Автоматизация работы отдела планирования компании

Классификатор «склады» вводится для идентификации складов:

1.  Система кодирования – порядковая;

2.  Количество признаков классификации – 1;

3.  Объекты кодирования – склады;

4.  Длина кода – L = lg110 ~ 3;

5.  Показатели оценки классификатора.

Информативность I = R/L = 1/3 = 0,33.

Коэффициент избыточности Kизб = Qmax/Qфакт = 999/110 = 9,08.

Структурная формула классификатора складов представлена на рисунке  Рис. 25.

F = [XXX]: [Наименование объекта]

Код склада

Рис. 25. Структурная формула классификатора складов

В таблице Таблица 7 представлен  классификатор складов. 

 

Таблица 7. Классификатор  складов

Склады	Код
Склады	001 – 110
Склад, Москва, Солнцево	001
Склад, Санкт-Петербург, Пулково	007
Склад NΝ	0ΝΝ
Склад, Владивосток, Ленинский	110

Классификатор «договора» вводится для идентификации договоров:

1.  Система кодирования – порядковая;

2.  Количество признаков классификации – 1;

3.  Объекты кодирования – договора;

4.  Длина кода – L = lg234987 ~ 6;

5.  Показатели оценки классификатора.

Информативность I = R/L = 1/6 = 0,17.

Коэффициент избыточности Kизб = Qmax/Qфакт = 999999/234987 = 4,26.

Структурная формула классификатора договоров представлена на рисунке  Рис. 26.

F = [ХХХXXX]: [Наименование объекта]

Код договора

Рис. 26. Структурная формула классификатора договоров В таблице

Таблица 8 представлен классификатор  договоров.

Таблица 8. Классификатор договоров

Договора	Код
Договора	001 – 234987
№ 1 от 1/01/93	000001
№ 54/98 от 1/04/97	010256
№ 69/95-7 от 1/01/00	085167
№ 374-9/7 от 1/02/08	234987

Выше приведены классификаторы, разработанные для массивов данных ИС. Остальные классификаторы, используемые в БД были разработаны на предприятии  ранее.

2.2.3 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Входные экранные формы для  формирования статистических отчетов  приведены на рисунках 27, 28 и 29. Файлы  с отчетами по видам деятельности содержат те же реквизиты, что и таблицы  БД. Структура файлов – таблицы Excel. Экранные формы для формирования файлов со статистическими отчетами содержат данные с временным периодом формирования статистических отчетов. Эти данные вносятся сотрудником  отдела планирования. Через экранные формы, сотрудник отдела планирования запускает автоматизированный процесс  формирования файлов с отчетами.

К входной информации относятся  файлы «Табель учета рабочего времени» и «Комплексный отчет по филиалам» и таблица «Коэффициенты  планирования». Источником получения  файлов и таблицы является корпоративная  ИС. Частота возникновения файлов для статистических отчётов –  одни раз в календарную неделю. Частота возникновения файлов с  отчётами о видах деятельности –  раз в неделю, для складирования  и доставки – раз в день. Ежедневно  поступает таблица с коэффициентами планирования.

Файл «Табель учета  рабочего времени» содержит следующие  показатели: фамилия, имя и отчество сотрудника, количество праздничных  дней в месяце, количество отработанных часов с коэффициентами 1 (норма  часов), 1.5 (переработки), 2 (переработки  и праздничные часы) и 0.4 (ночные часы), а также общее количество отработанных часов. Количеству строк соответствует  количество сотрудников предприятия - 4800. Количество записей – 33600. Структура  файла – таблица Excel. Объем файла  – 180 Кб.

Файл «Комплексные данные по филиалам» содержит следующие  показатели: количество перемещенных упаковок, количество упаковок, принятых на склад с производства, количество упаковок, отправленных филиалом на склады, количество проданных упаковок, количество упаковок, отправленных на экспорт, количество упаковок, принятых как импорт, количество упаковок, возвращенных из торговой сети, количество проданных упаковок за один календарный месяц. Количество строк  соответствует количеству филиалов предприятия - 11. Количество записей  – 88. Структура файла – таблица Excel. Объем файла – 1,3 Кб. Источником получения файлов является корпоративная  ИС. Частота возникновения одни раз  в календарную неделю. Таблица  с коэффициентами планирования содержит коэффициенты для планирования основных видов деятельности. Количество строк  соответствует количеству видов  продукции, филиалов, складов и контрактов. Частота возникновения одни раз  в день.

Отчет по продажам формируется  отделом продаж и содержит следующие  показатели:

o  дата заказа;

o  код договора;

o  наименование клиента;

o  код склада;

o  наименование склада;

o  код филиала;

o  наименование филиала;

o  код вида продукции;

o  наименование продукции;

o  количество;

o  цена;

o  скидка;

o  стоимость.

Объем файла – 13 Мб. Частота  возникновения одни раз в день.

Отчет по производству формируется  отделом производства и содержит следующие показатели:

o  код вида продукции;

o  наименование вида продукции;

o  дата розлива

o  срок годности;

o  количество;

o  код филиала;

o  наименование филиала.

Объем файла – 12 Кб. Частота  возникновения одни раз в день.

Отчет по складу формируется  отделом склад и содержит следующие  показатели:

o  код склада;

o  наименование склада;

o  код филиала;

o  наименование филиала;

o  код вида продукции;

o  наименование вида продукции;

o  дата розлива;

o  срок годности;

o  количество.

Объем файла – 30 Кб. Частота  возникновения одни раз в день.

Отчет по доставке формируется  отделом доставки и содержит следующие  показатели:

o  наименование клиента;

o  код договора;

o  наименование договора;

o  адрес клиента;

o  код вида продукции;

o  наименование вида продукции;

o  количество;

o  код склада;

o  наименование склада;

o  код филиала;

o  наименование филиала.

Объем файла – 18 Мб. Частота  возникновения одни раз в день.

Таблица с коэффициентами планирования содержит 234 987 строк. Объём  файла – 8 мб.

В сводной таблице 2.8 приведены  основные характеристики справочников.

Таблица 2.9 Основные характеристики справочников

Название справочника	Ответственный за ведение справочника	Объем в строках	Средняя частота актуализации в год	Средний объем  ктуализации,  % в год
Виды продукции	Специалист отдела производства	270	10	5,5
Филиалы	Специалист отдела логистики	11	0,5	9
Склады	Специалист отдела  логистики	110	3	10
Контракты	Специалист отдела доставки	234 987	312	3

 

Реквизитный состав справочника  «Виды продукции»:

o  код вида продукции;

o  наименование вида продукции;

o  литраж вида продукции;

o  стоимость.

Таким образом, справочник содержит четыре реквизита, полностью характеризующих  вид продукции.

Реквизитный состав справочника  «Филиалы»:

o  код филиала;

o  название филиала;

o  фактический адрес филиала;

o  менеджер филиала;

o  контактная информация филиала.

Таким образом, справочник содержит пять реквизитов, полностью характеризующих  филиалы.

Реквизитный состав справочника  «Склады»:

o  код склада;

o  код филиала;

o  название склада;

o  вместимость склада;

o  фактический адрес склада;

o  менеджер склада;

o  контактная информация склада.

Таким образом, справочник содержит семь реквизитов, полностью характеризующих  склады.

Реквизитный состав справочника  «Контракты»:

o  код контракта;

o  наименование клиента;

o  наименование договора;

o  адрес;

o  контактная информация;

o  скидка;

o  статус договора;

o  дата подписания договора;

o  дата начала действия договора.

Таким образом, справочник содержит девять реквизитов, полностью характеризующих  контракты.

Данные справочников служат источником для формирования результативных таблиц с планами.

Входных таблиц девять: «Продажи», «Производство», «Сток», «Доставка», «План  производства», «План продаж», «План  доставок», «План складирования» и  «Коэффициенты планирования». Изменения  во всех таблицах, кроме таблицы  «Коэффициенты планирования», вносятся функцией «Импорт данных» из файлов с отчётами.

Таким образом, информация, содержащаяся в справочниках, файлах и таблицах, является достаточной  и не избыточной. Она позволяет  формировать все необходимые  результативные показатели.

2.2.4 Характеристика результатной  информации

К результативной информации относятся таблицы с планами, файлы с отчётами-планами, документы.

Все результативные таблицы  формируются в автоматизированном режиме сотрудниками отдела планирования.

Таблицы с планами содержат те же поля, что и в первичных  таблицах, но с данными на будущий  временной период. Таблицы служат источником для формирования файлов с соответствующими планами.

Файлы с планами-отчетами поступают в соответствующие  подразделения филиалов и корпоративную  ИС. Данная информация предназначена  для организации деятельности на планируемый период в подразделениях. Специалисты отдела планирования получают документы с планами-отчётами непосредственно через ИС планирования, а филиалы – через сервер корпоративной БД и VPN-сервер. Планы-отчеты составлялись и ранее, но без автоматизированной обработки исходных показателей.

Статистические отчеты являются новой результативной информацией  в отделе планирования. Они, также, формируются  посредством автоматизированной обработки  информации из входных таблиц, а  также информации о временном  периоде, задаваемой в экранных формах. Модули формирования файлов запускаются  через экранные формы. Все отчеты распечатываются и сохраняются  в финансовом отделе. Все отчеты формируются один раз в календарную  неделю.

Отчет по видам продукции  представляет собой диаграмму, отражающую количество проданной и произведенной  продукции за выбранный временной  период. Этот отчет формируется на основе таблиц «Продажи», «Производство» и «Сток».

Отчет по филиалам представляет собой комплексный отчет, состоящий  из таблиц и диаграмм. Таблицы отражают эффективность деятельности филиала  по следующим показателям:

o  производительность филиала;

o  продажи филиала;

o  количество перемещенных упаковок;

o  количество отработанных часов сотрудниками филиала;

o  количество упаковок по импорту и экспорту.

Производительность филиала  – это количество упаковок продукции, «обрабатываемых» сотрудниками филиала  за один рабочий час. Продажи филиала  – это количество проданных упаковок за один календарный месяц. Количество перемещенных упаковок – это сумма  количества упаковок, принятых складом  с производства, количества упаковок, отправленных филиалом на склады, количества проданных упаковок, количество упаковок, отправленных на экспорт, количество упаковок, принятых как импорт, и количества упаковок, возвращенных из торговой сети за один календарный месяц. Количество отработанных часов сотрудниками склада берется за один календарный месяц. Количество упаковок по импорту и  экспорту берется за один календарный  месяц. Отчет по филиалам формируется  на основе таблиц «Продажи» и «Доставка», а также на основе файлов «Табель  учета рабочего времени» и «Комплексный отчет по складам».

Отчет по складам представляет собой диаграмму, отражающую количество поступившей продукции на склад, количество продукции, находящейся  на складе и количество продукции, отправленной в торговую сеть. Отчет по складам  формируется на основе таблиц «Производство», «Сток» и «Доставка».

На основании всех статистических отчетов, финансовые аналитики производят анализ АФХД за финансовый период.

Специалисты отдела планирования просматривают экранные формы с  планами-отчетами и производят редакцию таблиц с планами при наличии  ошибок.

2.2.5 Формализация расчётов  показателей

Формализованное описание входных  показателей приведено в таблице 2.9.

Таблица 2.9 Формализованное  описание входных показателей

№	Наименование входного показателя	Идентификатор входного показателя
1	Количество продукции i-го вида, проданной за выбранный временной  период r1	Рir1
2	Коэффициент изменения продаж в периоде r2	Κr2
3	Количество продукции i-го вида, имеющаяся в наличии на складе n, во временном периоде r1	Snir1
4	Количество продукции i-го вида, которую необходимо произвести во временном периоде r2	Tir2
5	Вместимость склада n по продукции i-го вида, во временном периоде r2	Vnir2
6	Количество заказанной продукции i-го вида, имеющаяся в наличии  на складе n, во временном периоде r2	Znir2
7	Количество продукции i-го вида, проданной за временной период r3	Рir3
8	Количество продукции i-го вида, произведенной за временной  период r3	Tir3
9	Количество перемещенных упаковок на филиале m за временной  период r3	Fmr3
10	Количество проданных  упаковок на филиале m за временной  период r3	Bmr3
11	Количество отработанных часов сотрудниками на филиале m за временной период r3	Hmr3
12	Количество упаковок, отправленных на экспорт филиалом m за временной  период r3	Rmr3
13	Количество упаковок, принятых как импорт филиалом m за временной  период r3	Gmr3
14	Количество упаковок, отправленных филиалом m на склад n за временной период r3	Amr3
15	Количество упаковок, проданных  филиалом m за временной период r3	Cmr3
16	Количество упаковок, произведенных  филиалом m за временной период r3	Emr3
17	Количество упаковок, возвращенных из торговой сети в филиал m за временной  период r3	Lmr3
18	Количество продукции i-го вида, поступившей на склад n, во временном  периоде r3	Qnir3
19	Количество продукции i-го вида, находящейся на складе n, во временном  периоде r3	Snir13
20	Количество доставленной продукции i-го вида, со склада n, во временном  периоде r3	Dnir3