Информация и ее роль в принятии управленческих решений

Муниципальное образовательное учреждение

высшего профессионального образования 

«Южно-Уральский  профессиональный институт»

 

 

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

 

Информация  и ее роль в принятии управленческих решений

 

 

Руководитель

к.п.н.                                                   _________________    Т.Ю Субботина                                                      

                                                             «__»_________2009        

 

 

 

Челябинск 2009

 

Оглавление

 

Глава 1 Роль и место информации в обеспечении  управленческих решений 8

1.1 Информация и ее место в управлении предприятием 8

1.2 Информационное обеспечение процесса принятия 20

управленческих решений 20

1.3 Информационные технологии в современных условиях и  их роль в принятии управленческих решений 32

Глава 2 Анализ информационного обеспечения  управленческих решений в ООО «Металлтрейд» 39

2.1 Общая характеристика ООО «Металлтрейд» 39

2.2 Сбор и обработка информации в ООО «Металлтрейд» 51

2.3 Совершенствование информационного обеспечения 62

Заключение 75

Список использованных источников и литературы 78

 

 

Введение

Совершенствование организации управления является одной из важных проблем менеджмента. Существенную ключевую роль при этом играет информация. Каждый вид управленческих решений: стратегический, тактический, оперативный,- предъявляет определенные требования к информационному обеспечению, как по объему, так и по качеству. Дефицит информации, необходимой по объему и качеству для принятия управленческих решений, приводит к состоянию, когда организации не только не могут приспосабливаться к происходящим изменениям, но даже решать текущие задачи. Именно такая ситуация наблюдается на многих российских предприятиях.

Интеграция и усложнение межхозяйственных связей, необходимость повышения действенности и ускорения процессов управления в условиях конкуренции требуют новых подходов к сбору, обработке и представлению информации для выработки эффективных управленческих решений. Ныне формирование информации характеризуется многовариантной методологической основой и необходимостью учитывать меняющиеся условия внешней среды, сложность управленческих процессов и важность их учета при осуществлении хозяйственных операций, наличие разнообразных методик анализа при выборе вариантов управленческих решений.

Существующее противоречие между сложившейся системой информационного обеспечения управленческих решений и несоответствием ее предъявляемым к ней в настоящее время требованиям свидетельствует об актуальности темы исследования.

Выявленное противоречие и обусловило тему настоящего исследования, в рамках которого планируется найти возможность их разрешения.

Целью выпускной квалификационной работы является анализ роли информации в процессе принятия управленческих решений и выработка рекомендаций по его совершенствованию.

Также, необходимо напомнить, что в настоящее исследование введено ограничение: анализ роли информации в принятии управленческих решений на примере конкретной организации ООО «Металлтрейд».

В качестве объекта настоящего исследования выступает  система информационного обеспечения, предметом — процесс информационного обеспечения разработки и принятия управленческих решений.

В соответствии с определенными выше целями и  границами в рамках настоящего исследования были поставлены и решены следующие  задачи:

— проведен теоретический анализ состояния проблемы информации и ее роли в принятии управленческих решений;

— конкретизированы основополагающие понятия исследования, такие как «информация», «информационное обеспечение», «информационные технологии», определены их объем и место в системе управления ООО «Металлтрейд»;

— проведен анализ актуального состояния системы информационного обеспечения ООО «Металлтрейд»;

— проведено теоретическое моделирование системы информационного обеспечения ООО «Металлтрейд» в сфере управленческих решений.

Теоретическая база исследования строится на положениях исследований специалистов в области  менеджмента, управленческих решений.

Изучение степени разработанности проблемы показало, что значительная часть научных исследований посвящена вопросам упорядочения информационных потоков (Р.А. Белоусов, Ю.П. Васильев, А.Г. Куликов, А.А. Модин, Г.В. Уварова), определения роли, места, значимости информации в принятии управленческих решений (Д. Мидлтон, Я.Р. Рельян, Э.А. Смирнов, СИ. Татур, Дж. Фостер, И.Г. Хонгрен, Ю.И. Черняк), измерения объема информации, содержащейся в документах (А.А. Модин, Ю.И. Черняк), ее классификации и целевой направленности (Е.З. Майминос, Л.Н. Полковский, Р.А. Фатхудинов, А.А. Шапошников), качества информации (В.Л. Бройдо, В.В. Ковалев, В.Д. Новодворский, А.Н. Хорин), а также вопросам подхода к формированию информационной базы системы управления (Ф.П. Васин, В.Б. Ивашкевич, В.Ф. Палий, В.В. Палий, М.З. Пизенгольц).

Вместе с тем еще недостаточно исследованы современные особенности отбора информации. Нет единства в подходах, терминах, определяющих ее количество и качество, отсутствует комплексная (интегрированная) характеристика, что не позволяет полнее оценивать необходимую для принятии управленческих решений информацию.

Сочетание теоретической составляющей с необходимостью решения задач прикладного характера  определило методологическую базу настоящего исследования, а именно выбор комплекса  теоретических и эмпирических методов.

К теоретическим  методам относится: теоретико-методический анализ, который позволил сформулировать исходные позиции данного исследования; понятийно-терминологический анализ, который был применен для характеристики и упорядочения понятийного поля проблемы; системный подход который  явился основой целостного рассмотрения проблемы.

Эмпирические  методы: изучение нормативно-правовых документов ООО «Металлтрейд», исследование и обобщение эффективного управленческого опыта организации информационных потоков; наблюдение, сравнительно-сопоставительный анализ и др.

Теоретическая значимость исследования заключается в следующем:

— выявлены теоретические аспекты проблемы информации и ее роли в принятии управленческих решений;

— «информация», «информационное обеспечение», «информационные технологии».

Практическая  значимость исследования состоит в том, что его выводы и рекомендации по формированию рационально разработанной системы информационного обеспечения позволит ООО «Металлтрейд» более эффективно реализовывать свою политику.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав (теоретической и практико-ориентированной), заключения и  списка использованных источников и литературы.

Во введение отражены актуальность, объект, предмет, теоретическая и практическая значимость работы, границы  и  методология исследования.

В теоретической  части рассмотрены теоретические подходы к трактовке понятия «информация»; информационное обеспечение; информационные технологии.

В практической части дана характеристика ООО «Металлтрейд», проведен анализ информационных потоков на предприятии, разработаны мероприятия совершенствованию информационного обеспечения.

В заключении приведены выводы по работе.

Список  использованных источников и литературы включает внутренние документы предприятия, учебники и учебные пособия, справочные и информационные издания, статьи периодических  изданий.

 

Глава 1 Роль и место информации в обеспечении  
управленческих решений

1. Информация и ее место в управлении предприятием

 

При организации рационального управления важное место занимает информация. В научной литературе высказываются различные точки зрения о сущности понятия «информация».

Слово «информация» в широком и общем смысле означает разъяснение, осведомление, изложение. Под информацией понимаются все те сведения, которые уменьшают степень неопределенности знания о конкретном объекте [9;с 7].

С философских позиций информация есть отражение реального мира, это сведения, которые один реальный объект содержит о другом реальном объекте.

В настоящее время в управленческой  науке и практике не в полной мере упорядочена и систематизирована  терминология, освещающая сущность информации. В научной, управленческой науке феномен информации трактуется по-разному (табл.1).

Таблица 1

Современные трактовки понятия  «информация»

Автор	Трактовка информации
У.Дж. Мартин	Информация превратилась в талисман, символ политического влияния и экономического процветания... С экономической точки зрения информация уже стала фактором такой кардинальной значимости, что с уверенностью можно прогнозировать: к концу нынешнего столетия в развитых странах утвердится «информационная экономика».
Н. Винер	Информация - это обозначение содержания, полученного из внешнего мира.

 

 

Продолжение таблицы 1

Автор	Трактовка информации
Л. Бриллюэн	Информация - отрицание энтропии.
К. Шенон	Информация – это коммуникации, связь, в процессе которой устраняется неопределенность.
У.Р. Аэшби	Информация – передача разнообразия, снятая неразличимость
В.М. Глушаков	Информация – мера неоднородности распределения материи и энергии в пространстве и  во времени, показатель изменений, которые сопровождают все протекающие в мире процессы.
А.Г. Венделин	Информация – данные, организованные в систему, уменьшающую степень неопределенности при разработке и принятии управленческого решения.
Голиков А.А., Танашева О.Г., Селиверстова А.В.	Информация есть обозначение некоторой формы связей или зависимостей объектов, явлений, мыслительных процессов.

 

Анализ данных представленной табл. 1. позволяет сделать следующий вывод: исследователи дают различные определения информации в зависимости от области, в которой ведутся научные изыскания, и от класса задач, для которых вводится данное понятие.

Таким образом, под информацией понимается совокупность сведений, которые могут быть использованы пользователем для принятия эффективных решений. Информация является высокоценным ресурсом, представляющим прагматический интерес: владеющий ею имеет возможность анализировать конкретные ситуации, доброкачественно оценивать условия их возникновения и вероятного развития, разрабатывать альтернативные решения, контролировать их исполнение [31;с 8]

Следует сделать различие между данными и информацией. Информацию целесообразно рассматривать как данные, которым придается адресный (целенаправленный) характер посредством их фильтрации с точки зрения ситуаций, целей и проблем, конкретных людей, полномочных принимать решения по этим проблемам. Правомерна точка зрения, согласно которой под данными понимаются любые статистические сведения или факты, тогда как информация призвана уменьшать неопределенность интересующих руководителя событий, обеспечивать анализ конкретной ситуации.

Поскольку предметом исследования в данной работе является информация в сфере управленческих решений, то возникает необходимость определить используемое понятие «управленческое решение».

Вопросам управления и принятия управленческих решений посвящены работы таких исследователей, как Д. Мидлтон, Я.Р. Рельян, Э.А. Смирнов, С.М Татур, И.Г. Хонгрен, Ю.И. Черняк.

Принятие любого решения – это всегда выбор альтернативы.

Управленческие решения (УП) принимает человек, который выполняет в организации какую-либо управленческую функцию. Менеджер принимает управленческие решения и реализует их с помощью других людей, работающих в организации. Управленческое решение принимается менеджером тогда, когда возникает необходимость в этом. Для этого ставится цель и посредством принятия управленческого решения она достигается. [28; с 9]

Управленческое решение – это некий вывод, которой делает менеджер, выполняя свои должностные обязанности.

Наиболее эффективным управленческим решением является выбор, который будет реально реализован и внесет наибольший вклад в достижение конечной цели.

Цель управленческого решения – обеспечение движения к поставленным перед организацией задачам.[4;с 9]

Принимаемые управленческие решения в современных условиях должны удовлетворять совокупности конкретных требований, которые могут быть выполнены при определенном содержании информации (табл. 2).

 

 

Таблица 2

Соответствие информационного обеспечения требованиям качества управленческих решений [9;с10]

Требования к качеству управленческих решений

Содержание информации

Соответствие действующему законодательству и уставным документам Четкая целевая направленность и адресность     Своевременность Обоснованность   Реальность (возможность выполнения)       Непротиворечивость ранее принятым решениям   Учет возможных отрицательных последствий       Соблюдение функциональных ограничений   Ориентир на возможное влияние внешних факторов   Учет перспектив развития организации

Наличие информации об изменениях в нормативном регулировании Данные о центрах ответственности, возникновении проблем, детализации генеральной цели Доступность и качественность информации, гибкость, подвижность системы информационного обеспечения Наличие информации о производственных, технических, организационных возможностях организации  Сведения о ранее принятых решениях по соответствующим вопросам Наличие банка данных об анализе последствий ранее принятых решений на основе проведения комплексного анализа. Перечень должностных обязанностей и полномочий руководящих работников Сведения о динамике цен, конъюнктуре рынка и др. сведения, касающиеся внешнего воздействия Сведения о потенциальных возможностях организации, тенденциях развития отрасли, экономики в целом