Информация и ее роль в принятии управленческих решений

Еще одним  направлением информационного обеспечения  деятельности ООО «Металлтрейд» является ведение документооборота.

В данной организации выделяют

• организационно-распорядительные документы, такие как устав, учредительный договор, а также приказы и распоряжение директора;
• документы, которые оформляются при выполнении заказа: договор на производство и оказание услуги, счет-фактура, отчет о выполненных работах.

Документирование  и организация работы с документами, включая их хранение, осуществляются в Обществе в соответствии с законодательством России, Уставом и утверждаемыми генеральным директором локальными нормативными актами, регламентирующими ведение делопроизводства и в Обществе. Общество несет ответственность за сохранность принадлежащих ему документов (управленческих, финансово-хозяйственных, по личному составу и др.).

Общество  обязано обеспечить акционерам доступ к документам, за исключением документов бухгалтерского учета и протоколов Совета директоров Общества. К документам бухгалтерского учета  и протоколам Совета директоров имеют право доступа  акционеры (акционер), имеющие в совокупности не менее 25 процентов голосующих акций  Общества.

При реорганизации  Общества все документы (управленческие, финансово-хозяйственные, по личному  составу и др.) передаются в соответствии с установленными правилами правопреемнику (правопреемникам) Общества.

При отсутствии правопреемника документы постоянного  хранения, документы, имеющие научно-историческое значение, документы по личному составу (приказы, личные дела и карточки учета, лицевые счета и т.п.) передаются на хранение в государственный архив  Челябинской области. Передача и  упорядочение документов осуществляются силами и за счет средств Общества.

Документооборот представляет собой совокупность стадий работы с документами. В ООО «Металлтрейд» поступающий документ направляется на предварительное рассмотрение тому сотруднику, в чьей компетенции находится данный вопрос, затем по необходимость руководителю. По каждому документу обязательно должно быть принято решение, которое оформляется также документально.

В ООО «Металлтрейд» практикуется использование электронной переписки с клиентами и партнерами, например по итогам выполнения заказа сотрудники компании направляют отчет о проделанной работе и расчет, по которому производится заказ.

Для эффективного учета документов ООО «Металлтрейд» все документы составляемые в организации должны иметь электронную копию и заносится в базу данных. В такой ситуации документы легко найти и продолжить по ним работу.

На ООО «Металлтрейд» установлена база данных на основе программы «1С Предприятие». В ней сосредоточены все основные данные по контрагентам, с которыми работает предприятие, по материальным запасам и т.д.

Применение программы позволяет  минимизировать время на коммуникационные процессы в организации, повышение  оперативности управления; учитывать  и контролировать хозяйственную  деятельность для снижения общих  издержек.

Электронная система ориентирована  на обычного бухгалтера, обладающего  азами компьютерной грамоты. Программа  настраивается на особенности  бухгалтерского учета на  предприятии, на изменения  в законодательстве и формах отчетности. Подобные изменения могут осуществляться самим пользователем.

Основные особенности электронной  бухгалтерии:

• ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия;
• получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по синтетическому и аналитическому учету;
• полная настраиваемость с возможностью изменять и дополнять план счетов, систему типовых проводок, систему аналитического учета, формы первичных документов;
• возможность печати первичных документов при вводе проводок.

Исходными данными для программы  являются проводки, вносимые в журнал операций. При помощи электронной  бухгалтерии, вместе с вводом проводок, формируются первичные документы. Программа дает возможность составлять отчетность и различные вспомогательные документы.

Организация аналитического учета  позволяет в электронной бухгалтерии, отслеживать расчеты с конкретными  покупателями и поставщиками, учитывать  наличие и движение товарно-материальных ценностей, выполнение договоров, расчеты  по заработной плате и с подотчетными лицами и т.д.

Почти все  рабочие места компьютеризированы, применяется современные средства связи - факс, модем, электронная почта, есть выход в Internet. Широко используются в управлении информационные базы данных, облегчающих управлением предприятием.

Для лучшего  управления ООО «Металлтрейд» заказывает у специализированных фирм  дополнительное программное обеспечение

Управление  маркетингом на ООО «Металлтрейд» осуществляет отдел маркетинга. В его состав входят два специалиста и руководитель отдела. Он занимается планированием и осуществлением сбыта, разработкой наиболее эффективной сбытовой политики, важным составным элементом которой является ценовая стратегия, включающая методы и формы расчетов с потребителями, условия платежей, разрабатывает меры по совершенствованию управления и организации производства. Два специалиста работающих в отделе отвечают за следующие направления:

- организация   спроса и сбыта продукции;

- организация  рекламы.

Отдел маркетинга выполняет весьма ограниченный круг маркетинговых функций: изучение товарного  рынка; реклама; сервисное обслуживание покупателей; гибкая ценовая политика.

Целью деятельности ООО «Металлтрейд» в области маркетинга являются: завоевание популярности и доверия у покупателей, оказание дополнительных услуг покупателям; расширение торговой сети.

Для привлечения  внимания покупателей ООО «Металлтрейд» использует рекламу. Особое значение придается следующим аспектам: внутрифирменная реклама, в ее задачи входит создание у своих сотрудников веры в свое предприятие, и чувства тесной взаимосвязи с его положением.

Элементами  рекламы являются такие факторы  как  внешний облик предприятия  и его сотрудников, голос секретаря  по телефону, название товара, качество обслуживания клиентов. Руководство ООО «Металлтрейд» проводит совместные мероприятия с коллективом, по празднованию знаменательных дат, наиболее отличившиеся работники получают денежные и вещественные подарки. Руководство компании исходит из того, что чем больше ответственных и проявляющих энтузиазм сотрудников, тем меньшее их количество необходимо, и как следствие меньше расходы фирмы. 

Ценообразование - важнейший элемент маркетинговой политики [26;с 60]. На принятие решения о цене товара (о наценке, скидках - в данном случае) оказывает прямое воздействие:

• величина спроса на данный товар, и степень его продолжительности;
• наличие и характер конкурентов на рынке,
• перспективы роста продаж;
• связь между ценой и объемами продаж;
• степень влияния на рынок государства;
• суммы издержек обращения. ООО «Металлтрейд» принимает все меры, работает, в основном, с изготовителем продукции, минуя посредников, оказывает дополнительные услуги покупателям.

Таким образом, в данной главе нами был проведен анализ информационного обеспечения  управленческих решений в ООО «Металлтрейд». В заключение можно сделать вывод, что в целом информационное обеспечение деятельности в компании является достаточно эффективным. Это обусловлено наличием и применением сотрудниками различных компьютерных программ: баз данных, кадровых программ, а также расчетных. Сотрудниками ООО «Металлтрейд» проводится аналитическая работа, в частности сбор информации о покупателях, их предпочтениях, финансовых возможностях. На предприятии имеется база данных об основных клиентах, а также поставщиках. В функции отделов входят обязанность по анализу основных показателях деятельности, которые затем передаются директору. Несмотря на это в информационном обеспечении удалось выявить и проблему, которая касается неэффективного осуществления коммуникаций в компании. А именно, коммуникации, которые применяются в ООО «Металлтрейд» является в основном вертикальными, что затрудняет обмен информацией между структурными подразделениями. В связи с этим в следующей главе необходимо разработать рекомендации по изменению существующей ситуации.

2.3 Совершенствование  информационного обеспечения

Из проведенного анализа информационных потоков  ООО «Металлтрейд» выявлена проблема вертикальной коммуникации, которая не является эффективной. Это обусловлено тем, что не более 20-25% информации, исходящей от руководства, доходит до исполнителей и понимается ими правильно. Нелегко поверить, что сотрудники способны эффективно выполнять работу, на 80% не располагая предназначенной им информацией. Тем самым руководитель дает неполное описание проблемной ситуации, которая должна быть разрешена с учетом притязаний ее участников (прямых и косвенных, активных и пассивных).

Для организации  современной бизнес-деятельности необходима такая реорганизация информационных потоков, которая обеспечивает информационную достаточность и четкость во взаимном информационном обеспечении отдельных подразделений с целью выработки оптимального для бизнеса решения. Но организация такой информационной системы возможна лишь на основе создания современного управленческого учета.[37;с 62]

Наиболее  рационально представляется система  организации информационных потоков, представленная на рис. 6, где показана возможность передачи информации не только через руководящий орган, но и непосредственно между подразделениями.

Итак, в  нашем случае 1 – это директор, 2 – менеджер по сбыту, 3 – отдел  маркетинга, 4 – производственно-технологический  отдел, 5 – отдел кадров, 6 – бухгалтерия.

Рисунок 6 - Модификация  системы управления

 

Итак, применительно  к нашему предприятию структура  управления и связи, которые позволяют  осуществлять информационный обмен  должны выглядеть следующим образом (рис. 7).

Опишем  информационные потоки более подробно.

Менеджер  по сбыту анализирует информацию о клиентах. В частности он составляет базу данных клиентов, которые являются постоянными, а также которые  претендуют на этот статус. Эту информацию он передает в отдел маркетинга.

Отдел маркетинга анализирует внешнюю среду организации, в частности:

1. сбор и анализ информации о продукции, которую выпускают фирмы-конкуренты, а также наблюдение за действиями конкурентов;
2. изучение спроса на рынке металлообработки;

Рисунок 7 - Предлагаемая система обмена информацией в  ООО «Металлтрейд»

 

3. изучение потребительского настроения и платежеспособности клиентов;
4. разработка стратегии развития предприятия;
5. изучение потребности в новых технологиях металлообработки, продукции;
6. анализ ценовой политики своего предприятия и предприятий-конкурентов.

Отдел маркетинга передает информацию о технологиях  и о продукции, которую используют конкуренты, а также на те виды услуг, которые пользуются наибольшим спросом в производственно-технологический отдел, и  занимаются непосредственно работой и ее совершенствованием.

В производственно-технологический  отдел помимо отдела маркетинга направляется информация от менеджера по сбыту  и инспектора по кадрам. Следовательно, у производственно-технологического отдела формируется пакет информации о деятельности всех подразделений. Однако необходимо иметь ввиду, что не вся информация должна передаваться отделами друг другу, чтобы не сформировалась ситуация «информационного шума». Это обусловлено требованиями, которые предъявляются к информации.

Затем информация, которая уже проанализирована в  структурных подразделениях, передается руководителю. Таким образом, в ООО «Металлтрейд» будет осуществлять схема движения информации «снизу вверх».

Кроме данной схемы процесс движения информации в ООО «Металлтрейд» должен отвечать определенным требованиям. К ним относятся следующие:

• своевременность (актуальность и оперативность): несвоевременность информации, даже если она обладает высокими качественными характеристиками, делает ее бесполезной, приводит к неоправданным затратам;
• точность и достоверность: точность характеризует уровень приближения информации к оригиналу, который она выражает. Точность неразрывно связана с достоверностью, верным (истинным) отражением состояния объекта управления и окружающей его среды;
• полнота и компетентность. Эти требования предполагают обеспечение информацией на уровне, возможно более близком к оптимуму, в объеме, необходимом и достаточном для принятия аргументированных решений;
• комплексность: данное требование обязывает к тому, чтобы информация сочетала в себе ее различные взаимоувязанные и взаимодополняющие виды, поступающие в определенной последовательности, задаваемой структурой процесса принятия решений. Она, по сути, является синонимом понятия полноты информации;
• лаконичность и логичность. Их необходимо соблюдать при максимальной смысловой нагрузке, особенно если информация предоставляется в документах;
• полезность. Она выражается в способности служить базой решения задач, стоящих перед организацией;
• надежность: это требование не исключает определенной меры риска, практически признаваемого неизбежным (вероятным);
• адресностъ: содержание этого требования заключается в распределении и передаче информации конкретным руководителям, использующим ее в своей деятельности в процессе выполнения доверенных им полномочий. Иными словами, должно обеспечиваться соответствие информации компетентности, полномочиям и ответственности субъектов управления;
• скорость сбора, обработки передачи: выполнение требования достигается путем автоматизации и компьютеризации;
• многократность использования. Добиться выполнения этого требования можно на основе соответствующего упорядочения системы носителей информации.