Автоматизация работы отдела планирования компании

Рис. 7. структурно функциональная диаграмма деятельности предприятия ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия» КАК ЕСТЬ

 

Функциональный блок «Бухгалтерский учет» осуществляет бухучет на основании  информации о деятельности (расходы  и т.д.), поступающей со всех предыдущих функциональных блоков. Из функционального  блока «Бухгалтерский учет» исходит  информация с данными для АФХД. Управляющим механизмом являются корпоративные  стандарты, законодательство РФ, а также  менеджер финансового отдела. Исполняющим  механизмом является корпоративная  ИС и бухгалтера.

В рамках АФХД осуществляется анализ, цель которого – определить эффективность/неэффективность ФХД, проанализировать причины отклонений в отчетных и базовых периодах. Результаты АФХД поступают на функциональный блок планирования. Управляющим механизмом являются корпоративные стандарты, законодательство РФ, а также менеджер финансового отдела. Исполняющим  механизмом является корпоративная  ИС и финансовые аналитики.

Из всех рассмотренных  функциональных блоков, функциональный блок планирования взаимосвязан со всеми  остальными функциональными блоками  циклическими взаимосвязями, т.к. планирование осуществляется на основании отчетов  о выполненных планов, а выходной информацией функционального блока  являются планы на предстоящий период.

1.2 Характеристика комплекса  задач, задачи и обоснование  необходимости автоматизации

1.2.1 Выбор комплекса задач  автоматизации и характеристика  существующих бизнес-процессов

Так как тема дипломной  работы связана с исследованием  процессов планирования, то, следуя системной логике, необходимо рассмотреть  более подробно функциональный блок планирования.

На рисунке Рис. 8 представлена декомпозиция функций планирования.

Управляющий механизм тот  же, что и для остальных функциональных блоков, а механизм исполнения –  корпоративная ИС, менеджер отдела планирования и сотрудники отдела планирования. Входной информацией являются отчеты АФХД, складские отчеты и отчеты по продажам.

Выходной информацией  являются планы производства, складирования, продаж и доставки на предстоящий  период, а также данные финансового  анализа.

Первый функциональный блок - это планирование продаж. Планирование продаж осуществляется на основании  отчетов АФХД и о продажах за предыдущий временной период. Выходная информация это план продаж для дальнейшего  планирования производства. Планирование производства осуществляется на основании  плана продаж, а также отчета производства за предыдущий временной период. Выходная информация в данном функциональном блоке это план производства.

На основании данного  плана производства, плана продаж и складского отчета за предыдущий временной период производится планирование складирования продукции.

Последний функциональный блок планирования это планирование доставки готовой продукции клиентам компании, осуществляется на основе плана продаж, плана складирования и отчета по доставке за предыдущий временной  период. На выходе из последнего функционального  блока – отчет по доставке.

В функциональном блоке отдела планирования есть также функциональный блок формирования сводного плана, в  котором концентрируются и обрабатываются все данные по планам, рассчитанным в предыдущих функциональных блоках.

Рис. 8. Декомпозиция функций планирования предприятия ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия»

Выходной информацией  в процессе формирования сводного плана  являются данные для финансового  анализа по отделу планирования.

Таким образом, выбирается следующий  комплекс задач для автоматизации, таких как планирование продаж, планирование производства, планирование складирования  продукции, планирование доставок и  формирование сводного плана.

 

1.2.2 Определение места  проектируемой задачи в комплексе  задач

Основная задача для проектирования – это процесс планирования для  осуществления деятельности всех филиалов и центрального офиса предприятия  ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия».

Все функции данной задачи, а именно составление планов на будущий  временной период, сконцентрированы и выполняются в рамках отдела планирования.

Входная информация – это  отчеты о продажах, отчеты производства, складские отчеты, отчеты по доставке, отчеты АФХД. Они поступают из соответствующих  подразделений.

Выходной информацией  является планы продаж, производства, складирования и доставки. При  этом, планирование осуществляется каскадно, т.е. составление последующего плана  осуществляется на основании предыдущих. Как уже указывалось выше, задачи планирования взаимосвязаны со всеми  функциональными блоками деятельности предприятия циклическими связями  по входу и выходу. Составляемые планы, создаваемые в отделе планирования, служат основой для осуществления  деятельности в других функциональных блоках в будущем временном периоде. А сами планы составляются на основе информации, поступающей из других функциональных блоков за предыдущий период.

Совершенствование функций  планирования позволит повысить эффективность  планирования, снизить трудоемкость данных операций, увеличить количество выходных аналитических показателей.

Задачу проектирования можно  решить при использовании трудовых ресурсов предприятия, прежде всего  – сотрудников ИТ отдела. В ИТ отделе есть все необходимые специалисты, которые требуются для осуществления  совершенствования процессов планирования, посредством использования современных  информационных технологий.

 

1.2.3 Сущность задачи и  предметная технология её решения

Планирование продаж осуществляется на основании отчетов АФХД и отчетов  о продажах. Отчет АФХД в отдел  планирования доставляется курьером по запросу. Информация представлена в  виде документа на бумажном носителе. Инициируется финансовым отделом один раз за календарную неделю. Отчеты о продажах формируются один раз  в календарную неделю, непосредственно, в отделах продаж всех филиалов и  дистрибуционных центров. Информация представлена в виде таблицы Excel. Отчет  АФХД содержит в себе коэффициенты планирования, с учетом графика «сезонной  волны». Информация представлена в  виде таблицы Excel. Информация предоставляется  один раз за календарную неделю

Файлы с отчетами о продажах и с данными маркетингового анализа  с входной информацией для  составления плана продаж поступают  через корпоративную ИС. План продаж формируется на основе входной информации ответственными сотрудниками отдела планирования с использованием функциональных возможностей MS Excel.

План продаж рассчитывается следующим образом: данные из отчетов  о продажах за предыдущий временной  период умножаются на коэффициент планирования на будущий временной период. Коэффициенты планирования на будущий временной  период формируется на основе данных маркетингового анализа и отчетов  АФХД. Эти коэффициенты не рассчитываются в отделе планирования, а поступают  для расчета плана продаж на будущий  временной период в отдел планирования в готовом виде.

Сформированный план продаж из отдела планирования центрального офиса поступает в филиалы  и дистрибуционные центры посредством  корпоративной ИС в виде файла. Также, в виде файла, готовый план продаж на будущий временной период передается группе по планированию производства, группе по планирования складирования  и группе по планирования доставки для дальнейшей обработки информации.

Планирование производства, осуществляется на основании плана  продаж. Отчеты производства поступают  сотрудникам отдела планирования центрального офиса посредством корпоративной  ИС. Формируется план производства при помощи функциональных возможностей MS Excel ответственными сотрудниками отдела планирования следующим образом: общий  объем продукции по плану продаж распределяется пропорционально по всем производствам, в соответствии с производственными мощностями.

Сформированный план производства из отдела планирования центрального офиса поступает в филиалы  и дистрибуционные центры посредством  корпоративной ИС в виде файла. Также, в виде файла, готовый план производства на будущий временной период передается группе по планированию складирования  для дальнейшей обработки информации.

Планирование складирования  продукции осуществляется на основе плана продаж на будущий временной  период, плана производства на будущий  временной период и складского отчета за предыдущий временной период. Отчеты по складированию за предыдущий временной  период поступают сотрудникам отдела планирования центрального офиса посредством  корпоративной ИС в виде файла. План складирования на будущий временной  период формируется при помощи функциональных возможностей MS Excel.

Рассчитывается следующим  образом: общий объем продукции  по плану продаж для каждого филиала  распределяется пропорционально по всем складам, относящимся к соответствующему филиалу, в соответствии с вместимостью складов. Сформированный план по складированию  из отдела планирования центрального офиса поступает в филиалы  и дистрибуционные центры посредством  корпоративной ИС в виде файла. Также, в виде файла, готовый план складирования  на будущий временной период передается группе по планированию доставки для  дальнейшей обработки информации.

Планирование доставки продукции  на будущий временной период осуществляется на основе плана продаж на будущий  временной период и плана складирования  на будущий временной период. План по доставке на будущий временной  период формируется при помощи функциональных возможностей MS Excel. Рассчитывается следующим  образом: общий объем продукции  по плану продаж для каждого склада распределяется пропорционально, в  соответствии с договорами, заключенными с клиентами компании, относящимся  к соответствующему складу. Сформированный план по доставке из отдела планирования центрального офиса поступает в  филиалы и дистрибуционные центры посредством корпоративной ИС в  виде файла. Все сформированные планы  на будущий временной период в  виде файлов, посредством корпоративной  ИС, поступают в функциональный блок формирования сводного плана для  дальнейшей обработки. Данные сводного плана служат для формирования аналитической  отчетности, которая позволяет осуществлять основные функции управления. Планы  по продажам и по производству на будущий  временной период формируются один раз за календарную неделю, а планы  по складированию и по доставке формируются  одни раз в сутки. Рассчитанная информация по планам служит основой для координации  деятельности всех основных производственных бизнес-процессов. Автономность задачи заключается в том, что все  функции планирования, хотя и предназначены  для всех производственных подразделений, осуществляются в рамках одного отдела центрального офиса.

Таким образом, сущность задачи сводится к устранению наиболее рутинных функций в процессе формирования планов производственной деятельности предприятия ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи  Евразия»:

1.2.4 Обоснования необходимости  использования вычислительной техники  для решения задачи

Основываясь на данных, полученных из библиотеки компании ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия» из раздела «Организация деятельности подразделений» составим схему документооборота в отделе планирования.

Схема представлена на рисунке

Рис. 9.

Рис. 9. Схема документооборота отдела планирования на предприятии  ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия»

Основными недостатками такой  системы документооборота (представленной в приложении 2) являются:

o  практически 100% использования человеческого фактора при составлении планов, вследствие чего, очень высок риск неточности предоставляемой информации;

o  процесс составление планов характеризуется высокой трудоемкостью;

o  постоянное несоблюдение графика подачи отчетов для осуществления планирования, из-за слишком объемной географии складов;

o  несопоставимость данных, используемых в различных отчетах;

o  отсутствие статистических отчетов по результатам деятельности.

В таблице Таблица 2 представлены потоки информации в отделе планирования [16]. 

 

Таблица 2. Потоки информации в отделе планирования

Наименование документа	Частота возникновения	Объем за 1 год	Временные затраты на обработку 1 документа	Временные затраты на обработку документов в год
План продаж	1 раз в неделю	52	8 часов в день	416 часов в год
Отчет по фактическим продажам	1 раз в день	312	3 часа в день	936 часов в год
План производства	1 раз в неделю	52	8 часов в день	416 часов в год
Отчет производства	1 раз в день	330	3 часа в день	990 часов в год
План складирования	1 раз в день	365	2 часа в день	730 часов в год
Складской отчет	1 раз в день	365	4 часа в день	1460 часов в год
План доставки	1 раз в день	365	3 часа в день	1095 часов в год
Отчёт о доставке	1 раз в день	365	2 часа в день	730 часов в год

Рассчитаем экономию рабочего времени в варианте автоматизированного  решения задачи на примере плана  продаж.

Заработная плата сотрудников  отдела планирования (за исключением  менеджера и супервайзера) составляет 40 000,00 рублей в месяц. Средний объем  рабочих часов в месяц составляет 176 часов, соответственно часовая ставка сотрудника отдела планирования составляет 227,27 р/час. Соответственно, в варианте КАК ЕСТЬ, трудовые затраты на формирование плана продаж составляю 416 * 227,27 = 94 544,32 рубля. По предварительным расчетам, в варианте автоматизации процессов планирования, а в частности, для формирования плана продаж, будет составлять ориентировочно 10 минут (0,17 часа). Это время будет затрачиваться на работу специалиста с пользовательским интерфейсом, выбор нужных пунктов меню, заполнение необходимых исходных данных, нажатие соответствующих кнопок и, соответственно, завершающих действий по отправке отчетов для конечных пользователей. Расчет всех необходимых данных для планирования на будущий временной период будет осуществляться посредством внутримашинной обработки, сервером. Даже при высоких объемах расчетных показателей, время на расчет и обработку данных будет составлять сотые/десятые доли секунды. Поэтому, время, затрачиваемое на внутримашинную обработку информации можно не учитывать.