Организация работы канцелярии учреждения

- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация документов;

- контроль исполнения;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

- отправка или направление в дело. [21]

Переходы дел между отделами внутри одного подразделения не регистрируются, но выход дела за рамки отдела должен отслеживаться и регистрироваться.

То есть, канцелярия тесно связана с другими подразделениями учреждения и несет ответственность за передачу документов архивам, отделениям и специализированным системам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. ЭЛЕКТРОННАЯ КАНЦЕЛЯРИЯ

 

Сегодня одна из актуальных задач, стоящих перед органами управления, - внедрение электронного документооборота. Одна из задач при организации электронного документооборота – обязательно централизовать учет всей поступившей документации.

Централизовать учет всей документации и повысить эффективность работы учреждения позволяет система электронного документооборота DIRECTUM.

DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Система DIRECTUM относится к классу ECM-систем (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Если базовые модули системы - «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами» - нацелены на «безбумажную» технологию работы с документами и предназначены для всех сотрудников организации, то модуль «Канцелярия» предназначен для работы именно с бумажными документами. Тем более, что большинство документов, имеющих юридическую силу, оформлены в бумажном виде и такое положение вещей будет оставаться еще достаточно долго.

Как правило, нагрузка по обеспечению «бумажного» документооборота, и контроль исполнения поручений ложится на делопроизводственные службы организации: канцелярию, общий отдел, службу контроля исполнения документов, а также на ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Именно для них и предназначен модуль «Канцелярия». И, естественно, этот модуль облегчает выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями государственной системы документационного обеспечения управления, на которых базируется традиционная российская технология делопроизводства:

Модуль «Канцелярия» в Составе Электронного документооборота позволяет:

- управлять официальными документами компании, регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию;

- создавать свои библиотеки для работы с организационно-распорядительными и справочно-информационными документами.

 

Автоматизация работы канцелярии позволяет осуществлять:

- единую регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек;

- регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководства, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;

- осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;

- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;

- получение необходимых стандартных  форм и журналов, а также статистических  отчетов по документообороту организации.

- хранение, уничтожение дела.[20]

Таким образом, автоматизация процессов делопроизводства повышает эффективность работы сотрудников канцелярии, и выводит их взаимодействие с другими службами предприятия на более высокий уровень.

 

 

 

1. Принцип действия электронной канцелярии

 

 

Принцип действия электронной канцелярии в документообороте:

- Документ доставляется на адрес организации или приходит в организацию любым возможным способом.

- Делопроизводитель (или секретарь) регистрирует документ в электронной канцелярии, регистрирует электронную карточку

- Система присваивает регистрационный номер

- Делопроизводитель ставит номер на входящий документ (вписывает ручкой), помещает бумажную версию в дело.

- Делопроизводитель прикладывает к карточке электронный документ. Для этого используется сканирующее устройство.

- Руководитель получает оповещение в о необходимости вынести резолюцию по входящему документу. Далее открывает поручение по рассмотрению и заполняет резолюцию. После этого можно самостоятельно назначить задачи исполнителям, либо поручить назначение задач по резолюции делопроизводителю (секретарю).

- Исполнитель получает оповещение. Он может переназначить задачу подчиненному, указать что работа начата, поставить пометку о завершении задачи. Цикл документооборота завершен.

 

 

 

2. Проблемы электронной канцелярии

 

 

Сегодня, в национальной правовой системе, процедура экспертизы подлинности, доказательства в суде, система регистрации подписей и печатей применима пока только к документам на бумажных носителях. Возможность применения такой процедуры и отличает документ от простого текста на бумаге или любом другом носителе.

В случае возникновения необходимости, нельзя будет отличить электронный документ от обычного файла или отличить электронную копию от электронного подлинника.

Необходимость создания правовой системы для придания соответствующего статуса электронному документу особо чувствуется уже давно. Заинтересованы в скорейшем принятии такого рода законов, прежде всего, банки, инвесторы, торговые системы, брокерские конторы, депозитарии.

Для решения этой проблемы необходимо выработать механизмы наложения подписи и печати на электронный документ, а также механизмы их регистрации. Необходимо добавить к документу информацию, которая определит его аутентичность. Под аутентичностью документа понимается подтверждение того, что содержательная информация документа не претерпела изменений с момента его подписания и документ подписан определенным лицом. Аутентичность документа может быть доказана путем применения к нему электронной подписи.

Поэтому, файл получает юридическую силу документа только после его подписания электронной подписью. При этом алгоритмы подписи должны быть стандартизированы, а программное обеспечение, реализующее алгоритм, должно быть соответствующим образом сертифицировано. Все механизмы и порядок их применения должны быть закреплены законодательно. Надежность современных криптографических систем защиты, в том числе, цифровой подписи, вполне достаточна и превосходит надежность экспертных оценок аутентичности, например, почерка или печати. Закон предусматривает использование трех видов электронных подписей: простой электронной подписи и усиленной электронной подписи, это понятие, в свою очередь подразделяется на усиленную неквалифицированную электронную подпись и усиленную квалифицированную электронную подпись.[16]

Если говорить о проблеме оригинала и копии, то совершенно понятно, что в случае с электронным документом понятия оригинал и копия не имеют смысла.

Пока соответствующая правовая система не создана и нет законов, позволяющих опираться на электронный документ юридически, учреждение может создать закрытую, не связанную с системами других учреждений, корпоративную систему электронного делопроизводства. Тогда можно выработать ряд договоров, соглашений, которые будут регламентировать права и ответственность пользователей системы, особенности делопроизводства, определять документ в системе.

Другая проблема канцелярии заключается во внедрении системы. После проведения соответствующего анализа особенностей делопроизводства, выяснения потребностей канцелярии и в результате принятия решения о покупке конкретной системы возникает масса проблем этапа внедрения электронной канцелярии.

Это закупка необходимой техники, установка серверной и клиентских частей программного обеспечения, настройка системы на делопроизводство организации, обучение пользователей, первоначальное параллельное ведение бумажного и электронного делопроизводства.

Непродуманный подход к решению всех этих проблем грозит организации большими неудобствами, вплоть до временной остановки производственного процесса. Только прагматическое и взвешенное отношение к построению процесса внедрения системы, а также четкое понимание руководством всех нужд, проблем и сложностей, связанных с техникой, настройкой и персоналом позволит осуществить относительно безболезненное внедрение нововведений, повысить эффективность вложений в компьютерную технику.[20]

Можно сделать вывод о том, что электронная канцелярия повышает эффективность автоматизируемых операций и процессов. Но во многих случаях издержки автоматизации намного превышают выгоды. Во многих организациях пришли к выводу, что никакая автоматизация не способна повысить эффективность настолько, чтобы выгоды от нее превысили издержки.

 

 

 

4.РАБОТА КАНЦЕЛЯРИИ РАЙОННОЙ ПРОКУРАТУРЫ НЕВЕРКИНСКОГО РАЙОНА

 

Рассмотрим принципы работы канцелярии районной прокуратуры Неверкинского района Пензенской области. Деятельность канцелярии районной прокуратуры основывается на Положении о канцелярии районной прокуратуры Неверкинского района Пензенской области.

Районная прокуратура Неверкинского района входит в систему Прокуратуры Российской Федерации и подчиняется непосредственно Прокуратуре Пензенской области.

Задача прокуратуры района заключается в установлении, поддержании и укреплении режима законности, а также создании правового механизма обеспечения и соблюдения прав, свобод и интересов личности, общества и государства.

Делопроизводством в районной прокуратуре занимается канцелярия, которая является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется непосредственно прокурору района. Общее руководство делопроизводством осуществляет один из руководителей прокуратуры.

Основными задачами канцелярии прокуратуры, зафиксированными в положении, являются:

- совершенствование системы делопроизводства в прокуратуре;

- подготовка и оформление документов в соответствии с действующими стандартами и правилами;

- оптимизация системы документооборота в прокуратуре;

- контроль за прохождением и исполнением документов в прокуратуре;

- участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений;

- повышение уровня подготовки работников прокуратуры в области делопроизводства.

Основные функции канцелярии прокуратуры:

- документационное обеспечение деятельности прокуратуры; своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению;

- контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;

- регистрация, учет, хранение и передача соответствующим должностным лицам документов текущего делопроизводства, в том числе, приказов и распоряжений руководства;

- формирование дел и сдача их на хранение;

- исполнение инструкций и других нормативно-правовых документов по ведению делопроизводства в прокуратуре;

- методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях;

- контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;

- подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов;

- печать и размножение служебных документов.

Работа с документами в Прокуратуре ведется согласно «Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях» (утверждена приказом Генпрокуратуры России от 29.12.2011 № 450). Положения и инструкции, касающиеся правил оформления документов, соответствуют ГОСТ Р 6.30-2003. Среди организационно-распорядительных документов, на оформление которых распространяется инструкция, в отличие от традиционных видов, указаны доклад, заключение, памятка, представление, протест, сводка и специальное донесение.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, районных прокуратурах возлагается на руководителей подразделений, районных прокуроров. Они обеспечивают изучение работниками требований настоящей Инструкции и осуществляют контроль за ее исполнением.

 Начальник управления делопроизводства, начальник отдела общего и особого делопроизводства, специалист, заведующий канцелярией обеспечивают делопроизводственное обслуживание работников прокуратуры, принимает меры к совершенствованию делопроизводства и повышению квалификации прокуроров, следователей и других работников в этой области.