Информация и ее роль в принятии управленческих решений

Понимая, что  точность прогнозирования спроса зависит  от информации, используемой для анализа  и от методов ее обработки, многие российские предприятия стараются  получать основную информацию о потребителях и рынке не только через отдел  маркетинга, но и через сбытовые структуры. Иногда, в зависимости  от организационной структуры предприятия, финансовые службы также контактируют с клиентами по вопросам оплаты. Как правило, задачей отдела маркетинга является анализ потребителей и конкурентов  и выработка маркетинговой стратегии предприятия, в то время как отдел сбыта занимается непосредственной продажей и сбором информации «из первых рук». Торговый персонал, как правило, имеет точное представление о потенциале продаж, который обеспечивают их клиенты. Экспертные суждения, интуиция, и опыт сотрудников отдела маркетинга и сбыта, а также потребителей могут служить основой для субъективной оценки спроса.[8;с 27]

Финансовый  анализ ассортимента должен проводиться  в финансовых службах. Важно, чтобы  результаты анализа предоставлялись  сотрудникам отдела маркетинга и  сбыта. Эта информация является основой  для дальнейшего анализа ассортимента с позиции рынка.

Для получения  необходимой информации отдел маркетинга использует различные методы анализа  рынка, потребителей и конкурентов. На основании полученных данных строятся прогнозы изменения покупательского спроса.

Степень точности прогноза спроса, показывает эффективность  работы отдела маркетинга и сбыта. Вся  деятельность предприятия планируется  в зависимости от прогноза продаж. Выбрав наиболее выгодные товары и  услуги для предприятия, необходимо уточнить целевой сегмент, т.е. определить потребителей, на которых рассчитан выпускаемый продукт, а также ряд других маркетинговых характеристик деятельности предприятия.

Позиционирование  товара. Характер восприятия товара целевыми покупателями определяет позиционирование товара. В процессе позиционирования важно оценить потенциальную  рентабельность выбираемой позиции. Позиционирование включает в себя несколько элементов: товар; цену; сбыт; продвижение товара (коммуникации).

Ценообразование является одним из наиболее простых  и гибких способов определения позиции  на рынке.

Продвижение товара — деятельность предприятия по формированию спроса на предлагаемые товары.[43;с 28]

Предприятие фактически бессильно перед неопределенностью  среды. Все, что оно может сделать — это попытаться предвидеть будущее, создав надежную систему слежения за ключевыми факторами, к которым первичный спрос особенно чувствителен. Нестабильность на рынке систематически заставляет предприятия разрабатывать альтернативные сценарии и не ограничиваться лишь наиболее вероятным вариантом.

Внутренняя  сторона деятельности предприятия  является гораздо более прогнозируемой, а главное — подвластной воле руководства предприятия.

Предприятие не может в большой степени  управлять уровнем цены на рынке, поэтому для увеличения получаемой предприятием прибыли основным путем  является снижение себестоимости продукции предприятия — т.е. эффективный контроль над издержками.

Первым шагом  на пути к установлению такого контроля является создание системы получения  оперативной, точной и достоверной  информации о деятельности предприятия — системы управленческой отчетности [38;с 28].

Управленческая  отчетность представляет собой проблему практически для всех руководителей  предприятий, с которыми мы работали - в основном из-за отсутствия соответствующей  системы фиксирования, обработки  и представления данных, на основе которых принимаются решения. Иногда сведения, получаемые руководством для  контроля и принятия решений, формируются  из системы налоговой отчетности, наличие которой требуется от всех предприятий по закону. Проблема состоит в том, что эти сведения служат специфическим целям и  не отвечают потребностям руководства. Поэтому на многих предприятиях существуют параллельно две системы учета — бухгалтерский и «практический», т.е. служащий обеспечению выполнения повседневных рабочих задач сотрудников и руководителей предприятия. Как правило, такой учет ведется по принципу «снизу-вверх». Сотрудники предприятия для выполнения своей работы фиксируют необходимые им данные (первичную информацию). Когда руководству предприятия нужно получить какие-то сведения о положении дел на предприятии, оно обращается с запросами к менеджерам более низкого уровня, а те, в свою очередь, к исполнителям.

Следствием  такого самопроизвольного подхода  к формированию системы отчетности является то, что, как правило, возникает  конфликт между той информацией, которую хочет получить руководство, и теми данными, которые могут  предоставить исполнители. Причина  этого конфликта очевидна - на разных уровнях иерархии предприятия требуется  разная информация, а при построении системы отчетности «снизу-вверх»  нарушается основной принцип построения информационной системы - ориентация на первое лицо. Исполнители обладают либо не теми видами данных, которые  нужны руководству, либо нужными  данными не с той степенью детализации.

Большинство руководящих работников действительно  получают отчеты о работе своих отделов, но эти сведения либо излишне пространны - например, подшивка договоров о  продаже вместо сводного отчета с  приведением цифр об общем объеме сбыта за указанный период, либо, наоборот, недостаточно полны. Кроме того, сведения поступают с запозданием - например, можно получить сведения о дебиторской задолженности через 20 дней по окончании месяца, а между тем отдел сбыта уже отгрузил товары заказчику с просроченным последним платежом. Неточные данные могут быть причиной неверных решений.

Точные данные, полученные с запозданием, также  теряют ценность.

Для того, чтобы руководство предприятия могло получать необходимые ему для принятия управленческих решений данные, необходимо строить систему отчетности «сверху вниз», формулируя потребности верхнего уровня управления и проецируя их на нижние уровни исполнения. Только такой подход обеспечивает получение и фиксирование на самом низшем исполнительском уровне таких первичных данных, которые в обобщенном виде смогут дать руководству предприятия ту информацию, в которой оно нуждается.

Важнейшими требованиями к системе управленческого учета являются своевременность, единообразие, точность и регулярность получения информации руководством предприятия. Эти требования могут быть реализованы при соблюдении ряда простых принципов для построения системы управленческой отчетности:

• система должна быть ориентирована на первое лицо;
• система должна строиться «сверху вниз». Руководители каждого уровня должны проанализировать состав и периодичность необходимых им для выполнения своей работы данных;
• исполнители должны иметь возможность фиксирования и передачи «наверх» установленных их руководством данных;
• данные должны фиксироваться там, где порождаются;
• информация должна становиться доступной всем заинтересованным потребителям сразу же после ее фиксирования.[21;с 31]

Очевидно, что  эти требования наиболее полно могут  быть реализованы с помощью автоматизированной системы. Однако, опыт упорядочения систем управленческой отчетности на различных предприятиях показывает, что установке автоматизированной системы управленческого учета должна предшествовать достаточно большая «бумажная» работа. Ее выполнение позволяет промоделировать различные особенности управленческой отчетности предприятия и, тем самым, ускорить процесс внедрения системы и избежать многих дорогостоящих ошибок.

1.3 Информационные  технологии в современных условиях  и 
их роль в принятии управленческих решений

Для управления информационными ресурсами в  организациях создаются информационные системы, предназначенные для сбора  первичных данных, их преобразования в информацию и распространения. По своей структуре информационная система – это комплекс, охватывающий индивидов, процедуры и ресурсы, причем последние слагаются из цифровой, графической и видеоинформации, текстов. В состав информационных ресурсов принято включать также отношения  между элементами системы, что расширяет  возможности получения организацией полезной информации.

Информационные  технологии (ИТ) – это процессы, использующие совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта). Информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах [17;с 31].

Согласно  определению, принятому ЮНЕСКО, (ИТ) – это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами (ИТ) требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с создания математического обеспечения, формирования информационных потоков в системах подготовки специалистов.

Информационная  система (ИС) – это организационно-упорядоченная  взаимосвязанная совокупность средств, и методов (ИТ), а также используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Такое понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки, информации, ЭВМ и средств связи, реализующих информационные процессы и выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области.

ИС является средой, составляющими элементами которой  являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, БД, люди, различного рода технические и программные  средства связи и т.д. Хотя сама идея ИС и некоторые принципы их организации  возникли задолго до появления компьютеров, однако компьютеризация в десятки  и сотни, раз повысила эффективность ИС и расширила сферы их применения.

Реализация  функций ИС невозможна без знания ориентированной на нее ИТ. ИТ может существовать и вне сферы ИС. Таким образом, ИТ является более емким понятием, отражающим современное представление о процессах преобразования информации в информационном обществе. В зависимости от конкретной области применения ИС могут очень сильно различаться по своим функциям, архитектуре, реализации.

Информационные  системы основываются на информационных технологиях, суть которых – сбор, обработка и распространение (посредством  компьютеров и других средств  электроники) необходимой для организации информации. Между компьютерами она передается с помощью кабеля, спутниковой связи или телефонных линий. В этом случае компьютеры объединяются в сети (локальные или глобальные), используемые для передачи электронной почты или для посылки запросов в банки данных, создаваемых на различных уровнях управления.[20;с 33]

Информационные  системы существуют в разных формах. Простейшая форма – это органы чувств человека, с помощью которых  сигналы принимаются из внешней  среды. После преобразования в нашем  сознании они используются как инструмент (способ) реагирования и воздействия  на соответствующий объект. Весьма распространены информационные системы  на бумажных носителях, начиная с  инструкций и кончая записными книжками. И, наконец, весьма перспективной формой информационных систем, являются компьютеризированные системы, в состав которых включаются электронные средства данных и представления информации. Компьютеризированные информационные системы способны выполнять в сравнении с другими системами больше различных функций, притом намного быстрее и качественнее [32;с 33].

Функции информационных систем рекомендуется  объединить в пять видов (операционная, мониторинговая, обеспечения решений, системы знаний и коммуникационная). Операционная система занимается ведением рутинных операций: составление платежной  ведомости; система мониторинга  – обработкой данных и предоставлением  пользователям информации о качестве продукции, финансовых или иных характеристиках  производственной деятельности. Система  обеспечения решений предоставляет  менеджерам информацию, касающуюся моделирования  и разработки альтернативных решений  с последующим выбором из них  наиболее приемлемого. Система знаний предполагает использование экспертами логики процесса работы над решениями  при анализе его элементов (составляющих). Коммуникационная система помогает с помощью технических средств (от электронной почты до всемирной  сети Интернет) преодолеть географические и временные барьеры, облегчает процесс обмена информацией как внутри организации, так и далеко за ее пределами.

Не всегда новейшие информационные технологии оправдывают  себя, т. е. не всегда улучшают качество и повышают скорость принятия решений, причем сами технологии здесь не виноваты. Заказчики зачастую плохо предоставляют себе потенциальные возможности современных информационных технологий (так было на первых этапах внедрения компьютеров, но порой случается и сегодня). В результате на сложной технике решаются рутинные задачи, для чего вполне достаточны давно известные простые технологии. Негативно сказывается здесь и недостаток профессионалов в области новейших информационных технологий, в результате чего высокоэффективные и дорогие технические средства находятся в распоряжении руководителей, не имеющих должной подготовки.

Между тем  масштаб компьютеризированных информационных систем непрерывно ширится. Ныне существуют системы индивидуальные, локальные, корпоративные и интер-организационные (единые для многих организаций). В организациях следует тщательнее продумывать вопросы выбора требуемой информации, защиты данных и системы в целом. Ответственно следует подходить к запросам в информационной системе с позиции реальных потребностей организации, со знанием дела приобретать программное обеспечение (пакеты прикладных программ).