Отчет 

по лабораторной работе  

по  курсу: «Информационный менеджмент» 

      Планирование  автоматизации процессов  управления

 
 
 

     Автоматизация – одно из направлений научно-технического прогресса, применение саморегулирующих технических средств, экономико-математических методов и систем управления, освобождающих человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов или информации, существенно уменьшающих степень этого участия или трудоемкость выполняемых операций.

     Цель автоматизации: повышение производительности труда, сокращение расходов на многоэтапные стереотипные процессы по найму, развитию, учету и стимулированию персонала.

     Трудности, которые позволит решить автоматизация:

     1. Двойной (иногда тройной) ввод  данных по администрированию  персонала (документы, требуемые  трудовым законодательством, и  кадровые документы для расчета  зарплаты и налогообложения).

     2. Громоздкая процедура учета рабочего  времени персонала.

     3. Сложная (а поэтому и долгая) и непрозрачная процедура расчета  заработной платы.

     4. Невозможность оперативного получения  внутренней корпоративной и внешней  регламентированной отчетности (налоговой,  статистической).

После автоматизации управления персоналом становится возможно:

• получение руководством предприятия полной аналитической информации, необходимой для принятия решений; 
• снижение затрат на основные HR-функции для руководителей службы персонала;
• автоматизация работы отдела кадров трудоемкие по учету персонала и ведению документации;
• автоматическое формирование необходимых отчетов.

Автоматизация управления персоналом решает следующие задачи:

• работа с различными типами структур и ведение штатного расписания;
• внедрение технологий для упрощения ведения должностных обязательств и требований к сотрудникам, а также автоматизация создания и изменения всех должностных инструкций; 
• ведение и управление информацией о сотрудниках; 
• разработка методов материального стимулирования различных категорий сотрудников; 
• планирование и контроль над деятельностью и взаимодействием сотрудников, а так же создание сложных планов; 
• контроль квалификации сотрудников; 
• помощь в рекрутинге;
• анализ эффективности денежных вложений и финансовых затрат по персоналу; 
• формирование отчетов для руководства компании. 

Ключевые  преимущества автоматизации:

• поддержка различных бизнес-процессов для управления персоналом; 
• организация информационного пространства документооборота в подразделениях, исключение дублирования информации; 
• синхронизация данных между отделами, централизация хранения и обновления информации; 
• получение отчетности по всему предприятию и упрощение работы по формированию списков и справок; 
• разграничение прав доступа к данным, фиксирование времени и места внесения изменений в информационную базу; 
• легкость внедрения и освоения работы с системой для любого пользователя.

 

     Система Управление персоналом предназначена для автоматизации управления персоналом на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности. Данная программа служит для облегчения и ускорения выполнения следующих работ:

1. Личные карточки работников:
• создание новой карточки;
• редактирование записей в личных карточках работников;
• поиск личных карточек работников по различным признакам и печать полученных данных;
• создание собственных показателей в карточке(например: учет нуждающихся в жилье, различные характеризующие данные и т.д.)
2. Штатное расписание:
• формирование организационной структуры предприятия;
• задание штатных единиц;
• просмотр, редактирование и удаление штатных единиц;
• возможность создания любых доплат, ведение нескольких тарифных сеток;
• расчет ФОТ по предприятию;
• печать штатного расписания;
• получение информации о вакансиях;
3. Табельный учет:
• любые виды графиков работ;
• автоматическое формирование табеля на основании данных по сотрудникам: больничные листы, командировки и т.д. ;
• возможность самостоятельной корректировки;
• печать табелей;
4. Приказы по личному составу:
• создание приказов;
• исполнение приказов;
• возможность использования как стандартных печатных форм приказов\записок, так и собственных настраиваемых(Word шаблонов);
• отслеживание исполнения приказов;
5. Формирование отчетов:
• ежегодные статистические отчеты;
• создание собственных отчетов;

 

     Типовой функционал современнойhr-системы:

     1) расчет заработной платы;

     2) управление финансовой мотивацией  персонала;

     3) отражение начисленной зарплаты  и налогов в затратах предприятия;

     4) учет и анализ кадрового состава;

     5) персональный учет работников (включая  прием и увольнение);

     6) формирование отчетности (корпоративной,  регламентированной).

     Длительность  процесса автоматизации hr-системы варьируется от нескольких недель до нескольких месяцев. Ориентировочный срок проекта внедрения АИС можно получить, заказав проведение экспресс-обследования у поставщика услуг по внедрению АИС.

     Критерии, влияющие на длительность проекта внедрения:

     1. Корректность постановки задачи и описания функциональности

     2. Количество пользователей  системы и количество  сотрудников

     3. Объем переносимой  информации

     4. Компетентность поставщика  услуг по внедрению  АИС.

     5. Психологический  барьер и отношение  ключевых пользователей  заказчика 

     6. Быстродействие оборудования  и каналов связи.

     7. Доступ исполнителя  к серверному оборудованию

     8. Разделение требований  заказчика к АИС  на критичные и некритичные.

      9. Участие ключевых  пользователей заказчика  в проекте внедрения.

     10. Отношение пользователей  к проекту внедрения. 

     Выбор между собственнымIT-департаментом и помощью внешнего поставщика

     На  некоторых крупных предприятиях существуют департаменты, в которых  работают специалисты с большим  опытом внедрений. Однако таких предприятий  немного. IT-департамент среднестатистического  предприятия состоит из специалистов, ориентированных на поддержку существующих систем и их пользователей. Для таких департаментов самостоятельное внедрение новой системы может оказаться сложной, а иногда и невыполнимой задачей. В идеале внедрение системы осуществляется проектной группой, состоящей из специалистов поставщика и представителей клиента, в том числе и из IT-департамента.

     Для успешного внедрения  системы нужны  специалисты с  соответствующим  опытом:

     1. Руководитель проекта (проектный менеджер). Должен иметь в наличии успешно внедренные проекты, знать методологию управления проектами и т. д.

     2. Консультант по определенной подсистеме (специалисты по бухгалтерии, зарплате, управлению персоналом и т. д.). Помимо обязательных знаний в своей области, должен иметь навыки аналитика, постановщика задач, тестировщика, преподавателя для конечных пользователей и т. д.

     3. Программист. Помимо знания языка программирования, также должен знать все предметные области внедрения (бухгалтерия, управление персоналом, расчет заработной платы и т. д.)

     Если  в компании заказчика имеются  данные ресурсы, и он их может выделить на проект внедрения, то вероятность  успешного внедрения высока. Если таких ресурсов нет, то разумнее будет  обратиться за помощью к внешней  организации, которая при выборе сможет доказать свою компетентность.

 

     

 

     

     Обзор программных продуктов, позволяющих автоматизировать систему управления персоналом

     Светлым цветом выделены значимые критерии, темным – первоочередные.

 

     

 

     

     Было  получено, что программный продукт «1С:Зарплата и управление персоналом 8» наилучшим образом отвечает заданным требованиям. Следовательно, именно он должен быть внедрен на предприятии.

      Учитывая различия в потребностях компаний разного  уровня, фирма "1С" предлагает три  программных продукта с различным  функциональным наполнением и сложностью:

     1С:Зарплата и управление персоналом 8. Базовая версия – продукт для небольшой организации, позволяющий на одном рабочем месте в полном объеме автоматизировать ведение кадрового учета, расчета заработной платы и исчисления необходимых налогов и взносов в соответствии с требованиями законодательства.

     1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ позволяет не только вести кадровый учет и расчет заработной платы в компаниях, имеющих сложную юридическую структуру, но и автоматизировать базовые функции управления персоналом (подбор, обучение, мотивация).

     1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП – комплексное решение для автоматизации всех задач управления персоналом на средних и крупных предприятиях, для которых эффективное управление человеческими ресурсами является необходимым условием успешной работы на рынке. Продукт позволяет решать задачи реализации кадровой политики предприятия и всесторонней оценки персонала на современном уровне, правильно и быстро обрабатывать информацию о состоянии персонала предприятия и давать на ее основе качественные и содержательные заключения о способностях работников, планировать обучение, развитие и карьеру, принимать обоснованные управленческие решения.

     Сравнение функциональности