичасовом рабочем дне,  для каждого человека составляет 1970 часов. Так как количество часов, занимаемое в нашем отделе, составляет 5396, следовательно, нам понадобится 3 человека(5396ч:1970ч)

2) Объединим функции для каждого работника, опираясь на однородность функций, с учётом оптимального количества рабочих часов в год для сотрудника:

Сотрудник 1 будет выполнять 1,2,3,4 функции, что составит 1920 часов.

Сотрудник 2 будет выполнять5,6,7,11,12 функции, что составит 1976 часов.

Сотрудник 3 будет выполнять 8,9,10,13 функции, что составит 1450часов.

3) Также следует рассмотреть количество рабочих часов у третьего сотрудника. Оно меньше на 524 часа, чем у первых двух сотрудников, следовательно, он будет работать со ставкой 0,7.

(100%*526)/1948=30%=0,3

1-0,3=0,7

4) Учитывая получившееся количество часов работы для каждого сотрудника,   рабочий день будет составлять 8 часов (среднее количество часов на каждого сотрудника-1948 часов, делим на количество рабочих дней в году -247 дней)

5) Для организации рабочих  мест, нам потребуется: площадь помещения  не менее 18 м2(в расчёте 6м2 на одно рабочее место с компьютером),3 письменных стола,3 стула, 3 ПК,  1 сканер, 1 принтер,1 факс-модем, Интернет, 3 рабочих телефона, 3 настольные лампы, канцелярские принадлежности, а также шкаф (можно с сейфом) для хранения документации.

          ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В курсовой работе изучено положение об административных подразделениях, определяющее место и роль подразделения в принятой на предприятии (компании) системе управления, возложенные на подразделение функции, взаимосвязи с другими подразделениями, объемы административно-управленческой работы, поставленная цель достигнута, а задачи полностью выполнены.

В первой главе курсовой работы изучены общие вопросы организации труда административно-управленческого персонала, а именно: существующие подходы к организации работы административно-управленческого персонала, методы нормирования труда, основы научной организации труда.

В ходе изучения второй главы, мы провели качественную оценку функций подразделения, разработали схему движения информации в подразделении и во вне подразделения. Описали, классифицировали и сгруппировали функции, возложенные на подразделения.

В третьей главе мы провели оценку затрат времени на выполнение функций, распределили работу между остальными сотрудниками, а так же разработали систему управления в подразделении.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

 

1. Волков О.И., Девяткин О.В. Экономика предприятия (фирмы). – М.: Инфра-М, 2007. – 601 с.
2. Иванов И.Н. Организация производства на промышленных предприятиях. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 352 с.

3. Котов Д.В. Организация производства на предприятиях нефтяной и газовой промышленности: Учеб.-метод. пособие. – Уфа: Изд-во УГНТУ, 2003.

4. Тальмина П.В., Чернецова Е.В. Практикум по экономике организации (предприятия). – М.: Финансы и статистика, 2003. – 464 с.

 

      5.Уткин Э.А. Управление фирмой. - М.: Акалис, 1996.

6. Фахтудинов Р.А. Производственный менеджмент. – СПб.; Питер, – 2006. – 491 с

     7. Фархутдинова, Д.Е. Организация производства: учебник / Р. А. Фатхутдинов. - 3-е изд., перераб. и доп. - М. : ИНФРА-М, 2007. - 544 с.