Организационная структура управления: назначение, оценка и проблемы построения

     Слабые стороны компании делают ее уязвимой в конкурентной борьбе и лишают возможности использовать определенные перспективы отрасли. Отсутствие достаточных навыков в маркетинговой деятельности не дают расширенной возможности проводить различные маркетинговые исследования, выяснить предпочтения и мотивацию потребителей и в соответствии с полученными данными доработать и усовершенствовать продукт. Поэтому организации необходимо свою стратегию направить на сглаживания слабых сторон: разобщенность горизонтальных связей в производственных системах, отсутствие функции контроля, не полное информирование начальника, излишняя жесткость в управлении, слабые навыки в области маркетинговой деятельности.

     Каждая компания и человек должны предусмотреть возможные будущие угрозы. Угрозы для бизнеса могут исходить не только от конкурентов, но и от политиков, экономики, изменения налоговых законов, изменения технологии и других факторов.

     Какие возможности отрасли может использовать компания со своими ресурсами и опытом, чтобы реально рассчитывать на удачу? Какие возможности отрасли являются наилучшими с точки зрения фирмы?

     Организация может использовать такую возможность отрасли, как расширение и усовершенствование оргструктуры, что поможет снизить нагрузку на директора, что является довольно сильной угрозой, а также установить более лучший контроль. Стоит отметить, что угрозы на данном предприятии не являются критическими или разрушающими.

     Таким образом, является довольно сильным предприятием. Оно имеет хорошие сильные стороны организационной структуры, что помогает ей в конкурентной борьбе. Кроме того предприятие имеет и слабые стороны, которые могут повлиять на её дальнейшее развитие, усугубить положение. Мы провели оценку оргструктуры и пришли к выводу, что следует провести совершенствование организационной структуры, что бы она стала более эффективной, хорошо контролируемой и управляемой.

     Для более лучшей оценке проведём анализ по группам показателей:

     К_з= 10/178 = 0,06

     Нормативный показатель должен приближён к 0,15, у нас он 0,06 (Большое число подчинённых у руководителей). Остальные многие показатели по нормативу должны быть приравнены к 1.

     К_с= 15/120 = 0,125

     К_Ф=53/288 = 0,184

     К_сп= 9364млн.руб/15070млн.руб= 0,621

     К_Д= 10/7=1,42

     К_rs= 1-10/4=1,5

     Э_ауп=70млн.136т.руб/90млн.345 т.р. = 0,776

     К_и=29/178-1=0,17

     Также рассчитаны темп изменения 07/06 гг и 08/09 гг и другие показатели (Приложение Ж).  

     Из  данных расчётов видим, что данные показатели по данному предприятию достаточно малы и не достигают нормативного уровня. Данная организационная структура управления развита слабо. Предприятие не развивается должным образом. Поэтому данную оргструктуру необходимо оптимизировать, совершенствовать.  
 
 

3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ  ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ПРЕДПРИЯТИЯ 

     Четко сформированная организационная структура - один из факторов успешной деятельности фирмы. В связи с постоянными изменениями во внешней среде, которые часто ведут к негативным последствиям, следует обеспечить компании максимальную устойчивость в неблагоприятных ситуациях. Для этого руководителю необходимо принимать меры по планированию организационной структуры. Изучив и сделав анализ организационной структуры планируется ряд мероприятий по ее совершенствованию.

     Совершенствование организационной структуры управления приобретает форму поиска альтернативного решения между централизацией и децентрализацией властных функций. Желание найти приемлемое соглашение между централизованным и децентрализованным управлением приводит к необходимости создать такую систему управления, которая характеризуется централизованной разработкой совершенствования предприятия и хозяйственной политики с децентрализованным оперативным управлением.

     Перераспределение задач, прав и ответственности, информационных потоков повышает эффективность организации путём роста производительности и, по крайней мере, временно сдерживает рост издержек, повышает прибыльность. Улучшение организационных форм нередко способствует выработке новых и более совершенных стратегических решений. Взаимосвязь стратегии и структуры лежит в основе всех рекомендаций по корректировке и изменению организации управления предприятием. [9, с.106]

     Выполнение  функций управления возможно при  использовании различных форм организации  труда работников аппарата управления организаций, выражающиеся в различных вариантах организационных структур управления. Поэтому возникает необходимость создания наиболее эффективной организационной структуры управления, способной обеспечить своевременное принятие качественных управленческих решений и доведение их до исполнителей.

     Первым шагом совершенствования является создание должности маркетолога. Это позволит лучше изучать рынок, отслеживать изменения, связанные с ослаблением или усилением политики конкурентов, появлением новых товаров и разработок, изменением потребностей клиентов, их покупательской способности, состояние спроса. Эту информацию должен собирать специалист-маркетолог, который будет находиться в подчинении у начальника производственно-торгового отдела. Планируется включить в функции маркетолога функции такие как:

     Организация работы по рекламированию производимой продукции или выполняемых услуг с целью их продвижения на рынки сбыта, информируя потребителей о преимуществах качества и отличительных свойствах рекламируемых товаров или услуг. Осуществление руководства, планирование и координацию работ по проведению рекламных кампаний. Разработка плана рекламных мероприятий по одному виду или группе товаров (услуг) и определение затрат на их проведение. Осуществление выбора форм и методов рекламы в средствах массовой информации, их текстового, цветового и музыкального оформления. Организация разработки рекламных текстов, плакатов, проспектов, каталогов, буклетов, контролирует их качество, обеспечивая наглядность и доступность рекламы. Осуществление контроля за разработкой и реализацией договоров и контрактов по рекламированию продукции или услуг. Анализ мотивации спроса на производимую продукцию или оказываемые услуги, организация изучения потребностей покупателей и определяет направленность проведения рекламных кампаний. Поддержка необходимых связей с другими структурными подразделениями предприятия, учреждения, организации в процессе разработки и проведения рекламных мероприятий. [23]

     Следующий шаг по совершенствованию организационной структуры является «разгрузка» директора. В его непосредственном подчинении находится слишком много служб. Чтобы облегчить ситуацию, планируется внести изменения в структуру организации: ввести два зама (делегировать некоторые полномочия директора его заместителям).

     Решение проблемы, таким образом, позволит сократить число непосредственных подчиненных директора.   Создадим двух замов:

     - заместитель директора по снабжению  и сбыту

     - заместитель по производству.

     Заместитель директора по снабжению  и сбыту будет руководить начальником  производственно-торгового отдела, главным товароведом, начальником  складского хозяйства. А заместитель  директора по производству будет  руководить начальником производства. Главного инженера, инженера по транспорту, главного бухгалтера оставим в непосредственном подчинении директора.

     Принятие данных мер позволить разграничить функции директора и его заместителей таким образом, что основой задачей директора будет являться контроль внешней ситуации и решение вопросов, связанных с изменениями внешней среды; заместители директора, в свою очередь, будет осуществлять контроль над ситуацией внутри организации.

    Третьим шагом было бы целесообразно освободить юрист-консульта, программистов, инспектора по кадрам от прямого подчинения директора. Программистов лучше было отнести к главному инженеру. Он отвечает за техническое оснащение всего предприятия. Программист выполняет поддержку  всей аппаратуры предприятия, поддержку его в надлежащем состоянии. Схожесть их функций позволяет подчинить  программистов главному инженеру. На данном предприятии два программиста, один из них системный администратор, другой – программист, поэтому лучше создать службу ОСУ.

     Инспектор по кадрам очень тесно взаимодействует с главным бухгалтером. Его целесообразно отнести под руководство главного бухгалтера.

     Юрист-консульта стоит оставить  в прямом подчинении к директору. 

     Применение более совершенной  организационной структуры позволит:

     1. Освободить генерального директора предприятия от повседневной рутинной работы.

     2. Повысить качество и оперативность принимаемых решений.

     3. Вовлечь в предпринимательскую деятельность все подразделения объединения, способных расширить номенклатуру продукции и услуг, повысить гибкость и конкурентоспособность.

     При совершенствовании организационной  структуры управления важным  является правильное соотношение  полномочий и ответственности,  четкая регламентация деятельности  руководителей. Осуществим распределение управленческих решений по уровням, потому что это является наиболее важной и ответственной частью улучшения структуры. Будет наиболее целесообразно, если сотрудники, выполняющие все взаимосвязанные задачи, будут находиться в подчинении у одного и того же человека.

     Для создания благоприятного климата в  коллективе, для его сплоченности, для создания определенного имиджа компании планируется развивать организационную культуру. Это будет являться задачей секретарь-референт. Он должен будет разработать определенную политику проведения такой работы.

    При проведении совершенствования оргструктуры и введения двух замов, мы тем самым  обеспечили более лучший контроль на предприятии и как результат лучшее распределение функций между подразделениями, более лучшую взаимосвязь.

     Также не последней задачей на пути формирования новой организационной структуры является определение таких сфер деятельности предприятия, которые непосредственно и существенно влияют на достижение стратегических целей предприятия. Если прежде к такой сфере относилось только производство, то в условиях рыночной экономики сюда относятся маркетинг, финансы, производство, персонал. А это значит, что вся организационная структура управления должна строиться вокруг них.

     Далее при формировании организационной структуры состоит в том, чтобы перейти от традиционного к стратегическому управлению предприятием. Это в первую очередь задачи генерального директора. Поэтому необходимо было освободить его от текущей, оперативной работы, сосредоточив внимание на стратегии, финансах, персонале. В то же время следует учесть, что переход на стратегическое управление меняет характер работы руководителей всех уровней и каждого подразделения, а также характер мотивационных механизмов, направленных теперь на развитие, инновации, научно-технический прогресс.

     Для четкого разделения полномочий и  ответственности между сотрудниками, планируется разработать для  каждого отдела должностные инструкции. Это является еще одной мерой  совершенствования и должно разрабатываться  директором.

     Так как большинство сотрудников  данного предприятия достаточно молоды, опыт работы у них небольшой. Также иногда им не хватает определенных технических и юридических знаний.

     В связи с этим на планируется работа по повышению уровня подготовки сотрудников. Этим занимается заместитель директора. Следует отметить, что проведение таких мероприятий на данном предприятии крайне необходимо. Это может принести значительную пользу компании только при условии систематического проведения занятий с персоналом. Для этого планируется разработать лекции на основе информации из журналов, Internet, TV и другой литературы.

     Такую работу вполне возможно провести самостоятельно, не прибегая к помощи специалистов из других структур и организаций. Для  успешного проведения такой работы необходимо разработать проект, в котором будет указано: сотрудник, который проводит то или иное занятие; время; количество отведенных часов. Целесообразно будет, если техническим инструктажем будет заниматься начальник технической службы, а занятиями по «праву» - юрист.

     Современной организационной структуре управления должна соответствовать новая система  распределения полномочий, которая  должна наполнить подразделения  предприятия новым содержанием (целями и задачами), вложить в них новые  принципы и методы управления, обеспечить гибкость структуры, адаптивность к меняющейся стратегии фирмы. Для создания стратегической эффективности организационной структуры в положениях о подразделениях и должностных инструкциях приоритет должен отдаваться аналитическим и перспективным направлениям работ. В отчетах подразделений следует отражать лишь новые перспективные работы. Текущая и оперативная работа должны контролироваться системно – сразу после исполнения. Такой контроль должен выполняться непосредственным потребителем работ, тогда он будет самым строгим, быстрым и дешевым, так как становится отправной точкой для следующего этапа работ.