Организация работы канцелярии учреждения

- экспедиция;

- бюро правительственной переписки;

- бюро учета и регистрации ведет регистрацию входящих, исходящих, внутренних документов;

- группа контроля (бюро, отдел, инспекция);

- машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов);

- копировально-множительное бюро;

- телетайпная;

- отдел писем (отдел по работе с обращениями граждан);

- центральный архив.

Структура подразделений делопроизводства приведена в Приложении 2.

На практике в составе управления делами создаются и другие отделы. Например, группа приказов или отдел защиты информации и др.

На средних предприятиях функции канцелярии выполняют отдельные специалисты по участкам работы.

На небольших предприятиях канцелярия состоит из 2-3 человек.

Поскольку канцелярия фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью, с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что делопроизводственная служба непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства. [18]

Численность работников делопроизводственных служб в учреждениях определяется на основе типовых норм времени на работы по делопроизводственному обслуживанию и объема документооборота, а также анализа организации и затрат труда работников служб.

 

Таблица 1

Должностной и численный состав службы ДОУ

 

Руководители	Специалисты	Технические исполнители
- управляющий делами; - заведующий  канцелярией; - заведующий  общим отделом; - заведующий  протокольным отделом; - начальник  секретариата; - заведующий  экспедицией; - заведующий  центром подготовки документов; - заведующий  копировально-множительным бюро; - заведующий  машинописным бюро.	- документовед; - помощник  руководителя; - инспектор  по контролю за исполнением  поручений; - редактор; - археограф; - инспектор; - секретарь  коллегии; - корректор.	- экспедитор; - делопроизводитель; - стенографистка; - технический  секретарь; - курьер; - оператор  организационной техники; - архивариус; - секретарь-машинистка; - секретарь-стенографистка; - секретарь  руководителя.

 

Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих». Должностные обязанности работников канцелярии закреплены в должностных инструкциях. Заведующий канцелярией распределяет обязанности между персоналом подразделения на основе этих инструкций.

Кроме того, кадровики рекомендуют закреплять за руководителем право создавать внутри подразделения временные структурные единицы, например, рабочие или проектные группы для выполнения отдельных поручений высшего руководства или решения конкретных задач. Для создания временной структурной единицы издается организационно-распорядительный документ: приказ генерального директора или распоряжение (указание) руководителя управления, в состав которого входит канцелярия.

Структуру и штатную численность канцелярии утверждает директор предприятия, исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с отделом организации и оплаты труда и отделом кадров.

Таким образом, каждая функциональная группа канцелярии неразрывно связана с ней, и от работы подразделений по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств зависит работа канцелярии.

 

 

 

3. Задачи и функции канцелярии

 

 

Основной задачей канцелярии является обеспечение четкой организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические и контрольные. 

К технологическим функциям следует отнести:

- осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

- ведение информационно-справочной работы по документам организации;

- машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

- копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

- разработка и проектирование бланков документов;

- подготовка документов к отправке. 

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

- подготовка к докладу руководству поступающих документов;

- организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

- регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

- организация хранения документов в структурных подразделениях;

- организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

- повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;

- организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

- организация делопроизводства по обращениям граждан;

- разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами. 

К контрольным функциям относят:

- контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись - руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

- контроль за сроками исполнения документов;

- осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

- организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

- обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое - информирование руководства по этим вопросам;

- обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации. 

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

- разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

- проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

- проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.   

Для выполнения каждой функции в составе канцелярии предусматривается соответствующее подразделение. При небольшом объеме документооборота допускается совмещение различных функций в одном подразделении или одним исполнителем.

В условиях автоматизированной системы управления делопроизводственное обслуживание в учреждениях может быть возложено на документационные центры или на документационные бюро, призванные осуществлять наряду с функциями канцелярии централизованное документационное обеспечение всех структурных подразделений.

Функции между структурными подразделениями канцелярии распределяются следующим образом:

Экспедиция выполняет прием и обработку поступающих документов, упаковку и обработку отправляемых документов, учет входящих и исходящих документов.

Бюро правительственной переписки работает с документами, поступающими из Правительства, Государственной Думы, Аппарата Президента РФ.

Бюро учета и регистрации ведет регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, осуществляет контроль их оформления, формирование и ведение справочно-информационного массива.

Группа контроля (бюро, отдел, инспекция) осуществляет контроль сроков исполнения документов и устных распоряжений руководителя, информирование руководства о ходе выполнения документов и заданий, анализ исполнительской дисциплины.

Машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов). Его основная задача – изготовление (создание) документов.

Копировально-множительное бюро выполняет работы по копированию и тиражированию документов.

Телетайпная осуществляет прием и обработку документов, передаваемых по телетайпу

Отдел писем (отдел по работе с обращениями граждан) ведет все делопроизводство по обращениям граждан.

Центральный архив осуществляет хранение и использование архивных документов, участвует в разработке номенклатуры дел, контролирует формирование дел в структурных подразделениях. [12]

Функции специалистов заключаются в выполнении технических и оперативных задач, творческих операций по анализу и обобщению информации, разработки нормативно-методической базы делопроизводства, подготовки проектов документов..

Структурные подразделения учреждения выполняют свои функции и тем самым осуществляют документооборот в организации.

 

 

4. Работа канцелярии с документами

 

 

Вместе с рассмотрением особенностей работы канцелярии необходимо рассмотреть процесс обработки документов. Основным процессом работы канцелярии является отслеживание прохождения по предприятию входящих документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входящих документов, выполняет фискальные функции.

Канцелярия учреждения выполняет работу с документами:

- прием,

- регистрация (учет),

- распределение документов и доставка их исполнителям,

- оформление и отправка исходящих документов;

- стенографирование и печатание документов;

- контроль за сроками исполнения документа;

- формирование дел и сдача их в архив;

- хранение и обеспечение использования документов в делопроизводстве и архиве учреждения;

- методическое руководство всеми звеньями учреждения в области делопроизводства в целях его систематического совершенствования;

- повышение квалификации делопроизводственного персонала;

- контроль за введением делопроизводства в подведомственных организациях.

Несмотря на то, что действия по обеспечению документооборота в организации выполняются подразделениями организации, ответственность за работу несет именно канцелярия.

Канцелярия определяет движение документов в организации. Существует два основных маршрута прохождения документа:

1. Непосредственно исполнителю.
2. На принятие решения в центральный аппарат.

Второй маршрут означает то, что почти наверняка этот документ будет поставлен на контроль. В то же время документы могут поступать на исполнение в центральный аппарат предприятия (например, если на циркулярном письме стоит "Директорам предприятий..."). Такие документы характеризуются тем, что ответственным исполнителем для них является один из директоров предприятия (или их заместителей). Для документов, проходящих по второму маршруту, ответственным исполнителем является кто-то из руководителей среднего звена, а директорат осуществляет контроль за результатами работы.

По существующей практике работы канцелярий крупных организаций на контроль ставятся только дела, проходящие по второй схеме. Причем, как известно из жалоб работников канцелярий, дела, проходящие по первой схеме, часто теряются в ходе обработки. Если в дальнейшем директору будет необходимо получить информацию о таком деле, то в канцелярии возникнут проблемы.

Значительная часть проблем канцелярии возникает из-за того, что она обязана контролировать только ответственных исполнителей, а не полную цепочку обработки документа. Полная цепочка обработки документа контролируется на уровне систем организации документооборота отдела или на уровне специального делопроизводства.

Канцелярия отвечает за движение документов в организации, и, несмотря на маршрут движения документов, канцелярия должна контролировать работу с каждым документов, и ни один документ не должен быть утерян.

 

 

 

5. Права заведующего канцелярией