Организация работы канцелярии учреждения

 

 

Права канцелярии – это механизм, позволяющий обеспечить выполнение установленных функций в случае возникновения каких-либо проблем.

Заведующий канцелярией руководит всей деятельностью канцелярии, осуществляет права и обязанности, вытекающие из настоящего положения, и несет ответственность за выполнение предусмотренных задач и функций.

Заведующий канцелярией имеет право:

- требовать от работников аппарата  учреждения и подведомственных  ему организаций справки и  другие материалы, необходимые руководству  учреждения, а также информацию  о выполнении заданий руководства  учреждения;

- привлекать по согласованию  с начальниками соответствующих  структурных подразделений учреждения отдельных работников к участию в подготовке для руководства учреждения проектов документов;

- вносить руководству учреждения  предложения по вопросам улучшения  работы канцелярии учреждения и подведомственных ему организаций;

- представлять канцелярию во  всех государственных и общественных  организациях;

- утверждать должностные инструкции работников канцелярии.

Заведующий канцелярией организует работу с документами на предприятии, осуществляя руководство работниками канцелярии и опираясь на свои права.

 

 

 

6. Отчетность канцелярии

 

 

Основным результатом работы канцелярии являются отчеты, которые она предоставляет руководству предприятия о потоке документов на предприятии. Отчеты условно можно разделить на две большие группы:

- Оперативные. Они выводятся или ежедневно, или еженедельно. Основное их назначение - получить объективную картину информации для оперативного управления.

Назначение данного вида отчетов - получение информации для оперативного управления предприятием. Они готовятся на различную глубину - от одного дня и до недели. Основное их содержание - список работ, которые должны быть завершены в ближайшее время. Получатели отчетов - ответственные исполнители и руководство предприятия. Отчеты бывают сводными и индивидуальными. Индивидуальные отчеты представляют собой сводку работ, находящихся в компетенции того или иного должностного лица.

Сводный отчет - это список работ, находящихся в стадии завершения на заданный период времени (возможно, разделенный на отдельные подразделы по различным признакам). Сводные отчеты поступают к руководству предприятия или к руководству канцелярии для общего контроля за процессом делопроизводства. Индивидуальные отчеты поступают непосредственно к исполнителям или контролирующим лицам.

При рассмотрении отчетов не производится их группировка (т.е. на самом деле отчетов может быть и меньше, если использовать специализированные фильтры). У каждого оперативного отчета должен быть фильтр, задающий интервал времени, в который происходит окончание работ. Данные этого фильтра помещаются в заголовок отчета. Типичными примерами таких отчетов могут являться: завершающиеся работы по исполнителям, сводный отчет по подразделениям организации, сводный отчет по контрагентам и т.д.

- Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год.

Аналитические отчеты выдают информацию о проделанной работе. Хотя существуют стандартные формы отчетов, каждая организация может захотеть иметь собственные формы отчетов (в том числе и матричные). Данные отчеты служат для планирования работы организации в дальнейшем, для анализа номенклатуры предприятия списка контрагентов и т.д. Аналитические отчеты могут выдаваться по отдельным структурным подразделениям организации. Отчеты должны давать картину работы предприятия за определенный период времени. Следовательно, в фильтр отчета нужно ввести параметр - время анализа. В нем можно задавать или произвольный интервал времени, или фиксированный и понятный интервал времени:

- За месяц (указывается месяц и год, по умолчанию текущий).

- За квартал (по умолчанию текущий квартал).

- За год (по умолчанию текущий год).

Аналитические отчеты выдаются сравнительно редко. Часто их оформляют в виде отдельного издания и распространяют по всей организации. В связи с этим к ним предъявляется достаточно высокие требования по качеству оформления. В общем случае, они должны включать логотипы предприятия, гербы и графическую символику. Примеры таких отчетов:

- Исполненные документы по исполнителям

- Исполненные документы по контрагентам

- Исполненные документы по номенклатуре [11]

 

Отчетность канцелярии необходима в работе организации. Она позволяет анализировать работу канцелярии, подводить итоги по ее эффективности и давать картину работы предприятия за определенный период времени.

 

 

 

7. Ответственность канцелярии

 

 

 Ответственность за надлежащее  и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.

Заведующий канцелярией:

- организует ее работу,

- обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению,

- осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением,

- организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение,

- разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение,

- принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда,

- осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов,

- обеспечивает печатание и размножение служебных документов. участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку,

- руководит работниками канцелярии.

Заведующий канцелярией несет ответственность за:

- нарушение правил, сроков создания, обработки, хранения и использования документов;

- нарушение принципов (правил) формирования документального фонда организации, утрату или порчу документов;

- несоблюдение установленной в организации технологии обработки документов, в т. ч. с применением системы электронного документооборота;

- разглашение информации служебного характера, несоблюдение установленного в организации режима конфиденциальности;

- невыполнение в установленные сроки и установлен- ном объеме поручений руководства;

- несоблюдение установленных правил противопожарной безопасности, организации и охраны труда.

Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что документооборот на любом предприятии имеет начало именно в канцелярии и продолжается в системах управления документооборотом подразделений организации. Канцелярия контролирует ответственных исполнителей, но не всю цепочку обработки документа, и выдает руководству предприятия отчеты о потоке документов на предприятии.

 

2. ВЗАИМОСВЯЗЬ КАНЦЕЛЯРИИ И ДРУГИХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ УЧРЕЖДЕНИЯ

 

Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия. В общем случае, можно рассматривать систему автоматизации документооборота организации, как центральную систему, осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота, своеобразного ядра системы автоматизации производственной деятельности предприятия.

Для выполнения функций и реализации прав канцелярия взаимодействует:

1. Со всеми подразделениями предприятия по вопросам:

- ведения делопроизводства; 
- организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии; 
- подготовки и представления документов;

- передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;

- получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;

2. С хозяйственным отделом; отделом материально-технического снабжения по вопросам:

- обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов;

- обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;

3. С юридическим отделом по  правовым вопросам, связанным с  подготовкой документов.

То есть, канцелярия взаимодействует со всеми подразделениями предприятия, обеспечивая его эффективную работу.

На одном уровне с канцелярией стоит архив предприятия, который служит для накопления документов долговременного хранения и их поиска.

 

 

1. Канцелярия и архив предприятия

 

 

Все документы, проходящие через канцелярию, попадают в архив предприятия. Рассмотрим организацию документов в архиве предприятия. 

Все документы подразделяются на дела. Одно дело объединяет все документы за один год работы предприятия по тому или иному пункту номенклатуры дел организации. Объем единицы хранения в архиве не может превосходить двести пятьдесят страниц, толщина тома не превышает четыре см. В связи с этим, для больших дел вводятся несколько томов. Таким образом, подразделение документов в архиве происходит по делам, а затем по томам. Поиск информации осуществляется как по атрибутам дел и томов, так и по атрибутам документов.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до десяти лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Дела в архив передаются в архив из канцелярии или отдельно (по томам), или целиком по окончанию года. Дело закрывается в конце года. При этом проверяется полный перечень документов в деле, их разбивка по томам. После этого готовится опись дел, в которой указывается список дел (по их наименованием), количество томов в деле, количество страниц в каждом томе. После составления описи дел за конкретный год они поступают на хранение.

Сроки хранения для разных позиций номенклатуры различны. Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на:

- документы временного срока хранения (до десяти лет включительно);

- документы долговременного срока хранения (свыше десяти лет);

- документы постоянного (вечного) хранения.

После истечения срока хранения дела дело из архива предприятия передается на хранение в государственный архив (для государственных организаций). Для частных компаний после истечения срока хранения дела уничтожаются. И тот, и другой процесс оформляется соответствующими актами. Дела в архив или на уничтожения поступают как единое целое, т.е., в отличие от процесса формирования архивных дел, запускается соответствующая операция для всех томов дела.

Таким образом, документы, созданные и оформленные в канцелярии, переходят в архив на хранение. Это означает, что канцелярия также связана с архивом предприятия.

 

 

 

2. Канцелярия и ее связь с другими структурными подразделениями

 

Документооборот на предприятии только начинается в канцелярии, а основная часть документооборота проходит через подразделения организации. В принципе, канцелярию за редким исключением не волнует документооборот в отделах. Только в некоторых случаях, когда канцелярию обвиняют за вовремя неисполненные документы, ее серьезно волнует положение дел в подразделениях. 

На уровне подразделений документооборот должен позволять вести внутренний документооборот и передавать дела в канцелярию и, возможно, в другие подразделения предприятия. Документооборот уровня отдела отличается от документооборота уровня подразделения тем, что дела свободно ходят в рамках подразделения.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы: