Организация работы канцелярии учреждения

 

 

Бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Удмуртской Республики

«Глазовский политехнический колледж»

 

Отделение по программам подготовки специалистов среднего звена

 

 

МДК.01.01 Документационное обеспечение управления

 

 

 

Организация работы канцелярии учреждения

 

 

Курсовая работа

 

 

 

Специальность 

 

 

034702 «Документационное

обеспечение управления

и архивоведение»

 

Автор курсовой работы    Е. Н. Епанова

группа С-31

 

 

Руководитель работы   В.В.Ушакова

 

 

 

 

 

 

 

 

Глазов 2015 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

 

Введение…………………………………………………………………………………………....3

1.Канцелярия как метод управления документооборотом в организации….……..………..…6

1.1. Организация канцелярской работы………………………………………………..…..…..….7

2. Структура и штатная численность………………………………………………..…..………8
3. Задачи и функции канцелярии………………………………………………………..….....10
4. Работа канцелярии с документами……………………………………………….…….....…13
5. Права заведующего канцелярией…………………………………………………………….14
6. Отчетность канцелярии……………………………………………………………………....15
7. Ответственность канцелярии………………………………………………………………..16
2. Взаимосвязи канцелярии и других подразделений учреждения…………………………..18
1. Канцелярия и архив предприятия……………..……………………………………………..18
2. Канцелярия и ее связь с другими структурными подразделениями………………...…..19
3. Электронная канцелярия…………………………………………………………..………….21
1. Принцип действия электронной канцелярии………..…………………………………......21
2. Проблемы электронной канцелярии………………………………………………………22
4. Работа канцелярии районной прокуратуры Неверкинского района……………………..25

Заключение……………………………………………………………………………………...….27

Список использованных источников и литературы………………………………………….29

Приложение………………………………………………………………………………………..31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Тема курсовой работы – «Организация работы канцелярии учреждения».

Выбранная тема вызывает интерес с практической и научной точек зрения, она актуальна в настоящее время.

Актуальность данной курсовой работы обусловлена тем, что в современной системе документационного обеспечения управления предприятий существует значительный документопоток, работу с которым необходимо систематизировать. Систематизация документной работы берет начало в отделе документационного обеспечения управления.

Работа службы документационного обеспечения управления заключается в организации потоков документов на предприятии. Наиболее распространенной формой делопроизводственной службы является канцелярия. Канцелярия тесно связана с другими подразделениями учреждения, поэтому от ее работы зависит эффективность работы предприятия.

В настоящее время можно выделить проблему эффективности работы канцелярии, которая определяет эффективность работы всех подразделений и предприятия в целом.

Целью данной работы является определение основных направлений деятельности канцелярии и ее связей с другими подразделениями предприятия.

Поставлены задачи исследования:

- раскрыть основные принципы организации канцелярской работы,

- изучить функции и задачи канцелярии, ее структуру и штатную численность,

- выявить права и ответственность канцелярии,

- изучить типовые процессы канцелярии,

- определить связь работы канцелярии с другими подразделениями учреждения,

- раскрыть эффективность электронной канцелярии.

Объект исследования – характеристика деятельности канцелярии, как структурного подразделения предприятия в области организации документационного обеспечения управления.

Предмет исследования – документы, регламентирующие деятельность работы канцелярии: положение о канцелярии, должностные инструкции сотрудников делопроизводственного отдела.

В ходе исследования были использованы учебные пособия, авторские статьи и выписки из журналов, нормативно-методические документы.

Государственная система документационного обеспечения управления устанавливает наименование и структуру службы документационного обеспечения управления в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации.

А.А. Афанасьев в докладе на конференции «Офисные информационные системы «96» отмечает, что в организации должен существовать только один канал поступления входящих документов и, что канцелярия контролирует ответственных исполнителей, но основная часть документооборота проходит через подразделения организации.

В.Ф. Янковая, кандидат ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД отмечает, что делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и направлений деятельности, также уделяет внимание вопросу, связанному с необходимостью организации делопроизводственного отдела в любом учреждении. 

С. Л. Кузнецов в статье «Современное законодательство в области ДОУ» журнала «Секретарское дело» обращает внимание на необходимость внедрения электронного документооборота на предприятии и отмечает особенности работы с электронными документами.

Курсовая работа состоит из трех глав. Первая глава «Канцелярия как метод управления документооборотом в организации» состоит из семи разделов:

Первый раздел «Организация канцелярской работы»  описывает основную цель канцелярской работы.

Второй раздел «Структура и штатная численность» описывает состав канцелярии учреждения, объясняет функции подразделений по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем.

Третий раздел «Задачи и функции канцелярии» рассматривает функции, возлагаемые на канцелярию и распределенные между структурными подразделениями канцелярии

Четвертый раздел первой главы «Работа канцелярии с документами» содержит в себе описание маршрутов прохождения входящих документов и проблемы канцелярии, возникающие при ее работе с документами.

Пятый раздел «Права заведующего канцелярией» описывает права заведующего канцелярией.

Шестой раздел «Отчетность канцелярии» поясняет виды отчетов канцелярии и их назначение.

Седьмой раздел «Ответственность канцелярии» раскрывает понятие ответственности за надлежащее и своевременное выполнение функций заведующим канцелярии и его сотрудниками.

Вторая глава «Взаимосвязи канцелярии и других подразделений учреждения» содержит три раздела. Первый раздел «Канцелярия и архив предприятия» содержит в себе описание взаимосвязей канцелярии и архива предприятия, а также особенности работы с документами архива предприятия. Второй раздел «Канцелярия и ее связь с отделом» описывает особенности документооборота на уровне отдела.

Третья глава «Электронная канцелярия» состоит из двух разделов. Первый раздел «Принцип действия» описывает этапы работы электронной канцелярии в документообороте.

Второй раздел «Проблемы электронной канцелярии» содержит в себе описание проблем, возникающих в ходе автоматизации канцелярии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. КАНЦЕЛЯРИЯ КАК МЕТОД УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ОРГАНИЗАЦИИ

 

Со временем любая организация приходит к необходимости организовывать делопроизводство, выделять сотрудника для решения определенных вопросов или создавать целое подразделение – канцелярию, и принимает решение об организации архивного хранения документов. Если организация развивается, расширяются ее взаимосвязи с другими организациями, ее товары или услуги занимают более прочное положение на рынке, увеличивается количество создаваемых и получаемых документов, усложняются ее информационные взаимосвязи. Следовательно, возникает необходимость организовывать работу с документами. [19]

 Государственная система документационного обеспечения управления. в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций унифицировала наименования служб документационного обеспечения:

- в министерствах и ведомствах – управление делами;

- на государственных предприятиях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия;

- в органах местного самоуправления и коммерческих структурах – общий отдел;

- при небольшом объеме документооборота функции делопроизводственного обслуживания могут быть возложены на секретаря (помощника) руководителя организации.

 Суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия, и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии. Наиболее распространенной формой делопроизводственной службы является канцелярия.

Канцелярия – это самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое начальником, подчиняющимся непосредственно руководителю организации. Состав канцелярии зависит от масштаба организации, уровня автоматизации обработки документов. [12]

Канцелярия функционирует на основе Положения о канцелярии. Типовое положение о канцелярии учреждений приведено в Приложении 1.

 

 

1. Организация канцелярской работы

 

Именно канцелярия отвечает за документопоток в учреждении. Качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления во многом зависит от правильной организации службы документационного обеспечения управления. Создавая эту службу, необходимо решить ряд организационных вопросов, связанных с выбором:

- структуры, функций и задач делопроизводственной службы;

- организационной формы делопроизводства;

- ее должностного и численного состава;

- квалификационных требований, предъявляемых к работникам сферы делопроизводства.

В своей деятельности служба документационного обеспечения управления руководствуется законодательными актами, нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства и архивного дела, приказами и распоряжениями руководства, инструкцией по делопроизводству учреждения, положением о службе, должностными инструкциями ее работников. Основная цель службы документационного обеспечения управления – осуществить в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководству, координации, реализации.

В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию (чаще всего, в режиме прямой связи с канцелярией). Можно рассматривать, что такие удаленные пункты регистрации документов являются подразделениями канцелярии. Для полноты функционирования документооборота на предприятии система не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.[11]

Под контролем канцелярии проходит регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, из этого следует, что канцелярия должна выполнять свои функции организованно и оперативно, чтобы обеспечить эффективную работу учреждения.

 

 

 

2. Структура и штатная численность

 

 

На крупных предприятиях в составе канцелярии выделяются функциональные группы, и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав канцелярии, как правило, включаются подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб):