Информация и ее роль в принятии управленческих решений

а) проекты  по строительству объектов к олимпиаде  в Сочи (2014), которые не будут свернуты ни при каких условиях и обеспечат  устойчивый спрос  на  металлургическую продукцию строительного сортамента;

б) программа  «Урал промышленный – Урал полярный» (УП-УП). Приоритетами проекта «УП-УП» являются обеспечение системно-инновационного преобразования производственного комплекса, обеспечение воспроизводства минерально-сырьевой базы и эффективного использования природно-ресурсного потенциала округа, реализация масштабных инвест проектов по освоению месторождений углеводородного сырья и созданию новых горнопромышленных районов на Полярном и Приполярном Урале».

Для ликвидации слабых сторон и  сдерживанию угроз ООО «Металлтрейд» необходимо использовать сильные стороны и возможности. Так с целью снижения издержек необходимо выработать более выгодные условия сотрудничества с поставщиками сырья, энергоресурсов и т.д. Для увеличения объема продаж необходимо удержать постоянных клиентов  и найти новых, следовательно, особое внимание следует обратить на сбытовую политику предприятия.

Наличие положительного опыта работы на рынке, возможность стабильного спроса на продукцию позволит привлечь новых  потребителей, а следовательно увеличить объем производства и производительность труда персонала.

Мировой экономический кризис оказывает  сильное влияние на деятельность ООО «Металлтрейд». Перечислим некоторые его последствия: снижение спроса, спад производства, сокращение доходов предприятия, снижение производительности труда, снижение уровня заработной платы, высокая текучесть кадров, самая крайняя мера – сокращение работников.

Таким образом, SWOT – анализ позволил выявить основные слабые и сильные стороны, возможности и угрозы в деятельности предприятия. На сегодняшний момент главная задача, стоящая перед руководством предприятия – борьба за существование, удержание лидирующих позиций. Для того чтобы оперативно реагировать на изменения внешней среды необходимо обладать достоверной информацией о ее состоянии.

2.2 Сбор и обработка  информации в ООО «Металлтрейд»

На сегодняшний  день стало очевидно, что важнейшими условиями для развития и конкурентоспособности  бизнеса являются эффективное управление информацией и персоналом. От того, как организована работа по приему, обработке, передаче и хранению информации, а также от того, кто, как и насколько  эффективно с ней работает, зависит  успешность любой организации. Информационные потоки, со всех сторон пронизывающие  компанию, а также работающие с  ними люди – ключевые факторы, на которых  базируется система управления организацией.

Для анализа  процесса работы с информацией необходимо определить тип коммуникации, который  используется в организации. Итак, на основе организационной структуры  компании можно сказать, что коммуникации являются вертикальными. Это обусловлено  тем, что все структурные подразделения  подчиняются непосредственно директору (приложение А). Между подразделениями  нет связей, которые позволяли  бы им обмениваться информацией.

Существующий  подход к сбору информации для  принятия управленческих решений носит  «функциональный» характер и понимается соответственно как функция от информационного  окружения. Иначе говоря, существуют базы данных внутренней и внешней  информации, которую собрали и  порой используют для принятия решения  функциональные службы [3;с 50]. Так, например, менеджер по  сбыту собирает информацию о контактах с клиентами, о сделках и услугах. Маркетолог готовит обзоры тенденций рынка и изменений вкусов потребителей; технический отдел и собирает информацию о новых производственных идеях и готовит данные и расчеты для инвестиционных проектов; производственники собирают информацию о возможностях обновления производства и совершенствования выпускаемой продукции; служба информации готовит обзоры новинок программного обеспечения и информационного оборудования; отдел кадров и соцобеспечения отслеживает изменения в составе рабочей силы и в возможностях найма.

Схема информационных потоков в ООО «Металлтрейд», характерная для многих предприятий, представлена на рис. 4.

Каковы  недостатки данного подхода помимо того, что на предприятии стратегическое мышление замкнуто границами этих изолированных  баз данных, которые используют определенные группы сотрудников для выработки  предложений о направлении развития компании и разработки стратегий, ведущих  к успеху. Во-первых, эти базы данных отражают функциональный подход к деятельности предприятия, а не широкое управленческое понимание бизнеса. Во-вторых, истолкование собранных данных находится под  влиянием предрассудков и запретов, сковано шаблонами представлений  о прежних факторах успеха. В-третьих, специалисты планирования, финансового  обеспечения, маркетинга, информационных и других технических служб продолжают действовать исключительно как  получатели и хранители информации.

Рисунок 4 - Схема  управленческой структуры ООО «Металлтрейд»

Существующая  схема организации информационных потоков в системе управления:

1 – управление  организацией (директор)

2-6 –  подразделения организации, в  частности 2 – менеджер по сбыту, 3 – отдел маркетинга, 4 – производственно-технологический  отдел, 5 – инспектор по кадрам, 6 – бухгалтер.

Из выше приведенной схемы видно, что все потоки информации направлены к директору. Следовательно, взаимодействие между подразделениями отсутствует, а информация передается через руководящий орган. Такая ситуация приводит к переизбытку информации у директора и наоборот к недостатку в структурных подразделениях, что противоречит требованиям предъявляемым к информационным потокам в организации.

Далее проанализируем информацию, которая циркулирует  в ООО «Металлтрейд». (рис. 5)

Рисунок 5 - Источники информации в ООО  «Металлтрейд»

 

Информационные  потоки ООО «Металлтрейд» делятся на внешние и внутренние. К первым относится взаимодействие со всеми участниками внешней среды, окружающей компанию: с клиентами, партнерами, поставщиками, государством, СМИ и т.д. Внутренние потоки информации – взаимодействие внутри компании: между руководством и персоналом, отдельными сотрудниками. Правильная постановка работы с информацией обеспечивает эффективную коммуникацию между участниками рабочего процесса, помогает решать различные процедурные и организационные вопросы, оптимизирует процессы принятия управленческих решений.

Итак, внешние  информационные потоки – клиенты.

С клиентами  в ООО «Металлтрейд» работает отдельный человек – менеджер по сбыту, который собирает информацию о клиентах, составляет базу данных постоянных клиентов. Данная работа необходимо для того, чтобы знать круг своих клиентов, их потребности и предпочтения и работать непосредственно на удовлетворение их запросов.

Основными клиентами ООО «Металлтрейд» являются: строительные организации, предприятия производящие металлоконструкции, а также отдельные фирмы различных видов деятельности, которые нуждаются в услугах фирмы.

С государством и местными властями коммуникативная  деятельность ООО «Металлтрейд» проявляется в процессе соблюдения законодательства РФ, Челябинской области, а также г. Челябинска.

В процессе создания общества оно взаимодействовало  с муниципальным образованием в  процессе регистрации. Ежегодно оно  также взаимодействует с налоговыми органами, а также контрольными.

Таким образом, в ООО «Металлтрейд» циркулирует достаточно большой объем информации, который подлежит обработке. Данная обработка основана на управленческом учете, который осуществляется в компании. Итак, проанализируем данный процесс.

Каждое  структурное подразделение представляет некоторые отчетные документы руководителю компании. Однако, данные отчеты не носят комплексный характер и отражают лишь набор отдельных сведений, так например, отделом сбыта предоставляется директору компании договора на оказание услуг и производство, а не комплексный их анализ.

Рассмотрим  более подробно отчеты, которые предоставляются  руководителю организации:

Производственно-технологический  отдел предоставляет руководителю следующую информацию:

1. отчеты о проделанной работе по конкретным заявкам и договорам;
2. информацию о количестве проделанной работы (количество заказов, время за которое была выполнена заявка);
3. информацию об использованных ресурсах;
4. информацию о технологиях, которые применяются при работе.

Отдел маркетинга представляет информацию о клиентах, ценах, а также конкурентах. Однако, данная информация является не совсем достоверной, так как не согласована с информацией менеджера по сбыту.

В свою очередь  бухгалтер предоставляет руководителю бухгалтерский баланс предприятия, а инспектор по кадрам информацию о персонале (количество сотрудников, число принятых и уволенных, сведения о заработной плате).

Таким образом, система отчетности, существующая, на предприятии не является совершенной, она не носит комплексно-аналитического характера и, следовательно, не отвечает требованиям, которые предъявляются к информации.

Исходя  из этого, можно сказать, что для  того, чтобы руководитель в какой-либо ситуации принял эффективное управленческое решение ему необходимо самому анализировать, поступающую из подразделений информацию. Это занимает достаточно много времени  и сил, которые руководитель тратит впустую.

Следовательно, одним из направлений совершенствования  процесса сбора и обработки информации для принятия решений в ООО «Металлтрейд» должно стать установление эффективного управленческого учета.

Для эффективной  деятельности информационной системы  управления в ООО «Металлтрейд» используются различные информационные технологии, такие как персональные компьютеры, средства телекоммуникаций и др.

ЭВМ чаще всего используются для:

• разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;
• контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;
• расчета заработной платы;
• контроля за поступлением заказов;
• анализа данных о сбыте продукции;
• регистрации поступления платежей;
• ведения учета и отчетности.

Важную  роль играет использование ЭВМ в  системе производственного контроля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество поступающих  на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно  к существующим стандартам).[42;с 55]

Развитие  систем телекоммуникаций позволило  объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой  информации в единую внутрифирменную  систему информации.

Наиболее  эффективной считается система  информации, основанная на одновременном  использовании вычислительной техники  и средств автоматизированной обработки  текстовой информации.

Автоматизированные  системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования ими.

Организация за долгие годы работы накапливает  много информации, а быстрый поиск  становится возможным при эффективном  размещении и хранении этой информации. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную  деятельность фирмы в целом и  ее производственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы. Набор статистических показателей  для базы данных тщательно разрабатывается и уточняется и охватывает те показатели, которые необходимы для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования фирмы. Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, а также обоснованной увязки данных, их взаимной согласованности, возможности проведения сравнений и сопоставлений оценок хранимых в банке данных. Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований управляющих - основных пользователей базой данных.

Во многих фирмах созданы базы данных, в которых  хранится информация о кадровом составе  работников, постоянно обновляемая  и максимально подробная, систематизированная  по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом  на печатающее устройство компьютера, что позволяет следить за укомплектованностью  штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации.

Пользование банками данных, введенными в персональный компьютер, резко ускоряет процесс  получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного  и точного метода исследований для  решения современных научных  и технических проблем.