Автор: Пользователь скрыл имя, 20 Февраля 2013 в 13:51, контрольная работа
Целью квалификационной работы является изучение автоматизации в работе с кадровыми документами.
В соответствии с поставленной целью в работе решались задачи:
- определить роль автоматизации в работе с кадровой документацией;
- изучить документирование деятельности кадровых служб;
Введение 3
Глава 1 Автоматизация работы с кадровой документацией 5
1.1 Роль автоматизации в работе с кадровой документацией 5
1.2 Документирование деятельности кадровых служб 7
1.3 Совершенствование кадровой документации на
основе автоматизации 14
Глава 2 Кадровая документация в архиве 17
2.1 Подготовка кадровой документации к архивному хранению 17
2.2 Автоматизация в архиве 22
Глава 3 Автоматизация кадровой документации
в Военном комиссариате 24
Заключение 33
Библиографический список 35
содержание
Введение
Глава 1 Автоматизация работы с кадровой
документацией
1.1 Роль автоматизации в работе с кадровой документацией 5
1.2 Документирование деятельности кадровых
служб
1.3 Совершенствование кадровой документации на
основе автоматизации
2.2 Автоматизация в архиве
Глава 3 Автоматизация кадровой документации
в Военном комиссариате
Заключение
Библиографический список
Приложение
Введение
Кадровая документация играет важную роль в жизни любого человека, т.к. она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии.
Такая документация ведется в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации (ТК РФ), Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами. Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации, а при нарушении правил ведения, хранения и использования кадровой документации руководитель может быть оштрафован на сумму от 28 до 70 минимальных окладов.
Актуальность автоматизации работы с кадровой документацией обусловлена тем, что отдел кадров зачастую перегружен большим объемом бумаг, документов, рутинная работа мешает качественно построить процесс труда отдела. Автоматизация кадровой документации освобождает сотрудников предприятия от бесполезного и монотонного перебирания "бумажной массы", благодаря чему, в сущности, и повышается оперативность и качество дальнейшей работы кадровиков.
Автоматизация кадровой документации позволяет усовершенствовать выработку штатного расписания, составления отчетности, расчета заработной платы и др. Существует не одно прикладное решение, в котором учтены как требования законодательства, так и реальная политика работы предприятия, а также перспективные мировые тенденции развития подходов к мотивации и управлению персоналом.
Информационные технологии
сегодня успешно работают практически
на всех уровнях управления предприятием.
Но если автоматизация бизнес-
Целью квалификационной работы является изучение автоматизации в работе с кадровыми документами.
В соответствии с поставленной целью в работе решались задачи:
- определить роль автоматизации в работе с кадровой документацией;
- изучить документирование деятельности кадровых служб;
- рассмотреть совершенствование кадровой документации на основе автоматизации;
- дать характеристику хранения кадровой документации в архиве;
- проанализировать автоматизацию кадровой документации в Военном комиссариате г. Сызрани.
Глава 1 Автоматизация работы с кадровой документацией
1.1 Роль автоматизации в работе с кадровой документацией
Основная цель автоматизации кадрового учета – повышение эффективности работы кадровых служб за счет сокращения рутинных операций, выполнение которых занимает много времени, и автоматического формирования всевозможных отчетов и справок1.
Для решения задач, связанных с автоматизацией кадрового учета и ведения кадровой документации, в настоящее время существует множество компьютерных программ, позволяющее автоматизировать процессы ведения:
В последнее время большинство организаций стараются автоматизировать документооборот или хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология движения документов имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционной, а именно:
Однако необходимо помнить, что для создания автоматизированной технологии документооборота недостаточно только приобрести систему автоматизации, важным моментом при этом являются знания о документообороте и способности грамотно и рационально спроектировать движение документов в организации, которые позволять внедрить систему автоматизации документооборота и успешно ее эксплуатировать.
Как правило, программные продукты, направление на успешную автоматизацию кадрового отдела, несут такие решения, как:
Автоматизация кадровой документации - первостепенная задача, стоящая перед каждым предприятием, стремящимся к вершине успеха в сегодняшнем бизнес-пространстве.
Пред внедрением автоматизации в работу с кадровыми документами необходимо провести серьезный анализ ситуации. В противном случае можно получить «автоматизированный хаос», который только усложнит работу компании. Приведем примерный список задач, которые нужно решить еще до начала автоматизации.
1. Учет персонала –
первичная и основная задача
управления персоналом (способы
и подходы к организации
2. Определение необходимости автоматизации кадровых служб («первичность» информации о персонале, состояние автоматизации, принципы, особенность и актуальность автоматизации управления персоналом, преимущества автоматизации кадровой деятельности).
3. Составляющие комплексного управления персоналом (типы обеспечения кадровых служб и задачи электронного учета, аппаратные и программные средства, доступ к данным и обмен ими между подразделениями и филиалами, модели мотивации, оценка и аттестация, повышение квалификации, учет текучести кадров и расходов на персонал).
4. Проблемы выбора
и внедрения системы
5. Профессиональные, деловые и психологические компетенции сотрудников как фактор успешности их профессиональной деятельности.
1.2 Документирование деятельности кадровых служб
Вступление в силу ТК РФ обязывает специалистов кадровых служб пересмотреть сложившуюся систему работы с кадровой документацией.
Документирование процессов управления персоналом занимает важное место в трудовом законодательстве, которое во многом по-новому трактует порядок письменного оформления тех или иных процедур, выполняемых кадровой службой. Содержание статей ТК РФ позволяет сделать, прежде всего, следующие общие выводы:
- исчезли из обращения
некоторые традиционные
- появились новые обязательные для кадровой службы документы (например, документы, закрепляющие порядок защиты персональных данных работников);
- увеличилось общее
количество обрабатываемых в
кадровой службе документов (например,
при оформлении ежегодного
- расширился круг документов, которые должны быть доведены до работника под расписку;
- ряд документов, принимаемых
работодателем, требует учета
мнения представительного
- кадровая документация
должна беспрепятственно
- наличие соответствующих
документов по личному составу
необходимо при разрешении
Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются2:
- отсутствие предусмотренных действующим законодательством в обязательном порядке видов документов;
- нарушение порядка разработки и ввода в действие документов, содержащих нормы трудового права;
- неверное оформление документов, незнание правил придания документам юридической силы;
- неправильное документирование
управленческих ситуаций, выражающееся
в отсутствии необходимых
- организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы ведомственных архивов.
Для сокращения времени на обработку документов и исключения штрафных санкций по результатам проверок необходимо иметь четкое представление о составе кадровых документов, а также порядке их оформления и последующего хранения.
Обязательные документы кадровой службы
- локальные нормативные акты - документы, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений в данной организации и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором и соглашениями;
- документация по личному составу - документы, создаваемые в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом .
Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников предприятия. Документация по личному составу всегда "привязана" к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п. Образно говоря, локальные нормативные акты следует разработать до "встречи' с желающим поступить на работу гражданином, как бы подготовиться к этой "встрече" путем оформления в установленном порядке нормативных актов, которые создадут организационно-правовую базу будущих трудовых отношений с работниками.
Информация о работе Автоматизация работы с кадровой документацией