Организация работы канцелярии учреждения

Непосредственное ведение делопроизводства осуществляют специалисты, старшие инспекторы, инспекторы, делопроизводители, архивариусы и другие работники канцелярий.

Начальники делопроизводственных служб вышестоящих прокуратур осуществляют также методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях и подчиненных прокуратурах.

Таким образом, от деятельности канцелярии прокуратуры зависит работа учреждения в целом. Благодаря правильной работе канцелярии с документами, осуществляется главная задача прокуратуры района - установление, поддержание и укрепление режима законности, а также создание правового механизма обеспечения и соблюдение прав, свобод и интересов личности, общества и государства.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Документационное обеспечение управления учреждения является важнейшей обслуживающей функцией управления, которая имеет определенные задачи, и должна выполняться самостоятельным структурным подразделением – канцелярией.

В результате работы были раскрыты основные принципы организации канцелярской работы, изучены функции и задачи канцелярии, ее структура и штатная численность, выявлены права и ответственность канцелярии и заведующего ею, изучены типовые процессы канцелярии, выявлена необходимость отчетности канцелярии, определена связь работы канцелярии с другими подразделениями учреждения, раскрыта эффективность работы электронной канцелярии.

После выполнения задач была проанализирована работа канцелярии учреждения и выявлена ее связь с другими подразделениями предприятия.

Таким образом, исходя из своей цели, канцелярия решает следующие задачи:

- совершенствование  форм и методов работы с  документами;

- обеспечение  единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с государственной системой документационного обеспечения управления, ГОСТами и другими действующими нормативами;

- сокращение  документооборота, количества форм  документов и документов;

- разработка  и внедрение нормативных и  методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной.

Организация документационного обеспечения управления строится таким образом, что канцелярия и остальные подразделения предприятия работают взаимосвязано, их работа улажена и между ними четко распределены обязанности, каждый отдел выполняет свои обязанности и функции. Благодаря этому в учреждении должным образом осуществляется документооборот, и руководителю уместно рассматривать предложения о внедрении электронной канцелярии для автоматизации документооборота.

Канцелярия подчинена непосредственно руководителю организации, она выполняет свои функции и обязанности, ведет контроль за исполнением функции ответственных исполнителей, и тем самым систематизирует работу с документопотоком в учреждении.

Работа канцелярии с документами должна быть оперативной, за каждое перемещение документов канцелярия несет ответственность, необходимо контролировать исполнение документов и движение их в учреждении, работу структурных подразделений учреждения с документами. Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна проходить обработку в канцелярии. Если это исходящая документация, в канцелярии отправляемые документы должны правильно сортироваться по адресам и отправляться в день их поступления, чтобы в работе предприятия не возникало никаких проблем. Порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Совершенствование работы канцелярии является одним из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы информации и документопоток возрастают с каждым годом в связи с нововведениями. Своевременная обработка информации возможна только при рациональной организации службы делопроизводства и автоматизации работы с документами.

Таким образом, от правильной организации работы канцелярии в учреждении во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.88 № 33. – М.: Главархив СССР, 1991.

2. Типовое положение о канцелярии учреждений. Одобрено Постановлением ГКНТ СССР от 04.09.1973 N 435 (Единая государственная система делопроизводства. Основные положения).

3. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477 (ред. от 07.09.2011).

4. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185.

5. Основные Правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

6. Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях. Утверждена приказом Генпрокуратуры России от 29.12.2011 N 450.

7. Федеральный закон от 01.07.2015 № 63-ФЗ "Об электронной подписи"

8. Федеральный закон от 01.09.2015 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

9. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. 4 издание, дополненное. Утверждено Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37.

10. Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 N 03-51/ 64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях».

11. Афанасьев А. А. АО Весть GIT forum [Электронный ресурс]: Методы управления документооборотом в организации – Режим доступа к журналу: http://citforum.ru/ofis/ofis96/104.shtml

12. Быкова Т. А., Вялова Л. М. , Санкина Л. В. Делопроизводство: Учебник. - 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М / 2014. – 180 с.

13. Гайфулина Н.П. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В БУХГАЛТЕРИИ [Электронный ресурс]: Организация делопроизводства в бухгалтерии, с.1. – Режим доступа к журналу: URL:http://abc.vvsu.ru/Books/developo/page0001.asp

14. Зиндер Е. З. Корпорация LVS Group [Электронный ресурс]: Реинжиниринг бизнес-процессов и автоматизация офиса М.:СИНТЕГ, 2013. – Режим доступа к журналу: http://citforum.ru/ofis/ofis96/102.shtml

15. Непорожнева Е. М., Фионова Ю. Ю. Особенности делопроизводства в канцелярии районной прокуратуры. Пензенский государственный университет// Журнал "Делопроизводство". – 2013. - № 2. Режим доступа к журналу: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?285

16. Кузнецов С. Л. Современное законодательство в области ДОУ // Журнал «Секретарское дело». – 2013. - № 4. – С. 6.

17. Кузнецова Т. В. Документооборот – отражение системы управления // Журнал «Секретарское дело». – 2009. - № 4. – С. 12.

18. Янковая В. Ф. Организация службы документационного обеспечения // Журнал «Секретарь-референт». – 2005. - № 1.

19. Янковая В. Ф Азбука делопроизводства // Журнал «Секретарь-референт». – 2006. - № 10.

20. Автоматизация канцелярии на предприятии [Электронный ресурс]: Организация электронной канцелярии, 2015. - Режим доступа к журналу: http://www.directum.ru/339256.aspx

21. Энциклопедия делопроизводства. Раздел 3. Организация работы с документами. Часть 3.1. Организация документооборота [Электронный ресурс]: EDOU.RU - Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела, 2015. - Режим доступа к журналу: http://www.edou.ru/enc/razdel31/?COURSE_ID=5&LESSON_ID=107

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Примерное положение

О службе документационного обеспечения управления

 

1. Общие положения  

 

1.1. Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

1.2. Документационное обеспечение управления  в организациях, учреждениях и  на предприятиях <*> осуществляется  специальной службой, действующей  на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

--------------------------------

<*> В дальнейшем именуются "организации".  

 

1.3. Наименование и структура службы  ДОУ устанавливаются в соответствии  с принадлежностью их к определенной группе организаций.

1.4. В зависимости от принадлежности  к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие  службы документационного обеспечения:

в министерствах и ведомствах СССР, союзных и автономных республик - управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;

в совместных предприятиях (организациях) - правлением;

в акционерных обществах - учредительной конференцией;

в кооперативах - состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;

в исполнительных комитетах Советов народных депутатов (за исключением исполкомов городов районного подчинения, сельских и поселковых) и в аппарате управлениях общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

1.5. Нормирование труда работников  службы ДОУ, установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам работ производится в соответствии с установленными нормами времени, утверждаемыми Госкомтрудом СССР. 

 

1.6. Организация рабочего места и  условия труда работников службы  ДОУ регламентируются нормативно-методическими документами Госкомтруда СССР, Госстроя СССР, государственными и отраслевыми стандартами.

1.7. Для определения количества работников  службы документационного обеспечения  управления применяются отраслевые  нормативы численности, разрабатываемые  на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий и укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.

1.8. Работа службы ДОУ регламентируется  Положением об этой службе, которое  разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основании Квалификационного справочника должностей, Единой номенклатуры должностей служащих, с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.