Автоматизация работы с кадровой документацией

содержание

 

 

Введение                                                                                                         3

Глава 1 Автоматизация работы с кадровой документацией                     5

1.1 Роль автоматизации в работе с кадровой документацией                  5

1.2 Документирование деятельности кадровых служб                              7

1.3 Совершенствование кадровой документации на

основе автоматизации                                                                                   14

Глава 2 Кадровая документация в архиве                                                  17

2.1 Подготовка кадровой документации к архивному хранению             17

2.2 Автоматизация в архиве                                                                          22

 

Глава 3 Автоматизация кадровой документации

в Военном комиссариате                                                                              24

 

Заключение                                                                                                    33

Библиографический список                                                                         35

Приложение                                                                                                   37

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Кадровая документация играет важную роль в жизни любого человека, т.к. она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии.

Такая документация ведется  в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Трудовым Кодексом  Российской Федерации (ТК РФ), Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами. Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации, а при нарушении правил ведения, хранения и использования кадровой документации руководитель может быть оштрафован на сумму от 28 до 70 минимальных окладов.

Актуальность автоматизации работы с кадровой документацией обусловлена тем, что отдел кадров зачастую перегружен большим объемом бумаг, документов, рутинная работа мешает качественно построить процесс труда отдела. Автоматизация кадровой документации освобождает сотрудников предприятия от бесполезного и монотонного перебирания "бумажной массы", благодаря чему, в сущности, и повышается оперативность и качество дальнейшей работы кадровиков.

Автоматизация кадровой документации позволяет усовершенствовать выработку штатного расписания, составления отчетности, расчета заработной платы и др. Существует не одно прикладное решение, в котором учтены как требования законодательства, так и реальная политика работы предприятия, а также перспективные мировые тенденции развития подходов к мотивации и управлению персоналом.

Информационные технологии сегодня успешно работают практически  на всех уровнях управления предприятием. Но если автоматизация бизнес-процессов  – очевидный для руководства  компаний путь повышения эффективности, то необходимость автоматизации работы кадровой службы осознается пока далеко не всеми. Однако именно в хаосе, царящем в сфере управления кадрами предприятия, часто кроется секрет «неуспешности» предприятия. Руководителям компаний, специалистам отделов кадров и кадровым службам необходимо осваивать информационные технологии в общем, в теоретическом и практическом аспектах. Истина очевидна – пока горы бумажных табелей учета и трудовых книжек не уступят место нормальному, автоматизированному управлению кадрами в компаниях, высоких результатов в бизнесе достичь очень сложно.

Целью квалификационной работы является изучение автоматизации  в работе с кадровыми документами.

В соответствии с поставленной целью в работе решались задачи:

- определить  роль автоматизации в  работе  с кадровой документацией;

- изучить  документирование деятельности кадровых служб;

- рассмотреть  совершенствование кадровой документации на основе автоматизации;

- дать характеристику  хранения кадровой документации в архиве;

- проанализировать автоматизацию кадровой документации в Военном комиссариате г. Сызрани.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1 Автоматизация работы с кадровой документацией

 

1.1 Роль автоматизации в работе с кадровой документацией

Основная  цель автоматизации кадрового учета  – повышение эффективности работы кадровых служб за счет сокращения рутинных операций, выполнение которых занимает много времени, и автоматического формирования всевозможных отчетов и справок¹.

Для решения  задач, связанных с автоматизацией кадрового учета и ведения  кадровой документации, в настоящее время существует множество компьютерных программ, позволяющее автоматизировать процессы ведения:

• организационно-штатной структуры;
• картотеки личных карточек;
• картотеки командировок;
• приказов по личному составу;
• табелей учета рабочего времени.

В последнее  время большинство организаций  стараются автоматизировать документооборот  или хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология движения документов имеет ряд преимуществ  по сравнению с традиционной, а  именно:

• более быстрое движение документов в организации и сокращение трудоемкости обработки документов, позволяющие повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей, а также качество принимаемых решений;
• автоматическое составление сводок, отчетов, справок и реестров;
• быстрый и результативный поиск документов как по одному атрибуту, так и по совокупности атрибутов;
• автоматизированное ведение контроля исполнения документов и как результат – повышение исполнительской дисциплины;
• автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и регистрационных карточек и т.д.

Однако  необходимо помнить, что для создания автоматизированной технологии документооборота недостаточно только приобрести систему  автоматизации, важным моментом при этом являются знания о документообороте и способности грамотно и рационально спроектировать движение документов в организации, которые позволять внедрить систему автоматизации документооборота и успешно ее эксплуатировать.

Как правило, программные  продукты, направление на успешную автоматизацию кадрового отдела, несут такие решения, как:

• планирование потребностей в персонале;
• решение задач обеспечения бизнеса кадрами - подбор, анкетирование и оценка;
• управление компетенциями, обучением, аттестациями работников;
• управление финансовой мотивацией персонала;
• эффективное планирование занятости персонала;
• учет кадров и анализ кадрового состава;
• начисление и выплата заработной платы;
• исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;
• отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.

Автоматизация кадровой документации - первостепенная задача, стоящая перед каждым предприятием, стремящимся к вершине успеха в сегодняшнем бизнес-пространстве.

Пред внедрением автоматизации в работу с кадровыми документами необходимо провести серьезный анализ ситуации. В противном случае можно получить «автоматизированный хаос», который только усложнит работу компании. Приведем примерный список задач, которые нужно решить еще до начала автоматизации.

1. Учет персонала –  первичная и основная задача  управления персоналом (способы  и подходы к организации кадрового  учета, суть управления персоналом  и отличие от учетных задач, эффекты от учета персонала).

2. Определение необходимости автоматизации кадровых служб («первичность» информации о персонале, состояние автоматизации, принципы, особенность и актуальность автоматизации управления персоналом, преимущества автоматизации кадровой деятельности).

3. Составляющие комплексного  управления персоналом (типы обеспечения кадровых служб и задачи электронного учета, аппаратные и программные средства, доступ к данным и обмен ими между подразделениями и филиалами, модели мотивации, оценка и аттестация, повышение квалификации, учет текучести кадров и расходов на персонал).

4. Проблемы выбора  и внедрения системы автоматизации  кадрового учета (принципы выбора, соотношение цена/производительность, поддержка, вопросы к разработчику, интегрирование с другими учетными системами).

5. Профессиональные, деловые и психологические компетенции сотрудников как фактор успешности их профессиональной деятельности.

 

1.2 Документирование деятельности кадровых служб

Вступление в силу ТК РФ обязывает специалистов кадровых служб пересмотреть сложившуюся  систему работы с кадровой документацией.

Документирование процессов  управления персоналом занимает важное место в трудовом законодательстве, которое во многом по-новому трактует порядок письменного оформления тех или иных процедур, выполняемых  кадровой службой. Содержание статей ТК РФ позволяет сделать, прежде всего, следующие общие выводы:

- исчезли из обращения  некоторые традиционные кадровые  документы, долгие годы, оформлявшиеся  в обязательном порядке (например, заявление о приеме на работу);

- появились новые обязательные для кадровой службы документы (например, документы, закрепляющие порядок защиты персональных данных работников);

- увеличилось общее  количество обрабатываемых в  кадровой службе документов (например, при оформлении ежегодного оплачиваемого  отпуска);

- расширился круг документов, которые должны быть доведены  до работника под расписку;

- ряд документов, принимаемых  работодателем, требует учета  мнения представительного органа  работников;

- кадровая документация  должна беспрепятственно предъявляться государственным инспекторам труда при осуществлении ими надзорно-контрольной деятельности;

- наличие соответствующих  документов по личному составу  необходимо при разрешении трудовых  споров.

Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются²:

- отсутствие предусмотренных  действующим законодательством  в обязательном порядке видов  документов;

- нарушение порядка  разработки и ввода в действие  документов, содержащих нормы трудового  права; 

- неверное оформление  документов, незнание правил придания документам юридической силы;

- неправильное документирование  управленческих ситуаций, выражающееся  в отсутствии необходимых документов  или в непонимании, какой вид  документа должен подтверждать  происходящие события; 

- организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы ведомственных архивов.

Для сокращения времени  на обработку документов и исключения штрафных санкций по результатам  проверок необходимо иметь четкое представление  о составе кадровых документов, а также порядке их оформления и последующего хранения.

Обязательные документы  кадровой службы

- локальные нормативные акты - документы, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений в данной организации и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором и соглашениями;

- документация по личному составу - документы, создаваемые в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом .

Локальные нормативные  акты устанавливают порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников предприятия. Документация по личному составу всегда "привязана" к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п. Образно говоря, локальные нормативные акты следует разработать до "встречи' с желающим поступить на работу гражданином, как бы подготовиться к этой "встрече" путем оформления в установленном порядке нормативных актов, которые создадут организационно-правовую базу будущих трудовых отношений с работниками.