Информация и ее роль в принятии управленческих решений

Одной из современных информационных систем является глобальная компьютерная сеть Интернет. Сообщество компьютерных сетей  Интернет занимает огромное информационное пространство, которое становится все  более доступным широкому кругу  пользователей. Интернет охватывает большинство  стран мира, объединяет около 100 млн. компьютеров, приблизительно 60 тыс. сетей, и при этом продолжает очень быстро развиваться.

Интернет  является главным мировым источником информации и оперативным глобальным средством связи.

В Интернете  прослеживаются две тенденции наполнения сети информационным содержанием. Первая тенденция связана с тем, что  сеть удовлетворяет утилитарный, коммерческий подход. Это популярные серверы для  каждого желающего, а также различные  электронные магазины и реклама. Предложение в данном случае формирует  спрос.

Вторая  тенденция связана с совершенствованием данной системы для профессиональных пользователей, образования и науки, представления Интернета как  научного и образовательного информационного  пространства.

Компьютеризация процесса принятия решений - необходимость, обусловленная современными потребностями  управленческой деятельности. Решение  сложных проблем, требующих многовариантных  расчетов, связано с огромными  затратами времени на их выполнение вручную. В.А. Абчук в книге «Директорский хлеб» отмечает, что на решение задачи прикрепления тридцати предприятий-заказчиков к 2 заводам-изготовителям, производящим соответственно 20 и 10 видов продукции, 1 человеку потребовалось бы десятилетие (при условии, что на 1 вариант решения будет затрачиваться 1 минута). Если число заказчиков увеличить до 50, а количество производимых единиц изделий двумя заводами соответственно до 30 и 20, то на перебор вариантов потребуется 100 млн. лет, Можно, конечно, не согласиться с автором, но тогда надо произвести расчет [33;с 35].

Внедрение компьютерной техники и кардинальное изменение на этой основе информационно-коммуникационных процессов непосредственно влияют на принятие управленческих решений. Постоянно  возрастающий объем информации и  относительно низкая производительность труда людей, занятых ее обработкой, вызвали к жизни новые информационные технологии (НИТ). Это целостные технологические  системы по принятию управленческих решений, для которых характерны:

• новые технологии коммуникационных сетей ЭВМ (на основе локальных и распределительных);
• новые технологии обработки информации на базе персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (ПЭВМ и АРМ);
• безбумажная технология, исключающая бумагу как носителя информации;
• технология использования искусственного интеллекта в процессе принятия решений на базе моделируемых систем с различными формами представления ситуации, экспертных систем, знаний и т.п.

Основными компонентами структуры НИТ выступают:

• технические средства - ЭВМ и организационная техника;
• информационно-технологическое и программно-алгоритмическое обеспечение;
• специально создаваемые организационные структуры управления, обеспечивающие эффективное использование всех элементов НИТ.

Практика  показывает, что чаще всего решения  по сложным проблемам принимаются  в условиях диалога компьютера и  человека. Одно из достоинств НИТ состоит  в возможности коллективного  действия (за счет участия в обсуждении разных специалистов) на базе ЭВМ, ПЭВМ, локальных сетей, распределительных  сетей ЭВМ, средств передачи данных, АРМ. Формой коллективного действия может быть проведение телеконференций  и др.

Существует  и негативный аспект внедрения современных  электронных технологий в управленческую практику, который должен быть известен менеджеру. Широкое применение ЭВМ  остро ставит вопрос защиты информации от разрушения, искажения, от несанкционированного использования вопреки воле владельца. Компьютерная преступность (или нарушение  норм пользования информацией, заложенной в ЭВМ) в западных промышленно  развитых странах достигла внушительных размеров. Ущерб от одного компьютерного  преступления колеблется в пределах от 450 тыс. до 1 миллиарда долларов. Ежегодные  потери некоторых фирм США от этого  вида преступности достигают 5 миллиардов долларов. Официальная статистика свидетельствует о ежегодном росте компьютерной преступности, в связи с чем рост объема потерь исчисляется сотнями процентов.

Такого  рода преступления чаще всего совершают  служащие самих учреждений - специалисты  по информатике. Сегодня подобные случаи превратились в систему.

 

Глава 2 Анализ информационного  обеспечения  
управленческих решений в ООО «Металлтрейд»

2.1 Общая характеристика ООО «Металлтрейд»

Общество  с ограниченной ответственностью «Металлтрейд» - производственная компания, основным видом деятельности которого является металлообработка.

Юридический адрес: г. Челябинск, ул. Сталеваров д. 20.

В ООО «Металлтрейд» два учредителя, которые имеют равные доли.

Уставный  капитал ООО «Металлтрейд» разделен на две равные доли и равен 50 тыс. рублей.

Далее рассмотрим цели и задачи рассматриваемой компании.

Итак, основная цель деятельности – получение прибыли.

Предприятие занимается изготовлением автозапчастей, корпусных деталей, сварных и сборочных металлоконструкций различного назначения, нестандартного оборудования по чертежам заказчика, а также производит:

• токарные работы;
• фрезерные работы;
• расточные работы;
• шлифовальные работы;
• зуборезные работы;
• термическую обработку;
• сборно-монтажные работы;
• газоэлектросварочные работы.

Миссия предприятия – «Качество  сегодня – это гарантия завтра».

Основная цель деятельности ООО «Металлтрейд» - обеспечение производства и поставки продукции, удовлетворяющей современным требованиям и ожиданиям потребителей, что будет способствовать развитию предприятия и обеспечивать ведущее положение на рынке металлообработки.

Основные принципы достижения поставленной цели:

• уровень качества продукции и услуг определяет потребитель;
• обеспечение поставки продукции в срок согласованный с потребителем;
• предупреждение возникающих проблем, а не устранение последствий;
• вовлечение всех работников в процесс управления качеством;
• установление прочных, доверительных отношений с поставщиком.

Задачи по достижению цели:

• обеспечить соответствие системы  менеджмента качества требованиям международного стандарта ИСО 9001 и повышать ее результативность;
• целенаправленно изучать текущие и перспективные требования потребителя;
• обеспечить качество поставок исходного сырья;
• своевременно  выявлять  и  анализировать  проблемы  с  целью  повышения результативности функционирования предприятия;
• обеспечить  проведение  контроля продукции  в  объеме,  необходимом для подтверждения уверенности выполнении требований и ожиданий потребителя;
• четко распределять ответственность персонала по всему производственному циклу;
• систематически обучать персонал и стимулировать к эффективной и результативной деятельности.

Организационная структура предприятия представлена на рис. 3.

Основными нормативно-распорядительными документами ООО «Металлтрейд» являются устав общества и учредительный договор.

В соответствии с Уставом ООО «Металлтрейд» от 01.05.2003 г. высшим органом управления Обществом является общее собрание участников. Данный орган управления занимается определением стратегии развития компании, подписанием основных документов, принимает решения по финансово-хозяйственной деятельности и т.д. Данный орган является основным контролирующим звеном. Эта деятельность проявляется в контроле за финансово-хозяйственной деятельностью, контроле за деятельностью директора.

Руководство текущей деятельностью общества осуществляется директором. Директор общества избирается на общем собрании участников общества сроком на 3 года. Директор осуществляет оперативное  управление. Так, стратегия развития  «Металлтрейд» разрабатывается на общей собрании участников общества, директор же осуществляет реализацию данной стратегии путем разработки оперативных планов, принятия решений по текущим вопросам деятельности. Кроме реализации стратегии директор осуществляет непосредственно реализацию деятельности  «Металлтрейд». В частности, он утверждает организационную структуру компании, комплектует штат работников, организует их работу, делегирует полномочия, а также контролирует деятельность подчиненных ему сотрудников.

Контрольным органом ООО «Металлтрейд» является ревизионная комиссия, которая осуществляет контроль за финансово-хозяйственной деятельностью общества. Контроль ревизионной комиссии распространяется на годовые отчеты и бухгалтерские балансы, а то есть основные документы, которые регулируют финансово-хозяйственную деятельность.

Ревизионная комиссия обязана потребовать созыва внеочередного общего собрания, если возникла серьезная угроза интересам  общества.

Кроме выше перечисленных структурных подразделений  ООО «Металлтрейд» в организации присутствует бухгалтер, а также непосредственно персонал, который состоит из бригад, возглавляемых бригадиром и мастерами. Кроме того, в бригады входят сварщики, стропальщики, токари и т.д.

Рисунок  3 - Организационная структура ООО «Металлтрейд»

Представленная структура включает в себя учредителей, то есть высший орган управления, исполнительный орган  в лице директора, контрольный орган  в лице ревизионной комиссии, а  также структурные подразделения  компании. В структуре ООО «Металлтрейд» выделяются отдел маркетинга, производственно-технологический отдел, менеджер по сбыту, отдел кадров, а также бухгалтерия и непосредственно рабочий персонал. Все представленные структурные единицы подчиняются непосредственно директору. Исходя из этого можно определить тип организационной структуры.

Организационная структура ООО «Металлтрейд» представляет собой линейно-функциональную структуру управления.

Основу структуры составляет так  называемый «шахтный» принцип построения и специализации управленческого процесса по функциональным подсистемам организации. По каждой системе сформирована иерархия служб, пронизывающая всю организацию сверху донизу. Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими ими выполнение своих целей и задач.

Основными недостатками существующей в ООО «Металлтрейд» является отсутствие отдела, который занимается стратегическим планированием, и в соответствии с этим прогнозированием деятельности.

Любая организация находится и  функционирует в среде. Внешняя  среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне.

Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. На них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.

Для того чтобы определить стратегию поведения организации  и провести эту стратегию в  жизнь, руководство должно иметь  углубленное представление как  о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития, так и о внешней среде, тенденциях ее развития и месте, занимаемом в  ней организации. При этом внутренняя среда изучается для того, чтобы  вскрыть сильные и слабые стороны  организации, а внешнее окружение  изучается стратегическим управлением для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при определении своих целей и при их достижении.[5;с 42]

Для диагностики и анализа  внешней среды в стратегическом менеджменте существуют различные методы и модели совершенствования стратегического управления.

Для анализа макроокружения предприятия используются следующие  методы анализа:

• STEP – анализ;
• EFAS – анализ.

Рассмотрим вышеперечисленные  методы.