Организация работы канцелярии учреждения

Наименование должностей работников службы ДОУ устанавливается в соответствии с Общесоюзным классификатором профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих.

1.9. Служба ДОУ в своей деятельности  руководствуется законодательными  и иными нормативно-правовыми  актами органов государственной  власти и управления СССР и  союзной республики, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления и настоящими требованиями.

1.10. Руководство службы ДОУ должно  замещаться специалистами с высшим  или средним специальным образованием  соответствующего профиля.

1.11. Служба ДОУ имеет круглую печать  с обозначением своего наименования.  

 

2. Цели и  задачи службы ДОУ 

 

2.1. Основной целью службы ДОУ  является организация, руководство, координация, контроль и реализация  работ по документационному обеспечению  управления. Исходя из целей, служба  ДОУ решает следующие задачи:

2.1.1. Совершенствование форм и методов  работы с документами.

2.1.2. Обеспечение единого порядка  документирования, организации работы  с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ЕГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами.

2.1.3. Сокращение документооборота, количества  форм документов и документов.

2.1.4. Разработка и внедрение нормативных  и методических документов по  совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации. 

 

3. Функции  службы ДОУ 

 

3.1. В соответствии с возложенными  задачами служба ДОУ осуществляет  следующие функции:

3.1.1. Разработка, внедрение и ведение  табеля и альбома унифицированных  форм документов организации, внесение в них изменений.

3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной  работы по документам.

3.1.3. Организация своевременного рассмотрения  и подготовки к докладу руководству  поступающих документов, осуществление  контроля за правильностью оформления  документов, представляемых на подпись руководству.

3.1.4. Регулирование хода исполнения  документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов  в установленный срок; обобщение  сведений о ходе и результатах  исполнения документов, систематическое  информирование руководства по  этим вопросам.

3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.

3.1.6. Разработка номенклатуры дел  организации, обеспечение хранения  дел и оперативного использования документной информации.

3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

3.1.8. Организация контроля за работой  с документами в структурных  подразделениях.

3.1.9. Разработка (совместно с соответствующими  структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.1.10. Осуществление контроля за правильностью  оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.

3.1.11. Организация работы архива в  соответствии с Положением о  государственном архивном фонде  СССР, правилами, инструкциями и  методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР.

3.1.12. Повышение квалификации работников  службы ДОУ и архивов, проведение  совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ.

3.1.13. Организация рабочих мест, АРМ, условия  труда сотрудников службы ДОУ.  

 

4. Права и  ответственность службы ДОУ 

 

4.1. Служба ДОУ имеет право:

4.1.1. Принимать меры и осуществлять  контроль за сокращением избыточной  информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему).

4.1.2. Контролировать и требовать от  руководителей структурных подразделений  выполнения установленных правил работы с документами в организации.

4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений  и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ.

4.1.4. Проводить проверку организации  документационного обеспечения  управления в структурных подразделениях  и доводить итоги проверок  до руководителей структурных  подразделений для принятия соответствующих  мер.

4.1.5. Привлекать в установленном порядке  специалистов структурных подразделений  к подготовке проектов документов  по поручению руководства.

4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку  документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

4.1.7. Совместно с ВЦ определять  задачи документационного обеспечения  управления, подлежащие автоматизации.

4.1.8. Подписывать и визировать документы  в пределах своей компетенции.

4.1.9. Разрабатывать положение о структурных  подразделениях службы ДОУ и  должностные инструкции работникам.

4.1.10. Вносить предложения руководству  организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством  организации вопросов, касающихся  состояния работы с документами, а также совершенствования форм  и методов работы с ними.

4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства  представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2. Служба ДОУ несет ответственность  за:

4.2.1. Обеспечение установленного порядка  работы с документами в организации.

4.2.2. Выполнение указаний и поручений  руководства и соблюдение необходимых  условий труда работников службы ДОУ. 

 

5. Взаимоотношения  службы ДОУ с другими

структурными подразделениями 

 

Служба ДОУ взаимодействует:

5.1. Со структурными подразделениями  организации - по вопросам документационного  обеспечения управления.

5.2. С юридической службой - по правовым  вопросам, связанным с подготовкой  документов.

5.3. Со службами кадров, труда и  заработной платы и с соответствующими  научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки  кадров службы ДОУ и повышения  их квалификации в условиях  широкого использования вычислительной  и организационной техники, разработки  и внедрения мероприятий, связанных  с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами.

5.4. Со службами материально-технического  снабжения и хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы.

5.5. С вычислительным центром - по  вопросам разработки и внедрения  новых информационных технологий с применением средств ЭВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований ГСДОУ и стандартов. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Структура подразделений делопроизводства

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Положение

о канцелярии районной прокуратуры

Неверкинского района Пензенской области 

 

1.     Общие положения  

 

1.1. Канцелярия прокуратуры организационно подчинена председателю прокуратуры.

1.2. Председатель прокуратуры осуществляет общее руководство деятельностью канцелярии, утверждает положение о канцелярии и должностные инструкции работников отдела, которыми определены их права, обязанности и ответственность, и контролирует их выполнение. Он вправе поручить контроль за работой канцелярии одному из судей или работников аппарата суда.

1.3. Работники канцелярии в своей деятельности руководствуются Конституцией РФ, федеральным конституционным законом «О судебной системе РФ», законом РФ «О статусе судей в РФ», федеральным законом «Об основах государственной службы РФ», другими федеральными законами, указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, распоряжениями председателей Верховного Суда РФ и областного суда, приказами, распоряжениями председателя суда, приказами, распоряжениями Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде РФ (его заместителей), приказами, распоряжениями начальника Управления Судебного департамента при Верховном суде РФ в Челябинской области (далее – Управления), настоящим положением.

1.4. Штатная численность отдела составляет 4 единицы: главный специалист, который возглавляет всю работу в канцелярии, 1 секретарь суда, 2 секретаря судебного заседания.

1.5. Работники канцелярии назначаются на должности и освобождаются от должности зав. канцелярией. Главный специалист назначается на должность и освобождается от должности зав. канцелярией прокуратуры по согласованию с Управлением Судебного Департамента в Тюменской области.

1.6. Во время длительного отсутствия гласного специалиста (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.) его замещает работник канцелярии по приказу зав. канцелярией прокуратуры. Во время отсутствия работника канцелярии его должностные обязанности перераспределяются главным специалистом между остальными работниками канцелярии.

1.7. Канцелярия взаимодействует с помощником судьи по вопросам надлежащего обеспечения судопроизводства, а также с администратором прокуратуры по вопросам, входящим в его компетенцию.  

 

2. Задачи канцелярии  

 

- Обеспечение деятельности судей по отправлению правосудия в порядке установленном процессуальным законодательством.

- Ведение судебного делопроизводства по уголовным, гражданским, административным делам и материалам по первой и апелляционной инстанциям, в том числе с использованием средств компьютерной и электронной техники, в установленном порядке.

- Формирование статистических отчетов на основе данных первичного статистического учета и их представление в Управление в установленном порядке.

- Информирование зав. канцелярии о движении дел и текущем состоянии делопроизводства в порядке и в сроки установленные зав. канцелярией прокуратуры.

 

3. Функции канцелярии 

 

- Обеспечение деятельности судей по организации и проведению судебных процессов, ведению протоколов судебных заседаний, оформлению дел и материалов на стадиях принятия, назначения к судебному заседанию и после их рассмотрения.

- Ознакомление в установленном порядке с делами и документами или их выдача лицам и органам, которым законом предоставлено такое право. Ознакомление, в установленном порядке с делами и документами лиц содержащихся по стражей, которым законом предоставлено такое право.

- Первичный статистический отчет и подготовка статистических отчетов о деятельности суда по утвержденным формам и представлении их в Управление в установленные сроки и порядке.

- Первоначальная обработка статистических карточек на подсудимых и предоставление карточек в Управление, в том числе в электронном виде, в установленные сроки и порядке.

- Ведение компьютерных банков данных по судебной статистике.

- Периодическая подготовка председателю суда сведений о деятельности суда по рассмотрению судебных дел и материалов, состояния делопроизводства и другим вопросам организации работы суда.

- Ведение нарядов, связанных с процессуальной деятельностью, обеспечение оптимального порядка передачи в суде процессуальных и других документов.

- Регистрация и учет уголовных, гражданских дел и материалов по первой и апелляционной инстанциям, дел об административных правонарушениях и жалоб на постановления об административных правонарушениях.

- Прием и учет кассационных, частных жалоб и представлений, жалоб на решения суда, вынесенные по жалобам на постановления об административных правонарушениях, их направление вместе с делами в областной суд в установленные сроки и порядке.