Автоматизация работы с кадровой документацией

- отпуск без сохранения заработка;

- отпуск по беременности и родам;

- отпуск по уходу за ребенком;

- больничный лист;

- командировка;

- повышение квалификации;

- профессиональная переподготовка;

- поощрение;

- изменение заработной платы;

- изменение ФИО;

- аттестация.

В процессе проведения кадровых операций «Военно-учетный орган» может автоматически формировать соответствующие документы. Например, направляя сотрудника в командировку, кадровик Военного комиссариата выводит приказ, командировочное удостоверение и служебное задание. Формируемые документы выводятся в Word, при этом «Военно-учетный орган» сам заполняет все необходимые поля.

«Военно-учетный  орган» позволяет создавать и изменять рабочие графики различных категорий или смен сотрудников. В соответствии с рабочими графиками, а также с проведенными кадровыми операциями «Военно-учетный орган» автоматически выводит в Excel табель учета рабочего времени сотрудников Военного комиссариата. Табель выводится по форме Т-13 графика отпусков.

Для удобства учета очередных  отпусков, «Военно-учетный орган» автоматически рассчитывает количество дней отпуска, которое возможно предоставить каждому сотруднику на определенную дату. При этом «Военно-учетный орган» также показывает количество дней отпуска, использованное за каждый учетный период, и неиспользованные остатки очередного отпуска.

 
 

Отличительной чертой «Военно-учетного органа» является то, что он позволяет не только учитывать, но и планировать кадровые операции. Например, «Военно-учетный орган» поможет автоматизировать составление графика очередных отпусков сотрудников. Благодаря данной функции можно следовать намеченным планам и избежите накладок.

В специализированной компьютерной программе «Военно-учетный орган» ведет учет личных дел работников следующих категорий:

- кандидатов на работу;

- штатных сотрудников;

- временно неработающих сотрудников (в декретных отпусках и т.п.);

- уволенных сотрудников.

Понятие личного дела включает в себя анкету сотрудника и набор дополнительных форм. Анкета сотрудника Военного комиссариата построена в точном соответствии с унифицированной формой Т-2, утвержденной 5 января 2004 г., и при необходимости выводится в Word для распечатывания.

Для того, чтобы исключить  ошибки при вводе адресов сотрудников, «Военно-учетный орган» содержит базу данных адресов России. Благодаря ей «Военно-учетный орган» подсказывает названия населенных пунктов, улиц, а также автоматически указывать индексы.

Для правильного заполнения формы Т-2 в «Военно-учетный орган» введены списки стандартных значений следующих полей: "Характер работы", "Вид работы", "Гражданство", "Иностранный язык", "Степень владения иностранным языком", "Наименование образовательного учреждения", "Квалификация по диплому", "Направление или специальность по диплому", "Послевузовское образование", "Профессия", "Категории годности", "Состав (профиль) воинского учета", "Воинское звание", "Категория запаса", "Тип документа удостоверяющего личность", "Семейное положение".

При заполнении формы  Т-2 «Военно-учетный орган» автоматически вводит значения кодов ОКАТО, ОКИН, ОКСО и ОКПДТР.

Для учета информации, не отраженной в форме Т-2, в «Военно-учетный орган» предусмотрены дополнительные формы личного дела. «Военно-учетный орган» дает вам возможность не ограничивать себя и конструировать произвольные дополнительные формы для учета всей необходимой вам информации (например, карточку учета контрактов, трудовых книжек и т.п.). Помимо этого возможно приложить к личному делу сотрудника различные документы, а также файлы любого формата, например: фотографию, резюме, отсканированную копию диплома и т.п.

В «Военно-учетный орган» предусмотрено создание документов следующих типов:

• Распорядительные документы (приказы, служебные записки ...)

• Информационно-справочные документы (справки, контракты, поздравительные открытки, письма, конверты ...

• Организационные документы (должностные инструкции, описания 
подразделений ...).

В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 г. «Военно-учетный орган» выводит следующие унифицированные кадровые документы:

- Форма N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";

- Форма N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";

- Форма N Т-2 "Личная карточка работника";

- Форма N Т-3 "Штатное расписание";

- Форма N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";

- Форма N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";

- Форма N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

- Форма N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска 
работникам";

- Форма N Т-7 "График отпусков";

- Форма N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником"

- Форма N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками";

- Форма N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в 
командировку";

- Форма N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в 
командировку";

- Форма N Т-10 "Командировочное удостоверение";

- Форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении";

- Форма N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";

- Форма N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников";

- Форма N Т-13 "Табель учета использования рабочего времени".

При необходимости специалист отдела кадров может создать шаблоны любых других документов, требуемых законодательством или внутренними положениями Военного комиссариата для автоматизации кадрового делопроизводства.

Принятие решений по многим кадровым вопросам связано с обработкой больших объемов информации. Важным достоинством «Военно-учетный орган» является то, что он позволяет выполнять поиск по любым введенным в систему данным. Можно проводить поиск за любой период времени (месяц, год, пять лет и т.д.), по отдельным сотрудникам, подразделениям, либо по всему Военному комиссариату сразу. В «Военно-учетном органе» предусмотрены следующие виды поиска:

- поиск по личным  делам;

- поиск по кадровым операциям;

- поиск по документам.

Например, можно провести поиск сотрудников Военного комиссариата, которые в сентябре 2006 года направлялись в командировку. Или найти всех мужчин, принятых на работу после 01 января 2000 года и т.д.

Результаты поиска представляются в виде списка сотрудников, который легко можно вывести в Excel и распечатать в виде отчета.

Представим результаты анализа эффективности внедрения  средств автоматизации в кадровой службе военного комиссариата.

Таблица 1

эффективность внедрения  средств автоматизации в кадровой службе военного комиссариата

	До автоматизации	После автоматизации
Время на создание кадровых документов (приказы, договоры, др.), час	4,2	3,1
Время на поиск нужных документов, час	1,0	0,3
Время на расчет трудового  стажа, час	0,2	0,07
Составление отчетов, час	2,0	0,45
Возможность составления  различных видов отчета	Нет	Да
Установка программ на определение  коэффициента интеллекта у сотрудников  поступающих на работу	Нет	Да
Установка справочно-поисковой  системы «Консультант Плюс»	Нет	да

 

 

Документы Военного комиссариата являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в городской архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Основными задачами архива Военного комиссариата являются:

- комплектование  документами; 

-  учет, обеспечение сохранности, создание  научно-справочного аппарата, использование  документов, хранящихся в архиве;

- подготовка  и своевременная передача документов  архива Военного комиссариата  на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании  критериев их ценности в целях  определения сроков хранения документов и отбора их для включения в  состав Архивного фонда Российской Федерации.

Для организации и  проведения экспертизы ценности документов в Военном комиссариате создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в  структурных подразделениях Военного комиссариата непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор  дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи  дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Описи в Военном комиссариате составляются отдельно на дела постоянного  хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Отбор документов за соответствующий  период к уничтожению и составление  акта о выделении их к уничтожению  производится после составления  сводных описей дел постоянного  хранения за этот же период. В городской архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в городской архив Военным комиссариатом не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в городской архив не подлежат. Они хранятся в архиве Военного комиссариата и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Передача дел в архивы осуществляется по графику, составленному  архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и  утвержденному руководителем службы ДОУ.

Прием каждого дела производится заведующим городского архива  в  присутствии работника Военного комиссариата. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в  городской архив Военный комиссариат  передает регистрационные картотеки  на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В заключение нужно сказать, что работа с кадрами – сложный  и комплексный момент управления компанией. Автоматизация многих аспектов помогает избежать рутинной и бесполезной работы и даже казусных ситуаций.

Оценка традиционных технологий приводит к осознанию  необходимости использования для  работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования  технологии обработки кадровых документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной системы электронного документооборота в технологию обработки кадровых документов Военного комиссариата позволило коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания комиссариата, значительно повысить оперативность обработки кадровых документов, что особенно важно для такой организации.

Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в Компании, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.