Организация работы административных подразделений и служб

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЯНОЙ

ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

Кафедра экономики и управления на предприятии

нефтяной и газовой промышленности»

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Организация производства»

 

на тему: «Организация работы административных подразделений и служб»

 

 

 

 

ВЫПОЛНИЛ студ. гр. БЭТ-11-01	Е.В. Димитриева А.С.Огороднова
РУКОВОДИТЕЛЬ к.э.н,доцент	Д.В.Котов

 

 

 

Уфа  2013

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ      

                                                                                                                          С.

Введение…………………………………………………………………………….4

1. Общие вопросы организации труда административно-управленческого персонала……………………………………………………………………………5

1.1 Организации работы  административно-управленческого персонала………5

1.2 Методы нормирования  труда…………………………………………………10

1.3 Основы научной организации  труда…………………………………………13

2. Функциональная модель-схема работы подразделений……………………...17

2.1 Функциональная модель-схема  работы планово-экономического отдела...17

2.2 Функциональная модель-схема  работы финансового отдела………………27

2.3  Функциональная модель-схема  работы производственно-технического  отдела…………………………………………………………………………….….37

3. Количественная характеристика подразделения………………………………45

Заключение………………………………………………………………................47

Список используемой литературы…………………………………………..........48

Приложения………………………………………………………………………...49

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Употребляемые в настоящее время термины «административное обслуживание» (или службы) или «административное управление» нашли свое отражение в названии и деятельности одного из основных подразделений Американской ассоциации по управлению (АМА). В 1959 г. этот отдел, называвшийся тогда отделом управления трудом канцелярского аппарата, подготовил документы, которые впоследствии были опубликованы в виде доклада под названием «Изменяющийся характер управления трудом канцелярского аппарата: технические и управленческие тенденции в административной работе». В 1960 г. тот же отдел, теперь уже переименованный в административные службы, рассмотрел вопрос о выяснении новой концепции административного управления: «административные службы как функция высшего руководящего персонала». Наша работа, выполнена по теме «организация работы административных подразделений и служб», исходя из этого можно сказать, что данная тема весьма актуальна в настоящее время, так как административное управление имеет значительную роль в общей системе организации предприятия.

Административное управление на предприятии реализуется через систему менеджмента, ключевым звеном которого являются менеджеры среднего звена – начальники подразделений, в непосредственном подчинении которых находятся сотрудники предприятий.

Административные службы являются вспомогательными органами предприятия, т.е. службами, которые обслуживают различные «исполнительные» или «производственные» подразделения. В зависимости от размера компании и характера ее операций они могут быть многочисленными или малочисленными; и обычно чем больше компания, тем разнообразнее специализированные управления или отделы, которые необходимы для выполнения этих функций. К рассмотрению были поставлены следующие задачи: изучение  общих вопросов организации труда административно-управленческого персонала, функциональных моделей-схем работы подразделений, а также разработка  количественной характеристики подразделений.

Целью данной работы является выявление организации работы административных подразделений  и служб.

Объектом исследования в курсовой работе выступают административные подразделения и служб.

1.ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА АДМИНИСТРАТИВНО-УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ПЕРСОНАЛА

 

1.1 Организации работы административно-управленческого персонала

Административно-управленческий персонал (АУП) — это работники аппарата управления, служащие, входящие в администрацию фирмы, предприятия, организации, конторские работники, дирекция предприятий и учреждений.     

  К АУП относятся все работники органов управления. На предприятиях, в организациях и учреждениях в АУП включают руководителей, их заместителей, начальников подразделений, а также секретарей, машинисток, курьеров и другой обслуживающий персонал. Конструкторы, технологи, механики, агрономы, врачи, учителя и другие работники, непосредственно участвующие в основной деятельности организации, не относятся к АУП.

Главная отличительная черта административно-управленческого персонала учреждения от других работников - это то, что они не заняты непосредственно деятельностью, а занимаются ее организацией и руководством ею.

Административно-управленческий персонал и персонал родственных профессий осуществляет решение административно-координационных вопросов в деятельности организаций и их структурных подразделений, ведение документации и информационное обеспечение.

Их обязанности включают:

- ведение деловой переписки, протоколов и другой административной  документации;

- планирование и организацию  проведения заседаний, совещаний, деловых  встреч и поездок;

- согласование сроков  проведения различных мероприятий, контроль за их соблюдением;

- помощь руководителям  и сотрудникам в решении вопросов  административно-организационного  характера;

- подготовку проектов  контрактов, договоров, ведение переговоров, организацию приема посетителей  и сотрудников;

- выполнение родственных  по содержанию обязанностей;

- руководство другими  работниками.

Управление представляет собой область деятельности, направленную на

обеспечение согласованной и эффективной работы трудового коллектива,

создающего материальные ценности или производящего услуги.

Управленческий труд по сравнению с трудом рабочих имеет свои существенные особенности. Прежде всего это преимущественно умственный труд. Рассматривая особенности управленческого труда, следует подчеркнуть, что, так же как труд рабочих, он является необходимым и производительным трудом. Но вместе с тем он имеет особую производительную форму. Занятые

управленческим трудом непосредственно не создают материальных ценностей,

но, осуществляя техническую и организационную подготовку производства,

совершенствуя методы планово-экономической работы, формы материального

стимулирования, решая коммерческие задачи, они реализуют свою деятельность в продукте труда совокупного работника. Без их труда невозможно современное производство.

Специфичен и предмет управленческого труда, в качестве которого выступает различного рода информация. В силу этого управленческий труд носит информативный характер. Информация по форме может быть устной и

документированной (чертежи, технологические карты, планы, проекты и т.п.),

по функциональной принадлежности - технической, трудовой, бухгалтерской,

коммерческой, по используемым носителям (документы, перфокарты, магнитные ленты).

Особенность результатов управленческого труда состоит в том, что они трудно поддаются количественной оценке. На рисунке 1.1 представлен процесс административно-управленческой работы.

 

«Рисунок 1- процесс административно-управленческой работы»

 

Процесс административного-управленческого труда складывается из выполнения следующих организационно-административных операций: служебно-коммуникационных (передача и прием устной информации путем телефонных переговоров, обхода рабочих мест, приема сотрудников и посетителей, передвижения в пределах предприятия); распорядительных (доведение решений до исполнителей путем отдачи устных распоряжений, письменных приказов, указаний, установления заданий исполнителям или утверждения составленных ими личных планов работы, устного инструктажа в процессе выполнения заданий и поручений, составления и утверждения письменных инструкций); координационных (взаимная увязка работы подразделений и служб путем проведения совещаний и заседаний, составления плана-графика выполнения работы с указанием исполнителей и сроков); контрольно-оценочных (контроль исполнения приказов, решений совещаний, планов, заданий, поручений, оценка работы подразделений и исполнителей, поощрения и взыскания)

Результаты труда руководителей, как правило, оцениваются косвенно — по показателям производственной деятельности возглавляемых ими коллективов, труда специалистов и технических исполнителей — по показателям работы отдела (бюро). Это своего рода конечные результаты, между временем достижения, которых и моментом приложения труда существует значительный разрыв.

Нельзя наделять свойствами конечного результата управленческого труда его промежуточные результаты — расчеты, чертежи, разрабатываемую техническую и организационную документацию, другую информацию. Иначе создается абсурдная ситуация: чем больше выполнено или подготовлено расчетов, различных документов, тем плодотворнее труд, а это далеко не так. Отсюда и важное свойство производительной формы управленческого труда: его эффективность должна оцениваться не по количеству подготовленных документов и изданных распоряжений, а по результативности и прогрессивности, принимаемых технических, организационных, экономических решений — по их влиянию на результаты деятельности работников, непосредственно занятых производством продукции или услуг. Эта специфика определяет такие требования к организации управленческого труда, как необходимость тщательного анализа объема и форм информации, методов и средств выполнения трудовых процессов с целью выявления и устранения документационных излишеств.

Все указанные отличительные качества управленческого труда обусловливают особый подход к его организации.

1.2 Классификация управленческих  кадров

По характеру участия в процессе управления все работники управленческого труда подразделяются на три группы: 1) руководители;

2) специалисты; 3) технические  исполнтели (служащие).

Такое деление обусловлено тем, что управленческая деятельность заключается в осуществлении непосредственного руководства управляемым объектом (предприятием, учреждением, отделом, производственным подразделением), разработке необходимых управленческих решений и подготовке информации. Характер участия каждой из названных групп работников в процессе управления определяется решаемыми ими задачами и функциональными обязанностями.

Четкая система оплаты труда административно-управленческого персонала во многом определяет эффективность деятельности компании, социально-психологический климат в ее коллективе, поэтому при разработке системы оплаты труда административно-управленческого персонала учитывают общую ситуацию с бизнесом, планы развития компании, сложившееся представление о справедливости оплаты, соотношение с размером оплаты других работников. Компании постоянно контролируют уровень оплаты на других предприятиях. Нередко для обоснования системы вознаграждения руководителей создается специальная группа разработчиков, привлекаются эксперты по вопросам правовой, финансовой, инвестиционной и кадровой политики.

Одним из вариантов построения системы оплаты труда административно-управленческого персонала является использование квалифицированных категорий. Эти категории отражают качество труда, уровень профессиональных способностей, умение выполнять работу определенного уровня сложности, опыт практической деятельности и т.п. Конкретные требования к каждой категории специалистов определяются предприятием с учетом особенности организации его деятельности.

Типовые названия ступеней: нижний, средний и высший уровни; первая, вторая ведущие категории; первый и второй классы. Начисление заработной платы административно-управленческого персонала (на всех уровнях руководства) реализуют по различным вариантам. Один из них предполагает небольшой должностной оклад и значительное премирование при успешной работе. Другой - высокий должностной оклад при минимальном или нулевом премировании. Должностной оклад руководителя связывают с категорией предприятия (коллектива), уровнем руководства. Классификацию предприятия обычно осуществляют на основе объема производства в условных единицах.

Стремление увязать классификацию предприятия с результатом производства привело к основному показателю - нормативно-чистой продукции, а дополнительным - качество продукции и эффективность производства. Сумма условных баллов, начисленная предприятию, корректируется в зависимости от показателей фактической деятельности: выполнение планового задания по производительности труда, изменения фондоотдачи, выпуска продукции повышенного качества, выпуска продукции, превышающей по показателям мировые налоги.

 

 

1.2 Методы нормирования  труда

В условиях действия разнообразных форм собственности, в том числе и на труд, у работодателя и работника повышается экономический интерес к установлению обоснованных затрат рабочего времени и его использованию.

Работодатель как собственник средств производства (или их части) стремится извлечь максимальную прибыль от их применения посредством рационального использования труда работника с минимальными издержками, в том числе оптимальной численностью персонала, минимальными затратами рабочего времени при обеспечении высокого качества товара (услуг).

По мере развития рыночных отношений вопросы нормирования труда все в большей степени связываются с социально-экономическими аспектами управления, так как проблема повышения эффективности использования труда персонала остается самой острой.

У работника, реализующего свои трудовые способности, повышается интерес в более эффективном использовании рабочего времени, и в то же время, требования нормальных условий труда и оптимальной его напряженности, установленной на базе объективно рассчитанных затрат.