Информация и ее роль в принятии управленческих решений

В целом, для принятия решений в организации необходима информация, содержащая следующие сведения:

• цели и задачи управляемого объекта;
• критерии деятельности и границы управляемого объекта;
• состояние объекта управления;
• механизм функционирования, закономерности тенденции развития объекта;
• возможные изменения условий деятельности организации;
• альтернативные стратегии деятельности;
• возможные альтернативные решения;
• последствия реализации альтернатив;
• механизм выбора лучшей альтернативы. [41;с 19]

Таким образом, информация представляет собой совокупность сведений об объекте, ситуации, проблеме, которая дает возможность принимать эффективные решения. В управленческом процессе информация играет первостепенную роль. Это обусловлено тем, что без наличия информации о субъекте и объекте управления, внешней среде, изменениях во внутренней среде невозможно управление организацией. Особую актуальность информация приобретает в процессе принятия управленческих решений, так как ее присутствие наблюдается на всех стадиях, начиная с анализа и заканчивая принятием самого решения. Именно от наличия и качества информации, которой подкреплен процесс разработки, и принятия решений зависит правильность, достоверность и эффективность принятого решения.

2. Информационное обеспечение процесса принятия

 управленческих решений

Информационное  обеспечение — важнейший элемент информационной системы и информационной технологии — предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Информационное  обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков  информации — вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации. Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями. В ходе разработки информационного обеспечения информационной системы определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи.

Цель  разработки информационного обеспечения информационной технологии — повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений.

Основное назначение ИО — обеспечивать такую организацию и представление информации, которые отвечали бы любым требованием пользователей, а также условиям автоматизированных технологий. Назначение информационного обеспечения обусловливает и требования, предъявляемые к нему:

• представлять полную, достоверную и своевременную информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений в функциональных подсистемах информационной технологии с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу;
• обеспечивать взаимную увязку задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов;
• предусматривать эффективную организацию хранения и поиска данных, позволяющую формировать данные в рабочие массивы под регламентированные задачи и функционировать в режиме информационно-справочного обслуживания;
• в процессе решения экономических задач обеспечивать совместную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога [12;с 21].

Одна  часть информационного обеспечения учитывает особенности взаимодействия пользователя с ПК при выполнении технологических операций по обработке информации, другая связана с организацией в компьютере различных информационных массивов, используемых для решения экономических задач и передачи данных. Поэтому в составе информационного обеспечения выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Внемашинное информационное обеспечение включает систему экономических показателей, потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию.

Внутримашинное информационное обеспечение — система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.[25;с 21]

В крупных  предприятиях, фирмах, корпорациях процессы обработки информации различаются в зависимости от требований решения функциональных задач, на основе которых формируются информационные потоки в корпоративных системах организации управления (укрупненная схема информационных потоков корпоративной системы представлена на рис. 2).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2 — Укрупненная схема информационных потоков  
корпоративной системы [19;с 22]

Организация работы правления (центрального офиса). Основной задачей является подготовка стратегического плана развития и руководство общей деятельностью фирмы. Данный блок автоматизированной корпоративной системы отвечает за информационное обеспечение работы правления. Основная форма работы с информацией в этом блоке — получение и обработка информации, на основе которой вырабатывается стратегическое направление развития организации. Выработанный стратегический план развития доводится до всех структурных подразделений посредством телекоммуникационных средств.

Организация работы экономических и финансовых служб. Данный блок обеспечивает функционирование финансовой дирекции и бухгалтерии организации. Основные задачи финансовых служб — сформировать обобщенную картину работы фирмы для правления, оптимизировать налогообложение фирмы, обобщить всю финансовую информацию деятельности организации и довести информацию до высшего руководящего звена фирмы.

Юридическое обеспечение. Основной задачей является укрепление правового и имущественного положения фирмы. В данном модуле производится обработка информации, на базе которой выполняются следующие функции:

• подготовка и ведение базы нормативно-правовой и справочной информации, регламентирующей внешнюю деятельность организации;
• разработка и юридическая экспертиза документов, регламентирующих внутреннее функционирование фирмы;
• юридическая экспертиза заключаемых сделок и договоров и т. д.

Юридическая информация доводится, прежде всего до высшего руководящего звена, а также потребляется всеми заинтересованными службами организации.

Основными функциональными  задачами организации являются подготовка сводных аналитических отчетов  для поддержки принятия долговременных решений и обеспечение оперативной  проверки внешних связей организации. На основе информационных ресурсов, поступающих из различных источников информации, а также обработка оперативной информации для решения функциональных задач корпорации, ее структурных подразделений и принятия управленческих решений в режиме реального времени во всех корпоративных звеньях [19;с 23].

Организация решения основных задач по обработке информации и управлению крупной фирмой или корпорацией основывается на общем информационном пространстве, построении корпоративного автоматизированного хранилища информации, что позволяет управлять текущей деятельностью фирмы, а также разрабатывать стратегические планы развития корпорации. Общее информационное пространство представляет собой организацию программной, аппаратной, информационной совместимости различных аппаратных платформ и архитектур обмена данными на всех уровнях управления и в различных корпоративных звеньях системы.

Рассмотрим  схему информационных потоков корпоративной  системы более подробно.

Деятельность  каждого предприятия имеет две  стороны: внешнюю и внутреннюю. Руководство  предприятия принимает решения, которые касаются обеих этих сторон.

Внешняя сторона - это взаимодействие с внешними для предприятия факторами, воздействующими на деятельность предприятия. К ним относятся такие, как действующее законодательство, специфические местные условия, и самое главное - особенности покупательского поведения по отношению к предлагаемому предприятием товару. Покупатели воспринимают и оценивают именно внешнюю сторону деятельности предприятия, конечным результатом которой является создание определенного имиджа, как товара, так и самого предприятия [16;с 24]

Внутренняя  сторона - это то, что находится  внутри предприятия и определяет, насколько эффективно налажена работа на нем. В самом общем виде к  внутренним факторам можно отнести  структуру предприятия, существующие бизнес-процессы и бизнес - операции, используемые в процессе работы предприятия ресурсы [18;с 24]

Внешняя и  внутренняя стороны деятельности предприятия  неразрывно связаны, поскольку служат достижению одной и той же цели: повышению эффективности работы предприятия, а именно росту объемов  сбыта продукции и увеличению прибыли, которую эта продукция  приносит. Объем сбыта, предлагаемого рынку товара зависит от внешних факторов, которые предприятие зачастую не может изменить. С прибыльностью продукции ситуация другая: получаемая предприятием прибыль на единицу продукции не только может, но должна контролироваться руководством предприятия, поскольку многие факторы, влияющие на прибыль, находятся внутри предприятия и могут контролироваться руководством предприятия.

Получаемая  предприятием прибыль непосредственно  зависит от эффективности организации  работы предприятия. Предприятие можно  рассматривать как с точки  зрения его технологических или  производственных процессов, так и  с точки зрения бизнес-процессов - логически связанных и взаимозависимых  последовательностей действий (бизнес-операций), которые используют ресурсы предприятия для создания полезного выходного результата в виде товара или услуги для внутреннего или внешнего потребителя (покупателя).

Основой принятия правильных решений и во внешней, и во внутренней сфере является наличие необходимой для корректного анализа достоверной информации. Сбор и анализ внешней информации является одной из главных функций маркетинга. Получение внутренней информации, как правило, осуществляется на основе управленческого учета, обеспечивающего руководство предприятия данными, необходимыми для анализа текущего положения и принятия управленческих решений. Руководство предприятия получает необходимые данные, если на предприятии существует рационально построенная система управленческой отчетности. Поэтому построение такой системы является первым шагом на пути повышения эффективности работы предприятия [24;с 25].

Рассмотрим  эти две стороны деятельности предприятия.

Внешняя сторона  деятельности предприятия во многом совпадает с маркетинговой деятельностью. Маркетинг можно разделить на стратегический и оперативный. Стратегический маркетинг – это, прежде всего анализ потребностей физических лиц и организаций. Он включает анализ конкурентных преимуществ, анализ привлекательности продукции и в целом определяет стратегическую позицию предприятия на рынке. Оперативный маркетинг - это активный коммерческий процесс достижения запланированного объема продаж путем использования тактических средств, относящихся к товару, сбыту, цене и коммуникации.

Стратегический  маркетинг имеет большое значение для предприятия и требует  особого внимания. Это сложный  комплекс вопросов, требующих отдельного рассмотрения.

Целью оперативной  маркетинговой деятельности предприятия  является формирование оптимального ассортимента продукции в краткосрочном периоде.

Естественно, при формировании ассортимента принимаются  во внимание внешние и внутренние ограничения, присущие предприятию.

Выбор оптимальной  производственной программы обязательно  должен базироваться на знании спроса на конкретные виды товаров и услуг. Цена продукции - это то, что диктует  рынок. Поэтому спрос на конкретную продукцию (максимальный объем продаж этой продукции в данном месте  за некоторый период времени по определенной цене) является ограничением, которое  в большей степени диктует  внешняя среда, и которое обязательно  следует учитывать при разработке планов работы предприятия.

Внутренними ограничениями являются технические  возможности предприятия, наличие  оборотных средств и существующие возможности дополнительного финансирования, сложившийся уровень затрат, включая  особенности структуры издержек, квалификация персонала и другое.

Для того, чтобы при разработке планов учесть ограничения, диктуемые спросом, данные о соотношении максимально возможных объемов продаж и цены товара должны быть представлены, по возможности, в количественной форме, что очень трудно сделать ввиду почти полного отсутствия достоверных данных о ситуации на рынке. В этом и заключается одна из наиболее сложных проблем современного российского рынка.

Предприятия, на которых хорошо поставлен регулярный маркетинг, как правило, создают маркетинговые базы данных, в которых собирается и систематизируется различная маркетинговая информация. Пополнение этих баз осуществляется различными способами - мониторингом прессы, личными контактами, проведением целенаправленных маркетинговых исследований. Задачу систематизации и обработки маркетинговой информации существенно облегчают различные программные средства для автоматизации маркетинговой деятельности.