Автоматизация работы отдела планирования компании

В год составляется 52 плана  продаж. 52 * 0,17 = 8,84 часов на составление  планов продаж за один год. 8,84 * 227,27 = 2 009,07 рублей.

Итого, общая стоимостная  выгода в варианте автоматизации, по сравнению с вариантом КАК  ЕСТЬ, составит ориентировочно 92 535,25 рублей. На сегодняшний день, на рынке, ориентировочная  стоимость информационных систем планирования с необходимым оборудованием  и установкой, будет составлять 600 000 рублей. Исходя пятилетней амортизации  информационной системы, годовая амортизация  ИС составит, ориентировочно, 120 000 рублей. Минимум, в планируемой ИС, будет  составляться четыре плана. Годовая  экономия составления планов по варианту КАК ДОЛЖНО БЫТЬ, по сравнению с  вариантом КАК ЕСТЬ, ориентировочно, составит 370 141 рубль в год. Итого, прямой экономический эффект может  составить 250 141 рубль в год. При  этом, пока, не учитывается возможность  формирования дополнительных аналитических  показателей для координации  управленческой деятельности.

При планируемом внедрения  информационной системы на предприятие  ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия», можно будет устранить следующие  недостатки в процессе работы отдела планирования:

o  задержка необходимой информации;

o  низкая оперативность, снижающая показатели областей планирования;

o  простои производства, вследствие несвоевременности предоставления плановой информации;

o  низкая производительность в различных сферах, связанных с областью планирования;

o  невысокая достоверность результатов;

o  несоответствие данных, используемых в различных отчетах;

o  дублирование потоков информации;

o  высокая трудоемкость обработки информации (на некоторые отчеты по планированию, в данный момент, затрачивается около 8 рабочих часов);

o  несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов расчетов конечному пользователю.

o  непрозрачность планирования (под непрозрачностью подразумевается невозможность проследить путь каждой цифры сводного документа от первичных данных, до итоговых);

o  невозможность расчета статистических показателей, необходимых для управления, из-за сложности вычислений и большого объема информации.

В рамках будущей информационной системы будут структурированы  все данные, используемые в процессе планирования, что позволит гораздо  эффективнее осуществлять процессы планирования.

1.2.5 Описание свойств ИС, требуемых для решения выбранной  задачи

Основные свойства, которыми должна обладать ИС:

Быстродействие – одно из важнейших качеств системы, которое  отвечает за скорость передачи данных внутри системы. В системе копании  Кока-Кола быстрое обновление информации – условие правильности принимаемых  решений.

Точность результатов  – использование человеческого  фактора в интегрируемой системе  должно быть сведено к минимуму, т.к. за счет этого повышается точность результатов (все расчеты будут  производится системой, автоматически, по заложенным алгоритмам). Адаптивность – программные и технические  платформы могут устаревать, но при  этом, должна присутствовать возможность  переноса ИС на новые программные  и технические платформы. Простота эксплуатации – также немаловажное свойство, поскольку эта система  нацелена на использование конечным пользователем предоставленных  функций, но ведь даже высококвалифицированным  специалистам намного удобнее использовать упрощенный интерфейс для исключения ошибок на стадии использования человеческого  фактора. Вышеуказанные стратегические свойства являются необходимыми для  создания эффективной ИС отдела планирования.

1.3 Анализ существующих  разработок и выбор стратегии  автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

1.3.1 Анализ существующих  разработок для автоматизации  задачи

При проведении анализа существующих разработок для автоматизации процесса планирования, были выбраны системы: System Automatic Planning Supply Chain Management (SAP SCM) [17]; Baan – Enterprise Relationship Management (ERP) [18]; MFG/PRO [9].

Критерии анализа: функциональность, экономическая целесообразность. SAP Supply Chain Management (SAP SCM) – приложение для  управления логистическими цепочками (от планирования цепочек до объединения  их в сеть) - открытое, интегрированное  решение, разработанное для совместного  ведения электронного бизнеса. Решение SAP SCM преобразует управление логистическими цепочками из линейного последовательного  процесса в коллективную работу персонала  компании, партнеров и поставщиков  на закрытой торговой площадке, что  позволяет им координировать свои действия в сфере логистики. SAP SCM ориентирована  в основном на управление товародвижением, включающим продажи, поставки, складирование, но она не включает процесс производства, поэтому по критерию функциональности она не подходит.

Корпоративная информационная система управления ресурсами предприятия Baan ERP поддерживает все направления  деятельности, включая финансовый, бухгалтерский, налоговый и управленческий учет, управление техническим состоянием объектов, планирование и контроль финансово-хозяйственной деятельности, финансово-экономический анализ, управление проектами (в том числе инвестиционными), управление закупками, хранением и  движением товароматериальных ценностей, управление сбытом готовой продукции, управление производством электроэнергии, управление персоналом, управление основным и вспомогательным производством  и т.д.

Система Baan ERP является полифункциональной, характеризуется высоким уровнем  безопасности, соответствует международным  стандартам качества, но при этом является излишне функциональной для автоматизации  работы отдела планирования, а, значит, экономически не целесообразна.

MFG/PRO - система автоматизации  управления промышленными предприятиями.  Являясь системой ERP-класса, MFG/PRO решает  задачи автоматизации управления  деятельностью средних и крупных  предприятий в автомобильной,  авиационной, электронной, электротехнической, химической, фармацевтической и  пищевой, промышленности. Использование  системы MFG/PRO помогает оптимизировать  основные бизнес-процессы предприятия  и позволяет получать всю необходимую  информацию для управления на  всех уровнях компании. Система  поддерживает все типы сборочного  производства: серийное/поточное, штучное,  «на заказ». В системе MFG/PRO, по  сравнению с аналогичными решениями  других производителей, наиболее  полно реализованы стандарты  планирования материальных ресурсов, а небольшие сроки внедрения  системы делают ее особенно  привлекательной для динамично  развивающейся экономики России.

MFG/PRO поддерживает следующие  направления хозяйственной деятельности  предприятий:

o  производство;

o  продажи и закупки;

o  финансовые операции;

o  материально-техническое снабжение;

o  складское хозяйство;

o  техническое и сервисное обслуживание.

Таким образом, система также  является полифункциональной и обладает излишними функциями, а, значит, также  как и ВААN, является экономически неэффективной.

В первой из описанных систем, большое количество излишних функций, которые не нужны при автоматизации  планирования с учетом рассмотренных  функций в пункте 1.2.1, а с другой стороны, отсутствует функция планирования доставки и производства. Планирование данного процесса на предприятии  ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия» является важным, так как на предприятии  ежедневно работает производство и  производятся отгрузки, и на каждый день необходимо составлять скоординированные  планы производства и отгрузок.

Таким образом, SAP Supply Chain Management, не подходит из-за наличия, с одной  стороны, излишних функции в программе, а с другой стороны, из-за отсутствия такой важной функции, как планирование доставки (отгрузки) и производства. Две последние проанализированные системы содержат в себе все функции, необходимые в автоматизации  работы отдела планирования, но при  этом являются чрезмерно функциональными  и планирование – это только одна из функций данных систем. Поэтому  покупка данных систем является экономически нецелесообразной.

Покупка функционального  модуля информационной системы планирования является экономически выгодной, но полностью  противоречит, действующей на предприятии, политике информационной безопасности [17], согласно которой, централизованная автоматизация процессов возможна только для всей системы The Coca-Cola Corporation по всему миру. А если принимается  решение автоматизировать локальный  процесс внутри одной страны (что  позволяется политикой информационной безопасности, действующей на предприятии), то, это возможно осуществить только посредством самостоятельно разработки.

1.3.2 Выбор и обоснование  стратегии автоматизации задачи

При использовании хаотичной  автоматизации при внедрении  информационных технологий, то можно  говорить только о краткосрочных, локальных  задачах, а не реальных потребностей бизнеса. При такой стратегии  автоматизации, часто покупается дешевый  программный продукт, который в  процессе эксплуатации оказывается  неэффективным, поэтому, данный вариант  автоматизации не рассматривается. Автоматизация по направлению деятельности, автоматизируется только одно направление  деятельности в рамках всего предприятия. Данная стратегия не подходит, т.к. автоматизируется не направление деятельности, а управленческие функции одного отдела. Автоматизацией по участкам деятельности автоматизируются функции отдельных подразделений  предприятия. Даная стратегия эффективна, когда есть участки, где применение АИС дает значительный экономический  эффект. Так как, планируется автоматизировать функции отдела планирования, полностью  сосредоточенные в рамках отдела планирования центрального офиса, наиболее оптимальной стратегией автоматизации  является автоматизация по участкам деятельности.

 

1.3.3 Выбор и обоснование  способа приобретения ИС для  автоматизации комплекса задач

С позиции информационного  менеджмента, создание и внедрение  автоматизированной информационной системы  планирования может быть выполнено  различными способами:

o  покупка готовой системы;

o  создание проектной команды и разработка системы средствами и трудовыми ресурсами компании;

o  заказ системы у компании разработчика [7].

Необходимо рассмотреть  различные варианты способов приобретения.

При покупке готовой  системы можно приобрести довольно дешевую ИС, но невозможно подобрать  программный продукт, который будет  на 100% удовлетворять требования компании. Перестройка функционала ИС стоит  недешево, поэтому такой вариант  не рассматривается.

Если заказывать систему  у компании разработчика, то технология работы компании станет известной компании разработчика, а это полностью  противоречит политике информационной безопасности компании ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия» [17].

Самостоятельная разработка ИС полностью соответствует  политике информационной безопасности компании ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи  Евразия», а также позволяет гибко  изменять запрограммированный механизм ИС, т.е. адаптировать её под новые  технические и программные платформы.

1.4 Развёрнутая постановка  целей, задачи и подзадач автоматизации

1.4.1 Трансформация базовой  технологии решения задачи

На рисунке Рис. 10 представлен  ключевой функциональный блок планирования при трансформации базовой технологии.

В трансформируемую технологию добавляется механизм управления и  справочники, информация из которых  в автоматизированном режиме регламентирует процесс преобразования входной  информации в ИС. В механизме исполнения добавляется ИС отдела планирования, которая, в автоматизированном режиме, выполняет наиболее рутинные функции  планирования. На выходе добавляется  новая информация – статистические отчеты по видам продукции, по складам  и комплексный отчет по филиалам. Они позволяют проводить анализ деятельности за любой временной  период, и на этой основе более эффективно проводить процесс планирования.

Рис. 10. Ключевой функциональный блок планирования в варианте «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

На рисунке Рис. 11 представлена декомпозиция ключевого функционального  блока в трансформируемой технологии. Необходимо рассмотреть изменения  в технологии «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» по сравнению с технологией «КАК ЕСТЬ». К функциональным блокам планирования добавляется функциональный блок формирования статистических отчетов.

Статистические отчеты формируются  на основании отчетов производства, продаж, складирования, доставки, комплексных  данных по филиалам и табеля учета  рабочего времени. Отчеты формируются  по любому выбранному временному периоду, по филиалам, по видам продукции, по складам. Отчеты с входной информацией по выполненным планам поступают из подразделений в виде файла, вносятся сотрудниками отдела планирования в экранные формы при помощи функции импортирования данных, выбирается временной период и запускается ручной операцией автоматизированный процесс формирования новых планов. Статистические отчеты формируются на основе информации, поступающей из корпоративной ИС.

Рис. 11. Декомпозиция ключевого функционального блока в трансформируемой технологии

Результатами статистических отчетов являются дополнительными  аналитическими показателями для АФХД. Добавляется механизм управления в  виде справочников. К ним относятся  справочники: «Виды продукции», «Филиалы», «Склады», «Контракты». Данные справочники  позволяют структурировать информацию в таблицах БД и формировать результативную информацию. Добавляется механизм исполнения. Это ИС отдела планирования. ИС отдела планирования автоматизирует наиболее рутинные функции планирования. Необходимо рассмотреть технологию формирования планов в варианте «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ». В автоматизированном режиме по данным таблиц БД формируются планы-отчеты в табличной форме. Файлы со сформированными статистическими отчетами и планами автоматически загружаются в корпоративную ИС. Это изменение функциональной информационной технологии. Необходимо, также, рассмотреть изменения в предметной технологии. Вся входная информация поступает в виде файлов, которые автоматически загружаются из корпоративной ИС в ИС отдела планирования. Данные из файлов импортируются в таблицы БД. Вся результативная информация, т.е. планы и статистические отчеты формируются посредством внутримашинной обработки. Вся результативная информация, в виде файлов, после её формирования, автоматически загружается в корпоративную ИС. Пользователи ИС планирования выполняют ручные операции только при работе с интерфейсом ИС планирования. Таким образом, новая технология сводит к минимуму ручные операции, большинство операций по расчету результативных показателей, которые ранее осуществлялись посредством функций MS Excel, т.е. посредством частичной внутримашинной обработкой, в ИС планирования полностью автоматизированы.